2023年文件和资料管理制度(5篇).docx

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1、2023年文件和资料管理制度(5篇) 书目 第1篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程 第2篇物业管理质量体系文件：文件和资料限制程序 第3篇建筑公司环境管理文件和资料限制程序 第4篇总承包施工对工程的文件和资料管理规范 第5篇文件和资料管理程序 物业公司质量体系文件和资料管理作业规程 物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程 1.0目的 规范质量体系文件和资料的管理,确保质量体系文件和资料运用的有效性。 2.0适用范围 适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。 3.0职责 品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。 4.0要点和实施 4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按质量体

2、系文件编制标准作业规程执行。 4.2质量体系文件的运用。 4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能刚好得到有效版本的文件。 4.2.2各部门及全部工作人员应确保不持有、不运用作废/失效的文件。 4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。 4.3质量体系文件的保管。 4.3.1文件的保管环境应相宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。 4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。 4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。 4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单,以便于了解文件变动的状况和检索。 4.4质量体系文件更改的限制。 4

3、.4.1文件的更改必需由文件的原编写部门负责填写相关表格,经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动,则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。 4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布,以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。 4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改,但程序文件和质量手册换版时,则应将换版后的文件送达第三方认证机构。 4.4.4问更改的方式。 文件更改的方式在文件更改申请表上予以规定,并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采纳划改、换页或换版的方式进行,但划改

4、时,应能分辨更改前的内容。 4.4.5文件更改的标识和记录 文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别,在文件更改记录上刚好予以记录,以便核对、识别。 4.4.6文件的换版。下列状况之一,文件应予以换版: (1)同一文件多次更改(犹如一文件已更改5次以上)时; (2)同一文件一次更改内容较多时。 4.5作废/失效质量体系文件处置。 4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时,撤回旧页或旧版本文件。 4.5.2撤出的旧页或旧版本文件,品质/拓展部资料管理员应在作废/失效文件清单上予以记录,并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。 4.5.3作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中

5、销毁的方式应考虑便利、适用、可行。销毁前在作废/失效文件清单上予以记录。 4.5.4留作资料以供法律/累计学问须要的作废文件,应经管理者代表同意,并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。 4.6外来文件的管理。 4.6.1外来文件包括: (1)本行业强制执行的法律、法规、条例; (2)本公司选定执行的国家或行业标准; (3)业主或其他单位供应的有关物业管理的来文、来函。 4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态,既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的,还应编号并办理发放签收。 4.6.3对于外来文件,品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐,以便追溯其来源和分布

6、。 4.7文件的归档。 4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。 4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。 4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。 4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。 4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定,对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出,仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。 4.8文件的补发按质量体系文件编制标准作业规程的相关规定执行。 4.9质量体系文件的借阅。 4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一: (1)是公司的服务对象; (2)是公司的主管上级; (3)是公

7、司的承包方; (4)按法律、法规或合同规定供应借阅的需方。 4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密,但上款第4项的除外。 4.10人员离开公司或工作岗位发生改变时,品质/拓展部负责回收所发文件,并在文件发放签收-记录中注明回收缘由和时间。 4.11公开文件的限制。 4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。 4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。 4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。 4.11.4凡公开的文件夹发生更改时,应以原公开的形式,在原发放或公布的范围内今年性更改

8、,以便更改的内容为业主或住户所了解。 4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书,包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外),均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。 4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录,各部门或文件持有人负责保存持有的记录,保存期为3年。 5.0记录 5.1文件销毁申请表文件编码: 6.0相关支持文件。 物业管理质量体系文件：文件和资料限制程序 物业管理公司质量体系文件:文件和资料限制程序 1.0目的 确保现场所运用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。 2.0适用范围 适用于质量体系所形成的文件和资料。 3.0职责

9、 3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。 3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所运用文件和资料的管理。 4.0工作程序 4.1文件和资料的分类 4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录) 4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等) 4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等) 4.2文件和资料的编号 按文件和资料的编号规则执行。 4.3文件和资料的受控状态 4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖受控文件印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。 4.3.2质量体系文件均为受控文件,加

