公司企业行政管理公文处理办法.docx

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1、公文处理办法1、目的使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据公文处理有关规定，结合工作实际，制定本办法。2、适用范围适用于公司公文处理的控制。3、职责3.1、行政部主管本公司的公文处理工作并指导协助各部门的公文处理工作。3.2、公司各部门专(兼)职人员负责公文处理工作。4、管理规定4.1、公文种类4.1.1、命令（令）适用于宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。4.1.2、决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。4.1.3、通知适用于发布规章；转发上级单位和不相隶属单位，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位

2、需要周知或者共同执行的事项；任免人员。4.1.4、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。4.1.5、报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。4.1.6、请示适用于向上级单位请求指示、批准。4.1.7、批复适用于答复下级单位请示事项。4.1.8、函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。4.1.9、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。4.1.10、会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。4

3、.2、公文格式4.2.1、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和印刷数量等部分组成。具体要求如下：4.2.2、涉及秘密的公文应当分别标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。4.2.3、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。4.2.4、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。4.2.5、发文字号包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。4.2.6、上行文应当注明签发人姓名

4、。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。4.2.7、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容、标明公文种类并表明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。4.2.8、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。4.2.9、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。4.2.10、联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当盖印章。4.2.11、成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。4.2.12、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。4.2.13、公文应当标注主题词。上行文按

5、照上级单位的要求标注主题词。4.2.14、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。4.2.15、印发单位指公文处理管理部门，印发时间为公文送印日期。4.2.16、公文中各组成部分的具体标识规则，参照相关标准执行。4.3 、行文规则4.3.1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时，应说明情况并抄送被越过的上级单位。4.3.2、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。4.3.3、请求答复或批准的事项，如

6、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。4.3.4、公司的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。4.4 、发文办理4.4.1、发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、打印、用印、登记、分发等过程。4.4.2、草拟公文应当做到：4.4.2.1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。4.4.2.2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。4.4.2.3、公文的文中应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。4.4.2.4、拟制紧急公文，应当

7、体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。4.4.2.5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。4.4.2.6、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。4.4.2.7、应当使用国家法定计量单位。4.4.2.8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。4.4.2.9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当

8、使用阿拉伯数字。4.4.3、拟制公文，如涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报公司领导协调或裁定。4.4.4、公文送公司领导签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。4.4.5、以本公司名义印发的公文，凡属公司董事会会议事范围内议定的事项发文，由公司董事长签发；凡属经理办公会议事范围内议定的事项发文，由总经理签发。根据公文内容，请有关领导会签。4.4.6、公文正式印制前，行

9、政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。4.4.7、公文校对由公文主办单位负责。4.5 、收文办理4.5.1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。4.5.2、收到需要办理的公文，行政部办理收文手续，由行政部部长依据文件性质按领导分工提出拟办意见后，工作人员呈送给各分管领导阅，急件同时复印分送有关单位阅知。重要文件，按领导分工，必须呈公司主要领导阅示。4.5.3、因特殊情况不能在规定时限内办结的公文，主办单位应报请公司领导同意后及时向来文单位和行政部说

10、明延期原因。4.5.4、承办单位收到交办的公文后应当即使办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回行政部并说明理由。4.5.5、审批公文时，如有具体请求事项，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。4.5.6、送公司领导批示或者交有关单位办理的公文，行政部要负责催办。4.6 、公文归档4.6.1、公文办理完毕后，承办部门应签署办理情况并交还行政部存档。办公室将公文定稿、正本（含负责人讲话稿和有关材料）及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档

11、的公文。4.6.2、归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，便于保管和利用。4.6.3、归档范围内的公文应当按照有关规定定期向档案室移交。4.6.4、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。4.7 、公文管理4.7.1、公文由行政部统一收发、用印、归档和销毁。公司各部门原则上不编制文号，报送文件统一采用函头。4.7.2、行政部负责建立健全公司各部门公文处理的有关制度，针对公文处理工作中存在问题，提出加强和改进意见。4.7.3、上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导或者

12、行政部部长批准，可以翻印。翻印时，应当加盖翻印章并记录翻印日期、份数和印发范围。4.7.4、公开发布本公司公文，必须经公司领导批准。经批准公开发布的公文，同本公司正式印发的公文具有同等效力。4.7.5、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位印章。4.7.6、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。4.7.7、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政部部长批准，可以销毁。4.7.8、销毁秘密公文应当指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。4.7.9、单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交行政部。

13、公司员工调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。5本办法自公布之日起予以实施。附件：发文处理单 收文处理单 文件签收记录 公司发文单 号密级:缓急：份数：标题：主送:抄送：附件：主题词：办公室核稿：主办单位核 稿:拟稿:会签：签发：打印：校对:封发: 年 月 日第 11 页 共 12 页发 文 登 记 薄顺序号发文日期发文字号签发人文 件 标 题附件印发份数发 出 情 况归入卷号月日发送单位份数密级签收人文 件 发 放 登 记 簿收文号签收部门文件标题收 文 登 记 薄顺序号收文日期来文单位文件字号文件标题份数附件秘密等级承办单位或人处理结果月日单 位签收人复文号归卷号销毁或清退63公司文件处理单收文号来文单位原 号收 文 日 期份 数密级年 月 日原份数复印数标题处理意见：领导批示：承办意见和情况保管期限第 12 页 共 12 页