2023年会议管理工作4篇.docx

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1、2023年会议管理工作4篇 书目 第1篇会议大厦会务工作管理要求 第2篇某酒店各项管理工作会议规定 第3篇会议系统管理工作职责内容 第4篇会议管理工作规定范本 会议大厦会务工作管理要求 会议大厦会务工作的管理要求 (一)负责领导办公室的服务工作; (二)负责区领导、机关各类会务的支配和服务,刚好向机关事务管理局办公室通报会务支配状况; (三)负责会议登记和提前确认工作,确保会议如期召开: (四)负责按会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来确定会议的大小,实行相应的服务措施: (五)负责支配工作人员对会议室进行布置,保障会议室整齐舒适; (六)负责在会议进行期间巡查,刚好处理突发事务,确保会

2、议顺当进行; (七)日常会务工作 l、小型会议的会务工作 (1)服务员必需留意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分钟到岗; (2)到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常,发觉异样刚好向主管领导报告; (3)细致做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作,保证有一个舒适整齐的会议环境; (4)提前将消毒好的茶杯摆放好,打算好茶叶,打好开水,提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员; (5)参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水,并每隔15分钟加茶水一次; (6)服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻): (7)会务服务中心负责人必需到

3、场监督服务员工作,巡察会议室的打算状况和会议的进行状况,以便有突发事情时刚好应对; (8)会议快结束时,服务员在会议室门外站好打算欢送参会人员: (9)会议结束后,刚好做好茶杯及会议室的清洁卫生工作,并关好灯、音响、空调、门、窗等。 2、中、大型及重要会议的会务工作 (1)客户服务部接到中、大型及重要会议通知后,作出详尽的会务支配并刚好向机关事务管理局办公室汇报; (2)客户服务部依据会议须要,提前一天打算好横幅并作好相关协调工作: (3)提前一天对会议室进行全面检查,应与会议主办单位保持联系,对座位数、名位牌、会标等进行核对,同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯打算、卫生状况、

4、进出通道进行检查,要求达标后对会议室进行封闭管理,不准无关人员进入会场(会议室); (4)服务员必需留意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小时到岗; (5)细致做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作,保证有一个舒适整齐的会议环境; (6)提前将消毒好的茶杯摆放好,打算好茶叶,打好开水,提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员; (5)参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水。并每隔15分钟加茶水一次并牢记领导饮用茶水的习惯,以便做好特性化服务; (6)若领导有事交待,应主动热忱地走上前去询问,刚好办好领导交待的事情。服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、

5、讲话轻、动作轻): (7)会务部部长必需到场监督会务t作人员的状况,巡察会议室的打算状况和会议的进行状况。以便育突发事情时刚好应对: (8)会议快结束时.服务员在会议室门外站好打算欢送参会人员; (9)会议结束后,刚好做好茶杯及会议室的清洁卫生工作,并关好灯、音响、空调、门、宙等. (10)平安管理部在会议期间应加强与机关事务管理局保卫科联系,防止无关人员进入会场扰乱会议,应留意会议期间用电设备的工作状况,防止事故产生,保证走火通道的餐通,紧急状况下,应有服务员在场进行疏导。 会议管理工作规定范本 1.0 目的 为进一步加强会议的组织性和纪律性,提高会议质量,特制定本规定。 2.0 范围 本规

6、定适用于物业集团各种工作会议,所属各物业公司(管理处)参照执行。 3.0 职责 3.1 行政管理总部负责本规定的制定、修改、废止工作。 3.2 行政管理总部和各物业公司(管理处)行政管理部履行会议管理职能。 4.0 工作内容 4.1 会议的召开必需以高效、精简、节约为原则。 4.1.1 根据规模和级别将物业集团会议分为物业集团会议和部门工作会议两类。 4.1.2 物业集团会议:由物业集团主要领导主持、各部门与各物业公司(管理处)负责人参与的会议,包括物业集团两周例会、物业集团培训学习会议等。 4.2 部门工作会议:由物业集团主要领导授权其他领导或部门(下属公司)领导主持的协调会及其他部门会议。

7、 4.3 召开会议的审批 4.3.1 物业集团会议不需审批。 4.3.2 部门工作会议。由物业集团本部部门或下属物业公司(管理处)牵头组织召开的协调会或其他部门会议,须仔细填写会议召开审批表,经行政管理总部平衡看法后,报领导审批。 4.3.3 公司其它人员未经审批,不得擅自召集其它部门开会,不得擅自占用会议室。 4.4 会议组织与支配 4.4.1 会议主持人:物业集团会议结合总经理看法,由副总经理主持(岗位空缺的状况下由行政管理总部负责人主持);部门工作会议由牵头部门负责人主持;有上级(集团)领导、政府部门领导或其他重要来宾时由总经理主持。 4.4.2 物业集团会议由行政管理总部依据领导授意进

