公司企业财务管理行业案例（3）：XX投资公司费用报销管理办法.docx

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1、XX投资股份有限公司费用报销管理办法（文件编码：XX-XX-XX-XX）编制：审核：签发：生效日期：年月日- 2 -目录第一章 总则2第二章 关键控制点 2第三章 权责分工2第四章 付款审批流程3第五章 差旅费审批3第六章 招待费审批5第七章 其他费用报销6第八章 报销的原始单证要求8第九章 附则 9- 11 -第一章 总则第一条 目的为规范公司及控股子公司财务管理工作中的审批行为，明确公司财务支出的内部流程、决策程序及审批权限，完善健全公司内控制度，确保全公司的各项预算目标的实现，保障公司健康持续发展，制订本实施细则。第二条 范围本细则所称费用主要指与日常生产经营、管理过程中发生的不能资本化

2、的费用性支出，公司会计核算时将费用划分为管理费用、销售费用、财务费用。管理费用指公司董事会、监事会、管理层及总裁办公室、财务管理部、行政部、人力资源部、内控内审部等后台支持部门费用纳入“管理费用”科目核算。销售费用指为业务拓展、销售产品及市场推广、售后服务所发生的费用。第三条 审批原则 经办人为审批事项的直接责任人，对该事项承担直接责任。 审批人为审批事项的决策人，对审批事项承担决策责任。 子公司、分公司负责人应对本子公司或分公司全部审批事项承担决策责任，超过规定限额提交总公司领导核准，提交总公司领导核准的，总公司核准人承担领导责任。 任何审批事项应包括经办人签名、部门负责人签署审核意见、审批

3、人签署审批意见。公司财务管理部门应根据公司财务要求做好入账审核。 子公司或分公司负责人可对公司预算范围内的审批事项授权行使，子公司财务管理部门根据财务要求做好入账审核。第二章关键控制点第四条预算控制费用控制按董事会批准执行的财务预算进行控制，超预算支出需按全面预算管理制度规定事前追加预算。第五条 费用归口管理公司职工薪酬、社保五险一金、培训费归口力资源部管理；办公费、物料消耗费用归口行政部管理；财务费用、税费缴纳归口财务管理部管理；业务经营团队费用归口各项目部门管理。第六条 不相容职责分离费用申请、报销应提交申请并经过合理的审核、批准，并确保审核、审批流程不相容职责分离。第三章 权责分工第七条

4、各业务及管理部门（含分管领导）：按“权限授权表”所列权限，对部门或业务体系内费用发生申请及报销进行审核、批准。第八条财务管理部：负责公司费用的监督，汇总并审核每月支出预算、费用报销审核、报销支付及账务处理。第四章 付款审批流程第九条 审批基本流程董事会（预算外或合同外）总裁或授权审批人财务部审核分管领导部门负责人经办人财务总监审批第十条 流程说明 经办人认真填写报销单上的逐项内容，报部门负责人批准签字； 部门负责人按业务所需经费的必要性、合理性、真实性审批签字后，转交分管领导审批签字；财务审核专员对发票的真实性及金额的正确性进行复核；财务经理按公司各部门的预算标准严格审核，签字后上报财务管理部

5、，财务总监按“审批授权表”中权限进行批准签字后，由报销人到财务管理部报销。 出纳人员凭已审批报销单支付报销款或办理财务借款“销账”手续，会计人员编制记账凭证并记账。第五章 差旅费审批第十一条 差旅费内容与要求 定义：差旅费：指为公司业务、参加会务或培训等外出发生的费用，包括住宿费、交通费、出差补贴三项费用。 出差申请审批与报销要求： 员工出差需填写出差申请表，并由上级预先批准。特殊情况下可事前通过电话、邮件等方式征得相应管理层级人员同意后先出差，报销前完成出差申请表审批流程。未经事前批准不得借支款项并报销差旅费。 出差人员应在返回后 7 个工作日内，填写差旅费报销单，并将所有机票、火车、住宿、

6、交通、当地餐饮等票据整理、粘贴其后，要求票据合法合规、粘贴整齐规范。第十二条 交通工具标准 出差城市职级一线城市二线城市其他城市董事长/总裁实报实销实报实销实报实销副总裁级实报实销实报实销实报实销总监级/高级副总监级800700500副总监级600500400高级经理级500400300其他人员4003502501. 公司各管理层级、职级员工出差，应按下列标准选择交通工具，多人出差必须同行时，由公司总裁/总经理批准可随同其中级别最高者乘坐交通工具，舱位、铺位应按相应级别对待：交通工具适用表职级交通工具类型飞机轮船火车董事长/总裁公务舱一等舱软卧副总裁级经济舱一等舱一等或软卧总监级/高级副总监级

