P邮政局文件控制程序.docx

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1、 P邮政局文件控制程序 P邮政局文件掌握程序 一、目的：建立本局有关质量活动的文件掌握程序，使全部的文件得以有效掌握，确保质量文件的全都性和适用性。 二、适用范围：适用于文件的编制、审核、批准、识别、分发、保存、修订、维护等涉及的单位和个人。 三、职责： (一)办公室负责全局文件的掌握治理工作;各县(市)局、专业公司、本部各部门各自负责县(市)局、专业公司和部门内的文件治理工作。 (二)分发给各单位/人员的文件由使用单位/人员依规定进展建档、保存等，实现有效治理。 (三)任何人皆有权提出文件的修订建议，文件的原编制部门负责文件的修订工作。 四、内容 (一)文件编写 1、各单位应依据质量治理体系

2、有效运行的需要，编写足够数量的质量治理体系文件，治理者代表可以视状况安排文件的编写工作。 2、文件编写过程中，如文件的内容涉及到其他相关单位，负责该文件编写的人员应合理安排各单位职责，并与相关单位的领导协商争论，取得全都意见。 3、为了使文件使用便利，易于治理和保存，每份质量治理体系文件都必需有对应的编号，每个编号只对应于一份文件，文件编号方法如下： 文件编号以文件下发时的局字号、部门号/分局号等进展区分; 4、文件的编制年份作为版本号。 5、文件编辑格式。总体上依据XX市邮政局公文处理实施细则(泉邮2023局字106号) (二)文件审批、公布 1、全部质量治理体系文件在“发文稿纸”上会签、批

3、准后，方可公布实施，文件编、审、批权责根据XX市邮政局公文处理实施细则(泉邮2023局字106号)执行，各县(市)局视状况可相应制订文件的审批、分发方法。 2、文件公布：文件经授权人批准签字(章)后，办公室负责局字号及办公室文件的分发，部门号/分局号文件由各部门/分局分发。 3、文件的分发范围和数量依规定发放;各单位收到文件后，视需要可转发;文件的分发状况在“发文登记表”中记录，接收文件的人应在“收文登记表”上记录，以示成认收到该文件;实行办公自动化的单位亦可将收发文状况在电脑中录入并保存。 4、各专业公司或本部各部门所制订的部门内部使用的规章制度，应由部门领导审批后，由部门文件治理人员负责分

4、发，分发状况在“发文登记表”中记录。 5、网络系统中的文件和资料应打印成书面的样稿，根据上述要求由领导审批后，方可贮存在电脑中或发放相关部门和/客户。文件和资料的更改根据本程序第(五)条款要求执行。 (三)文件的保存和维护 1、文件的分发单位负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件的妥当治理和保存。 2、文件的承受者收到文件后，应确认文件的有效性，进展归档，便于识别和检索。 3、文件的持有人和调阅者应保持文件的干净、清楚，非经允许不得拆卸、复印。 4、文件应妥当保管，对机密性的文件应限制阅读范围。 (四)外来文件治理： 1、外来的文件包括：指导工作用的国际/国家标准、设备使用说明书、上级下发的

5、文件、相关的法规等。 2、外来文件根据XX市邮政局公文处理实施细则(泉邮2023局字106号)进展掌握。 (五)文件的修订： 1、文件的执行者在执行过程中，发觉文件的规定与现状不符或已影响质量治理体系有效运行时，应填写“文件修订审批表”(泉邮办-07)，对文件提出修订的意见。全部的文件在未经过评审、再次得到批准之前，不得随便更改。 2、文件的修订原则上需经文件的原编制、审核、批准的一样的单位或个人修订、审核、批准;如其他人审批时，此人应获得原审批所依据的有关背景资料。 3、文件修订后应重新进展文件的分发(发文号转变)，发文部门应确保原有的文件持有人都得到文件的最新版本。 4、文件修订后，新文件

