档案统计工作-PPT.ppt

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1、档案统计工作档案统计工作一、档案统计概述 1.含义 档案统计就是通过质和量的联系，对档案工作领域中各类现象的数量关系进行观察、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及一般规律的工作。1 12.档案统计范围档案统计范围档案实体统计档案实体统计包括馆藏量统计，档案构成类型和分等，统计和案包括馆藏量统计，档案构成类型和分等，统计和案卷增减变化统计。这类统计主要反映档案实体卷增减变化统计。这类统计主要反映档案实体的数量和特点。的数量和特点。档案管理活动统计档案管理活动统计是对档案管理各个方面的统计。是对档案管理各个方面的统计。例如：整理工作统计，检索效率统计，信息咨询统例如：整理工作统计，检索效率统计，

2、信息咨询统计，利用情况统计，用户类型及需求统计等。计，利用情况统计，用户类型及需求统计等。2 2档案事件统计包括宏观和微观包括宏观和微观a.a.宏观统计是对影响整个国家的档案工作政策、规宏观统计是对影响整个国家的档案工作政策、规划、方针的因素进行统计。划、方针的因素进行统计。例如：事业机构的设置，档案干部队伍的人数，状例如：事业机构的设置，档案干部队伍的人数，状况、管理水平、增长比例等统计。况、管理水平、增长比例等统计。b.b.微观统计是指各级档案部门对自身设备、库房、微观统计是指各级档案部门对自身设备、库房、干部结构、财务等统计。干部结构、财务等统计。3 3二、档案统计的基本过程和要求二、档

3、案统计的基本过程和要求1.档案统计基本过程确确定定统统计计任任务务设设计计统统计计指指标标和和分分组组搜搜集集整整理理统统计计资资料料分分析析研研究究统统计计资资料料统统计计资资料料的的表表现现和和运运用用4 4统计设计统计设计对统计工作的具体任务、目标、方对统计工作的具体任务、目标、方法、过程等筹划设计。法、过程等筹划设计。统计调查统计调查从观察工作登记中获取原始数据从观察工作登记中获取原始数据统计整理统计整理对所获取的原始数据进行技术处理，对所获取的原始数据进行技术处理，以获得规范化、系统化的数据。以获得规范化、系统化的数据。统计分析统计分析对整理结果进行分析，研究，从中对整理结果进行分析

4、，研究，从中发现确定性、趋向性、规划性的东西，形成明确发现确定性、趋向性、规划性的东西，形成明确的统计结论，为各有关方面提供信息支持。的统计结论，为各有关方面提供信息支持。5 5 2.2.统计要求：统计要求：科学性科学性-根据科学的标准和方法去做根据科学的标准和方法去做(规范性规范性)真实性真实性-保证数据的真实保证数据的真实 有效性有效性-项目选择可适度项目选择可适度.有意义统计作为推有意义统计作为推动档案事业工作的不可缺动档案事业工作的不可缺6 6三、统计工作方式三、统计工作方式1.1.统计表统计表 2.2.统计图统计图 3.3.统计报告统计报告分析方法分为：分析方法分为：1.1.对比分析

5、对比分析 2.2.因果分析因果分析 3.3.动态分析动态分析 4.4.专题分析专题分析 5.5.系统分析系统分析7 7四、统计工作原始资料的来源登记工作档案统计调查在很大程度上必须以原始记录为基础。档案统计调查在很大程度上必须以原始记录为基础。档案统计报表制度就是建立在各项原始记录资料档案统计报表制度就是建立在各项原始记录资料核算基础上，而档案登记就是档案统计的原始记核算基础上，而档案登记就是档案统计的原始记录形式。录形式。8 8大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流可以互相讨论下，但要小声点可以互相讨论下，但要小声点可以互相讨论下，但要小声点可以互相讨论下，但要小声点9 9

