2023年文件管理管理制度篇.docx

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1、2023年文件管理管理制度篇 书目 x建筑公司文件管理制度（2） 建筑公司文件管理制度 1.目的 对与公司质量/环境/职业健康平安综合管理体系要求有关的文件进行限制,确保文件的更改和现行修订状态得到识别,并在运用处可获得有关版本的适用文件。 2.适用范围 适用于公司与质量/环境/职业健康平安综合管理体系有效运行有关的文件的限制。 3.相关文件 3.1记录限制管理程序 4.定义 5.责任领导 5.1责任领导 本制度的责任领导是总工程师,其职责为:负责本制度实施的监督指导。 5.2本制度的责任部门是办公室,其职责为:负责本制度实施的监督检查,建立受控文件总清单。 5.3相关部门 本制度的相关部门是

2、公司各职能部门,其职责为:负责本部门文件的运用和管理;建立本部门受控文件清单;负责规定的文件的编制、发放管理。 5.4执行层 本制度的执行层是项目部,其职责为:负责本项目部文件的运用和管理,建立本部门受控文件清单;负责规定的文件的编制。 6.工作程序 6.1质量/环境/职业健康平安综合管理体系中运用的文件类型: 6.1.1第一类型:质量/环境/职业健康平安综合管理手册:向组织内部和外部供应关于综合管理体系的一样信息的文件。 6.1.2其次类型:质量/环境/职业健康平安综合管理目标指标、管理方案等:表述综合管理体系的目标指标和如何实现和应用于特定产品、项目或合同的文件。 6.1.3第三类型:规范

3、:阐明要求的文件。 6.1.4第四类型:指南性文件:这类文件阐明举荐的方法或建议。 6.1.5第五类型:形成文件的程序、作业指导书和图样:这类文件供应如何一样地完成活动和过程的信息。 6.1.6第六类型:管理记录:这类文件为完成的活动或达到的结果供应客观证据。 6.2文件的编号 6.2.1综合手册的编号 md/sc -2023 批准年号 手册 明大公司代号 6.2.2综合管理体系程序文件编号 md/c*-*-2023 批准年号 程序编号 程序文件 明大公司代号 6.2.3各部门/项目部产生的文件(如:指导书、指南、规章制度等) md/ gl(gy)-*-* 批准年号 依次号 工艺技术文件代号

4、管理文件代号 明大公司代号 6.2.4记录编号 见记录限制管理程序 6.2.5部门简称 工程部(工)、经营经营预算部(经)、办公室(办)。 6.2文件的受控状态 6.2.1文件分为受控与非受控两种,受控文件加盖唯一分发号进行标识并标明其版序号。如:a/0版、b/0版等。 6.2.2全部受控文件应分类编制受控文件清单,并对受控文件实施动态管理,刚好获得本行业最新的标准规范,以及本单位编制或更新的文件,并有效限制作废文件,以确保文件现行修订状态得到识别。 6.4文件和资料的编制和审批 6.4.1综合管理手册由办公室组织编制,管理者代表审核,总经理批准。 6.4.2综合管理体系程序文件由办公室组织各

5、部门按章节内容分别编制,组织会审后,由主管副经理审核,管理者代表审批。 6.4.3其它需编制的文件由各须要部门/项目部编制,依据文件性质由公司各业务主管部门审批(其它文件有特别规定审批权限者,执行相应文件)。 6.4.4对于外来文件的适用性,应由各业务主管领导进行审批。 6.5文件的发放 6.5.1对综合管理体系要求的文件在发布前应由规定的人员对文件的充分性和相宜性进行审批,审批后方可进行发放。 6.5.2文件经审批后,由编制部门依据审批发放范围填写文件发放登记表,保证文件发至所须要的各个场所,确保在运用处可获得有关版本的适用文件。 6.5.3当对原文件有新的需求时,可填写文件复制(领用)申请