8、行组织支配。 4.4.3 部门工作会议,由牵头部门进行组织支配,并将召开会议的议程及参与会议人员等状况报送行政管理总部;行政管理总部负责供应会议室。 4.4.4 会议召开前,应由行政管理总部或牵头部门做好会议打算工作,包括各种会议议程设计及材料、会议签到、会议记录等。 4.4.5 会议通知 4.4.5.1 与会人员名单的确定既要精简也要有代表性,并能够刚好精确的加以实行。物业集团:会议由会议主持人提议并报总经理审定;部门工作会议由主持人确定。 4.4.5.2 物业集团会议由行政管理总部负责在会议召开8小时以前下发或传真书面会议通知(临时紧急会议除外),并告知会议主题和打算事项。在书面通知不便的

9、状况下,由行政管理总部专人负责电话通知。 4.4.5.3 部门工作会议由会议主持人支配牵头部门人员在会议召开8小时前书面或电话通知与会人员,并告知会议主题和打算事项。 4.4.5 会议考勤 4.4.5.1 参与会议者不得迟到、早退或擅自不参与会议。会议由专人负责考勤;因事不能参与会议人员需书面对会议主持人请假,特别状况可电话请假,请假获批准后不列入考核。 1) 集团会议,由领导秘书(行政管理总部)负责考勤。 2) 部门工作会议由会议主持人支配专人负责考勤。 3) 会议考勤人员必需在会议起先前15分钟打算好考勤表,起先考勤。 4) 与会人员擅自不参与会议,根据当天旷工记入当事人当月出勤记录;与会

10、人员迟到10分钟者、未经:会议主持人批准擅自离会者,根据当天迟到记入当事人当月出勤记录;考勤人员未按时打算好考勤表和未按规定考勤,根据当天迟到记入考勤人员当月出勤记录。 5) 会议考勤结果由考勤人员于会议结束后报会议主持人签字,并负责在24小时送达行政管理总部。 4.4.6 会议纪律。与会人员在会议上手机必需调到无声状态,在会议上不得随意走动,不得窃窃私语,不得打瞌睡,未经主持人同意不得接听手机。 4.4.7 会议质量管理。 4.4.7.1为保证会议质量,提高效率,与会人员在接到会议通知后要仔细打算,汇报内容要有重点有条理,发言时间限制在5分钟以内。 4.4.7.2 会议须遵循“有议必有果”的

11、原则,对会议上提出的问题必需得出结论;每项会议确定事项必需有明确的责任人、完成时间、完成标准;有争议事项以会议主持人确定为准,而不论其职位高 低;与会人员的表态代表其所在部门的表态。 4.4.8 会议纪要 4.4.8.1 物业集团会议纪要由领导秘书或行政管理总部指定专人拟写;部门工作会议纪要由主持人指定专人拟写。 4.4.8.2 会议纪要要体现会议时间、会议地点、会议主持人以及参与人等;对于内容须择要而记,包括与会人员提出的问题及看法、会议主要确定事项等内容。 4.4.8.3会议纪要必需在会议结束后二十四个小时内完成拟写并报主持人审核。 5.0 相关文件 无 6.0 记录表格 6.1会议纪要(

12、qr-5.5.3-01-01) 6.2会议签到表(qr-5.5.3-01-02) 某酒店各项管理工作会议规定 酒店的内部管理工作在很大程度上就是制度的落实和执行管理。为了更好的实行酒店制订的各项方针、政策,保持酒店上下一样,同心协力的完成酒店预期的各项经营、管理目标,召开不同层级的会议进行布置动员是很重要的。胜利的会议,不但起到布置酒店工作,下情上达、上情下达作用,而且起到统一思想、端正相识、培训提高等作用。酒店组织会议质量的凹凸,能显示出酒店管理质量上的凹凸。因此,酒店高层应充分相识到酒店各层级例会在酒店管理中所起到的作用,制订、完善酒店各层级相应的例会制度,帮助不同层级的管理者开好相应层级

