审计学采购与付款循环审计概述课件.pptx
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1、第九章第九章 采购与付款循环审计采购与付款循环审计购货与付款循环的控制测试购货与付款循环的控制测试 应付账款审计应付账款审计固定资产和累计折旧审计固定资产和累计折旧审计购货与付款循环概述购货与付款循环概述1324第一节第一节 购货与付款循环的概述购货与付款循环的概述v一、涉及的主要凭一、涉及的主要凭证与会与会计记录v1.请购单v仓储、产品制造品制造生生产部部门、资产使用使用管理部管理部门等部等部门人人员填写填写谁需要需要谁填写填写的的书面凭面凭证,经本部本部门负责预算的主算的主管管应付凭付凭单部部门批准后送交采批准后送交采购部部门,申,申请购买商品、商品、劳务或其他或其他资产。v2.订购单v采
2、采购部部门填写填写统一填写,事先一填写,事先连续编号号的的书面凭面凭证,向供,向供应商商购买订购单上指定的商品、上指定的商品、劳务或其他或其他资产。v3.验收收单v收到商品、收到商品、资产时验收部收部门统一一编制制事先事先连续编号号的的书面凭面凭证证明收到明收到实物、表明物、表明实物流物流转,列示从供列示从供应商商处收收到的商品、到的商品、资产种种类和数量等内容和数量等内容付款条件之一付款条件之一。v4.卖方方发票票供供应商商发票、票、购货发票票v供供应商开具的商开具的账单。载明明发运的运的货物或提供的物或提供的劳务、应付付款金款金额和付款条件和付款条件填写付款凭填写付款凭单金金额的依据的依据
3、等。等。v5.付款凭付款凭单注意与付款凭注意与付款凭证的区的区别v应付凭付凭单部部门统称。称。谁请购谁付款付款/批准批准请购单的部的部门编制,制,载明已收到的商品、明已收到的商品、资产后附后附验收收单或接受的或接受的劳务、应付款金付款金额后附后附卖方方发票票和付款日期和付款日期与采与采购合同、合同、卖方方发票上付款条件相关票上付款条件相关,是采,是采购方企方企业内部内部记录和支付和支付负债的授的授权证明文件明文件v付款凭付款凭单后附后附订购单、验收收单、卖方方发票票传递给财务部部门,据以据以转账、填写付款凭、填写付款凭证、付款。、付款。v6.转账凭凭证v7.付款凭付款凭证v付款凭付款凭证包括包
4、括现金付款凭金付款凭证和和银行存款付款凭行存款付款凭证,是是财务部部门用来用来记录库存存现金和金和银行存款行存款已已实际发生的生的支出交易支出交易的的记账凭凭证后附付款凭后附付款凭单。v8.应付付账款明款明细账v9.库存存现金日金日记账和和银行存款日行存款日记账v10.供供应商商对账单卖方方对账单。与。与销售交易中的客售交易中的客户月末月末对账单属于同一个事属于同一个事项的不同的不同侧面面v二、二、购货与付款循与付款循环的主要的主要业务活活动v1.请购商品或商品或劳务环节的控制活的控制活动(4个方面个方面)v(1)仓储部部门填写填写请购单,通常由,通常由仓储部部门经理理在在请购单上上签字字审批
5、。批。v(2)生生产部部门填写填写请购单,通常由生,通常由生产部部门经理理在在请购单上上签字字审批。批。v(3)对于日常采于日常采购的的请购,应当根据当根据请购单进行行一般授一般授权审批,每批,每张请购单必必须经过对这类支出支出预算算负责的主管人的主管人员签字字审批批。v(4)对于于资本支出和租本支出和租赁的的请购,应当指定人当指定人员请购,需要,需要进行特行特别授授权审批。批。v2.编制制订购单环节的控制活的控制活动(5个方面)个方面)v(1)采采购部部门负责编制制订购单,发出出订购单。v(2)采)采购部部门只只对经过批准批准的的请购单编制制订购单。v(3)采)采购部部门对经过批准的批准的请