6、表,经批准后领用文件或复印件。 6.6文件的更改 在综合管理体系活动中必要时对文件重新进行评审与更新,对更新文件再次批准。 6.6.1当文件的内容、形式须要更改时,由申请人填写文件更改申请表,由原文件审批人签发,当原审批人不在职时,由现任领导审批,但必需获得原审批文件的前景资料。 6.6.2文件更改审批后,应通知运用有效文件的各场所,按审批内容更改,保持文件的有效状态。 6.6.2当文件经过多次修改或发生大幅度变动时,由原编制部门提出申请,换版发行,同时收回全部旧版文件,以防误用。 6.6.4对于作废的文件,由原编制部门回收并记录,办理销毁手续进行销毁。出于积累学问或其它正值理由而保留的作废文

7、件,必需加盖作废标识,由原编制部门登记。 6.7应确保文件保持清楚,不得随意涂改、乱写乱画,并易于识别文件的有效性。 6.8外来文件包括政府颁布的外部标准、规范、法规以及顾客图纸等,为确保外来文件得到识别,应根据文件限制要求进行受控和发放。 烧结厂平安文件管理制度 1.目的 为了加强对平安生产制度的管理，确保平安生产制度和操作规程的编制、发布、运用、评审、修订等得到限制，确保运用文件的相宜性和有效性，特制定本规定。 2.适用范围 本规定适用于烧结厂各部门。 3.管理职责： 3.1综合办公室是文件的归口管理部门，负责全部厂级文件的发布和归档工作。负责起草有关培训、职业卫生、经济责任考核等文件的编

8、制。 3.2平安科负责起草有关平安文件的编制。 3.3技术科负责起草有关质量、工艺等文件的编写。 3.4机动科负责起草有关设备、维护、能源消耗、备件材料等文件的编制。 3.5 生产科负责起草有关生产、环保等文件的编写。 4.文件管理要求： 4.1引用法规、标准 文件制定要依据国家法律法规、天津市地方法规、冶金企业平安生产标准化评定标准、企业平安生产标准化基本规范及公司相关标准。 4.2文件编写要求： 4.2.1简洁说明编写目的； 4.2.2明确执行文件涉及的范围； 4.2.3实施活动的主管部门与相关部门的职责和权限。 4.2.4文件内容和要求：作为文件的主要内容，要明确相关部门应做些什么，由谁

9、来做，如何做，达到什么标准，信息如何反馈，嘉奖与考核等。 4.2.5文件实施日期。 5.文件审批 文件编写后，由部门负责人核稿后，送交主管厂领导审批签发。 6.评审与修订 6.1文件评审 6.1.1评审的频次：正常状况下，每年组织评审一次；当出现以下状况时，可随时组织评审。 a）平安生产的法律、法规发生改变； b）生产装置和工艺技术发生重大改变； c）平安生产相关的组织机构发生重大改变； d）管理机构的管理职责发生重大改变时； 6.1.2评审内容 a）与法律、法规符合性； b）与企业发展总体水平的相适应性； c）与工艺流程和装置改变的相适应性； d）平安管理制度之间的相容性和匹配性； 6.2文

10、件修订 6.2.1修订频次：正常状况下，每两年组织修订一次。当出现以下状况，可随时组织修订。 a）平安生产法律、法规发生改变，现行平安规章制度与之出现冲突，或不能充分满意法律、法规要求； b）生产装置和工艺技术发生重大改变； c）新装置、新产品投产，现行管理制度不能覆盖其平安管理； d）组织机构发生重大改变，需重新安排平安生产职责； e）各级人员素养发生较大改变，规章制度的要求已经充分转变为员工的自觉行动； 6.2.2修订组织权限：制度文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能改变时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该制度的制订的原始背景。 6.2.3修订依据： 6.

11、2.3.1国家行业的平安生产法律、法规、条例。 6.2.3.2平安生产制度评审结果。 6.2.3.3制度执行过程中，员工提出的合理化建议。 6.2.4修订后的制度文件，要履行会签手续，最终由厂长审批后，修订版发布实施。 7.制度文件的终止执行 因特别缘由，终止执行的平安生产制度，按原审批程序申请批准终止。 公司文件管理制度-6 公司文件管理制度6 第一章总则 第一条为提高行文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,依据我公司的实际状况,特制订本制度。 其次条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。 第三条全公司各类文件由办公室统一管理。 其次章收文的管理

