2023年档案管理管理办法篇.docx

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1、2023年档案管理管理办法篇 书目 国企人事档案管理规定方法 国企人事档案管理规定 第一章 总则 其次章 文件材料的形成与归档 第三章 档案管理 第四章 档案信息开发利用 第五章 档案管理体制 第六章 附则 第一章 总则 第一条 依据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强企业档案工作,更好地为企业提高经济效益服务,特制定本规定。 其次条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。 其构成是以科学技术档案为主体,包括安排统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教化卫生和党、政、工、团工作等方面档案。 第三条 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利

2、益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。 其次章 文件材料的形成与归档 第五条 企业要依据国家法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。 文件材料的运转要遵循安排、生产(施工)、技术、经营、等项工作(以下简称生产活动)和文书处理的程序。 第六条 企业生产(施工)活动中形成的科技文件材料(含缩微胶片,照片,录音、录像和计算机磁带等,以下同)由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档。 第七条 企业文件材料归档的基

3、本要求: 1、归档的文件材料必需完整。 2、归档的文件材料必需精确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必需层次分明,符合其形成规律。 第八条 企业必需编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几方面: 1、产品生产方面。 有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。 2、经营销售方面。 有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣扬和用户服务工作中形成的文件材料等。 3、设备仪器方面。 有设备仪器的图样和技术文件,设备仪器安装、调

4、试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、修理记录,设备改进、改装和报废的文件材料等。 4、技术管理方面。 有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。 5、安排统计方面。 有各种安排、统计报表和安排管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 6、物资供应方面。 有物资、原材料选购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 7、劳动工资方面。 有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动爱护等工作中形成的各种文件材料。 8、财务管理方面。 有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 9、教化培训方面。 有干部、职工教化和

5、技术培训的文件、教材等。 10、党、政、工、团工作方面。 有企业党务工作以及组织、宣扬、人事、保卫工作中的各种文件材料,企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。 11、科学技术探讨方面和工程建设方面,按有关规定执行。 12、其他方面。 第九条 归档时间1、产品试制、课题探讨、基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案部门归档。 2、各项管理工作中形成的文件材料,在其次年上半年内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。 第十条 企业各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的和利用

6、常见的文件材料要适当增加归档份数。 第十一条 企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作安排;列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。 第十二条 企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收,必需有档案部门参与。 文件材料不完整、不精确,不系统,不能进行鉴定、验收。 第十三条 企业产品和工程创优、科研成果评奖,归档的文件材料是否完整、精确、系统要作为一项考核内容,档案部门不签署看法不得申报成果。 第十四条 企业新购置重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时,有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料;并刚好

7、归档。 第十五条 企业工作人员因公外出参观学习、考察和参与各种会议,收集获得的文件材料要根据归档范围的规定,刚好向档案部门归档。 第十六条 企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。 第三章 档案管理 第十七条 企业要建立健全各项档案管理制度,列入企业的经济责任制体系,并制定严格的考核和奖惩方法。 第十八条 档案分类1、依据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制企业档案分类编号方法。 2、分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和供应利用。 3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。 4、常用的分类方法

8、有: (1)按产品型号分类; (2)按设备型号分类; (3)按科研课题分类; (4)按工程项目分类; (5)按专业性质分类; (6)按组织机构分类; (7)按时间分类; 第十九条 档案编目与编制检索工具1、要编制档案总书目、档案分类书目、底图书目和保管单位书目。 2、要依据须要编制档案检索工具,并且进行档案著录工作,著录方法根据国家标准gb3792.585档案著录规则执行。 其次十条 档案保管1、接收档案必需仔细验收,并办理接交手续。 2、存放档案必需有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。 3、底图除修改、送晒外,不得外借。 修改后的底图入库,要仔细检查其修改、补充等状况。 底图存放以平放为

9、宜。 4、缩微胶片、照片、磁带等的保管: (1)存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号依次排列在胶片柜或防火柜内。 缩微母片和拷贝片应分别存放; (2)胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。 库房内应设有防火和空气调整设施,温度、湿度应符合规定的要求。 5、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。 对破损或载体变质的档案,要刚好进行修补和复制。 库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要查明缘由,保存依据。 6、档案库房的一般要求: (1)保存档案必需有特地的库房,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防

10、有害生物和防污染等平安措施; (2)档案库房建设要列入企业基本建设安排,库房建筑设计根据档案馆建筑设计规范执行。 其次十一条 图纸的修改、补充1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。 2、修改内容较小时,可干脆在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”,采纳“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。 3、修改内容较多时,应另出新图代替,原来图纸作废。 新图列入原图纸书目,并且注明所代替的原图图号。 作废的图纸应注明新图的编号,依据须要另行保管。 4、整个保管单位内图纸作废,由新图代替时,应重新编制保管单位,并且注明原保管单位编号。 原保管单位标注新保管单位的编号后