6、购单发出出订购单,询价后价后确定最佳供确定最佳供应商商,但,但询价与确定供价与确定供应商的商的职责应当分离;当分离;对于大于大额、重要的采、重要的采购项目,目,应采取采取竞价方式来确定供价方式来确定供应商。商。v(4)采)采购部部门收到收到请购单后,后,对金金额在人民在人民币元以下的元以下的请购单由由采采购经理理负责审批批;金;金额在人民在人民币元至人民元至人民币元的元的请购单由由总经理理负责审批;批;金金额超超过人民人民币元的元的请购单需需经董事会董事会审批。批。v(5)采采购信息管理信息管理员根据根据经恰当恰当审批的批的请购单编制制连续编号采号采购订单。v3.执行采行采购环节的控制活的控制
7、活动(2个方面)个方面)v(1)在采用自)在采用自动化信息系化信息系统的被的被审计单位,位,采采购业务员根据系根据系统显示的示的“待待处理理”的采的采购订单信息,安排供信息,安排供应商商发货、开具采、开具采购发票以及票以及仓储验收等事宜。收等事宜。v(2)每周,)每周,财务部部门应付付账款款记账员汇总本周内生成本周内生成的所有采的所有采购订单并与并与请购单核核对,编制采制采购信息信息报告。告。如采如采购订单与与请购单核核对相符,相符,应付付账款款记账员即在即在采采购信息信息报告上告上签字。如有不符,字。如有不符,应付付账款款记账员将将通知采通知采购信息管理信息管理员,与其共同,与其共同调查该事
8、事项。应付付账款款记账员还需在采需在采购信息信息报告中注明不符事告中注明不符事项及其及其调查结果。果。v4.验收商品收商品环节的控制活的控制活动(4个方面)个方面)v(1)验收管理收管理员首先需要比首先需要比较所收商品与所收商品与订购单上的上的要求是否相符,然后要求是否相符,然后盘点商品并点商品并检查商品有无商品有无损坏。坏。v(2)验收管理收管理员对已收已收货的每的每张订购单编制一式多制一式多联、预先按先按顺序序编号的号的验收收单。v(3)验收管理收管理员将商品送交将商品送交仓库或其他或其他请购部部门时,应取得取得经过签字的收据,或要求其在字的收据,或要求其在验收收单的副的副联上上签收收。v
9、(4)验收管理收管理员将将验收收单其中的一其中的一联送交送交应付凭付凭单部部门。v5.储存商品存商品环节的控制活的控制活动(2个方面)个方面)v(1)储存存岗位与位与验收收岗位位应当当职责分离分离。v(2)限制无关人)限制无关人员接近接近储存的商品存存的商品存货。v【解【解读】储存存岗位与位与验收收岗位的位的职责分离可以减少分离可以减少存存货舞弊舞弊;验收管理收管理员将商品送交将商品送交仓库或其他或其他请购部部门时在在验收收单副副联上上签收的控制活收的控制活动,与固定,与固定资产、存、存货的存在的存在认定相关。定相关。v6.编制付款凭制付款凭单环节的控制活的控制活动v(1)确定)确定供供应商商
10、发票票的内容与相关的的内容与相关的验收收单、订购单的一致性。的一致性。v(2)确定供)确定供应商商发票票计算的正确性。算的正确性。v(3)编制有制有预先先顺序序编号的付款凭号的付款凭单,并附上支持,并附上支持性凭性凭证(如(如订购单、验收收单和供和供应商商发票等)。票等)。v(4)独立)独立检查付款凭付款凭单计算的正确性。算的正确性。v(5)在付款凭)在付款凭单上填入上填入应借借记的的资产或或费用用账户名名称。称。v(6)由被授)由被授权人人员在凭在凭单上上签字,以示批准照此凭字,以示批准照此凭单要求付款。要求付款。业务环节执行部门凭证或账簿请购仓库,其他请购单编制、发出订购单采购订购单验收商
11、品验收验收单存储商品仓库,其他入库单确认付款应付凭单应付凭单编制记账凭证财务记账凭证登记入账财务应付账款支付货款财务现金、银行存款日记账第二节第二节 购货与付款循环的内部控制及其购货与付款循环的内部控制及其测试测试一、一、购货与付款循与付款循环的内部控制的内部控制(一)(一)职责分工控制分工控制在在购货与付款循与付款循环中,不相容中,不相容职务应当分离。当分离。应当当分离的分离的职务主要有:物主要有:物资的采的采购人人员不能同不能同时负责物物资的的验收保管;物收保管;物资的采的采购人人员、保管人、保管人员、使用人使用人员不能同不能同时负责会会计记录;采;采购人人员应与与审批付款人批付款人员相分