12、 第四条公文的签收。 (1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室秘书均需留意检查封口和邮票,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 (2)对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,假如其中一项不对口,应马上报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 第五条公文的编号保管。 (1)办公室秘书对上级公文拆封后应刚好附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件,总经理启封后,也应交办公室秘书办理正常手续。 (2)公司外出人员开会带回的文件及资料应刚好送交办公室秘书进行登记编号,个人不得私自保

13、存。 第六条公文的阅批与分转。 (1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)依据文件内容及性质阅签后,由办公室秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。 (2)一般函、电、单据等,分别由办公室秘书干脆分转处理,如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。 (3)为加速文件运转,办公室秘书应在当天或其次天将文件送到总经理室和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特别状况例外)。 第七条文件的传阅与催办。 (1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度,不得将有密级的

14、文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 (2)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办看法”,办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。 (3)阅文时不得抄录全文,不得随意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作须要,要办理借阅手续,以防止丢失、泄密。文件阅完后,应送交办公室秘书。 (4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理,不得将文件压放、分散,如需备查,应根据有关保密规定,并征得

15、办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应刚好归档周转。 第三章发文的管理 第八条发文的规定。 (1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 (2)各部门须要向上反映汇报重要状况或向下支配布置重要工作要求发文,应分别向公司办公室提动身文申请,并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文,则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。 (3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件,须由集团公司董事长批准签发。 第九条发文的范围。 (1)凡是以公司名义发出的文件、通告、确定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文的范围。 (2)公

16、司下发文件主要用于以下事项。 发上级文件或依据上级文件精神制订的公司文件。 公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的确定,发布有关奖惩确定和通报其他有关全公司的重大事项。 (3)公司上行文、外发文主要用于以下事项。 对上级机关呈报工作安排、请示报告、处理确定,同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。 在公司日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、支配部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经公司总经理批准后,由主管业务部室书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。 凡各业务部室如开专题会议所作的确定,一般都不应

17、发文,不备查考,可以用部室名义发会议纪要。 各业务部室与外单位发生一般业务联系,可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。 第四章发文程序与要求 第十条发文程序规定。 (1)各单位须要发文,应事先向办公室提出申请。 (2)办公室同意发文时,主办单位应以集团公司指示或工作实际须要草拟文件初稿。 (3)草拟文稿必需从公司角度动身,做到状况的确、观点显明、条理清晰、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁运用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。 (4)文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章,标定日期和密级。

18、(5)办公室应依据公司的要求和上级有关指示精神,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严峻、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿单位重新拟稿。 (6)经办公室审查、修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。 (7)对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新纂写清晰。 (8)需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签。 (9)文稿审核、会签后,按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书,统一编号后送打印室打印。 (10)文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。文件打印后,由办公室派专人按量印刷,再由办公室秘书分发并检查落实

19、状况。对印刷质量不好的文件,办公室秘书应拒绝盖章分发。 第五章文件的借阅和清退 第十一条各部门有关工作人员因工作须要借阅一般文件,须要本部门负责人签写便条,对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。 第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等。 第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清)。如发觉文件丢失、必需刚好 查明缘由和责任者,并照实向领导报告。 第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工

20、作。 第六章文件的立卷与归档 第十五条文件的归档范围。 (1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。 (2)公司发出的报告、指示、确定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类安排统计、季度、年度报表等。 (3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。 (4)参与上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。 (5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。 (6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。 (7)公司日志和大事记。 (8)公司向上级请示批复的文件

21、及上报的有关材料。 (9)业务部室日常工作中形成的活动资料,由各业务部室负责立卷归档。 第十六条立卷要求。 (1)文件立卷应根据内容、名称、时间依次,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。 (2)要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要刚好立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。 第七章文件的销毁 第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理、造册,并按上级有关规定,办理申请销毁

22、手续。 某人民医院文件管理制度 某市人民医院文件管理制度 1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿,办公室主任核稿,院长签发,办公室同意行文。 2、上级下发的文件由院办公室收文登记,送交院长阅批,由院办室督促有关职能科办理,全部来文均先交院办公室统一登记。 3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。 4、送交各部门的文件应定期收回,对到期未退的应进行催退,院办公室定期对所管文件清点、对帐,保证文件不遗失。 5、医院下发的各类文件、通知,各科应刚好传达,妥当保管,不得遗失,传达贯彻状况,科主任须在文件上签字。 6、院办公室对需归档的文件应依据文件的作者、

