秘书理论与实务2-1值班工作ppt课件.ppt

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1、秘书实务值班l 知识目标l 值班工作的内容、任务和要求l 能力目标l 能够安排值班工作l 教学重点l 如何安排值班工作l 教学方法 l 讲解、讨论、案例分析法任务四 值班工作任务导入 国庆节期间，公司将按照国务院的有关规定，放假7天。为了加强国庆期间公司的安全保卫工作，公司安排了值班。10月6日，轮到办公室高山秘书值班，到午夜时分，高秘书忽然接到保卫的电话，说有一个自称是张总亲戚的陌生男子要找张总，说有急事要找张总，高秘书接到电话后该怎么做。任务分析 随着生产力和科学技术的发展，业务联系，人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日内发生，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，因

2、而需要有人值班，以补正常工作日的不足。国庆7天长假，天地公司当然也得要安排人手值班，以确保整个单位正常运转。（一）值班的含义与分类 1、含义 值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。相关知识点分析按照职责范围，值班可分为：2、分类（1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的值班，如大中型单位的总值班室；（2）专项值班，即只负责处理某一项事务的值班，如单位内部各职能部门的值班。按照人员来分

3、，值班可分为：（1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如秘书机构的日常值班；（2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人员交替担任的值班，如节假日值班。按照时间特征分，值班可分为：（1）永久性值班，单位专门设立的值班室；（2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内进行的值班。在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。（二）编制值班表平日需要有人值班的办公室节假日值班办公室2值班表的内容l（1）列出值班时限和具体值班时间。l（2）按照要求填入值班人员姓名。l（3）标明值班的地点。l（4）标明负责人姓名或带班人姓名。l（5）有时须用简明的文字标明值班的

4、工作内容。l（6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。某集团公司国庆放假值班表值班时间值班人员姓名值班地点值班电话带班领导值班任务10月1日 张 办公室 总经理 1、接听和处理电话，保证联络渠道畅通。2、接待和指引来访人中。3、接收分发文电邮件和书报杂志。4、处理临时发生的事情。5、注意安全，防火防盗。10月2日 李 办公室 副总经理10月3日 王 办公室 副总经理10月4日 郭 办公室 行政办主任注意事项1、值班时间：每天上午8天至下午5点30分2、做好值班记录。3、值班人员不得缺席，确因病因事不能值班，请提前联系办公室，以便及时调整人员。其他样式的值班表点击添加标题（三）工作的内容、任务

5、负责信息沟通和通讯联络负责公务接洽和来访接待 处理突发事件确保安全做好值班记录保持工作连续1、负责信息沟通和通讯联络接受并登记紧急文件收受并转送电报2、负责公务接洽和来访接待（）外来人员登记表序号 姓名 性别 单位 乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注（）来访接待记录表来访人姓名 来访人单位接待时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分内容拟办意见：领导意见：处理结果：值班人签字：编号：值班人：3、处理突发事件确保安全（2）具体办理。如立即向领导报告，接受领导指示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险；或依靠邻近单位或部队；或保护事故现场；或配合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到

6、最低程度，在领导人未批示前可采取临时应急措施。4、做好值班记录保持工作连续l 值班记录主要包括值班登记及值班日志。值班登记主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班日志是将值班过程中接收的任务及完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事后查考。（）值班日志 年 月 日 星期 值班人：承办事项：1、2、3、待办事项：处理结果其他样式的值班日志（四）值班工作的要求热情服务，照章办事 问明情况，做好记录 重要情况，及时报告 完成工作，办理交接 1热情服务，照章办事l 值班人员不仅要为

7、领导服务，为上级服务，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。2问明情况，做好记录l 无论什么时候接到的电话，不论事情大小，都要问明情况，如来电者姓名、单位、职务（职业）、来电时间、反映情况的内容等，并一一认真做好记录。有条件的还可配备录音电话。l 3重要情况，及时报告l 所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速按领导指示承办。l 4完成工作，办理交接l 一

8、些能在值班时间内处理好的事务，当班人员尽量处理完。上一班的值班人员应把值班情况、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚，并按照规定的时间、程序做好交接工作，以保证值班事务的连续性。（五）任务实施第二天，上班时把详细情况汇报给领导记清值班处理事务方法在值班日志记清电话、宾客接洽情况记录电话内容，接待客人，了解清楚客人身份、单位、来访意图，然后视事情缓急，灵活处理。天地公司高秘书接到保卫电话后，他应该这样做 案例分析 l据中国青年报4月30日报道，H省A市委近日向全市发出通报，对擅自离开工作岗位造成工作严重失职的原市政府副秘书长P，免去其市政府副秘书长、市政府办公室党组副书记、市政办公室正处级督察员职务，调离市政府办公室。l 据了解，在防治某重大疫情的严峻形势下，身为防治重大疫情指挥部综合住处组负责人的P，却撤离工作岗位长达5小时之久。4月26日下午，P主持召开了有关部门相关人员会议后，未按要求及时半会议情况反馈给指挥部，又应约与一个体老板等人在某大酒店吃晚饭，然后又到歌厅唱歌。在此时间内，市重大疫情指挥部多次电话与其联系，都没能联系上。思考与分析l1、从工作职责角度分析其免职的原因。l2、非常时期，秘书人员应该如何作为？模拟做一份值班记录复习l秘书日常事务工作：接待工作、接打听电话、办公物品管理、印信管理、介绍信、值班室基本内容和基本要求等。l可观看视频，思考总结