2023年文书档案管理制度内容(篇).docx

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1、2023年文书档案管理制度内容(篇) 书目 投资公司文书档案管理制度 投资开发公司文书档案管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和精确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。 其次条 归档的文书档案应字迹清楚、完整有效。 第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。 其次章 文书档案管理职责 第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。 第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。 第三章 文书档案文件材料归档范围 第六条文书档案文件材料的归档范围 1.会议类

2、1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料; 1.2董事会、股东会会议材料; 1.3总经理办公会议记录、纪要; 1.4党支部会议记录、纪要; 1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等; 1.6参与上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。 2.上级单位颁发的需公司执行的文件。 3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。 4.上级单位发来的与本公司有关的确定、决议、指示、吩咐、条例、规定、安排等文件材料。 5.公司的请示与上级单位的批复文件。 6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。 7.公司反映主要职能活动的报告、总

3、结。 8.公司的各种工作安排、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。 9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。 11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。 13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。 第四章 文书档案归档整理 第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。 第九条 归档文件整理的

4、要求 1.归档文件要齐全完整,按年度组织机构进行分类。 2.对跨年度文件的处理:年度安排、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的安排,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最终一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。 3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。 3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作; 3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门特地人员负责整理工作。 4.归档文件整理时

5、所运用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案爱护要求。 5.归档文件整理应根据文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 6.归档文件应严格根据件号的先后依次装入档案盒,与归档文件书目中相应条目依次相一样,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。 7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。 8.应运用规范的归档文件书目、备考表、档案盒。 第十条 归档文件整理程序 1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。 1.1每份文件为一件; 1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿

6、(包括定稿)各为一件;排列依次为:正文、发文稿纸、底稿; 1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列依次为:正文、附件、发文稿纸、底稿; 1.4原件与复制件为一件;排列依次为:原件、复制件; 1.5转发文与被转发文为一件;排列依次为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿; 1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件; 1.7来文与复文为一件;排列依次为:复文、发文稿纸、来文。 2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2.1归档文件材料由于运用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱); 2.2对字迹模

7、糊或易退变的文件,采纳复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档; 2.3纸张幅面大于a4纸时须要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。 3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避开对档案潜在的危害。 4.将归档文件按件装订,装订方式采纳左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。 5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。 6.按分类方案和件号依次填写归档文件书目。归档文件书目设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 7.填写备考表,备考表放在盒内全部归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明

8、。 8.按件号依次装入统一规定的档案盒。 9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。 第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。 第五章 文书档案保管 第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。 第十三条 档案管理人员要熟识所负责的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。 第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 第十五条 严格遵守档 案平安保密制度,做好档案流失的防护工作。 第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作,方可办理调动手续。 第六章 档案借阅制

9、度 第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 第十八条 借阅档案,必需填写档案借阅登记表。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必需当天归还。过期由档案管理员催还。须要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。 第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。 其次十条 借阅档案者必需妥当保管档案,不得随意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。 其次十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要刚好追查,并报告主管部门刚好处

10、理。 第七章 其他 其次十二条 本制度自签发之日起执行。 装饰公司文书档案管理制度 装饰工程公司文书档案管理制度 一、建档依据 依据邮电部邮电文书立卷归档方法,结合本公司实际制定本制度。 二、建档原则 1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须刚好交专(兼)职文书人员归档。 2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。 三、归档范围 1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作安排、总结、报告、恳求、批复、统计

11、报表及简报。 4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。 5、本公司干部任免的文件以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。 6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、档案的装订 1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列依次,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。 2、永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件书目。填写的字迹要工整。卷内书目放在卷首。 3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清楚。 4、案卷装订:装订前卷内文件材料

12、要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件书目)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。 房地产集团公司文书档案管理方法 房地产集团有限公司文书档案管理方法 第一章 总则 第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作,实现文书档案的科学管理,充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用,依据中华人民共和国国档案法等有关法律、法规,结合公司实际,特制定本方法。 其次条 本规定中的文书档案,是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按肯定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。 第

13、三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和牢靠凭证,任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。 第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门,负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作,并指定专人负责文书档案管理工作。 第五条 本方法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。 其次章 文件的收集 第六条 公司文件资料的收集范围 凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。 (一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料 1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件; 2、职能部门下发的涉及经营业务并要求

