2023年文件管理规程7篇.docx

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1、2023年文件管理规程7篇 书目 第1篇a管理处文件资料管理工作规程 第2篇某物业公司外来文件管理规程 第3篇某购物中心部门文件资料管理规程 第4篇z物业工程部文件交接管理规程 第5篇保洁中心文件资料管理规程 第6篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程 第7篇物业公司文件档案资料管理规程 保洁中心文件资料管理规程 保洁中心文件资料管理规程 1.目的 完善资料留存及合同管理 2.范围 适用于公司各类行文及合同 3.职责 由保洁中心文员负责执行 4.操作规程 工作流程图说明记录 1、由保洁中心文员负责收、发文工作。 2、全部文件分类留存。 3、全部合同进行编号留存,并填写合同统计表。 4、年底对

2、本年度的文件及合同进行分类装订。 合同统计表 yz-zg/bbj-f01-01 物业公司文件档案资料管理规程 物业公司文件、档案资料管理规程 1目的 规范分公司档案资料的管理工作。 2适用范围 适用于分公司全部档案资料的管理工作。 3职责 3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。 3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。 3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。 3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。 4实施程序 4.1归档保存的文件 4.1.1分公司在管理服务或公

3、务活动中形成的工作安排、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。 4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。 4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。 4.2文件、资料归档的要求。 4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。 4.2.2归档的文件材料要完整齐全。 4.2.3每类建设工程竣工必需有兼职资料档案管理员参与,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、精确性、系统性进行鉴定和验收。 4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。 4.2.5案卷题名应准确反映卷内文件内容

4、,并区分保管期限。 4.3档案资料的保管。 4.3.1全部档案资料均由资料管理员管理。 4.3.2存放档案必需有专用柜架,在排列上架时,应根据类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要仔细检查其修改、补充状况,并在档案资料盒内的面层上注明修改状况。 4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号依次排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时实行复制、拷贝。 4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变

5、质档案,要刚好进行修补和复制,发觉档案发霉或虫害要刚好消杀。 4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。 4.3.7质量记录保存期为二年。 4.4档案资料借阅管理。 4.4.1分公司全部人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。 4.4.2分公司员工查阅档案资料,必需办理登记手续。 4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点: 4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还; 4.4.3.2要爱惜档案资料,不得丢失; 4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写; 4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清晰。 4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要

6、马上追究当事者责任。 4.4.6调离或辞职的人员,必需办理文档移交后方可办理调离手续。 4.5档案鉴定和销毁 4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。 4.5.2档案鉴定小组的任务: 4.5.2.1负责制订档案保管期限表; 4.5.2.2对到期档案提出存、毁看法。 4.5.3确定保管期限原则 4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 4.5.3.2凡是在肯定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 4.5.4鉴

7、定工作应当每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。 4.5.5鉴定中发觉档案不精确、不完整,应刚好责成有关人员负责修改和补充。 4.5.6销毁档案的程序包括: 4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。 4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。 4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将依据有关规定进行处理。 5相关文件和质量记录表格 5.1档案管理制度 5.2保密规定 5.3文件发放登记表 5.4文件借阅登记表 某购物中心部门文件资料管理规程 营运管理类

8、标准指引 制定部门:营运部 购物中心部门文件资料管理规程 1.目的 为规范资料(包括电子版资料)管理,有效收集、妥当保管和高效利用部门资料。 2.范围 适用于各项目及各部门文件资料建立与管理。 3.职责 3.1部门员工负责自己板块的工作资料,保证资料的齐全完整以及密级资料的平安。资料管理工作由部门经理统一领导。 3.2各板块员工在部门经理指导下进行资料整理工作,其主要职责是对板块内产生的资料刚好进行整理。定期对全部已归档的资料进行检查。接受部门经理对资料管理工作的监督和指导,并提出合理化建议。 3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管,其余资料原则上由文员集中保管。自行保管资料员工对其所

9、保管的资料信息(包括电子版)负有全部责任。 4.作业内容 4.1整理方法 装订:归档资料应按件装订,每份资料作为一件。 分类:归档资料采纳“保管期限/年度”进行分类。 排列:归档资料应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。 4.2保管期限:分为永久、长期、短期。 4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料管理人员/文员办理借阅手续,干脆提档。 4.4部门负责人以下员工借阅资料时,需经部门负责人批准,填写资料运用申请表,并办理借阅手续。 4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续,不得擅自扩大查阅范围,未经许可不得私自抄录或复制。如确属工作须要摘录和复制,须经分管领导或