10、盖受控文件印章。 4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场运用的可不盖受控章。 4.4文件和资料的编写、审批 质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。 4.5文件和资料的发布 4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在文件和资料领用签收表上签名,领取注有受控号和加盖受控文件印章的文件和资料。 4.5.2运用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明缘由和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的缘由;破损的以旧换新。 4.6文件和资料的更

11、改 4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写文件和资料更改申请单,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在文件和资料更改申请单编号与摘要登记表中要有记载汇总。 4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按文件和资料领用签收表的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。 4.7文件和资料的管理 4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入质量文件清单受控。 4.7.2各部门

12、保管的文件和资料要求建立质量文件清单受控。 4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在借阅登记簿上,按规定的时间归还。 4.7.4其它文件资料的管理参见文书、档案、资料管理方法。 4.8文件和资料的换版与作废 4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用正字的笔划数表示,一表示第一次更改,t表示二次更改正表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c表示,a表示第1版,以此类推。 4.8.2作废的文件和资料由行政部按文件和资料领用签收表刚好收回并记录,马上盖上作废印章,统一销毁。为积累学问或涉及法律须要的作废文件和资料,在第一页上盖上保留资料印章方可留用。

13、5.0支持性文件 5.1 文件和资料的编号规则 5.2 文书、档案、资料管理方法 6.0相关记录 6.1文件和资料领用签收表 6.2文件和资料更改申请表 6.3质量文件清单 6.4借阅登记簿 6.5文件和资料更改申请单编号与摘要登记表 编写:审批: 建筑公司环境管理文件和资料限制程序 建筑集团公司环境管理程序文件 程序文件名称:文件和资料限制程序 1.目的 对与质量、环境有关的文件和资料进行有效限制,使管理体系运行的全部场所都能得到文件的有效版本,防止运用作废文件。 2.适用范围 适用于集团公司与质量环境有关的全部场所的文件资料的限制。 3.职责 3.1行政部负责编制并监督实施本程序。 3.2

14、各部门的职责详见w*/ems/c*/a/07附表1-3。 4.限制程序 4.1文件和资料的限制方法:包括分类、编制、组织会签、审批、编号、收发、复制、更改、销毁等规定,详细在本程序的附表中说明。 4.1.1体系文件的限制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表1) 4.1.2外来及管理性文件的限制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表2) 4.1.3工程技术文件资料的限制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表3) 4.1.4工程承包合同的限制,执行集团公司的合同评审限制程序、合同管理方法。 4.2文件的评审 各部门在管理体系运行中,发觉须要对文件进行修订时,要刚好将文件修订信息传递到

15、企管部,由企管部整理并提交管理评审。 4.3更改形式及归档要求 4.3.1更改形式:管理体系文件的更改,可在原文件上划改(更改数字在 30字以内,用双划线划掉要更改的内容,在更改处加盖更改专用章,更改内容填写在文件修改记录表ems/07-5表上)或局部换页更改。换版的管理体系文件发布时,应注名原文件作废。 4.3.2文件和资料的归档:执行集团公司档案管理方法。 4.4文件和资料的编号规定 4.4.1集团公司下发的行政、管理性文件的编号依据国家行政机关公文分类规定,每年从01起先依次编号。 4.4.2体系文件编号规定 4.4.2.1体系文件分类 a.质量体系文件:指依据iso9002:1994版

16、标准编制的文件,分质量手册程序文件作业指导书和岗位责任制三层。此层次的文件将在质量体系文件换版(iso9001:2000版)后失效。 b.环境管理体系文件:指依据iso14001:1996版标准编制的文件,分环境管理手册、环境管理程序文件、环境管理作业指导书三层。 4.4.2.2质量体系文件编号 文件编码规定: a.公司代码:建筑集团公司-*j; b.文件类别:质量保证手册-qa; 程序文件、作业指导书-qp; c.文件序号:用两位阿拉伯字母表示,从01起先。 4.4.2.3部门和分公司代码 工程部-gc经营部-jy企管部-qg行政部-*z财务科-cw 试验室-sy开发办-kf材料公司-cl集

