SY物业业主档案管理规定.docx

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1、 SY物业业主档案管理规定 SY物业业主档案治理规定 1.0 目的 标准业主档案的治理工作 适用范围 适用于物业治理处业主档案的动态治理。 3.0职责 3.1 客户效劳部队主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2 客服助理负责依照本规定详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1由治理处客户前台效劳中心负责对业户档案的治理，为严格对业户档案治理，保证档案治理有效性、标准性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下治理规定。 4.2收楼资料： 4.2.1收楼证明书; 4.2.2治理公约签约页; 4.2.3楼宇遗漏记录; 4.2.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张); 4.3装

2、修申请审批表签署后的住宅室内装修治理协议、装修承诺书、相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/托付书等); 4.3.1 经业主签署后的消防安全责任书。 4.3.2 业主家庭状况登记表 4.3.3 物品资料及钥匙签收表 4.3.4 业主证领用登记表 4.3.5 业主收楼房屋检查状况表 4.3.6 违章处理通知单 4.3.7 业主的有关证件复印件。 4.3.8 其它应保存的资料。 4.3.9 业主档案袋的整理 4.4业户资料整理、分类: 4.4.1资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清楚标签，以便查找; 4.4.2业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最

3、早的资料于最终一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写名目，册面填写“业主档案资料状况”表; 4.4.3资料收集按先后挨次主要分为三大部份： 4.5业户资料归档时间和更新: 4.5.1客户效劳部办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台效劳中心; 4.5.2前台效劳中心中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档; 4.5.3对已收楼业户平常所新增的资料由客户效劳中心按上述规定处理; 4.5.4客户前台效劳中心每月30日进展一次检查，发觉问题上报主管准时实行补救措施，确保档案的安全性及精确性; 4.5.5每年3月将上年度超过保管期的资料进展一次统一清理; 4.5.6销毁档案有关文件必

4、需从严把握，慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料，由部门主管审批后销毁。 4.6业户资料查阅及印取: 4.6.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客户前台效劳中心进展登记，并说明因由; 4.6.2经客户效劳部主管审批同意后，前台效劳人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料; 4.6.3属查阅资料的，由前台效劳人员培同进展现场查阅; 4.6.4属印取资料的，前台效劳人员严格按上级主管审批意见进展印取; 4.7保密要求： 4.7.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的状况下，须予以上锁; 4.7.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进展一次更新; 4.7.3违反上述要求的

5、，对责任人赐予口头警告处理; 4.7.4泄露遗失业户资料的，对责任人赐予书面警告处理，造成严峻影响的，赐予辞退。 4.8业主档案的跟踪。 4.8.1 对产权发生变更的业主。治理处应准时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。 4.8. 2 业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须报治理处主任批准，经客户效劳部主管办理登记手续前方可查阅。 4.8. 3 业主档案应永久保存。 4. 8. 4将各业主资料输入电脑进展治理。 4. 8. 5本规定执行状况作为客户效劳部对档案客服助理绩效考评的依据之一。 物业经理人： 篇2：工程业主档案治理标准作业规程 工程业主档案治理标准作业规

6、程 文件编号：SYWIKF09 1.目的 标准业主档案的保管与跟踪工作。 2.适用范围 适用于物业治理处业主档案的保管与跟踪。 3.职责 3.1客服主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客户专员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.程序要点 4.1业主档案内容 a)经业主签署后的业主(临时)公约前期物业效劳协议 b)经业主签署后的消防安全责任书 c)业主(住户)状况登记表 d)资料签收表 e)钥匙领(借)用登记表 f)房屋交付验收表 g)装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料 h)违章处理通知单及处理结果资料 i)业主的有关证件复印件。 j)其他应保存的资料。 4.2档案盒

7、(夹) 4.2.1印制公司统一格式的档案标贴纸 4.2.2将制作好的档案贴标粘贴在档案盒(夹)左侧立面顶部5cm位置上，并排列在档案柜中。 4.3住户档案盒的制作摆放 4.3.1将写有“楼号房号”的标贴纸贴在档案盒侧面上。 4.3.2将住户的有关资料存放在相应的档案盒内。 4.3.3将住户的档案盒(夹)按栋号、楼号、房间号地先后挨次排列在档案柜中。 4.3.4按档案盒(夹)内的各业主的资料排列挨次将档案有关内容登记在业主档案名目表内，内容包括：房号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.4业主档案的跟踪 4.4.1 当发生以下状况变化时，客户效劳部客服专员应将变化状况记录在业主档案中;通讯电话联络方式发生变化时：业主住户发生更替时。 4.4.2 业主档案跟踪治理：由客户中心客服专员每季度进展一次家庭状况的普查，对拖欠治理费、水电费和其他效劳费一个月以上的业主，客服专员应至少应至少每个15天跟踪一次。 4.5 业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须保治理处经理批准，经客服专员办理登记手续前方可查阅。 4.6 业主档案应永久保存 4.7 客户效劳部人员应利用物业治理系统对业主档案进展治理，并留意数据备份。 4.8 本治理规程执行状况作为治理处客服相关人员绩效考核的依据之一。