7、经济舱二等舱一等副总监级经济舱二等舱（含）以下二等或硬卧其他人员经济舱三等舱（含）以下二等或硬卧2. 总监级员工出差路途 5 小时以上，可选择动车及高铁“一等座”；3. 副总监级（含）以下人员选择乘坐飞机出差，应事前征得公司副总裁以上层级人员同意； 地面行程 5 小时以上可选择普通火车硬卧，地面行程 10 小时以上经审批可乘坐飞机；4. 公司行政部负责统一预订机票、火车票等。5. 公司或出差目的地至机杨、火车站（含高铁、动车车站）的交通费用：总监级别以上人员由公司派车接送或选择乘坐出租车，据实报销；总监以下职级人员除非携带公司绝密资料或特别贵重物品出差经审批由公司派车，否则应尽量选择乘坐公共交

8、通工具据实报销。第十三条 住宿费管理规定及标准员工出差应厉行节俭。出差住宿原则上按不超过住宿标准上限内凭有效票据据实报销。实际发生额未达到住宿标准差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。国内住宿标准上限表单位：元/天/人1. 关于一、二、三城市划分标准如下：(1). 一线城市：北京、上海、广州、深圳、天津。(2). 二线城市：指“一线城市”以外的其他直辖市、省会城市、经济特区和沿海开放城市。（经济特区和沿海开放城市指杭州、青岛、大连、宁波、厦门、苏州、佛山、东莞、无锡、烟台、温州、三亚、珠海、汕头、秦皇岛、湛江、北海、连云港 、南通）(3). 其他城市：指除“一线城市”和“二线城市”中

9、未列明的其他地市级中等城市。除非特别说明，公司制度、文件中涉及的城市划分标准同上。2. 多人同时出差的，同性别员工出差原则上应选择合住，个人住宿费用按上述个人标准的60%计算。3. 员工出差参加会议，并按主办方安排统一入住的，按主办方住宿费标准据实报销，但员工出差前应在出差申请表中标明“住宿费用标准”，以便审批者掌握情况。如果支付的会务费已包含食宿费用的，不再报销住宿费及补贴。4. 公司严格执行住宿报销标准，特殊原因超支应事前征得总裁或总裁授权人同意。第十四条 出差补贴标准1. 出差补贴指员工出差期间的市内交通费、误餐等补贴，员工报销差旅费时按天直接计算发放。2. 出差补贴标准：每天补贴 12

10、0 元/天/人。若确因出差原因造成手机漫游话费较高超出该员工话费报销限额的，应打印出当月手机话费清单，由公司财务管理部报相关领导审批后对超出的漫游话费给予报销。3. 员工在市内及附近区县出差，并当日返回的，不算出差。4. 因员工个人原因中途非因公停留或绕道旅行（探亲、访友、旅游等）期间的交通费、住宿、出差补贴不予报销。5. 总监级（含）以上出差不享受出差补贴，据实预算内报销。第六章 招待费审批第十五条 业务招待费是指因公司业务需要发生的应酬、礼品费用，包括出差期间发生的招待费用，具体包括：餐饮、娱乐、礼品、礼金、陪同客户旅游等。第十六条 公司（或子公司）总经理、行政部门、职能部门、业务部门负责

11、人应按照实际情况本着尽量节约的原则确定业务招待费用的开支对象及金额，由公司财务管理部在预算内负责统计审核。第十七条 总监级（含）以下单笔金额 2,000.00 元以上的业务招待费，应事先征得上级领导的同意，分管领导应清楚了解业务招待费用的开支对象及金额。一般员工无权出面接待客人， 特殊情况除外；严禁公司部门之间以公款名义请客第十八条 公司接待1. 公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料和宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等招待费以及赠送客户的纪念品等费用统一由行政部负责购买、保管、发放，费用控制在预算限额内；2. 公司名义制作的纪念品、礼品，统一由行政部负责订做和管理，各部门需领用时，按

12、行政部有关规定办理领用手续；第十九条 凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，财务管理部有权拒绝报销并向公司总裁及董事长反映第七章 其他费用报销第二十条 交通费1. 员工在本地外出办事交通费用，应优先考虑公共交通并在规定的交通费限额内并据实报销。职级交通费报销限额（元/月）董事长/总裁实报实销副总裁级实报实销总监级/高级副总监级1000副总监级600业务部门其他人员400（北京）200（大同）职能部门其他人员200（北京）100（大同）注：特殊情况下，业务部门超额部分由业务主管副总裁确认审批。2. 因为工作关系需要使用公司车辆的，必须填写派车单，通过行政部申请派车，无法安排的，才能使用