14、贯彻执行的文件; 3、职能部门领导检查工作、参观或者参与公司活动中的指示、讲话; 4、职能部门对公司各类请示事项的批复; 5、其它相关资料。 (二)公司文书材料 l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、确定等文件资料;公司 控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料; 2、公司总经理办公会议记录、纪要,专题会议纪要以及其它会议的文件材料; 3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿; 4、公司给上级部门的状况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件; 5、公司各部门及所属公司的工作安排、工作总结、报告等; 6、公司各

15、类调研工作形成的文件材料; 7、公司调查处理的违纪、违规事务材料; 8、公司汇总及所属公司报送的资金安排、财务、销售、成本等各类数据资料; 9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料; 10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料; ll、各类投诉处理材料; 12、公司经济纠纷处理材料; 13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料; 14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料; 15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料; 16、公司及所属公司开发项目

16、的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料; 17、公司大事记、全宗介绍; l8、公司章程及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件; 19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册; 20、公司固定资产的购置批文、运用说明书、修理卡或保修单等; 21、其它各类相关资料。 (三)非隶属单位的文件资料 非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。 第三章 文件的整理与立卷 第七条 公司实行公司、部门分级立卷的制度,坚持 “谁办文,谁立卷”的原则,并由档案人员负责监督指导。 第八条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级:综合管理部将办理完毕的公司文件

17、资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全,按年头-问题分类法组合立卷。其次层级:综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷根据年头组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理,并用编制案卷书目的方式固定下来。 第九条 归档文书的整理要求 (一)综合管理部一般状况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (二)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。 (三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷

18、;跨年度的规划、安排在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最终一年立卷;一文两事的上年总结与当年安排、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。 (四)归档文件要依据其联系、重要程度、问题或时间依次进行排列。 批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后。 第十条 立卷 (一)卷内文件资料应按排列依次,依次编写页号。一个页面一个页号, 页号位置在每页文件正面的右上角,背面的左上角。 (二)根据要求填写卷内文件书目和备考表。 卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与

19、批复,来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清晰的,要查清,填入有关项内。 (三)案卷封面逐项按规定填写清晰,字迹工整、清楚,简明扼要,准确地反映卷内文件资料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一样,保管期限划分精确。 (四)卷内文件资料要去掉金属物,对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必需装订整齐,采纳三点一线装订法,装订前须经档案室人员复核;文件资料也可依据特别须要采纳卷盒等形式存放。 第四章 案卷的排列、编号、归档 第十一条 归档时间与手续 归档时间是指立卷部门将须要归档的文件向综合管理部移交的时间。 部门归档时间为次

20、年 5 月底以前(重要文件资料应刚好归档),各部门须按时向综合管理部移交档案,同时填写案卷移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合管理部接收。交接双方依据移交目 录清点核对 第十二条 案卷排列编号 案卷排列是指固定各案卷之间的排放依次,一般根据时间先后依次排列.案卷排放的依次一经确定,就应对各案卷逐个进行编号,.案卷编号方法只能采纳自然数,并严格根据案卷排列依次依次编号。编号系统可有两种,一种是统编,适用于案卷数量较少的状况;另一种为分编,即按案卷的类别、年度等分别编立从1 号卷起先的号序。 第十三条 案卷书目 (一)案卷书目的编制方法 案卷书目中的条目必需严格按案卷的排

21、列依次登录,且必需忠实反映案卷号的号序系统,即每本案卷书目必需是一个从1 号卷起先的完整系统。 (二)案卷书目的形式、结构与内容 案卷书目的形式均为书本式(簿册式),最好加硬质封皮。开本尺寸一般采纳a4 纸尺寸。 案卷书目的结构及内容: l、封面和扉页 主要内容为全宗号、书目号、书目名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和书目号一般并列标写于左上角或右上角;书目名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷书目”4 字构成,书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。 2、目次 即书目所分类目的索引,专用于全宗内进行了分类但

22、案卷号却未分编的书目中,若案卷号分编的书目则无需设目次。 3、序言或说明 对书目结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等状况进行简要说明的文字。 4、案卷书目表(见附件1) 即案卷书目的主体部分,用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。 5、备考表 附于书目最终,用于总结性地记录案卷书目及其所包括案卷基本状况。 案卷书目编制完毕后,应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常运用,其他备用。 第五章 档案的保管 第十四条 档案室系机要重地,非经同意,严禁入内。 第十五条 档案库房物品未经许可,不得挪作他用。常常保持库内

