2023年商场物业部管理制度(4篇).docx

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1、2023年商场物业部管理制度(4篇) 书目 第1篇x商场物业部钥匙管理作业规程 第2篇某商场物业部业务回访管理规程 第3篇h商场物业部对讲机运用管理方法 第4篇商场物业部文档管理方法范本 x商场物业部钥匙管理作业规程 商场物业部钥匙管理作业规程 1目的 规范物业部全部钥匙(办公柜、屉钥匙除外)的管理,保卫商场平安,预防罪案发生。 2适用范围 适用于本辖区物业。 3主要职责 3.1客服部负责怪用钥匙的管理。 3.2工程部负责工程钥匙的管理及工程钥匙箱的管理。 3.3保安部负责保安钥匙的管理及保安钥匙箱的管理。 4程序要点 4.1物业部全部钥匙除管理部门留存一套供日常运用外,多余全部交客服部存留备

2、用,备用钥匙的借用须由借用部门主管级及以上人员同意,并在钥匙领用登记表的钥匙借用登记栏办理借用登记手续,。 4.2全部钥匙不得外借,确因工作须要外借的,须经物业经理同意并由客服统一办理。 4.3 消防限制中心及配电房均设钥匙箱一个,作为保安工程钥匙存放处。 4.4全部钥匙要分类、分楼层编号、标识。 4.5 物业部全部钥匙不得私自配制或带离商场。 4.6钥匙若发觉遗失,钥匙保管人须刚好向部门主管汇报,在客服部钥匙领用登记表上的钥匙遗失和配制栏中做好报失确认登记,由部门主管签字确认,客服部支配换锁,其所需费用由遗失人担当,并赐予当事人纪律处分。 4.7全部钥匙用后须刚好归还并做好归还签收工作,不得

3、隔日或隔班(特别状况下须运用部门主管人员说明缘由并在钥匙领用登记表进行登记)。 4.8钥匙领用人在离职时,须将领用的钥匙如数交还,由其上一级管理者负责收回客服部,并在钥匙领用登记表上办理注销手续,部门经理/主管核实后在离职移交手续上签字确认。 4.9若钥匙箱钥匙遗失,并有急事需钥匙的,可打破钥匙箱挂锁,事后应写书面报告说明上报客服部。 4.10工程部全部设备机房钥匙均各留一把,列出钥匙清单放在配电房钥匙箱内,备用钥匙箱的钥匙,由工程部变配电当值人员负责保管和交接。 4.11保安部全部门、通道门、平安门的钥匙均应放入监控中心钥匙箱内,个人手里不允许留存钥匙,开店、闭店钥匙的运用由当值保安部主管指

4、定专人领取或由内保当值领班领取,其它时段需主管级人员同意并签字确认。 4.12 打开钥匙箱,运用钥匙时配电房/限制中心当值人员应在钥匙运用登记表上登记办理运用手续,配电房/限制中心当值人员交接班应做好移交清点签收。 5相关文件 6工作记录 6.1钥匙领用登记表 6.2钥匙运用登记表 某商场物业部业务回访管理规程 商场物业部业务回访管理规程 1目的 确保对业户投诉处理和需求服务效果的刚好反馈。 2适用范围 适用于物业服务范围内投诉处理和服务效果的回访。 3职责 3.1负责对任何信息产生之缘由追溯处理。 3.2物业客服部负责对业户的回访工作。 4工作程序 4.1回访方式 业户回访一般可采纳电话回访

5、和上门回访。 4.2回访分类 回访一般分投诉回访、接报修回访、日常主动性回访。 4.3、投诉回访 4.3.1、无论何种方式收到投诉信息,应刚好做好相关记录。 4.3.2、客服管理员应客观分析并调查投诉事务起因。 4.3.3、协调并落实相关部门拿出处理看法和结果。 4.3.4、联络投诉业户并取得最终谅解。 4.4.5、回访中应了解业户对投诉处理的满足状况,如不满足应联系有关人员进行处理并记录处理结果,直到业户满足为止。 4.3.6、将结论及相关措施上报主管并备案,以利工作进步开展。 4.4接报修回访 4.4.1接到修理服务需求信息刚好做好相关记录。 4.4.2通报修理部门。 4.4.3跟踪落实修