17、团一公司-y* 集团二公司-zr集团三公司-sj 集团四公司-sq 集团五公司-wy集团六公司-lc集团七公司-qh 集团八公司-bf集团九公司-jc 集团十公司-zi 集团十一公司-ws集团十二公司-ad直属三公司-js 直属一处-yc 直属二处-rc直属三处-sc 直属四处-zs 4.4.2.4环境管理体系文件编号 a.环境管理手册:w*/emsc/a-2023 b.环境管理程序文件:w*/ems/c*/a/*-2023 c.集团公司编制的环境管理作业指导书w*/ems/zds/a/*-2023 d.各部门和分公司编制的环境管理作业指导书w*/ems/ yy /a/*- e.岗位责任制:w

18、*/gwzr/yy/a/*-2023 各代码含义: emsc:代表环境管理手册 ems:代表环境管理体系 c*:代表环境管理程序文件 zds:代表环境管理作业指导书 *:代表文件序号,从01起先 yy:代表部门代码,部门代码见本程序4.4.2.3条款的规定 2023:代表文件编制时间为2023年 a:代表a版 gwzr:代表岗位责任制度 5.相关文件 w*/emsc/a-2023环境管理手册 w*/ems/c*/a/12-2023记录限制程序 *j/qp/*z/01-2000档案管理方法 *j/qp/02-2000合同评审限制程序 *j/qp/jy/04-2000合同管理方法 6.标准表格 e

19、ms/07-1文件和资料限制清单 ems/07-2文件资料发文审批表 ems/07-3文件会签表 ems/07-4文件资料收文登记表 ems/07-5文件修改记录表 ems/07-6文件和资料限制检查记录 ems/07-7文件资料销毁记录 ems/12-1记录(文件)借阅登记表 总承包施工对工程的文件和资料管理规范 施工总承包对工程的文件和资料管理 总承包文件资料管理包括技术资料、质量保证资料、质量检测资料及项目管理资料的管理。其中技术资料、质量保证资料、质量检测资料由项目总工负责,是保证整个工程保质、按期顺当完成的依据,也是工程竣工验收的必备资料。其中管理资料由项目经理负责,它是整个施工过程

20、中施工管理的依据,施工成果的证据。其所涉及的各种制度、影响施工的各种因素,与业主、监理各分包之间联系函都是关系整个工程极其重要的文件。 1主要内容: 1) 图纸(接收/下发); 2) 业主指令、施工方的复函、图纸会审记录(土建、机电、装饰接收/下发); 3) 工程变更; 4) 重大技术方案的确认; 5) 工程洽谈纪要; 6) 会议纪要; 7) 监理批准的方案审批表。 2施工技术资料的归类 1) 材质证明; 2) 材料试验报告; 3) 施工记录; 4) 预检、隐藏检查记录; 5) 基础、主体结构验收; 6) 施工组织设计; 7) 技术交底; 8) 质量评定; 9) 竣工验收资料。 3总承包和专业

21、分包根据分级管理的原则进行文件和资料的管理。总承包下设资料室,专职负责文件、资料的收发、整理、管理及归档工作。 4各分包单位必需设专职资料员,特地负责资料的搜集、整理、报送、存档工作。根据合肥市对文件技术资料存档的要求刚好整理归档。 5各分包单位必需按总承包规定的程序接收和报送文件、资料,否则,由此造成的一切后果,总承包均不负责。接收和报送程序规定如下: 1) 业主及监理下发的各类文件由总承包资料员进行登记留底后须经项目经理或执行经理批阅后下发各有关单位。 2) 业主及监理干脆交给各专业分包的各类文件、资料,各专业分包在收到文件、资料之后的4小时内必需到总承包资料室登记。 3) 各专业分包单位

22、报送业主或监理的各类文件如变更、报告、洽商、申请、签证单等均须要由总承包专业工程师签字并经项目经理批阅后,由总承包资料员登记存档方可报送,否则总承包对此类文件不予承认。 6业主、监理、设计院下发的函件,经总承包批阅后以工程通知单或总承包指令的形式转发给各分包单位;分包单位必需依据通知及函件详细要求处理各项事务。 7总承包对分包单位的管理要求。对上报资料的看法、会议通知、会议记要等,将以工程通知单形式下达给各分包,分包必需依据其要求刚好处理,将处理结果刚好向总承包汇报。 8分包上报文件资料,必需一式四份,总承包将依据实际须要转报业主、监理批阅及存档。 9分包对工程状况、图纸问题、进度、平安、质量