23、内容、文种、时间等特征组卷,并于次年三月底前向档案室移交。 7、医院下发的重要文件,各病区、科室应刚好传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。 工艺文件管理制度 1、内容与适用范围 本制度规定了工艺文件的编制,工艺文件的会签,工艺文件的贯彻保密。 2、工艺文件的编制 2.1工艺文件是企业进行工艺管理,组织生产,指导操作的技术依据,工艺文件的编制必需正确、完整、统一。 2.2工艺文件的编制应简明易懂,避开繁琐,但必需确保产品质量,实现平安生产,具有较好的经济效益。 2.3依据产品类型,确定必备的工艺文件。 2.3.1样机试制必备的工艺文件。 工艺方案:产品零部件工艺

24、路途表:自制件明细表,外协件明细表,外购及企业标准工具明细表,工装设计任务书,专用工艺装备图,专用工艺装备验证单,材料消耗工艺定额明细表,材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。 2.3.2小批量生产必备工艺文件比照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。 2.3.3批量生产必备工艺文件-除了小批量生产的工艺文件外,各工序还必需有工艺守则及工序质量管理表,由产品主管工艺员依据实际须要确定。 2.4工艺文件的编制分工 产品工艺文件由技术科负责编制、审核。 3、工艺文件的会签、验证和审批 3.1工艺文件会签、技术科的工艺文件由所属车间负责会签、相互制约。 3.2工艺文件的验证,样机试制及小批量生

25、产的工艺文件,均应进行验证,由车间负责人、技术科会同质检人员,负责收集整理试制过程中的状况,进行一次可行性鉴定,然后由技术科仔细进行修订,经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件,是工厂工艺文件工作的法规,各级人员都必需严格遵守。 3.3工艺文件的审批与签字 依据新的工艺文件统一格式规定,每一种工艺文件必需统一编制,审核,会. 签,审查及标准化五个程序,并履行签字手续。 3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。 3.3.2审核一一由技术科科长。 3.3.3会签一一由相互制约单位履行,详细按3.1条贯彻执行。 3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂进步行审查,并履行签字手续。 3.3.5标准化

26、一一为了确保产品工艺文件正确完整,统一标准审查工作。一律由标准化员担当,并履行签字手续。 3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字,标准化由标准化员签字。 4、工艺文件的贯彻与实施. 4.1工艺文件是企业工艺工作的法规,各级人员都必需严格遵守,仔细贯彻执行。 4.2技术科对车间工艺文件执行状况及工艺纪律的贯彻状况,要定期组织检查督促刚好向技术副厂长作出报告。 4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责,要教化车间职工严格按工艺文件进行操作。 4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位,要坚持按设计图样、工艺文件,技术标准组织生产,对执行中的问题和须要作出改进的建议,应刚好向车间主任提出,

27、未经许可,不得擅自不按工艺加工。 4.5质检人员应按上述三按进行质量检查,发觉生产员工不按工艺操作时,有权制止,并刚好反映给车间领导处理。. 4.6技术科对工艺文件不全与差错,工艺措施不力,工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。 5、工艺文件修改 5.1工艺文件修改一般原则。. 5.1.1工艺文件须要修改时,一般由技术部门下达工艺文件更改通知单,凭更改通知单修改。 5.1.2保证修改后的文件正确统一。 5.1.3工艺文件修改通知单下达后,需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。 5.1.4由于临时性的设备、工艺装备或材料等问题,需临时修改工艺时,应填写“临时脱离工艺通知单”,经有关部门会签和批准后生

28、效,但不能修改正式工艺文件。 5.2工艺文件修改程序 5.2.1填写工艺文件更改通知单,其格式应符合文件的更改程序规定。 5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。 5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。 5.3修改方法 5.3.1修改时不得涂改,应将更改部分用细实线划去,使划去部分仍能看清,然后在附件填写更改后的内容。 5.3.2在更改部位旁边标注本次修改所用标记,标记符号应按更改通知单中的规定。 5.3.3修改时必需在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号,日期和修改人签字。 5.3.4在下列状况下,工艺文件修改后需更改