10、总经理审批方可摘录和复制。查阅“一般”级资料,须经部门负责人审批。查阅“密件”级资料,须经分管领导审批。查阅“绝密”级资料,须经总经理审批。外借资料必需在规定时间内刚好归还。 4.6借阅、运用资料必需爱惜,保持整齐,严禁涂改,留意平安和保密。如有资料遗失,根据资料的重要轻重程度进行惩罚。 4.7任何个人未经允许不得随意销毁部门资料。 4.8针对保管期限已满的资料,通过鉴定对无保存价值的档案进行销毁。销毁前必需填写资料销毁清单,经资料管理负责人、部门经理审批后,由二人以上比照资料销毁清单检查资料,确认无误后在指定地点监销。监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。 4.9资料管理

11、人员要仔细填写、编制销毁清单,资料销毁清单需长期保存。如有个别资料和文件未被批准销毁,尚需保存,则应在销毁清单上做出适当说明。为了防止错销,对已批准销毁的资料除特别状况外,一般均应“暂缓执行”,待保存半年以后,确认已无利用价值时再行销毁。 4.10若按规定须要销毁时,凡属密级资料须经总经理批准后方可销毁,一般内部资料,须经部门负责人批准后方可销毁。 4.11因个人缘由导致资料遗失,依据资料等级进行相应惩罚 4.11.1一般级资料: 记过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金惩罚,部门内部通报指责。 4.11.2重要级资料: 记重大过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金惩罚,在绩效考核中建议hr扣

12、除相应绩效分值并上报公司,公司内部通报指责。 4.11.3以上状况在一年中出现两次以上,按以上条例并处双倍及以上惩罚。 5.支持性文件 6.相关记录 a管理处文件资料管理工作规程 1 工作目标 1.1确保文件、资料得到妥当保管,刚好传递各类信息,满意信息沟通的须要;确保管理处日常事务性工作的正常开展。 1.2适用于*康城管理处文件资料的管理,包括对外收发文、档案管理、创优资料、合同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印限制工作。 2 工作职责 2.1管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人,负责实施文件资料管理工作规程。 2.2管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的详

13、细实施人。 2.3管理处各员工应主动支持、协作开展文件资料管理工作。 3 工作指引 3.1管理处发文 3.1.1按公司统一格式打印文件,填写发文拟稿纸,经管理处经理签发后盖章。 3.1.2填写文件发放登记表,按文件发放范围发放,并要求收文人在文件发放登记表上签名。文件发放登记表保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。 3.1.3将文件复印件连同发文拟稿纸存档,发文拟稿纸与所附文件保存同样期限。 3.2管理处收文 3.2.1外来文件收到后,首先填写收文登记表及收文处理专用纸,交经理批阅。收文登记表保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。 3.2.2依据经理阅办看法

14、,将文件送相关人员传阅、处理并签名。 3.2.3将传阅、处理后的文件刚好收回并连同收文处理专用纸存档,收文处理专用纸与所附文件保存同样期限。 3.3档案管理 3.3.1档案分系统进行管理,用档案局统一印制的档案盒保存,每个档案盒应清晰标明所存 档案的名称。 3.3.2每个档案盒内应有一份卷内书目,并随时依据存档状况改变予以调整。 3.3.3查阅档案应具体填写档案借阅登记表,文件资料管业助理应仔细检查所归还的档案,在确认无任何损坏后方可接收,对有损坏现象的,需进行修补。如无法补救的文件,上报管理处经理。档案借阅登记表保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括

15、表格名称、日期、保管期限。 3.3.4质量手册、程序文件的复印由申请人填写文件复印申请表,写明复印缘由、复印份数、发放范围,经管理处经理批准后,由文件资料管业助理负责复印,必需加盖受控文件章后下发。同时填写质量文件发放范围清单和质量记录表格发放范围清单,并将文件复印申请表存档。质量文件发放范围清单和质量记录表格发放范围清单均为保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.5作业指导书由文件资料管业助理依据运用范围复印下发,并加盖受控文件章,同时填写质量文件发放范围清单和质量记录表格发放范围清单。 3.3.6往来受控文件的复印

