公司企业行政管理XX集团印章及证照的使用管理.docx

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1、XX集团印章及证照的使用管理第一章 总则第一条 本制度制定的目的是规范集团及各子公司的印章及证照管理，从而有效维护集团及各子公司的利益。第二条 本制度中所指的“印章”包括在集团及各子公司发布或管理的与集团及各子公司权利义务有关的文件上，需以集团及各子公司或有关部门的名义证明其权威作用而实用的各种印章。第三条 企业证照是指政府职能部门核发给企业的用于证明企业合法经营的有效证件。主要包括：营业执照（正副本）、税务登记证、组织机构代码证、机构信用代码证、银行开会许可证、行业经营许可证、企业代码证、行业资格证、房产证、土地证及其他证件。第四条 总裁指定部门负责印章及证照的管理，其内容包括:（1）各种证

2、照的申报、登记、变更、年检、注销。（2）证照的保管、登记、备案。第二章 印章的管理第五条 印章的种类。（1）集团及各子公司公章。集团及各子公司按法定程序注册登记后，在公安部门登记备案且对外具有法人效用的正式印章。（2）财务专用章。集团及各子公司按法定程序注册登记后，在公安部门登记备案的公司财务专用章。（3）法人章。刻有集团及各子公司总裁名字，具有法人效用的法人专用章。（5）其他专用章。因工作需要，在集团及各子公司内外行使某项专用权利的印章。第六条 印章的保管职责。（1）集团及各子公司所有印章由总裁指定部门负责保管，财务章由集团财务部负责保管。第七条 印章的刻制。（3）集团及各子公司公章由总裁指

3、定部门根据有关单位核发的证照及相关批准文件，到公安机关指定的专营单位进行刻制。（4）集团及各子公司各部门根据需要可申请刻制内部或对外用章，但必须经总裁批准，由总裁指定部门安排刻制，未经允许，不得私自刻制公司任何印章。（5）印章的材质和规格，应严格按照国家的相关规定执行。第八条 印章的使用范围。（1） 凡以集团及各子公司名义对外出具的文件、证明或非经济性契约，及对内同意下达的文件、通知等，均应使用集团及各子公司公章。（2）凡与外界签订的各类经济合同均应使用合同章。（3）凡涉及财务结算的均使用财务专用章。（4）凡以部门名义对内或对外的证明材料、通知函等均应使用部门印章。（特殊情况可另行申请使用公章

4、）第九条 印章的保管。（1）印章由集团及各分子公司印章由总裁指定部门统一保管。（2）印章移交必须签署移交证明，标明移交人、接收人、监交人、移交时间等信息。（3）印章使用人若不慎将印章遗失或损坏，需即刻上报印章保管部门，印章保管部门将根据国家相关规定实施补救工作。第十条 印章的使用。（1） 因工作需要使用集团及各子公司印章时，使用人应通过OA发起“印章申请流程”，待流程审批结束后将流程审批单打印连通需盖章文件一并交给到印章保管人盖章。（2）集团及各子公司印章不得带出集团及各子公司，用印时印章保管人不得离开。如因工作需要，必须印章携带外出，须由无利害关系的员工同行，并得到集团及各子公司总裁批准。（

5、3）印章保管人应严格控制用印，绝不能超越自身权限范围。严禁在空白纸张、介绍信或合同上用印。（4）印章保管人长期外出时，应将印章妥善移交给集团及各子公司制定的临时保管人，并填写印章交接登记表以免贻误工作。（5）违反规定擅自使用集团及各子公司印章的，集团及各子公司将严肃处理，必要时将追究其法律责任。第十一条 印章的停用（1）以下情况出现时，应停止使用印章:（a）机构变更或机构名称更改。（b）上级部门通知改变印章图样。（c）印章损坏、遗失或被窃。（2）印章停用后，印信保管部门应提出处理办法，并报请总裁批准后，及时封存或销毁停用的印章。（3）印信保管部门应建立印章上交、存档、销毁的登记档案并交给行政部

6、存档，以备查考。（4）一般情况下，印信保管部门需将废止的印章留存3年，经集团及各子公司领导批准后方可废止处理。第三章 证照的管理第十二条 证照的管理内容：证照的保管、登记、备案、归档和根据集团及各子公司经营变化需加强管理的其他内容。第十三条 证照管理的具体要求。（1）办理完证照的申报、注册、年检之后，其相关文件和材料应一并交给总裁指定部门保管。（2）使用证照时，必须获得集团及各子公司总裁的批准，说明使用范围及使用时间，如需带出集团及各子公司，必须在办理外出携带手续后，需由两人以上随行，方可带出。（3）未经总裁批准，任何人不得随意翻动、复印以及外借集团及各子公司证照。（4）集团及各子公司证照不得

7、丢失、损坏。如出现损坏或丢失，应及时向部门经理汇报，并立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。（5）绝不允许擅自使用集团及各子公司的证照进行各种的担保。（6）证照交给总裁指定部门保管，管理人员应及时登记证照管理台账。第十四条 证照的备案。（1）经相关部门核准的证照，每年均需到总裁指定部门备案（连续使用的证照除外）。（2）备案内容包括：营业执照、税务登记证、新建集团及各子公司的验资证明、企业代码证、企业资质证书、企业荣誉认证及相关的认证手续、特种行业经营许可证以及对外租赁场地、房屋、设备的协议书。（3）凡备案内容涉及的企业证照，各部门均需复印一份上报集团及各子公司总裁指定部门备案。未能通过年检和未经相关部门核准的证照要及时说明原因。第十五条 证照的归档（1）要对各种证照进行分类归档。归档的资料应完整齐全，申报过程中的各种相关手续资料均要归入档案。（2）归档的证照要复印全套资料随营业执照一并归档。（3）由集团及各子公司总裁指定部门直接经办或由集团及各子公司其他部门承办、协办的证照材料，在手续全部完成后统一交总裁指定部门归档。第四章 附则第十六条 本制度由集团及各子公司行政部和总裁指定部门负责制定并监督实施。制度中各条款是集团及各子公司发展或政策改变可做适当调整。最终解释权归行政部所有。第十七条 本制度自公布之日起实施。XX集团行政部20XX年XX月XX日