2023年设备档案管理办法3篇.docx

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1、2023年设备档案管理办法3篇 书目 第1篇设备档案管理方法 第2篇设施设备档案管理制度方法 第3篇特种设备档案资料管理制度方法 设备档案管理方法 1.设备档案是管好设备的基本条件和依据,公司全部运用设备的资料应由档案室集中管理,并进行分类编目,便于有关人员查阅。 2.设备档案的基本内容包括: 2.1设备购置申批表; 2.2设备开箱验收的装箱单及开箱验收清单,出厂合格证及随机文件等; 2.3设备需经过安装、试开、验收等相关操作规程,并需具备安装基础图、电器接线图、地下管道图、设备试开记录、验收合格证等资料; 2.4设备修理保养、操作规程; 2.5运行设备事故报告单、设备大修理记录等; 2.6设

2、备改进、改造以及报废文件等; 2.7设备各项统计月报表。 3.设备档案对外单位人员查阅须持单位介绍信,并经档案室领导批准后方可查阅,原则上不外借。 4.查阅利用档案者应爱惜档案资料不得涂改、勾划、拆装等,运用完后归还档案室。 5.运用部门的设备管理员应刚好将本部门设备的各种技术资料移交平安部,平安部加以整理定期归档,档案室负责做好设备档案的编纂、借阅、查询等工作。 设施设备档案管理制度方法 设施设备档案管理制度 1目的 对设施设备技术资料进行限制,确保设施设备的可追溯性。 2适用范围 适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和限制。 3职责 3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理

3、和限制。 3.2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、运用、分发、借用、作废等详细工作。 3.3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。 4操作步骤 4.1技术资料的收集 4.1.1新购设备技术资料的收集 4.1.1.1新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。 4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如运用部门须要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件供应给运用部门。 4.1.1.3复印份数及分发状况必需照实记录。 4.1.2新管理小区技术资料的收集 公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。

4、接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。 4.1.3其他技术资料的收集 4.1.3.1工程技术部文员平常应留意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。 4.1.3.2工程技术部文员平常应留意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。 4.2技术资料的存档 4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。 4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。 4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。 4.3

5、技术资料的运用 4.3.1技术资料如有分发须要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。 4.3.2公司员工须要查阅相关的设备技术资料,必需出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。 4.4技术资料的作废 4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理 以下状况技术资料要进行作废处理: a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严峻抵触,或被其明令禁止; b) 已被淘汰的设备的技术资料; c) 因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。 4.4.2技术资料作废须由文员

6、上报工程技术部经理批准。 4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。 4.4.4全部作废的技术资料必需加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。 4.4.5因任何目的须要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。 5 记录 技术资料发放表 技术资料登记表 作废技术资料处理记录表 特种设备档案资料管理制度方法 特种设备档案资料管理制度 一、目的 为做好特种设备档案资料管理工作,明确公司特种设备档案资料管理工作要求,特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。

7、 三、规定内容 1、特种设备档案资料主要包括以下内容: 1.1特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、运用维护说明等文件以及安装技术文件和资料; 1.2特种设备运用登记证和检验报告书; 1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录; 1.4特种设备的日常运行状况记录; 1.5特种设备及其平安附件、平安爱护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录; 1.6特种设备运行故障和事故记录; 2、特种设备平安管理机构负责归口管理本单位全部特种设备档案资料,应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。 3、特种设备平安管理机构应设立特地的档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料,保存期限原则上为3年,重要的见证资料应永久保存。 4、依据须要本单位可另外特地设立特种设备档案资料管理机构。