公司企业行政管理公司档案管理办法.docx

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1、档案管理办法1、目的为了加强对公司档案的科学管理，确保公司各类档案的完整、准确、系统安全和有效利用，更好服务于公司的各项生产经营管理活动，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定，结合公司工作实际，特制定本办法。2、适用范围公司生产、经营管理过程中形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料及实物，都应按要求统一归档。3、职责公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期向行政部移交，由档案室集中管理。4、管理规定4.1、文件材料的归档范围4.1.1、公司档案种类为：文书档案、科技档案（工程技术类、基建类、设备类）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等。4.1.2、公司应归档保存

2、的文书档案包括以下几个方面：4.1.2.1、行政管理类1）公司筹备、成立、合并、撤销，更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；2）公司股东、董事、监事、经理、办公会等会议材料；年度工作意见、计划、总结；3）公司文秘工作、机要保密工作等文件材料；公司制定的工作条例、章程、制度；公司各类信息、简报；4）公司综合性行政事务，法律事务、安全保卫、医疗卫生、计划生育、后勤等工作形成的文件材料；5）公司员工招聘、录用、干部管理、调配工作、人员培训等工作形成的文件材料；6）公司劳动工资、劳动管理、定员、定额、劳动福利、任免、奖惩、教育、职务评聘等文件材料；7）公司接待工作与涉外活动形成的文件材料

3、。4.1.2.2、经营管理类1）公司改革，经营决策，发展规划，方针目标管理等文件材料； 2）公司中长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等文件材料；3）公司各种统计报表，综合性统计分析工作等文件材料；4）公司设备租赁、物资供应、销售计划、市场分析，广告宣传，用户调查，售后服务工作等文件材料；5）公司经营合同、协议等文件材料；6）公司资金管理、会计管理、筹融资管理、资产帐务管理、财务审计形成的文件材料。4.1.3、市场经营部为科技档案立卷部门。公司应归档保存的科技档案包括以下几个方面：4.1.3.1、工程技术类1）公司各类工程项目的任务书、技术协议书、委托书、合同、招投标文

4、件、设计文件等；2）公司工程项目的实施方案、大纲、安全管理、质量管理、目标管理、环境保护等文件；3）公司工程项目的各类试验检测报告及相关资料；4）公司工程技术管理、技术引进、技术革新以及与公司工程项目相关的各类行业管理文件及资料；5）公司产品材料生产文件材料；a）物资管理（物资供应合同、协议，原材料合格证书、材质检测报告等文件材料）b）技术管理（技术引进、技术改造、质量管理、产品检验等文件材料） c）产品生产文件（生产计划、生产及调度、安全管理等工作中形成的文件）4.1.3.2、基本建设类1）公司基建工程立项的批准文件（包括请示、批复、计划任务书、可行性研究等）； 2）公司征地批准文件、红线图

5、、建设许可证；3）公司基建工程承发包合同、协议书等文件；4）公司基建工程设计的基础性材料；5）公司基建工程设计、施工、竣工的图纸、报告、预决算文件以及相关会议的记录、纪要等；6）公司基建工程改建、扩建、维修等文件；4.1.3.3、设备类1）公司机械设备购置、安装文件a）设备购置的可行性研究报告；b）有关设备购置的审批文件；c）设备购置的招标文件（招标书、投标须知、设备清册、技术要求、图纸、投标书）；d）订货的相关文件材料（采购合同、备忘录、变更文件等）；e）验收（设备随机文件、资料、设备验收报告、清关资料等）；f）设备安装调试过程中形成的记录、资料等；g）设备索赔资料。2）公司设备使用文件 a

