贵宾接待与活动方案.doc

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1、贵宾接待与活动方案一、接待事项第一天：5月27日 1、接机 13:15分，南航CZ6904接机人员：公司相关领导车辆：四辆车安排送花：男女各一名2、食宿安排安排酒店，行政套房酒店房间安排布置鲜花、水果，每日更新酒店悬挂欢迎条幅（或LED屏），中英文安排接待晚宴（酒店），公司领导陪同第二天 5月28日 全天考察农户第三天 5月29日 14:30 送机，南航CZ680二、活动方案时间：5月29日上午地点：（会议室、外场）人数：座谈会20人、外场活动50人流程：序列流程时间发言人要求接待1公司员工着统一工装，公司大门处夹道欢迎，铺设红地毯10:00公司人员提前到场座谈交流2迎接嘉宾至会议室，与公司管

2、理层进行座谈交流10:10播放背景音乐，烘托气氛3主持人介绍嘉宾10:1510:20主持人邀请法语主持人兼翻译4齐总发言10:2010:25齐总翻译5播放集团宣传片（英文）10:2510:406总裁发言10:4010:50嘉宾翻译外场活动7座谈人员移至外场继续活动（公司院内搭建活动场地）10:5511:058节目表演热场11:1011:309主持人开场白，介绍嘉宾11:3011:40主持人双语10邀请嘉宾领导发言11:4011:45不确定11金总发言11:4511:50金总12总裁发言11:5011:55嘉宾翻译13移交仪式，客户代表上台12:0012:1014主持人致结束词，播放音乐，嘉宾退

3、场12:10活动结束三、筹备活动安排1、会议室布置音响、投影设备安装调试到位会议桌摆放鲜花、水果、干果、小瓶饮用水2、外场布置详见附件：活动现场布置和气氛营造方案3、摄影摄像接机拍照厂区参观拍照座谈会拍照摄像外场活动拍照摄像4、新闻宣传邀请新疆经济报、949交通广播、兵团电视台现场报道四、接待会务组分工组长（总负责）：组员：企划部（ ） 负责策划流程、场地布置、设计、摄影摄像。 行政部（ ） 负责后勤保障、车辆、食宿预定结算、现场接待、会议服务五、工作项目与人员分工会前项目工作内容及要求责任部门完成时间备注策划方案编写活动总体策划方案企划部5月15日设计方案所有平面表现的设计方案。会场布置的设

4、计方案。企划部5月20日人员邀请整理邀请人员名单，发放邀请函，确认落实参会人员，并落实发言人员名单。行政部5月20日主持人主持人选定邀请5月20日场地布置选择专业的展览公司，租用搭建现场布置和气氛营造，协调会场具备音响、投影等辅助设备企划部5月20日酒店/餐饮预定提前预定酒店并确认就餐场地行政部5月20日资料准备确认宣传资料类型、数量行政部5月20日产品样品准备确认须推广的产品的型号及数量，并将产品运输到指定位置。行政部5月25日会中项目工作内容及要求责任单位/负责人完成时间备注外场布置安装方案，组织安排展览公司提前布置活动现场，确保现场效果和企划部当日会议室布置按照要求布置会议室，摆放桌椅、

5、鲜花、水果、饮用水、投影、会议横幅等。行政部当日器材连接将外场音响系统连接完整，并经测试，确认使用正常企划部当日会议接待热情接待来宾，引导来宾入座，来宾签到行政部当日现场服务会议现场宣传片播放宣传资料发放水果、饮用水服务受赠仪式服务行政部当日拍照摄像根据后期宣传的需求，拍照，摄像，保留资料企划部当日会后撤场结束后回收公司用具用品行政部当日后续宣传新闻稿撰写、发布、媒体合作企划部5月29日工作总结相关资料归档、形成工作报告，总结不足及改进措施企划部5月29日六、费用预算：1、活动现场布置与气氛营造大型拱门一个（或大型气柱两个） 500元喷绘背景一面（10m*5m），搭建支架 5060元= 300

6、0元 红地毯共计150平方 15010元= 1500元红绸花共计20米 20米10元= 200元 音响设备一套、调音师1名 2000元（音箱、话筒及支架、调音台、功放、效果器、分配器、均衡器等） 遮阳棚两顶 200元小计：8140元主持人费用3000元外聘专业组团节目费用（舞蹈）3000元总计：14140元2、酒店与餐饮费用酒店房费餐饮费用3、杂项费用鲜花、水果、特色干果、瓶装水4、纪念品费用外场现场布置方案（一）公司门口布置1、公司大门处设置1座大型气拱门（或两侧气柱），雄伟壮观。拱门横幅内容为“米其林农业轮胎向新疆农户赠送产品仪式”（暂定）；2、沿公司大门至办公楼正门铺设红地毯，公司全体员

7、工着统一制服列队欢迎。（二）会场现场布置（如下图）1、会场背向*店；2、会场铺设全新红地毯，尺寸为15m*10m；3、红地毯后搭建大型背景。背景尺寸：5米高10米长，背景文字：“ *仪式”（暂定）；背景图案设计采用*提供的一些素材，体现活动主题；4、红地毯两侧摆放*招手牌两个；5、红地毯前方为来宾区，放置5排座椅，中间设置过道，座椅数量50个（暂定）；6、会场右方摆放*产品样品，绑大红绸花；7、现场左侧搭设2个遮阳帐篷，方便来宾休息使用；（三）现场氛围营造1、音箱、调音播放设备、话筒及支架；2、现场摆放电视一台，播放公司宣传片；3、公司参会人员统一着工装制服；4、现场有工作人员引导、服务；5、节目表演；6、有主持人串联活动流程；