DB21∕T 3112-2019 货运代理企业业务档案管理规范.docx
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1、ICS03.080.01A14DB21辽宁省地方标准DB21/T31122019货运代理企业业务档案管理规范Specificationforbusinessfilemanagementoffreightfowards2019-02-28发布2019-03-28实施辽宁省市场监督管理局发布DB21/T31122019货运代理企业业务档案管理规范1范围本标准规定了货运代理企业业务档案的建立要求和管理要求。本标准适用于货运代理企业业务档案的建立和管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的
2、修改单)适用于本文件。GB/T22154国际货运代理服务质量要求3业务档案建立要求3.1业务档案创建时间自接到订舱委托时,分配工作号,该工作号即为该票业务的档案号码。3.2业务档案主要内容应包括业务流转单、订舱委托、提单复印件(签单章齐全或有电放章或有电放通知)、费用确认单/账单、其他相关文件如配舱回执、各类保函、提单确认件、重要往来邮件包括报价及操作指令等打印文本、箱单、发票、报关单复印件等。3.3业务档案装订顺序按顺序依次为业务流转单、费用确认单/账单、正本或电放提单复印件、提单确认件、各类保函、订舱回执、订舱委托书、客户委托书、报关单复印件等、报价单及重要往来邮件等。3.4业务档案归档时
3、间宜在业务完毕后进行,业务完毕的判断节点以收付款完结、提单签放、货物交运为依据。档案管理部门应在操作完成后的一个月内将业务档案归档完毕。3.5业务档案归档要求3.5.1应按照海运出口整箱、拼箱;海运进口整箱、拼箱;空运出口;空运进口等不同业务类型进行分类归档。当单个业务类型当月票数低于20票,可与同类业务合并归档。3.5.2归档顺序应按业务日期及如下规则排序:a)按业务日期由早到晚,由下到上排序;b)当业务日期相同时,按工作号字头由A到Z,由下到上排序;c)当业务日期及工作号字头都相同时,按工作号尾号由小到大,由下到上排序。3.5.3每档案袋宜封存15至40票,可根据具体单据量安排。3.5.4
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