23、清洁卫生,防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化,档案存放始终有序。 第十六条 档案库房内严禁火源,禁放易燃易爆品,配备消防器材,定期检 第十七条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等爱护工作,保证档案材料的完整和平安。档案如有破损应刚好修补或复制。 第十八条 坚持温、湿度检查和记录,建立并严格执行登记、统计制度,每年对室藏档案进行一次全面的平安检查,并作好记录,发觉问题刚好向领导汇报。 第十九条 档案室设立全宗卷,以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。 第六章 档案的调阅与利用 其次十条 档案管理人员必需熟识公司的档案状况,主动了解各部门对档案的需求,编

24、制案卷书目、全引书目、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。 其次十一条 调阅、借离或复印档案时,必需严格履行登记审批手续(见附件 2),由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应刚好归还,并办理注销手续,不准转借。一般档案借离时间最长不超过 5 个工作日,公司密级档案原则上借离时间最长不超过2 个工作日。查阅密级档案见保密管理制度。 其次十二条 借阅档案人员对案卷要妥当保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷,如造成档案资料损坏的,视状况进行处理。 其次十三条 外单位调阅、借离或复印公司业务档案时,应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3

25、) 其次十四条 档案人员应加强档案的编研工作,多渠道、多形式地开展利用工作,做好档案利用效果的登记。 第七章 档案的鉴定 其次十五条 公司行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组,每 5 年 1 次对文书档案进行检查鉴定工作,重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出看法,登记造册,经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。 其次十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销,并在销毁清册上签字。 其次十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。 第八章 附则 其次十八条 本方法由综合管理部负责说明和修订。 300mw火力发电

26、厂办公室/文书档案管理岗位规范 1 范围 本规范规定了文书档案管理岗位的岗位职责、上岗标准和任职资格。 本规范适用于文书档案管理工作岗位。 2 岗位职责 2.1 职能范围与工作内容 2.1.1 负责收、发文件的处理,负责文件的收签、传阅、催办及发文的登记编号,做到刚好、精确、保案、无误、事事有回音,件件有落实。 2.1.2 负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。 2.1.3 收集、整理全公司的行政公文,做到分类清晰,排列正确,保证文件的完整、齐全。 2.1.4 负责行政公文的借阅、运用工作和对外办理资料调阅,索购手续等有关管理工作,做到查阅便利。 2.1.5 做好电话记录,重大事

27、情马上通知有关人员。 2.1.6 负责召开会议的通知和支配工作。 2.1.7 负责全公司报刊、杂志、信函、邮件的征订、领取、分发、发送工作,指导通讯员工作,要求服务周到,征订分发无差错。 2.1.8 负责公司公用电报、信函的审定工作,刚好与邮局联系,按期结算报销邮费,做到刚好、快速账目无差错。 2.2 工作关系 2.2.1 在主任(主管)领导下开展工作,并对其负责。 2.2.2 业务上接受上级主管部门的指导。 2.2.3 搞好与相关岗位的协作与协作工作。 2.3 文明办公要求 2.3.1 坚守岗位,遵守纪律。 2.3.2 虚心恳切,团结同志。 2.3.3 礼貌待人,说话和气,热忱耐性。 2.3

28、.4保持室内清洁,各种物品,定置定位,摆放有序。 2.3.5 按规定着装和佩带工作标记。 3 上岗标准 3.1 思想政治和职业道德 3.1.1 坚持四项基本原则,拥护党的方针政策,政治上与保持一样,实事求是,亲密联系群众,廉洁奉公,遵纪遵守法律。 3.1.2 爱岗敬业,事业心和责任感强,忠于职守,开拓进取。 3.2 必备学问 3.2.1 熟识文书学基本理论。 3.2.2 熟识应用写作概论。 3.2.3 熟识上级和本单位文件保管的方法。 3.2.4 熟识接听记录、收发电报及电报管理的基本要求。 3.2.5 熟识本单位介绍信管理规定。 3.2.6 熟识上级和本单位文件管理中的保密规定及措施。 3.

29、2.7 熟识文件收发、转送的通信学问及要求。 3.2.8 熟识“三密”文件及其他文件清退的基本要求。 3.2.9 熟识秘书学基础学问。 3.2.10 熟识本单位文件制发的程序和方法。 3.2.11 熟识本单位文件的各类、发布形式、适用范围及标印格式。 3.2.12 熟识本公司和本单位关于印章运用、管理的规定。 3.2.13 熟识文件版头的格式及制作要求。 3.2.14 了解编辑工作的有关学问。 3.2.15 熟识本公司文件报表的种类及编制要求。 3.3 政策法规 3.3.1 熟识中华人民共和国国全民全部制工业企业法、中华人民共和国国公司法、国家行政机关公文处理方法、中国共产各级领导机关文件处理

