XX学院采购管理信息系统建设意见.docx
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1、XX学院采购管理信息化系统建设意见一、项目概述1.1 建设背景为了进一步规范XX学院采购与招投标工作,严格执行政府采购管理制度, 根据中华人民共和国政府采购法、中华人民共和国招标投标法、中华人民 共和国政府采购法实施条例和XX省政府采购工作规程(试行)和学校采 购管理招标管理办法等有关规定和文件,结合学校采购招标实际情况,加强对 采购管理工作规范化管理,营造公开、公平和公正的清正廉洁校园环境。在梳理 学校现有的采购管理流程的基础上,开展采购管理信息化建设,实现采购全周期 管理管理与控制,实现资源共享,解决学校教学、科研后勤人员采购申请来回跑 的问题,让网络和信息传递代替人跑路,方便老师,节省时
2、间,及时信息提醒, 提高办事工作,进一步提高学校采购工作规范化管理。1.2 建设目标为了规范学校采购和资产管理办法,提高资金使用效益和资产使用率,建立 规范有序的采购和资产管理机制,促进采购和资产管理工作的规范透明和有序, 依据国家、省市和学校等有关法律法规和规章制度,结合高校的内部管理工作的 实际情况,构建高校采购管理平台,并实现以下“三个一体化”目标:(1)建立采购一体化平台,使得教工、学生、申请部门和归口管理部门等 能共享平台信息资源,实现不同业务之间信息自动流转和高效传输,实现采购全 周期跟踪和追溯。(2)实现预算和招标采购一体化。以预算项目为核心,贯彻整个采购预算、 采购计划、采购任
3、务、采购执行、采购合同等一体化的业务管理流程,实现“有 预算采购、有计划执行”的规范采购管理流程。(3)实现合同与采购验收一体化。以采购合同为核心,贯彻整个学校采购 合同签订、合同履行、合同验收、合同支付等一体化流程,实现“按合同登记、4、项目事前、事后报备(5万元及以上项目):上传报备表等其他需要上传 的文件。支持多维条件的报备查询。自行采购执行货物和服务单项或批量在限额金额标准范围以下(限额在1000元到5万的) 由资产处负责自行采购、1000元以内由各部门自行采购。具体实现功能如下:1、采购结果备案。查询已经下达的自行采购任务(未成交登记),点击新 增自行采购结果备案登记表,填写自行采购
4、的供应商、成交价格、交货时间等交 易参数,保存后生成归口部门自行采购登记单。2、自行采购维护。支持多维条件的自行采购采购结果编辑、删除(恢复自 行采购采购登记)和查询。支持学院内部和外部的采购结果备案登记。3、自行采购查询。支持多维条件的自行采购结果编辑和查询。2.5采购合同根据采购限额标准和采购业务类型,采用不同合同管理办法和合同登记方式, 采用二种方法,项目合同和供货合同,具体实现功能如下:251项目合同项目合同主要对采购组织形式是政府集中采购、委托代理采购和中心招标采 购的三种方式,签订的采购合同。1、合同起草:采购申请人选择采购成交(中标)结果采购项目,点击起草 合同,自动引入合同的基
5、础信息,并补充填写关键合同信息、支付期次和保证金 等。合同模板导入,按照合同模板一键生成合同。合同起草完成后,点击保存或 提交审核。不支持重复起草合同。2、合同审核:对合同进行流程审核,不同采购类型(货物、服务和工程) 具有不同的审批程序,支持可定义的流程控制。具有流程退回和提交功能。线下 完成合同盖章后,最后节点完成盖章扫描件合同的上传。3、合同上传:合同盖章扫描件上传。支持合同会签单的预览、下载,支持办公会议审核文件的预览、下载。4、合同查询:支持多维条件的合同查询。252供货(服务)合同供货合同主要对采购组织形式是协议定点采购、自行采购的二种方式签订合 同。这类合同采用简政府采购的格式合
6、同签订,采购合同线下签订,纸质合同网 上扫描登记。1、合同申请:选择成交结果记录,点击新增合同备案,自动引入合同基本 格式信息,并填写其他关键信息,上载纸质合同扫描件,保存或提交合同。2、合同编辑:对保存的合同进行编辑和修改,并保存和提交。3、合同审核:采购中心或经费主管部门审核合同备案信息,无误后提交。4、合同查询:支持多维条件的合同查询。2.6采购验收采购验收按照采购组织形式采取分类验收的办法,包括项目验收、供货验收 和自行验收三种方式。由于验收方式不同,验收程序也不同。261项目验收项目验收指采购项目验收。具体实现功能如下:1、验收申请:由采购申请人选择采购项目合同(未终验),点击发起验