23、等相关事宜,可以以工作报告形式上报总承包,总承包对该报告的看法将通知单或总承包指令的形式下发分包。 10分包单位需上报的资料包括:承包合同、重要设备的订货合同、材料、构配件、设备报验单,分部、分项工程报验单,施工组织设计、施工方案、施工总进度安排、季度进度安排、月进度安排、周进度安排及依据合肥市有关规定和监理工程师要求上报的有关资料。 11分包单位上报的有关资料应根据合肥市现行标准及文件整理规定执行。 12分包单位自己收集整理有关工程竣工资料,总承包将不定期对资料进行抽查和考证、考评,不合格的资料分包商应刚好整改。在工程竣工前依据总承包要求上报,由总承包上交地方监督站及有关部门。 技术资料管理

24、流程见图3.7.11-1。管理资料的管理流程见图3.7.11-2。 文件和资料管理程序 文件和资料的管理程序 1.目的 对公司文件和资料进行规范化管理、限制,以满意规定的要求。 2.适用范围 2.1本程序适用限制公司物业管理中如下文件: a.政府法规、法律、标准等外来文件; b.程序文件; c.作业指导书; d.公开文件; e.技术资料。 3.引用文件 3.1质量手册4.5文件和资料的管理。 3.2iso9002标准4.5文件和资料的管理。 4.职责 4.1程序文件由iso9000工作小组负责制定,并由相关授权人员批准,作业指导书由各职能部门编制,报经理批准。 4.2iso9000工作小组负责

25、质量手册、程序文件和作业指导书的发放修改和限制。 4.3物管部负责政府法律、法规、标准等外来文件和技术资料的接收和借阅。 5.程序 5.1文件和资料的编制和存档 5.1.1程序文件由iso9000工作小组组织编制,管理者代表审核后,报总经理批准。作业指导书由各职能部门归口编制,部门经理批准,公司质量体系文件原件由iso9000工作小组存档保管。 5.1.2国家法律/法规、专业技术标准等外来文件和技术资料由物管部统一接收存档。 5.1.3公司文件由各职能部门编制,部门经理批准,存档在各职能部门。凡是以物业管理公司名义对外发放的文件,必需填好发文审批单由总经理或副总经理审批并盖章。 5.1.4物管

26、部负责存档文件和资料分类、编目、登记、上柜。 5.2 文件和资料的发放 5.2.1公开文件由各职能部门发放,并填制公开文件发放登记表。 5.2.2 iso9000工作小组负责编制质量体系文件清单和质量体系文件发放登记表,经管理者代表批准后发放。 5.2.3物管部负责编制法律、法规、标准等外来文件书目清单,经部门负责人审批后发至各部门。 5.2.4工程部编制技术资料书目清单,经部门负责人审批后发放至各部门,并负责借阅管理。 5.3文件和资料的借阅及归还。 5.3.1各部门需借阅文件和资料时,应填用文件/资料借阅登记表、经部门经理批准后,方可办理借阅手续。 5.3.2归还借阅资料时,借阅人应如数归还资料,经管理员清点无误后,在文件/资料借阅登记表注销。 5.4 文件和资料的更改。 5.4.1 文件需修改时,各相关部门提出修改申请,说明建议修改内容,经原审核批准的人员审核批准,并根据5.2文件和资料的发放程序予以发布,同时收回作废文件集中销毁。 5.4.2作废文件原件加盖“作废”章后,由物管部、iso9000工作小组存放于过期档案柜。 6.支持文件和质量记录。 6.1外来文件清单 6.2公开文件发放登记表 6.3质量体系文件发放登记表 6.4深圳融发物业管理有限公司发文审批单 6.5文件/资料借阅登记 6.6质量体系文件清单 6.7 文件修改申请表