29、描晒。 5.3.4.1经多次修改,文件已模糊不清。 5.3.4.2虽初次修改,但修改内容较多,修改后文件已不清楚。 5.3.5更新描的底图,更改栏内应按以下规定填写。 5.3.5.1标记栏填写重描写前本次更改所用的标记。 5.3.5.2处数栏填写重描字样。 5.3.5.3更改文件号栏填写重描前本次更改通知单编号。 5.3.5.4签字和日期栏内,负责复核的工艺人员签上姓名和日期。 5.3.5换发新描晒的工艺文件时,旧工艺文件必需收回存档备查,而且新的文件应加区分标记,严禁新旧两种文件混用。 6、工艺文件的保管和处理胃 6.1凡保管的工艺文件应刚好登记,依据依次分类捕,装订或袋装保管。 6.2技术

30、科应常备全套文件复制件 6.3凡需晒发的工艺文件,必需经技术科审批后方可发放。 6.4工艺文件由技术科统一保管,失效废除的工艺文件应盖作废章后单独存档五年以上备查。- 6.5凡保管的工艺文件字迹要清楚、完整、符合标准,签字手续齐全。 7、工艺文件的借用与保密 7.1未经批准,对外不准借用工艺文件。 7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续,并限期归还,归还时应清点。 7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺,不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失,不得转借,否则,一律作违反工艺纪律处理。 物业管理公司文件管理制度怎么写 物业管理公司文件管理制度 第一节 总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理,做

31、好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告状况、沟通信息的重要工具。 因此,必需仔细做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深化调查、联系群众、结合实际、实事求是和仔细负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必需做到精确、刚好、平安,严格根据规定的时限和要求完成。 公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 其次节 文件分类 一、规定。 发布重要的行政规章制度,实行重大的强制性行政措施,用规定。 二、确定、决议。 对重要事项或重大行动

32、做出支配,用确定。 经会议探讨通过并要求贯彻的事项,用决议。 三、通知。 转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和须要共同执行的事项,用通知。 四、通报。 表彰先进,指责错误,传达重要信息,用通报。 五、请示、报告。 向上级恳求批示与批准,用请示。 向上级汇报工作、反映状况、提出建议,用报告。 六、批复。 答复请示事项用批复。 七、函。 商洽工作、询问问题、向有关主管部门恳求批准等,用函。 八、会议纪要。 传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。 第三节 文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门

33、)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。 二、文件标题应精确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括代号、年号、依次号。 四、公司发文代号分为四种: 发、人发、客发。 冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应当是对公司各方面事务具有肯定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。 力避随意发文。 发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号; 人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。 (公司其他部门均以发的代号发文,以、代号发

34、文,须在发文权限范围内。) 五、文件必需盖章或签字。 六、密级分为绝密、机密、隐私。 七、紧急程度分为特急、急、平。 八、文件内容要求事实清晰、观点显明、条理清楚、文字精炼、用语精确。 九、发文单位必需注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。 十二、文件纸一般运用a4型。 第四节 收文 一、收文一律运用收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,依据文件属性刚好分送相关部门。 第五节 办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一支配,包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必需主动协作主办部

35、门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。 五、严格根据时限要求完成。 六、文件传递必需保证平安,完善签收手续,防止文件遗失。 七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节 发文 一、发文一律运用公司发文稿纸。 二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人部门经理核准主管副总经理总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案 第七节 其他 一、时限要求: 1、特急:限4个工作时内完成。 2、急:限8个工作时内完成。 3、平:限16个工作时内完成。 二、文件的保密要求: 1、绝密文

36、件:阅后应马上退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件:阅后应马上保存在保险柜内。 3、隐私文件:阅后马上保存在文件柜内。 三、文件立卷归档根据档案管理制度执行。 房产公司工程文件管理制度 房产开发公司工程文件管理制度 1.目的 在工程部日常行政管理及项目施工全过程中,妥当处理和保管工程文件,以便于归档、收发、查阅、结算及移交。 2.范围 本准则适用于*有限公司开发建设的全部项目。 3.文件编号体系 工程部文件统一编号方法:公司英文缩写+文件类索引码+文件号 4.工程部文件书目 4.1公司管理规范: 工程管理规范一套 项目经理部职责及人员架构表 4.2各种指导书 4.3政府文件