11、,依据须要另行保管。 其次十二条 档案鉴定1、企业要依据国家和有关部门的规定,编制档案保管期限表,档案保管期限分永久、长期、短期三种。 确定保管期限的基本原则是: (1)对企业有长远利用价值的档案应永久保存; (2)对企业在肯定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存; (3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。 2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参与的鉴定小组,干脆对档案进行鉴定。 每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定看法,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期。 3、鉴定工作应当定期进行,详细由企业依据实际须要确定。 4、档案通过鉴定,要求达到

12、划定保管期限精确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发觉档案不精确、不完整,企业应刚好责成有关部门和人员负责修改、补充。 5、销毁档案必需严格驾驭,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业领导审批,并报送有关档案管理机关备案。 销毁档案时要严格执行保密规定。 其次十三条 档案统计1、企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到精确、牢靠。 2、档案统计主要有档案管理基本状况统计,档案数量统计,档案供应利用及其效果的统计等。 其次十四条 档案管理现代化1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分,要列入企业现代化管理的整体安排中统筹考虑。 2、企业档案部门要应用现代管

13、理方法。 有条件的大中型企业要逐步应用以电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。 其次十五条 档案管理经费根据财政部、国家档案局(1980)财企字第629号文关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定执行。 其次十六条 企业要根据国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。 其次十七条 企业破产以后,除设备档案、基建档案等伴同实物移交外,其余档案应向有关档案馆移交。 第四章 档案信息开发利用 其次十八条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容,开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。 档案信息开发利用要重点服务于改善

14、企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。 其次十九条 企业档案信息开发利用的几种形式1、在企业内部实行档案开架阅览。 2、编制并沟通档案书目。 3、对档案进行加工整理,汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产状况介绍等。 第三十条 企业档案开发与供应利用,必需严格执行保密制度。 第三十一条 对于主动主动开发与供应利用档案,为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员,企业应赐予表扬和嘉奖。 嘉奖方法按国家有关规定执行。 第五章 档案管理体制 第三十二条 企业档案管理涉及生产活

15、动和党、政群等各个部门,应由一位副厂长(副经理)分工领导,并且列入企业领导议事日程,作为考核企业领导人政绩的一部分。 第三十三条 要加强和充溢企业档案管理机构,集中统一管理企业档案工作。 有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。 第三十四条 企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心,负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。 第三十五条 档案管理人员1、企业要配备适应档案、资料工作须要的专职档案人员,并且应有肯定数量的专业技术人员。 2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作实力。 3、企业档案管理人员享有专业技术管理人员待遇,按

16、工程技术专业或档案专业技术职务聘任。 第六章 附则 第三十六条 企业党、政、工、团档案管理根据*中心办公厅、国务院办公厅印发的机关档案工作条例的有关规定执行。 第三十七条 企业会计档案管理根据财政部和国家档案局制发的会计档案管理方法的有关规定执行。 第三十八条 企业人事档案管理根据*中心组织部的有关规定执行。 第三十九条 集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。 第四十条 本规定由国家档案局负责说明。 第四十一条 本规定自发布之日起执行。 国家档案局、 国家经委、 国家计 技术档案管理制度方法 叉车平安档案至少包括叉车台帐、叉车作业人员台帐、叉车平安技术档案。为了确保本单位桥式起重机平安档案齐全完

17、好,特制定起重机械平安档案管理制度。 一、叉车台帐: 内容至少包括桥式起重机名称、型号、种类、主要技术参数、制造单位、购置时间、检验状况、运用状态、重大修理状况及其它变更状况。 二、叉车作业人员台帐 桥式起重机作业人员台帐内容至少包括姓名、作业类别、作业证号、取证时间、换证状况,事故记录。 三、叉车平安技术档案 1.叉车平安技术档案是便利日常管理、供应工作见证的重要资料, 应包括以下内容: 1)特种设备注册登记表; 2)叉车制造单位产品质量合格证明、运用和维护、保养手册、电气原理图等随机技术文件和资料; 3)叉车、车辆验收检验、定期检验报告和运用单位自行检查记录; 4)叉车的日常运用状况记录;