6、重新分发状况在“发文登记表”上登记;各单位每半年对本单位发放的文件在“文件名目一览表”中汇总，对作废文件作出说明。 5、表格格式作为文件的附件一般应附在文件的后面，以便执行，表单需修订时，应填写“文件修订审批表”，经过单位主管批准，同时通知各使用单位进展更换。 6、为确保使用文件的有效版本，各收文单位在收到修订后的文件后，应将作废文件办理归档。 7、为防止非法修改，文件为不行擦拭的版本，不行使用铅笔编写。 8、办公室有权对文件接收的文件保存状况进展监视。发觉不符时，应将不符状况通知相关人员，并有权要求其实行订正措施。 五、应用表单 (一)发文登记表：按各单位原有的表单连续使用 (二)收文登记表

7、：按各单位原有的表单连续使用 (三)文件修订审批表 文件资料修订审批表 年月日NO： 文件名称 文件编号 申请部门 申请者 修订缘由： 改前内容 改后内容 原制订部门/人员意见： 编制：审核：批准： 物业经理人：.pmceO.com 篇2：精工股份文件掌握程序 精工股份文件掌握程序 EMS程序文件 ISO14000手册 1 目的 为了使文件、资料的发放和治理能有效地掌握，能保证在环境治理体系运行中的各个场所，使用相应文件的有效版本，并且能够准时地从全部发放场所撤消作废的文件，建立文件掌握程序。 2 适用范围 本程序适用于公司环境治理体系文件的掌握。 3 职责 3.1总经理负责批准环境治理手册、

8、程序文件、作业指导书与方针、目标指标等; 3.2环境治理者代表负责审核环境手册、程序文件、作业指导书和目标指标等; 3.3综合办公室负责公司环境治理体系文件的编制，负责环境治理体系文件的发放、更改、回收的治理和掌握; 3.4各科室负责本科室内部环境治理体系文件的治理。 4 程序 4.1文件的编制、批准和公布 4.1.1文件的分类 a、 环境治理手册 b、 环境治理程序 ISO14001：1996标准所要求的形成文件的程序; 公司为确保环境治理体系过程的有效筹划、运行和掌握所需的文件，详见程序文件名目 c 、第三层次文件 治理制度 外来文件或者资料 d、第四层次文件 记录：体系运行产生的各种记录

9、。 4.1.2文件的编写与审批 4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必需经过规定的责任人员审核和批准前方能公布。 文件类别 编 制 审 核 批 准 环境手册 综合办公室 环境治理者代表 总经理 程序文件 综合办公室 环境治理者代表 总经理 作业指导书 综合办公室/各相关部门 环境治理者代表 总经理 内审报告 综合办公室 环境治理者代表 总经理 治理评审报告 综合办公室 环境治理者代表 总经理 4.1.2.2环境体系文件应保持清楚，语句应通顺，易于理解和参照执行。 4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责详细的要求(和程序)、所需的记录等。 4.1.2.4

10、文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合办公室应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。 4.2文件的编号方法 4.2.1 环境治理手册的编号 ZJDA-EMS-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理手册 4.2.2 程序文件 ZJDA-EP-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理体系程序文件 4.2.3 作业指导书 ZJDA-EWG-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理体系作业指导书 4.2.4 记录

11、ZJDA-ER-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理体系记录 4.2.5 版本标识 版本标识采纳数字递增方法，最初版表示为“A.0”，每修订1次，版本号递增0.1，当文件修改局部大于1/3时，文件应换版，版本号也向前递增。 4.3文件的配置和发放 4.3.1环境治理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由综合办公室统一发放。 4.3.2文件发放部门，应填写文件发放回收登记表并对受控文件注分发号，收文部门签收，收文部门应填写部门使用文件记录，以便确认。 4.4文件受控与非受控 4.4.1受控文本指对文本的每一次修订、换版，负责进展修订的部