37、 4.4公司来文: 4.4.1报公司各部门文件 4.4.2报公司报告 4.4.3发工程部文 4.4.4发设计部文 4.4.5发成本管理部文 4.5会议纪要: 4.5.1公司每月/每周工程例会纪要 4.5.2公司现场工作协调会纪要 4.5.3专题会议纪要 4.5.4内部会议纪要 4.5.5图纸会审变更纪要 4.6部门费用状况 4.7工作简报 4.8各种表单 4.9工程文件(按工程部档案管理程序中的书目整理、归档) 4.10其他 5.有以下状况之一的文件不合格文件, 5.1没有刚好注销的旧版本图纸。 5.2编号不连续。 5.3文件为传真件。 5.4模糊不清。 5.5文件资料不全、缺页。 5.6签字

38、、盖章不全、无授权负责人批准。 6.往来文件须要在文件管理员(工程部项目秘书)处进行登记。文件用章须要先有部门经理签字。文件分机密、隐私、公开三级,机密级只有经办人和所涉及的部门经理、分管老总才可查询,其他人员需查阅要部门经理书面文件;隐私级只有经办人,涉及的部门人员和分管老总才可查询,公开级即全公司共享。 7.公司全部正式文件对外均由项目秘书负责,行政方面不论邮件还是文本均要从项目秘书处对外接口或抄送给项目秘书,技术方面的文件可以不通过项目秘书干脆对外。 8.工程部每周每人均写工作周报,周报格式要求如下:1、分项目写,如基地状况、项目状况、内部管理、其他。2、写明办事的期限、内容。 9.工程

39、部每天工作日记按工程部工作日记管理制度执行,由工程部经理进行不定时的抽查。 大厦物业客服部文件管理制度规定 大厦物业客服部文件管理制度及规定 1、制度 1.1客服部文员负责客服部全部文件(通知、制度、吩咐、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等)的收集存档和保管。 1.2文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。 1.3任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。 1.4隐私文件要妥当保管,不准散播其内容,未经总经理批准,不准翻阅,不准复印,不准带离办公室。

40、1.5员工个人档案、材料属隐私材料的,他人无权翻阅,保管人员也不准,禁止将这些资料擅自给他人过目。 1.6文件资料等要进行字母依次还是按内容、按时间等形式分类,其目的都要使查找快速便利,因此都必需在档案夹里清晰地标明。 1.7要常常进行清理归档,以免资料积累混乱,对过期的文件资料要刚好清理,无保存必要的材料,经总经理批准可做销毁处理。 1.8文件具有较强的肃穆性和权威性,一经发文必需执行。 1.9文件一经领导签发,任何人不得擅自更改。 1.10文件分发传递必需做到刚好、精确、平安。 1.11各部门对须要办理的文件,应当仔细办理,不得延办、误办或推诿,对办理完毕的文件,承办人应填写结果和报告。

41、2、规定 为加强文件管理,精确传递文件,提高办公效率,特制定本规定。 2.1外部来文的有关规定: 各上级机关、政府部门及其他单位来文,统一由办公室签收; 对收到的外来文件,应刚好进行分类、登记和分发传递; 外来文件原则上先送总经理阅批; 依据总经理批示,逐一传递各部门经理传阅; 依据总经理批示,送达文件办理部门,并督促办理; 承办过程中若有疑问,应刚好请示,报告解决; 文件阅毕或办毕,阅文人及承办人应填写承办结果和报告,连同原文退回秘书处存档。 2.2对外行文有关规定: 部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件,均必需送总经理批阅后,方可外发。 对外行文,领导批转后,原件由部门文员留存、归档。 对外行文,统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。 2.3内部行文 2.3.1公司内部一般性业务往来文件(包括联络单),由各部起草,部门经理签阅。 2.3.2公司内部文件(包括联络单),由各部收集、存