16、由申请人填写文件复印申请表,写明复印缘由、复印份数、发放范围,经管理处经理批准后,由文件资料管业助理负责复印和下发,并将文件复印申请表存档。文件复印申请表保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.7文件在实施中,管理处依据须要修改或更新的文件,应有有效的文件更改申请单,文件资料管业助理应统一标号,妥当保存。更改后的文件由文件资料管业助理按原发放范围发放,在文件发放登记表中做好记录,按文件更改通知单的要求实施更改。文件更改通知单保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、

17、保管期限。 3.3.8根据各类文件的保存期限,对超过保存期的文件应统一由文件资料管业助理刚好进行销毁,并依据销毁状况登记文件销毁申请单,销毁时需有一名监销人员在场。文件销毁申请单保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.9作废版本的文件应予以销毁,同时依据销毁状况登记文件销毁申请单,销毁时需有一名监销人员在场。确需保留的,应填写文件留用申请单并在明显位置予以作废标识,防止作废文件的非预期运用。文件留用申请单保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.

18、10创优文件由管理处经理负责建立后交由文件资料管业助理保存归档。 3.3.11管理处日常来往的受控文件每月底检查清理一次,并将变动、销毁、丢失的状况小结一次,填入管理处受控文件清单。每年6月和12月各上报人事行政部一次。受控文件清单应于每月底进行更新,保持最新的有效版本。 3.3.12全部合同即收即交文件资料管业助理归档。 3.4质量记录 3.4.1文件资料管业助理依据各模块执行人上报的质量记录表格名称汇总一份质量记清单。质量记录清单应于每月底进行更新,保持最新的有效版本。 3.4.2各模块执行人负责收集形成的质量记录,进行分类编目、归档,并刚好报给文件资料管业助理备案。 3.4.3公司员工因

19、工作须要,需查阅存档的质量记录时,填写质量记录查阅申请单,经管理处经理同意,可以查阅存档的质量记录。 3.4.4合同要求时,在商定期内质量记录可以供应给顾客或其代表查阅,须填写质量记录查阅申请单,并经管理处经理同意。质量记录查阅申请单保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内空包括表格名称、日期、保管期限。 3.4.5在质量记录引出的文件中应规定各质量记录的保存期限和保存要求。 3.4.6根据质量记录的保存期限,对超过保存期的质量记录应统一由文件资料管业助理刚好进行销毁,并依据质量记录销毁状况登记文件销毁申请单,销毁时需有一名监销人员在场。 4.质量记录 4.1

20、发文拟稿纸 4.2文件发放登记表 4.3收文处理专用纸 4.4收文登记表 4.5受控文件清单 4.6文件销毁申请表 4.7文件留用申请表 4.8文件更改申请表 4.9文件复印申请表 4.10档案借阅登记表 4.11质量记录清单 4.12质量记录查阅申请单 4.13质量文件发放范围清单 4.14质量记录表格发放范围清单 5 参阅文件资料 5.1质量手册 5.2程序文件 5.3文件和资料管理程序 5.4质量记录管理程序 5.5不合格限制程序 5.6订正措施管理程序 物业公司质量体系文件和资料管理作业规程 物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程 1.0目的 规范质量体系文件和资料的管理,确保质量

21、体系文件和资料运用的有效性。 2.0适用范围 适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。 3.0职责 品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。 4.0要点和实施 4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按质量体系文件编制标准作业规程执行。 4.2质量体系文件的运用。 4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能刚好得到有效版本的文件。 4.2.2各部门及全部工作人员应确保不持有、不运用作废/失效的文件。 4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。 4.3质量体系文件的保管。 4.3.1文件的保管环境应相宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。 4.3.2

22、文件保管方法应便于存取查阅。 4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。 4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单,以便于了解文件变动的状况和检索。 4.4质量体系文件更改的限制。 4.4.1文件的更改必需由文件的原编写部门负责填写相关表格,经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动,则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。 4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布,以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。 4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更

23、改,但程序文件和质量手册换版时,则应将换版后的文件送达第三方认证机构。 4.4.4问更改的方式。 文件更改的方式在文件更改申请表上予以规定,并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采纳划改、换页或换版的方式进行,但划改时,应能分辨更改前的内容。 4.4.5文件更改的标识和记录 文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别,在文件更改记录上刚好予以记录,以便核对、识别。 4.4.6文件的换版。下列状况之一,文件应予以换版: (1)同一文件多次更改(犹如一文件已更改5次以上)时; (2)同一文件一次更改内容较多时。 4.5作废/失效质量体系文件处置。 4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版