6、）机械设备台账；b）设备维护保养、检查修理形成的资料；c）设备改造、改装的批准文件；d）设备统计与核算文件资料；e）机械设备的调拨、调动；f）设备更新、折旧、封存、报废与处理的文件资料；g）设备其他相关的技术资料等。4.1.4、财务部为会计档案立卷部门。公司应归档保存的会计档案包括：公司会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料。4.1.5、公司应归档保存的声像档案范围：公司召开重要工作会议，开展各项活动的照片、录音、录像带；公司领导公务活动，外出考察活动中有特殊保存价值的照片、录音、录像等材料； 上级领导视察检查本公司时的有特殊保存价值的照片、录音、录像等材料；公司其它有保存价值的照片、

7、录音、录像。4.1.6、公司应归档的电子档案范围：公司经营活动中由图纸扫描或由CAD系统形成的二维、三维图形文件。公司各职能部门用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件、以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明。公司自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。4.1.7、公司应归档的实物档案范围：公司在各项工作活动中的奖杯、奖章、奖状、荣誉证书、锦旗、印章、字画、纪念性物品等。4.2、归档时间4.2.1、管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。4.2.2、工程项目、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后三月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。4.2.3、外购设备仪器的文件材料

8、在开箱验收接收或安装调试后归档。4.2.4、会计文件材料在会计年度终了后，由财务部门整理归档，保管一年，编制移交清册，向公司档案室移交。4.2.5、电子、声像、实物等形式的文件材料在工作结束后，由摄影者或承办部门整理并编写说明，及时向档案室移交。4.3、归档要求4.3.1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，准确地反映公司经营管理、项目生产、基建等各项活动的真实内容。4.3.2、归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序，案卷题名简明确切，封面填写工整，装订结实美观，档案入库规范统一。4.3.3、归档文件材料，要讲究纸张质量，采用碳素、蓝黑墨水书写或

9、绘制，字迹工整，图像清晰，审批手续完备。从拟稿、修改到签发，禁用铅笔、红笔和圆珠笔。4.3.4、各部门的兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。凡归档的案卷材料不完整、不准确的不能进行鉴定、验收。4.3.5、移交（接受）档案时，要认真履行交接手续，填写档案交接文据，交接双方签字，以示负责。4.3.6 归档的文件材料一般一式一份；重要的和利用频繁的适当增加归档份数供日常借阅使用。4.4、档案保管4.4.1、积极改善档案保管条件，设置专用档案库房和柜架。档案库房技术管理符合

10、国家档案局档案库房技术管理暂行规定。4.4.2、档案库房温度应为1424度，湿度为4560%，科学配备防盗、防光、防火、防潮、防尘、防有害生物等设备，坚持做好库房温湿度记录。4.4.3、定期对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，对破损和模糊不清的档案要及时进行修复，发现问题及时向分管领导报告。4.4.4、声像、电子档案应配备必要的装具设备。录音录像带每隔一年重绕一次，照片正片和底片一年检查一次，发现有变质、损坏迹象的要及时修补和复制。存储在软盘上的内容需要长期保管应刻录光盘。4.4.5、加强档案保密工作。对属于三密性质的档案、资料，要严格保管。档案人员不得将记有涉秘内容的笔记本、纸屑带出档

11、案室，防止泄密。非档案人员未经允许不得随意进入档案库房，不准随便翻阅档案。4.4.6、严格执行涉密档案的查阅审批手续，不得随意扩大查、借阅范围。4.4.7、建立档案统计制度及各种统计台帐，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等基本情况进行统计，随时掌握各类档案信息。 4.5、档案利用4.5.1、档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解本公司各项工作，强化超前、参与和追踪服务意识，提高服务水平，积极做好档案的提供利用工作。4.5.2、档案室要建立全宗卷，并根据需要编制全引目录、案卷目录等检索工具，提高档案查准率和查全率。4.5.3、建立健全档案借阅制度，根据档案的性质、密级，确定相应的借阅范围和审