30、条例。 3.3.2了解中华人民共和国国电力法、中华人民共和国国劳动法、电力工业技术管理规定及其他相关法律、法规。 3.4 技能要求 3.4.1 起草一般请示、报告、会议记要等文件。 3.4.2 独立处理收发文件和进行文件传递。 3.4.3 对文件进行汇编和分类管理。 3.4.4 处理接听电话、收发电报事宜。 3.4.5 正确运用和管理介绍信。 3.4.6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。 3.4.7 秘诀书学基础学问。 3.4.8 本公司文件制发的程序和方法。 3.4.9 本公司文件的种类、发布形式、适用范围及标印格式。 3.5 任职资格。 3.5.1 文化程度。具有中专及以上学历或同等

31、文化程度。 3.5.2 工作经验。具有大专3年(本科2年、探讨生1年)及以上本专业实际工作经验。 3.5.3 专业技术资格。具有初级及以上专业技术职称。 3.5.4 身体条件。身体健康,没有阻碍本岗位工作的疾病。 文书档案管理员岗位职责 1.依据公文处理有关规定,负责文件的收发、传递和公文的起草、打印、校对工作。 2.负责文档的收集、管理、归档和保密工作。 3.负责学校工作、学习、劳动的考勤统计。 4.做好日常来信、来访接待、电话接听工作。 5.完成领导交办的其他工作任务。 文书档案管理规定方法 文书档案管理规定 一、依据上级关于贯彻中华人民共和国国档案法及其实施方法的确定和有关档案工作的指示

32、,结合本院实际,特制定本制度,以加强本院文书档案工作。 二、坚持档案工作实行“统一领导,集中管理”的原则,本院设文书档案室和机要文书档案员,由院办公室领导,统一管理本院的文书档案。 三、机要文书档案员简称机要文书,要仔细执行党和国家的方针、政策,贯彻执行档案工作的法律、法规和规章制度,主动学习档案科技学问,刻苦钻研档案业务,不断提高档案业务水平和服务质量,以高度负责的看法对待档案工作,保证工作任务的完成。无特别状况,机要文书档案人员应保持相对稳定。 四、机要文书不仅详细管理文书档案和档案室,而且负责对本院各业务部门的文件资料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,并从实际动身,制订、补订或修订必

33、要的规章制度,加强文书档案和档案室的管理基础工作。 五、档案室应做好文书档案的收集和接收工作。并应于每年四月份前将上年具有保存价值的文件资料进行归档。 有保存价值的文件资料,是指具有现实查考运用价值和对学院改革、发展、建设等办学建校活动有探讨价值的文件资料。 六、各业务部门应主动在每年第一季度内将具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人既不得把规定不归档的资料擅自归档,又不得把具有保存价值的文件资料据为已有,或者拒绝归档。 七、送文书档案室的文件资料应符合下列要求: 归档的文件资料不论采纳手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带,都必需齐全完整。 归档的书面文件资料手写文稿

34、,不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写,不得采纳红墨水书写。出现上述状况,机要文书应刚好要求有关部门或人员进行重抄或复制。 八、机要文书应对移送到文书档案室的外来文件资料和本院在工作活动中形成的全部档案进行科学的分类、加工整理和保管。对每年进入档案室的档案必需刚好进行整理、编目和续排等工作。 九、档案室应建立档案统计工作,对档案的进入、移出、保管、改进、修补、销毁和利用等状况进行统计,并根据上级规定,报送档案基本状况统计表。 必要时,此项工作可在秘书和综合统计人员帮助下完成。 十、机要文书应编制本院的档案资料期限表,经校主管领导人批准后执行。 十一、本院应定期对超过保管期限的档案资料进行鉴定。鉴定

35、档案资料必需在院办公室主任的主持下,组成特地鉴定小组进行,鉴定工作结束后,应提出工作报告,并对经鉴定确无保存价值的档案资料进行登记造册,报送院长或经主管院领导人批准后销毁。 十二、档案室应力求逐步做到有能够最大限度地保持档案资料长期完整性的保管条件的技术组织措施。有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防撕页或换页、防随意涂改和防斑点、褪色或字迹模糊等的设施。 机要文书要定期检查存放档案室内的档案资料状况,对字迹模糊、变质、损坏、破裂的档案资料必需刚好进行复原、修补或复制。 十三、机要文书应编制档案室存放的档案资料的档案书目、案卷文件书目和有关专题书目,建立档案资料书目总册。 十四、档案室应利