12、离;相分离;审批付款人批付款人员应与与执行付款人行付款人员相分离;相分离;记录应付付账款的人款的人员应与出与出纳人人员相分离。相分离。(二)(二)请购控制控制一个企一个企业可以可以针对不同情况下商品或不同情况下商品或劳务的的请购,制定不同的制定不同的请购制度,确定不同的制度,确定不同的请购方法,但方法,但无无论在什么情况下在什么情况下请购商品或商品或劳务,其关,其关键控制控制均均应包括以下内容:包括以下内容:v1、请购商品或商品或劳务应填写填写请购单,请购单的内的内容必容必须完整。完整。请购单主要包括商品或主要包括商品或劳务的名称、的名称、数量、种数量、种类、用途等内容。、用途等内容。v2、请
13、购单应由由仓库管理部管理部门或其他部或其他部门根据授根据授权填写。一般来填写。一般来说,企,企业正常生正常生产经营所需的物所需的物资由由经一般授一般授权的人的人员提出提出请购,并填写,并填写请购单;固定固定资产、无形、无形资产等等资本性支出本性支出应由由经特殊授特殊授权的特定人的特定人员提出提出请购,并填写,并填写请购单。3、请购单必必须经有关主管人有关主管人员审批,批,审批后的批后的请购单送交采送交采购部部门。(三)(三)订购控制控制 无无论什么情况下的什么情况下的请购,采,采购部部门在收到在收到请购单后,都后,都应首先明确首先明确订购的数量、的数量、订购的的时间和供和供货单位等位等问题,然
14、后及,然后及时编制制订购单。订购单的的关关键控制包括:控制包括:1、订购单内容必内容必须正确、完整。正确、完整。订购单的内容主的内容主要包括商品或要包括商品或劳务的名称、数量、种的名称、数量、种类、价格、价格、供供货商名称和地址、付款条件等。商名称和地址、付款条件等。v2、订购单应预先先连续编号,以确保日后能被完号,以确保日后能被完整地保存,会整地保存,会计人人员能能对所有所有订货单进行行处理。理。v3、在、在订购单发出前,必出前,必须由由专人人检查订购单是是否得到授否得到授权人的人的签字,以及是否有字,以及是否有经请购部部门主主管批准的管批准的请购单作作为支持凭支持凭证,以确保,以确保订购单
15、的的有效性。有效性。v4、由、由专人复人复查订购单的的编制制过程和内容,包括程和内容,包括复复查从从请购单中摘中摘录的的资料、有关供料、有关供货商的主要商的主要文件文件资料、价格和数量及金料、价格和数量及金额的的计算等。算等。v5、订购单一式多份,正一式多份,正联送交供送交供应商,副商,副联分分别送交企送交企业内部的内部的验收部收部门、请购部部门、会、会计部部门、仓库及采及采购部部门自身留存。自身留存。v(四)(四)验收控制收控制v货物的物的验收收应由独立于由独立于请购、采、采购和会和会计部部门的的部部门及人及人员来承担,来承担,验收部收部门及人及人员的主要的主要责任任是是检验收到收到货物的数
16、量和物的数量和质量。量。v1、验收人收人员应通通过计数、数、过磅或磅或测量等方法来量等方法来证明收到的明收到的货物与物与货运运单或或订购单上所列的数量上所列的数量是否一致。是否一致。v2、验收人收人员应检验有无因运有无因运输造成造成损坏,并在坏,并在可能的范可能的范围内内对货物的物的质量量进行行检验。在。在货物物质量量检验需要有需要有较高高专业知知识或者必或者必须经过仪器器检验或者或者实验才能才能进行的情况下,行的情况下,验收部收部门应该将将部分部分样品送交品送交专家或家或实验室室对其其质量量进行行检验。3、验收人收人员验收完收完毕之后,必之后,必须填制包括供填制包括供应商商名称、收名称、收货