12、门，需通知文本的持有者，并同时对其特有的文本进展相应的修改、换版，旧版同时回收的文本。受控文本一般用于公司内部治理。 4.4.2非受控文本指对文本一切修订、换版，负责进展修订的部门不需通知文本持有者，也不需进展相应的修改、换版和回收的文本。非受控文本一般用于学习和沟通。 4.4.3受控文本盖“受控”章，非受控文本盖“非受控”章。 4.4.4受控的环境治理体系相关文件有： (1)环境手册 (2)程序文件 (3)作业指导书(包括操作规程、监测规程等) 4.5体系文件的评审 4.5.1体系文件在运行过程中或在内审和外审发觉的不符合，由提出部门填写文件修改记录，交综合办公室对修改内容文件组织原编制审核

13、批准人员进展会签后发放各部门进展其他受控文件相关内容的修改。 4.5.2每年的治理评审会议，对体系文件的适用性、充分性及有效性进展评审。 4.6文件的更改和修订 4.6.1当EMS文件在运行过程中或在内审治理评审和审核认证过程中，发觉不符合时应准时予以改正。 4.6.2对文件有异议的部门，应填写信息沟通记录，交综合办公室，如需评审，由综合办公室组织相关部门进展审议。文件的更改和修订需经原审批部门的同意。 4.7文件换版和作废 4.7.1当体系文件经屡次更改或进展大幅度修改时，体系文件应进展换版，版本号4.1.5条款进展变化。 4.7.2作废文件，盖“作废”章，如为积存学问予以保存，则应加盖“作

14、废保存”章，作废的环境治理体系文件，各部门整理后，交档案室归档。 4.8文件的借阅、保管、保管期限及销毁 4.8.1的借阅 文件的借阅需填写文件借阅登记表，经治理者代表批准方可借阅。借阅者应在指定日期 归还文件，到期不归还者由办公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丧失或损坏。 4.8.2境手册、程序文件、作业指导书的原件(包括每次修订的原件)由综合办公室保管，各部门负责现行有效环境治理体系文件的保管工作。 4.8.3文件原件的保管期限为三年，过期后由档案室登入文件和资料销毁清单，不定期组织销毁。受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交综合办公室处理，不受控的文件及资料各部门不定期自行处理。

15、5 记录 5.1环境治理体系文件名目表 5.2部门使适用受控文件清单 5.3EMS文件收发记录表 5.4文件变更申请记录表 5.5文件借阅登记表 5.6文件销毁记录表 5.7文件审批表 篇3：某食品公司文件掌握程序 食品公司文件掌握程序 1目的 对公司内全部与质量治理体系有关的文件进展掌握，确保文件的充分性和相宜性，确保在文件的各相关场所得到适用文件的有效版本。 2范围 适用于与公司质量治理体系有关文件的掌握。 3术语 本程序采纳GB/T19000标准中所采纳的术语和定义。 4职责 4.1办公室是文件治理的主管部门。 4.2厂长负责批准公布质量治理体系手册、方针、目标及程序文件。 4.3治理者

16、代表负责质量治理体系手册及程序文件的审核。 4.4各部门负责与其相关质量治理体系文件的编制、使用、收集、保管、整理及归档。 4.5办公室负责现有体系文件的定期评审。 4.6各部门资料员负责本部门与质量治理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 5程序 5.1文件分类及保管 5.1.1质量治理手册(包含了公司质量方针及目标) 5.1.2程序文件 5.1.3治理制度 a)各部门运行质量治理体系的常用实施细则：包括治理标准(部门治理制度等);工作标准(岗位责任制和任职要求等);技术标准(国标、行标、地标、企标及作业指导书、检验标准等);部门记录文件等。由各相关部门自行保存并报办公室备案存档; b)其他

