2023年文件及档案管理制度.docx

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1、2023年文件及档案管理制度 书目 第1篇公司文件及档案管理制度（7） 公司文件及档案管理制度（7） 公司文件及档案管理制度(七) 第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和运用平安,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。 其次条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。 第三条本制度适用于公司各部门。 其次章基本原则及管理范围 第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与平安,便于各项工作的利用。 第五

2、条依据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的详细管理方法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。 第三章管理机构及主要职责 第六条管理模式 公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,实行总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。 第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、安排管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案; 二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档

3、案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案基本管理要求 合同造价部、招投标选购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必需设置特地的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门依据管理须要设兼职档案管理员。 第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责 一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系; 二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设; 三、监督落实同步归档制

4、度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作; 四、维护档案的完整和平安,做好平安防范、修复和爱护工作; 五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。 第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必需根据规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交; 二、必需严格根据归档时间进行归档。如无正值理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。 第十一条归档要求 一、归档专业技术要求 (一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能干脆归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处

5、; (二)归档的文件材料应比照归档范围完整、精确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整; (三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存; (四)声像类、实物类档案要清楚完整,符合有关规范和标准,并按归档要求供应拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 二、相关工作要求 (一)如因工作须要不能刚好归档的,应主动向公司行政人事部备案,并支配专人妥当保存,待运用完毕后马上归档; (二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行运用,否则,如因此项缘由导致的档案遗失、损坏等,一律

6、对当事人和部门负责人失职问责肃穆处理; (三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必需将上述内容的原件存公司行政人事部。 第十二条档案立卷 一、立卷原则 综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册; 二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后马上起先立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作; 三、各部门专兼职资料管理员应注意日常收集和整理,根据归档范围督促部门人员刚好归档,并做好档案预立卷工作。 第

7、十三条档案移交 一、档案对外移交要求:根据政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。 二、公司内部移交要求: (一)行政人事部接收档案时,应依据移交书目,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更须要细致核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一) (二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”看法,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的全部记录均须存档。 三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必需清还档案。没有行政人事

8、部经理签字,不得办理调离手续。 四、电子档案管理(略) 第五章档案的利用 第十四条档案借阅基本程序 仅在档案室查阅一般数据和信息,办理一般登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必需在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二) 第十五条档案借阅事项规定 一、借阅档案必需按时归还,并刚好办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期运用手续;(档案借阅审批表见附表三) 二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批; 三、借阅者必需保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改

9、或作其它任何标记; 四、严格遵守保密制度,妥当保管所借档案,做到不丢失不泄密; 五、涉及依据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批 ,各档案室即可办理; 六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作须要,须报公司总经理签字同意; 七、节假日前和工作发生变动时,必需刚好归还档案; 八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应马上向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理; 九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作须要,须经公司总经理同意方可借出; 十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,

10、由相关部门人员带领方可借阅; 十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件供应利用。 第十六条档案资料借阅规定 一、公司绝密类的档案一律不得复制; 二、复印完毕须注明用途,依据状况加盖“再复印无效”印章。 第十七条档案密级确定与管理 公司档案密级分为绝密、机密和隐私三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下: 一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄; 二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅; 三、属于公司隐私的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、运用、复制、摘抄、保存和销毁,必需由专人负责执行,采纳电脑技术存取、处理、传递的公司隐私由各部门负责保密; 四、须在设

11、备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁; 五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发觉失密、窃密状况,应刚好报告公司总经理,查明状况肃穆处理; 六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司隐私,不准在公共场所谈论公司隐私,不准通过其他方式传递公司隐私; 七、档案属下列状况之一者,不与开放利用: (一)涉及公司商业机密; (二)涉及公司专利或技术隐私; (三)涉及公司员工个人隐私; (四)档案形成部门规定限制运用。 第十八条档案统计 公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等状况进行统计。统计工作必需做到实事求是,照实反映状况

12、,务必确保供应的数据精确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五) 第六章档案的保管和鉴定 第十九条档案室设置及管理规定 一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室平安。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案平安; 二、档案室应根据“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥当保管好各类档案,并定期检查、通风; 三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾; 四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排

13、列、损坏状况等做好记录,发觉问题刚好实行措施。 其次十条档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。 一、档案鉴定要求 (一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应接着保存至次年再进行鉴定; (二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业看法; (三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年头或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁看法。 二、档案销毁规定 (一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥当支配,不得作其它用途或当作废纸出售; (二)销毁档案须有至少

14、两名监销人。监销人应仔细复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字; (三)档案室应刚好做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、许久保存。 其次十一条档案保管期限 档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案详细保管期限见相关文件管理规定。 第七章奖惩规定 其次十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成果和贡献,或者进步特别突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,赐予相应表彰和嘉奖。 其次十三条罚则 一、工作

15、不负责任,未仔细贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,依据实地检查状况,对于档案管理人员赐予相应行政和经济处分。 (一)档案保管期限内,档案严峻缺失,或因管理、运用不当,造成档案材料损坏、遗失等; (二)未依据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清楚,关键环节工作失控等; (三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等; (四)未根据公司统一全宗编号规定编排书目,立卷归档不刚好,且书目与内容严峻不符等; (五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严峻不达标等; (六)专兼职管理员看法不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。 二、因管理或运用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等状况,公司将依据情节严峻性赐予相应处分。 第八章附则 其次十四条本制度自印发之日起执行。 附表:一、档案移交登记表 二、档案查询审批表 三、档案借阅审批表 四、公司密级事项划分表