17、日期、日期、货物名称、数量、物名称、数量、质量以及量以及货运人名称、原运人名称、原订购单编号等内容的号等内容的验收收单或或验收收报告,并告,并经验收人收人员签字。字。验收收单或或验收收报告告应当当预先先连续编号,并要求一式多号,并要求一式多联,分,分别报送采送采购部部门和会和会计部部门等。等。(五)(五)记录应付付账款控制款控制及及时、正确地、正确地记录应付付账款是内部控制基本要求,款是内部控制基本要求,记录应付付账款控制主要内容包括:款控制主要内容包括:v1、应付付账款的款的记录必必须由独立于由独立于请购、采、采购、验收、付款的人收、付款的人员来来进行。行。v2、应付付账款的入款的入账必必须
18、以以审核无核无误的供的供货商的商的发票、付款凭票、付款凭单等凭等凭证为依据。依据。v3、企、企业必必须分分别设置置应付付账款的款的总账和明和明细账来来记录应付付账款,并在月末款,并在月末进行行总账和明和明细账余余额核核对,以防止,以防止记账过程中的差程中的差错。v(六)支付(六)支付货款控制款控制v企企业货款款结算有算有许多方式,不同的多方式,不同的结算方式,其算方式,其相相应的内部控制不同,下面以支票的内部控制不同,下面以支票结算方式算方式为例,例,介介绍有关的内部控制。有关的内部控制。v(七)(七)对账控制控制v每月月末,每月月末,应由独立于由独立于应付付账款明款明细账记录的人的人员将来自
19、供将来自供应商的商的对账单与与应付付账款明款明细账核核对。企企业还应定期取得定期取得银行行对账单并与并与银行存款余行存款余额的核的核对。内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序1.所记录的采购都确已收到商品或已接受劳务(管理费用/发生、销售费用/发生、存货/存在、固定资产/存在、应付账款/存在)(1)请购单、订购单、验收单和供应商发票一应俱全,并附在付款凭单后;(2)采购经适当级别批准;(3)注销凭证以防止重复使用;(4)对供应商发票、验收单、订购单和请购单作内部核查批准。(1)查验付款凭单后是否附有完整的相关单据;(2)检查批准采购的标记;(3)检查注销凭证的标记;(4)检查内
20、部核查的标记(1)复核采购明细账、总账及应付账款明细账,注意是否有大额或异常的金额;(2)检查供应商发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性;(3)追查存货的采购至存货永续盘存记录;(4)检查取得的固定资产采购合同、发票内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序2.已发生的采购交易均已记录(管理费用/完整性、存货/完整性、固定资产/完整性、应付账款/完整性)(1)订购单均经事先连续编号并将已完成的采购登记入账;(2)验收单均经事先连续编号并已登记入账;(3)应付凭单均经事先连续编号并已登记入账(1)检查订购单连续编号的完整性;(2)检查验收单连续编号的完整性;(3)检查应付凭单
21、连续编号的完整性(1)从验收单追查至采购明细账;(2)从供应商发票追查至采购明细账内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序3.所记录的采购交易估价正确(管理费用/准确性、存货/计价和分摊、固定资产/计价和分摊、应付账款/计价和分摊)(1)对计算准确性进行内部核查;(2)采购价格和折扣的批准(1)检查内部核查的标记;(2)检查批准采购价格和折扣的标记(1)将采购明细账中记录的交易同供应商发票、验收单和其他证明文件比较;(2)复算包括折扣和运费在内的供应商发票填写金额的准确性4.采购交易的分类正确(分类)(1)采用适当的会计科目表;(2)分类的内部核查(1)检查工作手册和会计科目表;
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