12、批手续，保证公司档案的安全与方便利用。4.5.4、凡利用档案者都应按规定办理利用手续，并填写档案借阅登记簿。在利用工作结束后，根据需要由利用者如实填写档案利用效果登记表，及时交档案室存查。4.5.5、认真做好档案利用情况的登记和统计，注意收集整理档案利用效果的典型实例。4.5.6、开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、发文汇集和专题文件汇集、基础数字汇编等。4.5.7、本公司员工因工作需要，可以到档案室查阅档案资料。“三密”档案只限于有关部门调阅或主管领导批准后方可借阅。外单位人员需凭单位介绍信，并经主管领导审批后方可查阅本公司档案。查借阅档案需办理借阅手续，

13、利用者要爱护档案，不得撕毁、折叠、涂改和作任何标记。4.6、档案鉴定、销毁和移交4.6.1、公司档案鉴定工作必须在行政部负责人主持下，由档案人员和业务部门人员组成鉴定小组，逐件鉴定，提出处理意见。4.6.2、公司档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本公司实际情况确定保管期限，对保管期限届满的应及时进行鉴定，准确地判定档案的存毁。专门档案的销毁按国家有关规定执行。鉴定后，对确无保存价值的档案进行登记造册，经本公司主管领导批准后，指定专人（2人）定点监销，并在销毁清册上签字。严禁将待销毁的档案出卖或转移给任何部门和个人。 销毁报告及销毁清册应归入全宗卷保存。4.6.3档案人员调动工作

14、时，必须在办完档案移交手续后离开岗位。5、本办法自公布之日起予以实施。附件：公司档案分类表 公司档案分类表一级类目二级类目归档范围保管期限行政管理类 行政事务公司组建、成立、更改名称的报告、请示、批复等相关文件永久公司机构设置、印信起用的有关文件材料永久公司董事、监事、经理办公会的记录、纪要永久公司的年度工作计划、总结及重要的情况、专题、典型材料永久公司向上级汇报的材料及公司领导在全公司会议上的讲话永久公司召开的各种会议文件、材料 重要的长期 一般的短期公司关于内部组织机构职责范围的规定、通知长期公司制定的各种管理工作制度、规定长期公司关于文书、档案、保密等工作的文件材料 重要的长期 一般的短

15、期公司综合性行政事务工作，法律事务、安全保卫、医疗卫生、计划生育、后勤等文件材料 重要的长期 一般的短期公司编印的各类信息、简报等 长期代上级总部起草并被采用的文件的最后草稿 重要的长期 一般的短期公司制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料 重要的长期 一般的短期关于公司的专题、典型的调查报告 重要的长期 一般的短期人事管理公司员工花名册、主要干部任免的通知、决定永久劳动工资、劳动管理、定员、定额、劳动福利、任免、奖惩、教育、职务评聘等文件材料 长期干部职工录用、转正、定级、离退休、复转、抚恤、死亡等文件材料长期公司劳动模范、先进工作者等的文件材料省级以上永久省级以下长期一级类目二级类目归

16、档范围保管期限行政管理类审计工作公司关于审计报告的通知及处理意见永久公司关于审计工作年度总结及工作安排长期省交通厅关于下达审计任务的通知长期外事 工作公司领导外出参加相关会议的会议文件、材料 重要的长期 一般的短期公司关于出国考察、友好往来，参加会议等文件材料人员外事活动审批手续、考察报告等文件材料 重要的长期 一般的短期经营管理类 经营管理 公司改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等文件材料永久公司中长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等文件材料永久公司各种统计报表，综合性统计分析工作等文件材料长期公司与外单位谈判协议、议定书以及签定的合同、合同附件等

17、 重要的长期 一般的短期公司商务纠纷、诉讼文件等长期公司固定资产购置计划的请示、批复、通知永久 财务管理公司下达有关年度基建项目的财务预算、决算、追加投资的请示、批复、通知永久 公司财产、物资的交接凭证长期公司制定的财务管理规定、办法和会计管理制度、统计、核算办法长期公司转发关于资金管理、各项费用开支标准等问题的规定、办法、通知长期 公司关于财产清查、估算的重要目标、统计表长期 上级及公司关于财务、税收、物价大检查的文件短期公司转发关于财务会计评优、达标升级、颁发证书的通知短期一级类目二级类目归档范围保管期限工程技术类工程技术省交通厅、高发公司关于交通科技管理工作的规定、办法、通知长期公司关于