18、 5)叉车的运行故障与事故的记录和应急救援演习记录; 6)吃擦订购、改造。 7)叉车改造、大修方案,改造、修理状况记录。 2.档案资料均应分类、注册登记、编制索引,不得遗失和混装,每年进行一次普查。每台叉车均应进行统一编号,以便日常管理。 3.运用单位变更时,应当随机移交档案。 4.相关人员应刚好填写有关记录,并存入相应的技术档案。 5.叉车平安技术档案由叉车平安档案管理部门负责保管,叉车平安技术档案为永久保存,只有当该叉车报废后技术档案方可销毁。 6.叉车平安技术档案一般不外借、外传。如需借用,应办理借用登 记手续,用完后刚好归还。 7.常用资料如有须要复印,可以由部门负责人提出书面申请,由

19、档案管理人员复印分发,并记录在案。 8.叉车平安技术档案资料如有遗失、损坏,应刚好上报,设法补救, 并对相关责任人进行惩罚。 工程管理制度-工程档案管理方法 工程建设管理制度:工程档案管理方法 为对工程技术档案的收集、整理、编目、归档及报送等管理工作实施有效的限制,特制定本方法。本方法由公司工程部负责实施。 一、工程技术档案资料的内容 1、施工单位竣工资料:(1)质量保证资料;(2)施工技术资料;(3)施工管理资料;(4)竣工图;(5)竣工验收报告。 2、工程监理单位监理资料:(1)监理规划;(2)监理实施细则;(3)监理月报(包括各阶段性检查记录);(4)工程开、停、复工令;(5)工程总进度

20、安排、月进度安排审批文件;(6)施工组织设计审核看法;(7)工作联系单;(8)监理日志;(9)项目竣工验收报告:a)工程竣工验收质量评估报告及评定表;b)工程项目施工例会纪要;c)工程质量检测记录;d)材料、设备进场质量检测报告;e)监理工程进度付款审核报表:f)应业主要求供应的其它专题报告; 3、工程管理资料:(1)施工图纸等设计文件;(2)设计变更;(3)初步设计图纸等设计文件;(4)工程概算、预算;(5)工程勘察报告;(6)文物普探及问题坑处理报告;(7)深基坑支护设计文件;(8)地基(桩基)检测报告;(9)设计合同、施工合同、监理合同;(10)工程招、投标文件;(11)工程综合验收资料

21、;(12)工程竣工验收资料;(13)工程报建报审资料;(14)工程部与公司、监理单位、施工单位的工作联系单;(15)工程技术资料发文记录;(16)向公司提交的专题报告;(17)结构试验、文明工地、平安施工、施工全貌的照片及音像资料等。 二、工程技术资料编制要求 1、原则工程技术资料严格根据建设工程技术整编评定统一规定进行编制并刚好归档。 2、要求(1)施工单位资料由施工单位按以上规定编制,监理单位定期检查施工资料的质量,按标准验收。(2)监理资料严格按监理规范的要求编制。(3)工程管理资料由工程部按相关规范、规定的要求编制。 三、工程竣工资料的审查 1.监理单位负责审查施工单位竣工资料的完整性

22、、真实性。 2.工程部负责复核施工单位资料并审查监理单位的竣工资料。 3.经监理单位、工程部审查的施工单位竣工资料由施工单位送至质检站。 四、竣工资料的报送 1、工程竣工验收后一个月内,施工单位将竣工资料报送市城建档案馆一套,建设单位两套存档。 2、施工单位凭政府主管部门开具的竣工资料收据,方可与建设办理竣工结算付款手续。 油品调运分公司档案管理方法 工贸油品调运分公司档案管理方法 第一章 总则 第一条 为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)档案管理工作,有效地爱护和利用档案,为企业发展建设服务,依据中华人民共和国档案法、z省档案管理条例、上级

23、单位相关管理方法及有关档案工作的法律法规,制定本方法。 其次条 本方法所称档案,是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中干脆形成的,包括外部合作,各类项目管理等活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。 第三条 公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案的完整与平安,便于各项工作的利用。 第四条 公司要把档案工作列入企业发展规划和安排,把档案工作所需经费纳入财务预算安排,保证档案工作所需经费,逐步加强设施设备等必备条件,维护档案的完整与平安。 其次章 组织机构及职责 第五条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保

24、存利用和日常管理工作,并依据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。 第六条 档案管理的主要职责: (一)贯彻实施档案法和国家关于档案工作的法规和方针政策,以及上级主管部门制定的规定方法,规范标准,结合本单位实际,制定有关制度、标准和实施细则。 (二)具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案平安保管的职能。制定公司档案工作安排,并组织实施。 (三)负责公司文件材料形成、积累和归档工作。 (四)集中管理公司各种活动中形成的全部档案。维护档案的完整与平安,负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。 (五)负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。 (六)负责向上级档案部门移交