13、的会议,从而起到酒店管理工作的事半功倍作用。那么,在酒店管理工作中都通常召开那些层级的会议呢一般而言,酒店通常召开的例会主要有:店务会(全体员工大会)、总经理办公会议、部门经理睬议、中层干部会议、部门管理例会、班组会、协调会、培训会、晨会等等。对于酒店各层级的管理者来说,原委应如何才能组织、开好这些会议。 一.酒店召开的主要例会及其内容: 1.酒店全体员工会议 店务会又称酒店全体员工会议,它的组织召开者是酒店总经理,会议参与人员为酒店全体员工。店务会(员工大会)的召开时间一般是淡季每月一次,旺季每季度一次。由于酒店各层级管理者的综合素养、管理水平和演讲水平不一样,经常导致酒店各种必要的工作信息

14、在传递的过程中失真,从而出现员工队伍思想上的混乱、酒店各项工作指标达不到酒店预期经营、管理目标的结果。因而,召开酒店全体员工大会,统一思想,端正相识,尤为必要。通过向员工通报酒店近期工作安排和近期酒店工作成果状况,既能满意员工的知情权,又能提高员工参政议政的主动性,充分激发员工工作中的创建热忱。因为店务会的参加成员是全体员工,所以,会议组织者要仔细打算材料,搜集酒店员工关切的问题,将酒店近期的经营状况,近期的工作总结、预期的工作安排,员工们关注的问题等等,通过会议传递相关信息给酒店全体员工。同时,借酒店员工大会之机,可请酒店月度、季度先进员工登台发言,以激励先进,带动一般,促进后进。酒店员工大

15、会也可不拘泥详细时间支配,每逢酒店重大活动的起先或结束,肯定要刚好召开全体员工大会进行动员或总结。 2.总经理办公会议。 总经理办公会议是酒店召开的最高级别的管理睬议。总经理办公会议的组织召开者为酒店总经理,参与者为酒店总经理、副总经理、总经理助理等总经理办公会议成员,依据会议须要也可以临时支配相关部门经理参与。总办会议除了在年头、年尾因探讨有关酒店发展战略方针、对酒店当年工作进行总结、来年工作安排进行商定等缘由召开的较为频繁外,一般是每月召开一次或总经理依据工作须要临时通知召开,会议内容一般是就近期酒店总体工作进行总结,检查酒店预算工作完成状况,支配部署下月工作安排,酒店高层互通信息,协调一

16、样等等。酒店总办会议主要是探讨有关酒店发展战略层面以及重大人事任免等方面的问题。 3.部门经理睬。 酒店部门经理睬一般每周召开一次,时间一般放在周一进行,会议由酒店运行副总经理主持。会议议程主要是酒店各部门经理向总经理汇报部门上周工作完成状况、本周工作准备、工作中存在的问题以及须要协调、请示的各项工作。然后,酒店总经理对各部工作进行讲评以及传达相关的各项信息。总经理进行工作讲评时切忌没有详细看法,对该表扬的应大力弘扬,该指责的予以严厉申斥、直至根据酒店的各项工作制度进行相应的奖惩。会议还要由运行副总经理就本周工作进行详细部署。最终,会议内容由总经理办公室相关工作人员进行记录、存档,依据须要由总

17、经理确定是否下发会议纪要,并由总经理办公室相关人员和人力资源部质检人员负责对各部任务完成状况进行监督检查,并刚好反馈给酒店高层。 会议系统管理工作职责内容 1.参加探讨和执行会议电视系统发展规划及相关标准、规范。 2.依据集团和省公司维护管理规范,完善会议电视系统日常维护管理、故障处理及会务保障工作流程,完成会议电视系统的日常维护、优化和故障处理工作,保障集团和省内电视会议正常、顺当召开。 3.依据会议系统运行状况,提出会议电视系统及相关配套的弱电系统、显示、电源等系统及会场设施的优化改造方案,并对新增会场的规划和建设提出指导性看法,并协作工程实施,提高会议系统性能,供应全方位的优质会议服务。 4.依据公司信息也建设的需求,协调开发会议电视系统新功能,确保相关项目建设的顺当进行。 5.依据公司系统维护需求,指导协调市、州分公司会议电视系统的日常维护、故障处理及会务保障工作,定期组织全省的会议电视系统联调和巡检工作,确保全省会议电视系统稳定运行。 6.依据省公司要求,为公司及各部门供应对外对内会议接待、重大活动、通信演练等现场会议保障,完成涉及音视频传输、电源、灯光、音响、投影等方面的会务工作。 7.完成领导交办的其他任务。