18、新产品开发、技术引进、技术改造的文件材料 重要的长期 一般的短期与公司工程项目相关的各类行业管理文件及资料 重要的长期 一般的短期公司沥青材料生产计划、生产运行记录、产品质量检测文件长期公司沥青材料生产安全管理、事故分析报告等文件材料；短期公司物资购置的合格证书、技术指标等文件材料短期科技档案工程项目类公司工程项目招投标文件永久公司工程项目的任务书、技术协议书、委托书、合同、补充协议永久公司成立项目部通知长期公司工程项目的设计文件、实施方案、大纲永久公司工程项目的各类试验检测报告等永久公司工程项目的安全管理、质量管理、目标管理、环境保护等文件长期公司工程项目的竣工文件永久基本建设类公司基建工程

19、的可行性研究、计划任务书永久公司基建工程立项的请示、批复、通知永久公司基建工程选址、土地征用批准文件、红线图、建设许可证等文件永久公司基建工程承发包合同、协议书、招标书、租赁等文件永久公司基建工程设计的基础报告、文件、资料永久公司基建工程设计、管理、施工、改建、扩建、维修、竣工的图纸、报告、文件等永久一级类目二级 类目归档范围保管期限科技档案设备类公司设备移交、购置的请示、批复、通知永久公司设备购置可研报告、审批文件，购置合同、协议、备忘录、清关资料等永久公司购置设备的合格证、总装图纸、使用说明书、装箱单等技术性文件长期公司关于设备改造、改装、折旧、封存、报废与处理的请示、批复、通知永久公司设

20、备转让、租用、封存变动记录、设备交接单长期公司设备使用调拨单及大中修计划永久公司设备技术问题来往函电短期会计文件材料会计文件材料会计文件材料凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证15年账 簿 类账 簿 类1、总账（包括日记总账）15年2、明细账15年3、日记账、辅助账簿15年其中：现金和银行存款日记账25年5、固定卡片账 报废后存5年6、其他会计帐簿15年财务报告类1、月、季度财务报告3年2、年度财务报告永久3、其他财务报告3年其 它 类 其 它 类1、银行余额调节表5年 2、银行对账单5年 3、会计移交清册15年 4、会计档案保管清册永久 5、会计档案销毁清册永久 6、其他会计核算

21、专业资料15年一级类目二级 类目归档范围保管期限声像文件材料照片类上级领导来公司视察或检查工作时形成的照片（底片）长期 公司重要工作会议和重大活动中形成的照片（底片）长期 其它有保存查考利用价值的照片（底片）长期 录音类上级领导在公司工作会议上的重要讲话录音长期 公司重要会议、重要活动的现场录音长期 有关部门协录的宣传本公司工作的录音长期 录 像 类上级领导来高发公司视察、指导工作时形成的录像长期公司召开重要工作会议和重大活动中形成的录像长期公司外事活动中形成的录像长期电视台采编的反映本公司活动的新闻、专题片等录像长期公司以宣传、记录、介绍为目的的摄制的资料专题片长期其它有保存查考利用价值的录像长期电子文件材料电子文件材料电子文件材料磁盘类公司发文备份文件短期磁盘类公司购买的各种软件短期其它有保存价值的磁盘文件短期光盘类有保存价值的光盘软件等长期供本公司参考的光盘软件短期一级类目二级 类目归档范围保管期限实物文件材料奖品类有保存价值的光盘长期上级颁发的奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等长期获得的证书、荣誉册永久印章类高发公司及各部门使用过的印章永久字画类上级领导、著名人物来公司视察、指导工作时留下的的题词、签名、书画等永久其它类有关部门交流、赠予的纪念性物品长期第 14 页 共 14 页