7、收 申请,登记项目验收的基本信息、验收类型(初验、中验、终验)、上载验收资 料、拟定验收地点、日期、参加人员和验收意见。具有保存和提交等功能,具有 项目验收单格式上传、验收意见自动填入等功能。项目支持多次验收。2、验收审核:根据验收流程进行验收审核。具体退回和提交功能。3、验收备案:进行验收结果备案,上传验收单,进行验收明细的调整。支 持采购验收明细的Excel导出。4、验收查询:主持多维条件的采购项目验收查询,可以显示、打印采购 项目验收申请单。262供货(服务)验收供货(服务)验收指供货(服务)合同的验收。主要包括协议定点采购、自 行采购和网上采购等合同,由采购申请人提交验收申请和验收材料
8、,通过网上审 理流程验收。具体实现功能如下:(1)验收申请。由采购申请人选择供货(服务)合同(未验收),点击发 起验收申请,登记合同验收基本信息、上载收货和验收资料。支持验收单保存、 打印和提交功能。(2)验收编辑:编辑保存的验收申请单,并支持编辑、删除、打印和提交 功能。(3)验收审核:审核采购合同。支持流程退回和提交功能。流程结束后验 收通过(4)验收查询:主持多维条件采购项目验收查询,可以显示、打印货物 验收单。2.7采购分析采购分析包括综合查询和统计报表,支持图文数据显示。2. 7.1综合查询(1)采购全程查询:按照采购业务类型组合查询;(2)货物采购查询:按照货物分类组合查询;(3)
9、服务采购查询:按照服务分类组合查询;(4)工程采购查询:按照工程份分等组合查询。(5)采购确认书查询:按照采购确认书查询采购项目的履行情况及执行率。(6)平综合数据查询:全校总项目数、总采购金额、采购完成金额、合同 完成金额等内容。2. 7. 2统计报表(1)采购分类统计,输出统计图形和报表;(2)采购组织形式分类统计,输出统计图形和报表;(3)采购方式分类统计,输出图形和报表;(4)采购经费分类统计,输出图形和报表;(5)部门采购分类统计,输出图形和报表;(6)采购汇总统计,输出图形和报表;2.8 委托机构管理建立委托代理数据库,对委托代理基本信息(经营范围、注册资金、营业执 照、法人代表人
10、等),委托代理信息进行管理“并按照年度更新数据和准入管理。系统查询统计委托代理委托项目和数量情况,并关联查询相关信息。定期对委托代理进行信用评价,输出评价结果,如果有违法和违规情况记录 “黑名单”,限制委托代理进入学校采购项目的代理资格。2.9 采购监督管理系统开放监督管理模块,该权限由学院主要领导和纪检部门拥有,可随时杳 询系统每一条采购申请情况,保证项目公正公开等。要求单独设立本模块。2.10 系统管理2.10.1 基础数据采购基础数据包括采购各类目录数据库:采购目录、归口目录、限额标准、 代理机构目录、供应商库、类码管理、配置管理;【采购目录】:建立和维护采购目录,实现采购目录的新增、编
11、辑、修改、 删除、查询、排序、关联、版本和状态管理等,并记录采购目录日志。【归口目录】:归口目录是针对采购目录中的货物、工程与服务情况,为高 校职能部门配置归口审批和管理的采购物品。在归口目录中,明确规定了三类采 购的归属和管辖。【限额标准】:对不同类型的采购业务流程进行限额标准管理和控制。【代理目录】:建立和维护采购代理机构数据库,并进行动态维护。新增、 编辑、修改、删除、查询、排序和状态管理等。【类码管理建立采购平台的统一类码管理体系和结构,并按照编码规则, 新增、编辑、修改、删除、查询、排序和状态管理等。【配置管理】:参数配置管理,对采购过程中使用到的各类参数进行配置管 理,系统提供配置