17、体系文件：可以是针对特定产品、工程或合同编制的质量规划、设计开发输出文件或其他标准、标准治理方案等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 c)与质量治理体系有关的政策，法规文件等外来文件，按本程序执行。 5.2文件的编号 5.2.1文件编号按下述规章要求执行： a)质量治理手册： 公司名称-DLS-，手册中各章 以章 节 号区分。 即：DLS-01。 b)程序文件：CXWJ编号c)治理文件：GLWJ编号d)记录：XX-X.X.X-XX 公司部门记录编号 5.2.2各部门规定如下： 部门： 生产技术部：SC; 供销部：GS; 办公室：BG; 质检部：ZJ; 5.3文

18、件的编写、审核、批准、发放 5.3.1文件公布前应得到批准，以确保文件是相宜的。 5.3.2质量治理手册由办公室负责组织编写，由治理者代表审核，最终由办公室汇总后上报厂长批准公布，统一由办公室负责登记、发放。 5.3.3各部门文件由各部门负责人组织编写、汇总、审核，由治理者代表批准，统一由办公室负责登记、发放。 5.3.4文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录。应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有效版本。 5.4文件的受控状况 文件分为：“受控”和“非受控”两大类。凡与质量治理体系运行严密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均

19、应受到掌握。全部受控文件必需在该文件封面加盖说明其受控状态的印章 ，并注明分发号。 5.5文件的更改和现行修订状态的掌握 5.5.1质量治理手册及程序文件的更改由办公室组织进展，填写文件更改申请，经治理者代表审核，上报总经理批准后更改。办公室应保存文件更改内容的记录。 5.5.2其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进展更改、发放、处理。 5.5.3对质量治理手册、程序文件和三级文件的修订状态，采纳文件修改记录表进展识别，对其他文件的修订应由主管部门保存文件修改的有关记录。 5.5.4全部被更改的原文件必需由主管部门收回，以确保有效文件的唯一性

20、。 5.6文件的领用 a)应经相应主管负责人批准前方可领用文件，领用者应填写文件发放、回收记录; b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，丧失补发的文件，应赐予新的分发号，并注明已丧失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。 5.7文件的保存、作废与销毁 5.7.1文件的保存 a)全部文件都必需分类存放在枯燥通风，安全的地方。 b)各部门文件由本部门资料员保管。对受控文件，各部门资料员应准时填写本部门使用文件的受控文件清单。 c)任何人不得在受控文件上乱涂、画改，不准私自外借，确保文件的清楚、易于识别和检索。 5.7.2文件的作废与销毁 a)全部失效或作废文件由相

21、应部门资料员准时从全部发放或使用场所撤出，回收到发放部门，确保防止作废文件的非预期使用。 b)如因法律或其他缘由需保存的任何已作废的文件，都应在文件封皮标加盖“作废”印章 ，并标注“仅供参考”; c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请单，经治理者代表批准后，由办公室授权相关部门销毁。 5.7.3文件的借阅、复制 借阅、复制文件者应填写文件借阅、复制记录，由办公室按规定权限审批后借阅、复制。复制的受控文件必需由办公室登记编号，并加盖“受控”印章 。 5.8外来文件的掌握 5.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并掌握分发以确保其有效性。 5.8.2各部门在各自的权限范围内负责收

22、集与产品有关的国家、行业、地方、国家标准及法律、法规等的最新版本，由办公室负责统一编号、加盖受控印章 ，由办公室负责分发到相关部门使用，并把旧标准收回。 5.8.3各部门要把上述标准及其他与质量治理体系有关的外来文件，填入部门受控文件清单，并报办公室备案。 5.9为保证文件的相宜性，办公室应依据需要准时组织对现有质量治理体系文件进展评审，各部门结合平常使用状况进展适时评审，必要时予以修改，执行5.5条 款规定。 5.10对承载媒体不是纸张的文件的掌握，也应参照上述规定执行。 5.11记录是一种特别的文件的掌握，应执行记录掌握程序的有关规定。 6相关文件 6.1记录掌握程序 7记录 7.1文件发放、回收记录 7.2文件借阅记录 7.3受控文件清单 7.4文件更改申请 7.5文件销毁申请单