2023年行政文件管理制度4篇.docx

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1、2023年行政文件管理制度4篇 书目 第1篇物业公司文件格式的管理规定行政工作制度 第2篇公司行政管理制度-文件管理制度 第3篇物业行政文件、资料管理制度作业指导书 第4篇公司行政管理制度文件管理制度 公司行政管理制度文件管理制度 公司行政管理制度:文件管理制度第一节总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告状况、沟通信息的重要工具。因此,必需仔细做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深化调查、联系群众、结合实际、实事

2、求是和仔细负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必需做到精确、刚好、平安,严格根据规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。其次节文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度,实行重大的强制性行政措施,用规定。 二、确定、决议。对重要事项或重大行动做出支配,用确定。经会议探讨通过并要求贯彻的事项,用决议。 三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和须要共同执行的事项,用通知。 四、通报。表彰先进,指责错误,传达重要信息,用通报。 五、请示、报告。向上级恳求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映状况、提出建议,用报告。 六、批复

3、。答复请示事项用批复。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门恳求批准等,用函。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。第三节文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。 二、文件标题应精确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括代号、年号、依次号。 四、公司发文代号分为四种:_发、_人发、_客发。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应当是对公司各方面事务具有肯定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程

4、序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。_发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;_人发、_客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以_发的代号发文,以、代号发文,须在发文权限范围内。) 五、文件必需盖章或签字。 六、密级分为绝密、机密、隐私。 七、紧急程度分为特急、急、平。 八、文件内容要求事实清晰、观点显明、条理清楚、文字精炼、用语精确。 九、发文单位必需注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。 十二、文件纸一般运用a4型。第四节

5、收文 一、收文一律运用_某某网络有限公司收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,依据文件属性刚好分送相关部门。第五节办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一支配,包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必需主动协作主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。 五、严格根据时限要求完成。 六、文件传递必需保证平安,完善签收手续,防止文件遗失。 七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。第六节发文 一、发文一律运用_某某网络有限公司发文稿纸。 二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人部门经理

6、核准主管副总经理总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案第七节其他 一、时限要求: 1、特急:限4个工作时内完成。 2、急:限8个工作时内完成。 3、平:限16个工作时内完成。 二、文件的保密要求: 1、绝密文件:阅后应马上退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件:阅后应马上保存在保险柜内。 3、隐私文件:阅后马上保存在文件柜内。 三、文件立卷归档根据档案管理制度执行。 物业公司文件格式的管理规定行政工作制度 物业公司行政工作制度:文件格式的管理规定 6文件格式的管理规定 6.1适用对象 本规

7、定适用于公司/管理处全部对内和对外文件,包括打印版本和手写版本的文件。 6.2.公司标记 公司标记在文件上端的最左边,详细如下: 6.3文件编号的规则: 1)文件编号由:物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成 例如:g80/rms/cw/m1/0001 档号 文件种类 发文部门 项目物管处 物管公司 诠释: 物管公司 g80文件类型内部工作联系单w 项目物管处时代rma备忘录m 岭南rms会议纪要mu 逸彩rmy电子邮件e 发文部门资源部zy传真f 财务部cw物管公司0 工程部gc项目管理中心1 客服部kf合作公司2 保安部ba往来公司3 档号 0001始 6.3日期的格式统一有以

8、下两种 6.3.1中文式*年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下简称为中文 文字日期)、或2023年1月31日(简称为中文式数字日期)。 6.2.2英文式-年/月/日,例如:2023/1/31。 6.3运用规定 6.3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件,其最终落款的文件日期,统一运用上述之中文式文字日期;正文内容提及到的日期,则可选择上述格式中的任一种。 6.3.2其他种类文件(包括电子邮件),其正文内容提及的日期和文件的日期,则可选择上述格式中的一种。 物业行政文件、资料管理制度作业指导书 物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度 1 目的 规定本公司文件资料的编写、批准

9、、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的限制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 2适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、限制及资料保管和外来文件的管理。 3 职责 3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 3.2 综合管理部负责业主档案的管理与限制。 3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的限制。 4相关文件 文件限制程序q/ph-qp-4.2.3 质量记录限制程序q/ph-qp-4.2.4 5工作程序和管理方法 5.1 文件的产生 5.1.1 各相关部门依据工作需求编写文件。 5.1.2总经理

10、助理对文件进行审核。 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。 5.1.4办公室对生效的文件印制,必需运用印制文件登记表(qr-wd01-02-01)。 5.2文件、资料的类别 5.2.1 受控文件 a) 内业资料; b)图纸资料; c) 根据质量体系的限制要求进行管理的文件; d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件; e)与服务过程有关的合同协议; f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与限制,详细执行顾客财产限制程序q/ph-qp-7.5.4)。 管理与限制详细执行文件限制程序( q/ph-qp-4.2.3)。 5.2.2