6、1.1.案卷目录案卷目录 2.2.卷内文件目录卷内文件目录 3.3.档案收进登记薄档案收进登记薄 4.4.全宗名册全宗名册 5.5.全宗单全宗单 6.6.馆馆(室室)藏档案情况一览表藏档案情况一览表 7.7.档案利用登记薄档案利用登记薄 8.8.档案借阅、复制、摘抄登记档案借阅、复制、摘抄登记 9.9.利用效果登记利用效果登记1010全宗名册这这是是专专门门记记录录档档案案进进入入档档案案机机构构情情况况的的一一种种登登记记形形式式。主主要要应应用用于于档档案案馆馆和和规规模模较较大大的的档档案案室室。其其具具体体形形式式一一般般为为簿簿册册式式。其其基基本本登登记记进进以以档档案案进进入入档

7、档案案机机构构的的次次数数为为单单位位进进行行登登记记，即即每每收收进进一一次次档档案案，无无论论其其数数量量及及全全宗宗所所属属情情况况如如何何，都都要要在在收收进进登登记记簿簿上上登登记记为为一一个个条条目目。档档案案馆馆和和规规模模较较大大且且保保管管了了多多个个全全宗宗的的档档案案室室，对对其其所所管管全全宗宗进进行行逐逐个个登登记记的的一一种种形形式式。1111详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单页式。每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。页式。每一张全宗

8、单登记一个全宗的详细情况。其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3 3个个部分。部分。它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化档案成分和数量变化情况报道表情况报道表”结合使用。结合使用。1212档案成分和数量变化情况登记表表是是档档案案馆馆按按要要求求向向档档案案行行政政机机关关报报送送的的一一种种登登记记形形式式，旨旨在在随随时时报报告告其其所所管管档档案案（以

9、以全全宗宗为为单单位位）的的变变化化情情况况。档档案案行行政政机机关关根根据据报报道道内内容容，随随时时在在全全宗宗卡卡片片上上进进行行补补充充性性登登记记。1313案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。1414总登记簿总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。主要应用于档案数量变化情况的一种登记形式。主要应用于档案室。档案室。工作日志工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的

10、一种基本的是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。一般应始记录，为日后的查考和总结提供素材。一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。小结等。1515人员进出库房登记人员

11、进出库房登记人员进出库房登记人员进出库房登记是库房管理的一种具体手段。一般采用登记本形是库房管理的一种具体手段。一般采用登记本形式。登记本一般应放置在库房入口处。工作人员式。登记本一般应放置在库房入口处。工作人员及其他人员每次进出库房均应在登记本上登记。及其他人员每次进出库房均应在登记本上登记。登记项目一般应包括日期、进出库房人员姓名、登记项目一般应包括日期、进出库房人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。（时刻）等。档案出入库登记档案出入库登记档案出入库登记档案出入库登记这也是库房管理的一种具体手段。一般也采用登这也是库房管理的一

12、种具体手段。一般也采用登记本形式。其具体的登记项目一般应包括档案出记本形式。其具体的登记项目一般应包括档案出库的日期、时间（时刻）、档号及数量、原因库的日期、时间（时刻）、档号及数量、原因（即用途），归入日期及时间（时刻）、经手人，（即用途），归入日期及时间（时刻）、经手人，等等。等等。1616档案清点、检查登记是对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记。其登记内容应涉及清点、检查的日期，原因，清点、检查过程所发现的情况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检查的工作人员姓名。1717利用者登记卡是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录、是档案馆和规模较

13、大的档案室对利用者进行记录、掌握的一种登记形式。掌握的一种登记形式。它是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的它是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案机构记录、掌握提综合性登记形式。它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。接凭据。1818档案借出登记簿档案借出登记簿是专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行是专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种登记形式，档案馆和档案室均可使用。登记的一种登记形式，档案馆和档案室均可使用。档案复制、摘抄登记档案复制、摘抄登记是专用于对在利用中被复制、摘抄情况进行登记是专用于对在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式。同时具有提出复制、摘抄申请，的一种登记形式。同时具有提出复制、摘抄申请，履行批准手续和确认复制、摘抄事实的凭据性质。履行批准手续和确认复制、摘抄事实的凭据性质。1919