2023年度采购档案管理制度篇.docx

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1、 2023年度采购档案管理制度3篇选购档案治理制度1 第一条为加强*选购档案治理，依据中华人民共和国档案法和中华人民共和国*选购法及有关规定，结合工作实际，制定本制度。 其次条本制度所称的档案，是指开展*选购业务时(包括集中和分散)，依据法律规定，必需保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特别状况外均要求为原件。 第三条*集中选购应归档的根本资料有： (一)领导批示、*投资规划; (二)选购申请; (三)选购方式批复书; (四)招标文件和投标文件; (五)在*门指定的新闻媒体或网站公布的招标公告; (六)评委抽取登记表 (七)供给商投标状况登记表; (八)评标委员会及监视人

2、员(竞争性谈判小组，询价小组)签到表; (九)评标专家及监视人员签字确认的评标报告(内容包括：评标时间、评标地点、评标程序、评标结果、评委打分表、商务、符合性、技术审查表、评审专家质疑表; (十)在*门指定的新闻媒体或网站公布的中标公示; (十一)中标(成交)通知书和未中标(成交)通知书; (十二)*选购合同; (十三)验收单或验收报告、文件; (十四)书面询问或质疑和询问答复、质疑处理打算; (十五)历次资金支付申请书; (十六)其它应保存的有关资料。 第四条*选购档案治理人员，应留意选购活动资料的收集与整理，要仔细核对资料是否齐全，避开消失资料遗失漏报现象。每一个选购工程完毕后，要准时督促

3、选购中心和选购单位将评标资料和合同报我办归档。 第五条档案治理人员要仔细执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国*选购法及本制度的有关规定，进展*选购业务档案的归集和治理。 第六条档案治理人员应建立档案检索工具，便利查找;归档资料必需根据选购工程归档名目要求，排列挨次，填写清晰;归档的工程资料必需齐全完整，案卷质量要符合有关部门制定的案卷质量标准，对资料不全工程，档案治理人员有权拒绝承受。 第七条档案治理人员要完善档案交接手续，建立档案借阅登记簿，保证档案的完整，未经领导批准，*集中选购档案一律不准向外借出。 第八条档案治理人员和借阅人员要树立保密观念，自觉遵守保密制度，妥当保管、保存经手的档

4、案资料，严禁失密、泄密和档案遗失现象的消失。 第九条对于到达保存期限应于销毁的档案，档案治理人员要进展仔细的鉴定，无误后提出销毁意见，经领导批准前方可销毁;销毁的档案必需登记造册，采纳粉碎或燃烧的方式进展。 选购档案治理制度2 第一条 设立特地的档案库房或档案柜对档案进展存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的治理。档案治理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。 其次条 档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应根据类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于治理和查找。 第三条 对比片、光盘、U盘等

5、特别载体的档案须配置密封盒和特地的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。 第四条 档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。 第五条 档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进展严格检查，确保后续托管业务能顺当开展。 第六条 确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并准时入库并准时完成档案汇总统计、登记电子档工作。 第七条 各类外借档案必需严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，准时放回原处。 第八条 定期对库房档案进展清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要准时进展修补或复制。 选购档案治理制度3

6、一、 总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不行缺少的要素。为标准集团档案治理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必需按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案治理对口部门档案资料的完整性、连续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案治理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案治理工作进展监视、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的治理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围 1、但凡反映公司工

7、作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。 2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等) 5、*、工程批文、合同; 6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司打算等); 7、工程进度规划掌握文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸; 8、各分子公司及集团总部各部门年度工作规划及资金规划; 9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同)

8、; 10、公司有效证照、证件、印章; 11、具有法律效力及保存价值的文件; 12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等; 14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料; 15、其他有必要归档治理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位供应和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求 1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最终一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，

9、向集团行政人事部提交备份。 2、集团各部门应准时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案供应两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。 4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。详细应做到下述几点： (1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (2)在归档的文件材料中，应

10、将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。 (3)卷内文件材料应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后; (4)卷内文件材料应按排列挨次依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的“右上角、反面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的反面编号。 (5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必需以规定的格式逐件填写卷内文件名目，对文件材料的题名不要随便

11、更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清晰，填入有关项内;卷内文件名目放在卷目。 (6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 四、 档案保管期限 1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 2、确定集团档案保管期限的原则 (1)但凡反映公司主要职能活动和根本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 (2)但凡反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 (3)但凡在较短时间内对公司有

12、参考价值的文件材料，列为短期保管。 五、档案保密级别 1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。 2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。 4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案治理，准时供应利用。 六、档案的借阅 1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然

13、后到档案治理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。 2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。 3、借阅档案必需严格履行登记手续，归还的档案要进展检查、清点，并在登记薄上注销。 4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特别状况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。 5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 6、借阅的档案用完后，应准时归还，借用时间一般不得超过十天。 7、借阅人对档案要妥当保管，不得遗失。 8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，

14、如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 七、电脑档案的治理 1、 全部员工使用的电脑必需指定特地的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。 2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案治理责任人。公司全部员工须到电脑治理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进展照实登记;各电脑档案治理责任人须定时对本单位的电脑根据登记存放区域进展检查。 八、档案的鉴定与销毁 1、集团行政人事部定期对所保存的档案进展鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进展销毁。 2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持

15、，有关部门参与，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进展逐件审查，提出存毁意见。 3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。 4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进展监销，监销人要在销毁清册上签字。 九、罚则 1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发觉，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以集团内通报批判。 2、集团全部员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案隐秘的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视详细状况，对其部门领导和当事人

16、各罚款500元1000元，并予以通报批判;如造成恶劣后果者，视状况严峻程度追究其法律责任。 3、集团全部员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。 4、集团全部员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应马上报告，如因遗失档案，泄露公司商业隐秘，造成恶劣后果者，视状况严峻程度追究其相关责任。 5、档案治理员丧失、标准档案调阅流程或擅自供应泄漏档案机密，应依据情节轻重，赐予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。 6、集团全部员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定承受检查者赐予相应的纪律处分及罚款。 十、附则 1、本制度自2023年9月1日生效。 2、本制度由集团行政人事部负责解释。 3、各子公司应依据本制度，结合本单位的实际状况，制定详细实施细则。 4、以往的相关规定与本方法不全都的，以本制度为准。 十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围