6、理,两天内未处理完毕刚好通报客服主管,由主管跟进处理。 4.4.4对修理满足度进行回访,并做好相关记录,一般由内场支配回访工作,外场负责回访,回访时间一般支配在返单后的其次天。 4.4.5对修理回访内容主要有:修理刚好性、工作人员看法、修理质量。 4.4.6业户修理服务回访率不得低于95%。 4.4.7对公共部位接报修应做好相关记录,跟踪处理结果,回访事宜由报修人确认。 4.5日常性主动回访。 4.5.1随机选择业户进行回访,做好相关记录。 4.5.2将相关信息刚好上报主管、经理。 4.5.3日常性主动回访主要参照业户满足度调查相关规定进行。 5工作记录 接待记录 投诉处理登记表 商铺修理报修

7、单 h商场物业部对讲机运用管理方法 商场物业部对讲机运用管理方法 一、总则 1、对讲机的运用频道由公司统一设定,任何部门(人)因工作须要更改通讯频道或因特别缘由须要增设临时运用频道,必需报经行政部批准后方可实施。否则将追究相关人员的责任。 2、原则上对讲机由行政部统一管理,各部门领用对讲机应到行政部办理领用登记手续。 3、部门领用的对讲机运用分布状况应报行政部备案。 二、对讲机的保管修理与运用 1、对讲机的修理 1.1正常损坏,交行政部统一修理。 1.2因保管不当,造成丢失、灭失或人为损坏无法修复,由运用部门(人)按原选购价格予以赔偿。 1.3因保管、运用不当,造成受潮或附件人为损坏,其修理费

8、用由运用部门(人)担当。 1.4电池运用年限为18个月,天线、挂件、配件运用年限为1年。 1.5对讲机修理时间超过1天,行政部应供应备用设备给运用部门,以确保工作正常开展。 2、对讲机运用人员不得利用对讲机进行工作以外的联络(包括闲聊、嬉闹等)。一经发觉,每次罚款50元。 3、对讲机发生故障后,应马上报修,因延误工作,将追究运用人员的责任。 4、对讲机运用要求 4.1上班后即刻打开对讲机,保证对讲机通信正常。 4.2对讲机不要暴露于太阳直射处或热源旁边。 4.3不要将对讲机放在多尘、潮湿处或不稳定物体的表面。 4.4对讲机电池每次充电不得超过12小时。 4.5如发觉对讲机通信异样、异味或冒烟,

9、应马上关掉电源,卸下电池。 4.6禁止在爆炸性环境中(可燃气体、粉尘、可燃烟尘)操作对讲机。 4.7车辆加注燃料或加油站停车时,关掉对讲机电源,停止运用。 4.8每天早晨更换电池进行充电,以确保对讲机的正常运用。 4.9运用对讲机留意文明用语,避开谈及与工作无关的内容。 4.10不得擅自打开对讲机进行修理。 4.11下班时,要将对讲机放在指定位置或妥当保管,不准自行带回家。 三、对讲机呼叫或应答规范用语及代号 1、对讲机规范用语 甲:呼叫楼面(区域)。 乙:收到,请讲。 甲:通话内容,是否收到 乙:内容不清,请重复。 甲:通话内容,是否收到 乙:收到。 甲:通话完毕。 2、代号 1号- 上厕所

10、2号- 吃饭 3号- 喝茶 4号- 一般事务5号- 紧急事务 6号- 特殊事务 7号- 休息8号- 换岗人员未到 9号- 火警 3、通话留意事项 3.1对讲机运用必需严格遵守对讲机规范用语。 3.2运用对讲机时语言简明、清楚、礼貌,以便提高工作效率。 3.3对讲机只能用于工作用途,不得谈论与工作无关之事。 3.4通话时不得运用粗鲁、谩骂及不文明语言,否则一经查实,予以惩罚。 3.5 通话时,呼叫和应答应选择偏僻处。除非状况特别,任何持机人员不得在人员密集处大肆通话。 3.6对讲机的音量应调至适量,即可收到讯息,又不会影响四周客户。 商场物业部文档管理方法范本 商场物业部文档管理方法 1.制定本