25、有关档案和资料。 (七)负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。 (八)负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。 (九)负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。 第七条 各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策,根据档案工作的标准规范、规章制度,做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。 第三章 归档范围 第八条 归档文件材料的来源 (一)公司内部形成的文件材料。 (二)各部门移交公司的文件材料。 (三)各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。 (四)公司参与的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。 (五)公司执

26、行、办理的外来文件。 第九条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围(见附件二)。 第十条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。 第四章 立卷归档要求 第十一条 文件材料应在规定时间内归档。 (一)管理性文件材料在办理完毕后的其次年上半年归档。 (二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。 (三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。 (四)职工参与公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。 (五)会计文件材料在会计年度

27、终了后,由财务资产部门保管一年后移交归档。 第十二条 电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一样。 第十三条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后刚好归档。 第十四条 下列文件材料应随时归档: (一)变更、修改、补充的文件材料。 (二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。 (三)企业产权变动过程中形成的文件材料。 (四)其他临时重要活动中形成的文件材料。 第十五条 各部门必需严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需运用,也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。 第十六条 各部门向综合办公室移交档案时,

28、要严格履行移交手续。 第十七条 档案工作人员应帮助各职能部门,对应归档文件材料的完整程度、精确性及保存价值进行确认,经职能部门负责人签审后归档。 第十八条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动,要有档案工作人员参与,根据规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参与”制度。没有完整、精确、系统的文件材料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最终通过验收或鉴定;全部经费不予结算。 第十九条 立卷归档的总体要求: 归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区分不同价

29、值,便于保管和利用。详细应做到下述几点: (一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必需根据规定向档案部门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。 (三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理。 (四)卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。 (五)卷内文件材料应根据排列依次依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷

30、内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 (六)永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件书目,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清晰,填入有关项内;卷内文件书目放在卷内。 (七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任 者。 (八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件,可依据状况分阶段归档。 (九)归档时要留意办结状况,避开未结案归档及已结案的长期不归档。 第五章 档案的移交 其次十条 档

31、案移交前须向档案管理部门提交移交清册,具体填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。 其次十一条 档案管理部门要组织特地人员,对所移交档案的案卷质量状况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后,办理交接手续。 其次十二条 档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签字。 其次十三条 移交的档案在运输过程中,移交部门应由专人负责,以确保档案的平安。 第六章 档案保管期限 其次十四条 按国家有关规定,档案管理部门结合公司状况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10年以下。 其次十五条 确定公司档案

32、保管期限的原则: (一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。 (二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。 (三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。 第七章 档案的鉴定与销毁 其次十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。 其次十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁看法。 其次十八条 档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报

33、上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。 其次十九条 销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。 第八章 档案的借阅 第三十条 公司各部门因工作须要借阅档案需填写档案借阅申请单。 第三十一条 档案管理人员依据档案级别推断是否须要审批。当为不受限制档案时干脆办理借阅手续。 第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、便利利用的原则。 (一)凡政府有关部门依法执行公务须要查阅档案,档案部门应按有关规定刚好供应完整精确的档案。 (二)凡社会有关方面须要借阅档案,必需经有关职能部门审查,由公司负责人或主管领导批准。 (三)外单位人员调阅档案,一般要求

34、在档案室内查阅。同时需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单。 (四)借阅涉密档案必需经公司主要负责人审批。 第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时,需经公司探讨审批后方可借阅。 第三十四条 不得随意扩大借阅范围,对须要出据档案证明的,要仔细核对摘抄内容,进行登记。 第三十五条 借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出,如有特别状况须要转借或携带档案外出时,须经公司综合办公室负责人批准。 第三十六条 借阅的档案用完后,应刚好归还,借用时间一般不得超过十天。 第三十七条 借阅人对档案要妥当保管,不得遗失。 第三十八条 凡借阅的档案、文件一

35、律不得私自复印,如工作须要,应按公司有关保密规定办理。 第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时,必需上缴应归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署看法后,方可办理有关手续。 第九章 档案库房管理 第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人员要以高度负责的精神,确保档案资料的平安完整。 第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立特地的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。 第四十二条 库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房的“八防”要求,保证库房平安。 第四十三条 库房内的档案资料定期(半年)

36、清点,保证帐实一样。 第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。 第四十五条 仔细贯彻平安消防工作方针,严格执行平安消防法规和规章制度。对档案人员进行消防教化,做到人人持证上岗。 第十章 档案信息保密与利用 第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必需执行中华人民共和国档案法和保密法,忠于职守,严守国家隐私和企业隐私。 第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限,留意重点保管。 第四十八条 整理档案应在特地地方(室内)进行。档案整理人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。 第四十九条 建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续,爱护企业的学问产权和商业隐私,保障企