11、非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,依据目前公司现有的非受控文件,可分为: a)内行文、外行文: 1 b) 未被质量体系引用的外来文件: 2 c) 与服务过程无关的合同协议: 3 d) 未被质量体系引用的法律法规: 4 e) 行业标准性文件: 5 f) 照片、录像带:6 g) 电脑贮存:7 5.3文件、资料书目的索引号 *-*.*-* 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 5.4文件、资料归档与管理 5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。 5.4.2办公室负责文件

12、、资料的保密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。 5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和爱护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要刚好存档,并建立存档备案资料书目(qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。 5.5 文件、资料的发放 5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定文件分发登记表(qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在文件分发登记表上签领,以便

13、对发放的文件进行统计和检查。 5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发觉文件误发时应马上追回,同时作好文件的补救工作。 5.6 文件资料的调用、借阅与归还 5.6.1借阅者应在文件、资料借阅登记表(qr-wd01-02-04)上具体注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续 5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。 5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损缘由,并在文件、资料借阅登记表的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。 4机密性文件的调用与借阅规定 a) a级机密文件

14、资料:公司年度安排、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。 b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。 c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。 d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。 e) 业主(用户)因工作须要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。 f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和

15、侦破案件须要的,可以赐予帮助与协作,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。 g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。 5.7文件的复制、破损和丢失 5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作须要复印文件,须经办公室主任批准,并在文件复印登记表(qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。 5.7.2 文件运用人应对文件妥当保管,当文件破损严峻影响运用或丢失时,应填写文件补发申请表(qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损

16、文件,并应赐予新的分发号,新的分发号持续原来文件分发号。 5.8 文件、资料的更新 文件增加条款和更 新时应刚好更换,保证在运用处获得有效版本。 5.9 文件的作废与销毁 5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后赐予作废或销毁处理。 5.9.2 在分发过程中发觉文件遗失或在运用过程中文件破损严峻和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,赐予作废处理。 5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。 5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在作废、销毁文件登记表(qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁

17、文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。 6 运用的记录表格 序号名称编号存放地点存放时间 1印制文件登记表 qr-wd01-02-01办公室一年 2存档备案资料书目 qr-wd01-02-02办公室长期 3文件分发登记表 qr-wd01-02-03办公室一年 4文件、资料借阅登记表 qr-wd01-02-04办公室一年 5文件复印登记表qr-wd01-02-05办公室一年 6文件补发申请表 qr-wd01-02-06办公室一年 7作废、销毁文件登记表 qr-wd01-02-07办公室一年 起草人: 审核人:审批人: 公司行政管理制度-文件管理制度 公司行政管理制

18、度:文件管理制度 第一节总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告状况、沟通信息的重要工具。因此,必需仔细做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深化调查、联系群众、结合实际、实事求是和仔细负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必需做到精确、刚好、平安,严格根据规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 其次节文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度,实行重大的强制

19、性行政措施,用规定。 二、确定、决议。对重要事项或重大行动做出支配,用确定。经会议探讨通过并要求贯彻的事项,用决议。 三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和须要共同执行的事项,用通知。 四、通报。表彰先进,指责错误,传达重要信息,用通报。 五、请示、报告。向上级恳求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映状况、提出建议,用报告。 六、批复。答复请示事项用批复。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门恳求批准等,用函。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。 第三节文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附

20、件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。 二、文件标题应精确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括代号、年号、依次号。 四、公司发文代号分为四种:*发、*人发、*客发。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应当是对公司各方面事务具有肯定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。 *发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;*人发、*客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定

21、。(公司其他部门均以*发的代号发文,以、代号发文,须在发文权限范围内。) 五、文件必需盖章或签字。 六、密级分为绝密、机密、隐私。 七、紧急程度分为特急、急、平。 八、文件内容要求事实清晰、观点显明、条理清楚、文字精炼、用语精确。 九、发文单位必需注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。 十二、文件纸一般运用a4型。 第四节收文 一、收文一律运用*某某网络有限公司收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,依据文件属性刚好分送相关部门。 第五节办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一支配,

22、包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必需主动协作主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。 五、严格根据时限要求完成。 六、文件传递必需保证平安,完善签收手续,防止文件遗失。 七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节发文 一、发文一律运用*某某网络有限公司发文稿纸。 二、发文程序如下: 公司内部发文: 拟稿人部门经理核准主管副总经理总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案 对外发文: 拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案 第七节其他 一、时限要求: 1、特急:限4个工作时内完成。 2、急:限8个工作时内完成。 3、平:限16个工作时内完成。 二、文件的保密要求: 1、绝密文件:阅后应马上退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件:阅后应马上保存在保险柜内。 3、隐私文件:阅后马上保存在文件柜内。 三、文件立卷归档根据档案管理制度执行。