11、方法的目的、依据和适用范围 1.1为了加强物业部门的文档管理,充分发挥文档的作用,更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作服务,依据中华人民共和国国档案法和国家有关企业档案管理的有关规定,结合物业管理行业特点及本公司实际状况,制订本管理方法。 1.2本管理方法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。 2.文档的定义 2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中干脆形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。 3.文档管理的基本原则和要求 3.1为维护文档的完整、平安,同时便于有效利用,各商场物业在管理活动过程中形

12、成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理”的原则,即:凡明确列入由区域物业部集中保管书目的文件材料(原件)由区域物业部集中保管;其他文件材料(原件)由各商场物业(保安)部按集团的规定要求自行管理。 3.2各商场领导应当加强对文档工作的领导和管理。 4.文档管理机构和人员 各商场在物业经理的领导下,形成档案工作的管理网络。 *集团物业推动中心对各区域物业部、各商场物业(保安)部文档工作进行指导、检查和考核。集团物业推动中心文档配备专职文档管理人员,负责收集、保管和供应利用物业条线各类文档; *各区域、各商场物业部门的文员(或指专人)在部长(经理)领导下负责本区域、商场(物业条线)文档材料的归集和

13、整理立卷,并按规定向集团物业推动中心送交相关文档。 *各区域物业部、各商场物业(保安)部均须依据文档保管的要求设置固定文档存放点,并配备文档管理人员和必要的文档存放橱柜,负责本部门文档材料(资料)的归集、整理。 *各区域物业部长、各商场物业(保安)经理为文档工作的主要责任人,并将文档工作纳入部门的年度工作安排。 5.文档案管理人员的职责 5.1.集团物业推动中心文档管理人员的职责: *负责公司级(物业条线)各类文档的接收、整理、保管、统计、利用等; *按规定要求统一管理公司(物业条线)的文档,确保文档的完整和平安。对已接收入室的文档,有安排参加进行整理、重组和销毁工作;对因归档制度不健全或执行

14、不严而遗漏失散在外的重要文件材料,加强收集归档; *指导、督促和检查各部门文件材料的立卷、归档工作,组织对兼职文档管理人员的业务学习与培训; *参加实施对部门文档工作的考评; *负责编制公司(物业条线)文档书目、检索资料,严格执行文档借阅制度,主动、快捷供应利用服务; *办理领导交办的其他有关文档业务的工作。 5.2.区域物业部文档管理人员的职责: *按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作,对集团物业推动中心须要的文件材料,按规定要求刚好送交归档; *负责由部门日常运用保管的文档、资料(主要是物业管理业务文档)的管理。 *部门文档管理人员如兼文员工作,则还应当担当如下职责:

15、(1)负责本部门文书处理工作,包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注; (2)负责本部门文书管理工作,包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等。 5.3.商场物业(保安)文档管理人员的职责: *按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作,对明确由区域物业部文档室集中保管的文件材料,按规定要求刚好送交归档; *负责由部门日常运用保管的档案、资料(主要是物业管理业务档案)的管理。 *部门文档管理员如兼文员工作,则还应当担当如下职责: (1)负责本部门文书处理工作,包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注;

16、(2)负责本部门文书管理工作,包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等,并按规定刚好向文档室移交。 6.公司(物业条线)文件材料归档范围 *前期工程交接验收范围的材料归档 *客商户档案(含二次装修资料)及客户服务范围的材料归档 *物业运作管理(含合同、协议、来往文书等)范围的材料归档 *其它范围的材料归档 7. 档案的管理和移交 *向文档室(各部门)移交文档时,应办理交接手续。按规范格式填制归档文件材料移交接收清册,仔细做好清点、登记和签署工作。 *文档管理应遵循保密工作有关规定。 *文档室必需具备防盗、防火、防有害生物等平安设施。文档室由文档管理人员专人管理。 *按规定由各部门负责管理的档案、资料(主要是物业管理业务档案),在该物业项目管理终止或管理主体发生改变时,应按规定编制移交清册后,向接管该项目的物业办理移交。 8.档案的查阅利用 *文档室应当多渠道、多形式地开展文档利用服务工作,努力提高文档利用效能。 *查阅、借阅文档需办理相关登记和批准手续,并填制文件档案资料查阅登记表及文件档案资料借阅登记表。 *查阅、借阅、复印各部门文档资料时,一般需经相关领导签字批准,并须办理相关登记(归还时刚好注销)手续。