13、出租车等其它交通工具。3. 公司除购置的公务车外，不再为员工个人配车，对于副总监级以上员工个人购车，并经常用于公务用途的（每月不少于 150 公里里程），可以由个人提出申请，经公司总裁签字批准后，由公司承担部分费用。如经批准在公司报销车辆费用后，则不能另行报销其他市内交通费用，原则上也不再派车。公司承担的员工车辆费用，原则按以下标准执行：职级个人车輌费报销限额董事长/总裁实报实销副总裁级实报实销总监级/高级副总监级1200 元/月副总监级800 元/月4. 其他人员由于工作需要且自带车辆的使用费补贴，由行政部提出申请，子公司由各子公司总经理提出申请，按 400-600 元/月掌握，报公司相关领

14、导审批予以执行。5. 上述人员应将自带车辆的行驶证复印件报集团行政部备案。上述车辆的使用费补贴标准如有调整，以最近期的通知为准。第二十一条 通讯费1. 员工通讯费：指因工作需要使用手机等通讯工具而发生的费用。2. 员工通讯话费报销采取“限额”内实报实销，必须是本人真正使用的通讯工具的话费，否则不得报销。3. 通讯费用报销标准单位：元/月标准职级金额董事长/总裁实报实销副总裁级600总监级500高级副总监级400副总监级300业务部门其他人员250职能部门其他人员2004. 员工报销通讯费须提供合法、有效单证。5. 员工通讯费用原则上不得由公司银行账户托收或支付。第二十二条 车辆使用费1. 车辆

15、使用费：指公司车辆发生的维修保养、过路、过桥、洗车、停车、年审等费用。2. 车辆需保养、维修时，管理责任人或驾驶员应填制车辆维修/保养申请表，经批准后到指定地点维修。3. 公司另行建立用车管理制度，规范用车记录、派车管理、费用登记等，严格控制用车费用。4. 驾驶过程发生的各种交通违章罚款一律不得报销。第二十三条 培训费1. 培训可分为短期、长期培训。短期培训费用是指经批准，时间在一周以内的培训所发生的费用；长期培训费用是指经公司总裁批准，时间在一周以上的半脱产学习费用。2. 除岗位必须具备的法定专业技能培训（如会计人员后续教育培训）外，其他参加培训人员应事前填写员工培训申请表，经相关负责人审批

16、后方能参加。3. 培训费用报销时应提供合法单证、文件，对于发放证书的短期或长期培训，必须凭合格证明文件方可报销，报销需经人力资源部负责人同意。4. 外出参加培训的，其费用参照差旅费用报销标准报销。第二十四条 办公费指因办公需要而购买的文具、纸张、耗材及其他单位价值低于固定资产标准的费用性支出及办公场地运营需发生的费用。第二十五条 其他费用包括广告宣传费、水电气费、物业管理费、招聘费、咨询审计费等费用，费用报销应同时提供事前审批文件、合同协议及有效凭证等相关文件。第八章 报销的原始单证要求第二十六条 所有用于报销的原始单证均应为正式发票、财政事业单位收据及其他合法凭证。第二十七条 用于报销的发票

17、应符合下述具体要求：1. 付款单位全称必须填写公司全称，单位名称不得空白或简写。2. 明确开具的准确日期，具体格式为“某年某月某日”。3. 明确填具经济业务内容（如品名、规格、型号）、数量、单价、大小写金额；发票开具为“某商品一批”等类似字样不能明确到具体品名、数量的，应附销售清单或购物小票。4. 加盖收款单位发票专用章或财务专用章的发票“报销联”或财政事业单位收据。5. 如一张发票上开具多项物资合计金额的，必须附有加盖收款单位发票专用章的详细物资清单。6. 用于报销的票据开具时间距离报销时间最长不能超过 3 个月或跨年；增值税专用发票涉及跨年的，距离开票时间最长不得超过 3 个月。第二十八条 发票所记载内容不得涂改、挖补，普通发票如有错误可由开票单位重开或更正，更正处须加盖出具单位的印章；增值税专用发票填写有误，应由开票单位重新开具。第二十九条 公司财务管理部为原始单证的审核部门，具体负责员工报销所用单据的合法性、合规性，对于审核过程中发现的故意采用“假发票”或“虚构业务”报销的，财务管理部有权拒绝报销，并上报业务分管领导、公司领导处理。第九章附则第三十条 本办法由公司总裁签发，修订时亦同。本办法由公司财务管理部负责解释和修订。 第三十一条 本办法自发文之日起执行，自颁发之日起，原办法及通讯费报销补充说明废止。