37、业合法权益不受损害。 第五十条 公司对所保存的重要、宝贵档案,应当用复制品代替原件供应利用,原件应妥当保存。 第五十一条 严禁私自复制及对外供应档案资料,尤其对外协作项目、探讨课题等活动中利用档案,必需签订利用爱护协定。 第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源,采纳编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者供应便利,提高服务质量。利用者分别采纳查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。 第五十三条 利用者应严格遵守“阅卷规则”,留意爱惜档案,损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。 第十一章 嘉

38、奖与惩处 第五十四条 依据档案法规定,有下列事迹之一的,公司应赐予表彰和嘉奖: (一)对档案的收集、整理、供应利用做出显着成果的。 (二)对爱护档案和档案现代化管理做出显着成果的。 (三)对档案学探讨做出重要贡献的。 (四)将重要的或者宝贵的档案赠给企业的。 (五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。 第五十五条 凡违反本方法,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发觉,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和部门领导 做出检查外,必要时进行经济惩罚,并予以通报指责。 第五十六条 凡违反本方法,泄露隐私的,按保密工作相关管理方法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖

39、或未经批准转借、复印或携带档案外出的,视详细状况,对其部门领导和当事人进行惩罚,并予以通报指责。 第五十七条 凡违反本方法,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。 第五十八条 遗失档案的,应马上报告。因遗失档案,泄露隐私的,按保密工作相关管理方法进行处理。 第五十九条 对违反档案法的有关规定,已构成犯罪的,要依法追究其刑事责任。 第十二章 附则 第六十条 本方法由综合办公室负责说明。 第六十一条 本方法未尽事宜,根据国家法规及工贸公司规定执行。 第六十二条 本方法自下发之日起施行。 附件1: 油品调运分公司档案分类规则 为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作,依据国家档案局

40、工业企业档案分类试行规则及上级单位档案分类规则,结合本企业档案工作实际,制定本规则。 一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围; 二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象,充分反映企业的职能划分,并结合档案形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。 三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目,即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特别管理类。其类目名称、排列依次统一运用油品调运分公司分类表(附后)标记,代码可依据企业分类状况以英文字母或阿拉伯数字依次标

41、记。 四、油品调运分公司档案分类二级类目根据企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列依次不作统一规定。 五、声像、事务等非纸质载体形式的档案,可按其载体形式的不同组织建立案卷书目,其保管要求应符合国家有关规定。 附件2: 油品调运分公司档案分类表 一级类目二级类目基本范围 代 码名 称代码名称 a党 群 管 理 类01党务工作党总支综合性工作、党总支会、党员代表大会及党党支其他事务性工作等。 02组织工作组织建设,党员管理,党费管理,干部管理等工作。 03宣扬工作理论教化,宣扬教化,思想政治工作与精神文明建设等。 04统战工作民族

42、、宗教、侨务工作等。 05纪检工作党风党纪教化、检查,违纪案件审查,干部廉政建设等。 06武装工作民兵工作,征兵、复员、转业工作,人防工作等。 07工会工作职代会,民主管理,劳动竞赛,先进表彰,会员管理,劳保福利,女工工作,文体活动等。 08共青团工作组织建设,政治思想教化,团代会,团员、团费、青少年管理等项工作。 09其他 b行 政 管 理 类01行政事务综合性行政事务工作,机要文件,工作会议,专题会议,办公会议,文秘工作,信访、接待工作,调研工作,印信管理等。 02公安保卫治安综合治理,案件侦查,消防管理,自然灾难防范,交通管理,户籍管理等。 03法律事务法律事务,公证工作,专利商标,工商

43、登记管理,政纪监察等。 04审计工作各项审计工作,审计规章制度等。 05人事管理人力资源管理(聘请、调配、劳动合同),劳动工资管理,考核,奖惩,职称评聘,任职、任免,离退休工作,职工教化等。 06教化工作一般教化,职业教化,高等教化、培训教化等。 07医疗卫生卫生监督、防疫、职工防病治病,安排生育工作等。 08公用事业职工生活福利,后勤服务,职工住房等 09外事工作出访考察、国际会议等企业涉外活动。 10公共事务企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等 11其他 c经 营 管 理 类01经营决策企业改革,经营战略决策,企业发展规划,方针目标管理等。 02企业管理企业整顿和企业升级,责任制管理