36、用总存档案编写各种参考资料,主动开展档案利用工作,为学院的管理、改革、发展建设服务,并留意驾驭档案的利用效果。 十五、应建立档案室管理制度,档案室保密制度,档案室借阅制度等。 十六、档案室对本院形成文件须要收集两份,汇合起来,编订成册,一套作立卷归档,一套供利用(查阅、摘录、复制),以保证档案的平安和便利利用。 十七、对上级规定移交的档案,必需根据上级要求刚好办理移交手续,做好档案连同案卷书目等移交工作。 十八、对上级发下的文件及其复制件,须要借给或送给国内的其他单位,必需报请发文单位书面批准,对本院形成的文件,须要与国内的其他单位沟通或交换,对于规章制度,可通过学院档案室统一办理,其他部门和

37、人员不得擅自处理;对学院的规划、安排、工作总结等文件材料,必需经院长签准后,由学院档案室统一对外办理。 十九、不论是上级发下的文件及其复制件,还是本院的文件及其复制件,凡对国外单位和个人借阅、交换等,必需报请上级主管机关书面批准后才能通过档案室办理。 二十、任何部门和个人利用档案资料,未经院长或上级机关书面批准,不得擅自公布。 二十一、对档案的收集、整理、利用服务、爱护和管理规范化、标准化、现代化,以及信息资源的开发等,做出显著成果的部门和个人,学院予以嘉奖。 二十二、对损毁、丢失和擅自抄录、复制、伪造、涂改、撕(换)页、外传或外送、公布档案者及玩忽职守者,必需依据性质和情节予以行政处分或赔偿

38、损失。属于中华人民共和国国档案法其次十四条所列行为者,按规定办理。 二十三、机要文书档案人员调动工作时,必需在离开本岗前办好交接手续。 文书档案管理制度(范本) 1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。 2、建立收发文登记薄,对各种文件、资料刚好做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理,严格借阅登记手续。 3、起草、印发各种文件、资料,必需符合办文程序和质量要求。 4、加强密级文件、资料的保管,不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。 5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录,任何个人不得据为己有,丢失或

39、者擅自销毁。 6、年终对全部文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。 7、档案人员要加强对档案库房的管理,保持整齐卫生,定期检查,做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等,对破损变质的档案材料要刚好实行补救措施,确保档案的完整与平安。 8、建立健全档案借阅登记制度,档案人员要对档案的收进移出等状况进行统计,任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。 9、档案人员在岗位发生变动时,应按规定办理档案交接手续。 p粮食局文书档案管理制度 粮食局文书档案管理制度 一、本局文档的收集整理、编目立档和收发管理等工作,由办公室指定专人负责。文档管理人员要酷爱本职工作,刻苦学习业务学问,不断提高业务水平和工作实力。

40、 二、凡属本局在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料,都必需整理、立卷、归档。文件材料归档须刚好、精确、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要编制档案保管期限表,分为永久、长期、短期三种立卷保存。档案的立卷归档工作应在其次年上半年内完成。 三、查阅文档必需办理手续。本单位人员查阅档案,由办公室主任批准;外单位须凭单位介绍信,经主管局长批准后方可查阅;档案资料一般不借出,如确需借出时,须经中心主任批准,并严格办理借阅手续,按期归还。 四、文档管理人员和借阅人员都要严格遵守保密、保管纪律,严防失、泄密事故发生。要爱惜档案,不准擅自摘录、涂改、拆卷和转借,严格维护档案资料的完整和平安。 五

41、、文档管理人员要定期进行档案的清理核对和平安检查,做到防火、防盗、防潮、防虫蛀,确保档案的平安、有效。 六、档案的鉴定销毁工作,必需根据有关规定和程序组织实施。 七、文档管理人员调动时,要做好档案的交接工作。 某高校后勤集团文书档案管理规定 高校后勤集团文书档案管理规定 文书档案是集团工作运行的记录,是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必需仔细负责、严谨、遵守保密制度,严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作,特制订本规定。 一、文书档案管理的基本原则 文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。 集团各职能部

42、门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。 集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理,以便于刚好利用和维护文书档案的完整与平安。 保密性文书根据上级规定执行。 二、归档文书的范围 1.学校和上级部门签发、转发的文件。 2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。 3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作安排等。 4.会议记录、纪要、确定、收发文记录等。 5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。 6.相关的法律法规及标准。 7.具有查存价值的资料。 三、管理部门及职责 1.集团党政办公室:负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。 负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。 2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。 3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。 4.各单位应确定一名文件管理人员,负责本单位文件的管理与归档工作。 5.管理职责 搜集、整理、立卷、鉴定、保管