24、的同时,撤回旧页或旧版本文件。 4.5.2撤出的旧页或旧版本文件,品质/拓展部资料管理员应在作废/失效文件清单上予以记录,并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。 4.5.3作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑便利、适用、可行。销毁前在作废/失效文件清单上予以记录。 4.5.4留作资料以供法律/累计学问须要的作废文件,应经管理者代表同意,并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。 4.6外来文件的管理。 4.6.1外来文件包括: (1)本行业强制执行的法律、法规、条例; (2)本公司选定执行的国家或行业标准; (3)业主或其他单位供应的有关物业管理的来文、来函。 4.6.2属于本

25、程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态,既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的,还应编号并办理发放签收。 4.6.3对于外来文件,品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐,以便追溯其来源和分布。 4.7文件的归档。 4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。 4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。 4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。 4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。 4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定,对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出,仅加盖“作废”或“参考”蓝色印

26、章。 4.8文件的补发按质量体系文件编制标准作业规程的相关规定执行。 4.9质量体系文件的借阅。 4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一: (1)是公司的服务对象; (2)是公司的主管上级; (3)是公司的承包方; (4)按法律、法规或合同规定供应借阅的需方。 4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密,但上款第4项的除外。 4.10人员离开公司或工作岗位发生改变时,品质/拓展部负责回收所发文件,并在文件发放签收-记录中注明回收缘由和时间。 4.11公开文件的限制。 4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。

27、 4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。 4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。 4.11.4凡公开的文件夹发生更改时,应以原公开的形式,在原发放或公布的范围内今年性更改,以便更改的内容为业主或住户所了解。 4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书,包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外),均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。 4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录,各部门或文件持有人负责保存持有的记录,保存期为3年。 5.0记录 5.1文件销毁申请表文件编码: 6.0相关支持文件。 z物业工程部文件交接管

28、理规程 物业工程部文件交接管理规程 1.0目的: 保证工程部对外、对内的信息精确刚好的处理。 2.0范围: 工程部与其它部门之间联系文件。 3.0职责 3.1资料员负责文件接收与发放、存档工作。 3.2接收文件时依据文件内容,转发至各相关人员,做好记录,并存档。 4.0支持性工具: 资料交接表 编制:审核:批准:日期: 某物业公司外来文件管理规程 物业公司外来文件管理规程 1目的 通过对外来文件的有效管理,以保证分公司现场运用的外来文件都是最新版本的有效文件。 2适用范围 分公司收到的上级公司或政府部门颁发的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户供应的图样和技术要求、具体的工作文

29、件等。 3职责 3.1行政部负责收集、整理国家政策、法律、法规等行政性文件。 3.2工程部负责收集、整理国家标准、行业规范、操作规程等技术性文件。 3.3物业部负责收集、整理服务收费、城建管理等行业性文件。 3.4保安部负责收集、整理消防、治安管理等法律法规文件。 3.5分公司总经理负责批准外来文件在分公司的执行。 4实施程序 4.1文件的识别 4.1.1依据文件的种类,分为国家法律法规文件、国家标准和行业规范、规程、标准等。 4.1.2相关部门分别负责将与分公司业务范围有关的文件整理出行政性/技术性/行业性/法律法规外来文件书目。书目应列明文件编号、名称、发布日期。 4.2文件的转换 行政性/技术性/行业性/法律法规文件书目,分别由行政部、工程部、物业部和保安部经理签署审核,由分公司总经理批准。 行政部负责把批准转换的外来文件原件收集归档,并编制外来文件清单。 4.3限制发放 行政部对所须要运用的文件加盖受控章,并负责发放、借阅和保管,做好发放和借阅登记。当外来文件发生版本更替时,行政部负责更新外来文件清单。刚好发放新版文件,收回旧版文件,并加盖作废章后销毁或处置。 5相关文件和质量记录表格 5.1外来文件清单 5.2公文处理方法 5.3文稿签发单 5.4文件阅办单 5.5发放文件登记表 5.6文件借阅登记表