12、的新增、编辑、修改、删除、查询、排序和状态管理等。210.2消息管理由于采购过程比较长、涉及人员比较和关键时间点比较多,系统根据采购流 程的状态,智能提供采购相关人员的消息,能有效提高采购工作的效率。统一消 息管理主要实现功能包括:消息提醒、消息查询等功能。提醒系统包括首页提醒 和短信提醒。【首页提醒】:对不同用户提供个性化业务流程节点待办事项操作提醒。【短信提醒】:通过学校的移动网管实现过程节点和个性化操作提醒。2.10.3 访问控制与管理采购与招投标管理平台采用了统一构架模型建设,涉及到多个信息系统之间 的集成和应用。要求在统一访问控制和管理下,实现对不同应用和数据的权限控 制和访问。系统
13、管理主要实现功能包括:组织机构管理、角色权限配置管理、用 户配置管理.、工作流配置管理、访问日志管理和功能配置管理等。2.11 数据接口2.11.1 省金财系统接口与省金财系统进行采购确认书的对接,实现建议书自动推送,确认书自动下 达。2.11.2 校内数据接口与学校数据中心对接,获取统一用户账户数据、组织机构数据等,并实现用 户账户、组织机构等数据同步。向数据中心推送采购与招投标项目数据,实现数 据对接。2.11.3 统一身份认证接口主要包括与学校第三方统一身份认证和单点登录系统的数据对接。2.11.4 短信数据接口与学校统一的短信数据接口,实现采购管理系统的流程节点的办理短信的动 态发送数
14、据接口。手机通讯录维护等。2.12 采购移动应用终端建设内容建立采购移动应用终端与平台互动消息提醒功能,主要用于在移动状态下, 采购申请、采购任务、采购执行环节中各个审核节点的审核审批和进度查询等事 项,以及待办事项的消息提醒。要求支持不同用户的授权审核和访问。具体功能 模块:编码功能模块功能模块描述1消息提醒与采购管理系统对接,查询待办信息,点击办理。2采购审核支持采购申请、采购任务、采购执行各流程审核。3全流程查询支持各类采购采购项目全流程查询。4个人中心个人信息维护。三、其他功能要求1 .除上述数据内容统计外,要求以确认书为主关键词,对按确认书开展的 采购活动进行跟踪统计,以统计表的形式
15、生成表格,可导出。内容包括:确认书 单号、确认书金额、主要购买内容、采购经办人、合同金额,资金归属的大项目 名称(财务口)、采购目录、采购类型、执行进度。2 .短信(微信)提醒功能,对于停滞的采购项目(采购口),向项目负责人 发出提醒,包括系统提醒或短信提醒。3 .对于工程项目采购,在采购计划申请单提交前,需上传工程量清单,否则 采购计划申请无法提交。4 .财务处有终端,货物、服务与工程,原则上都要验收后才能进行财务报销, 采购验收后,经采购管理部门认可后,方可至财务报销,财务要进行查询。财务 配置受理环节,财务受理通过后,在规定时间内没有去报销人,系统可以自动或 手动发起报销提醒消息。5 .
16、采购监督。学校监察室、分管院长、院长、书记配置使用账户,便于领导 随时查询。(主要包括:采购资金总额、相应明细项目、各项目所处流程中位置, 领导直接提醒项目负责人功能等)6 .采购需求调查报告导入,按财库2021-22号文政府采购需求管理办法 要求,部分项目需要有需求调查报告。是否需要调查报告,在采购计划申请时, 由归口审核时确定。如果需要,就退回重新提交调查报告附件。7 .采购方案(采购文件)编写、审核修改、论证,采购方案审批,单独列一 个模块。经审核定稿的采购方案,权限内可以下载。要求采购方案附加采购前期 必要资料:商品价格比较情况,市场价、参考出厂指导价等。8 .关于零星采购:要求直接支
17、持在手机上操作,提交采购申请、查询采购进 度和采购结果。9 .对方企业信息,包括企业名称、营业执照可法人登记证信息、企业联系人、 具体项目联系人;是否小微企业;是否国企。10 .采购任务生成后,由财务部门按照采购任务情况,如果政府经费采购, 编报采购建议书,并报送省金财系统,待审核通过后,下载采购建议书,并将采 购确认书号回填到采购任务书,无误后,将采购任务下达给招标采购中心。如果 非政府经费采购,自动生成校内确认书,并将采购任务下达给招标采购中心。11 .备案功能,为促进财务报销规范性,采购程序完整性,5000元以上采购 需备案,经办人上传相应发票申批单验收单等扫描件,特别是货物和劳务的项目
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