2023年自动化管理规定4篇.docx

《2023年自动化管理规定4篇.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年自动化管理规定4篇.docx（24页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、2023年自动化管理规定4篇 书目 第1篇某公司办公自动化管理规定 第2篇办公自动化系统运行管理规定 第3篇办公自动化系统网络管理规定范本 第4篇a公司办公自动化管理规定 办公自动化系统网络管理规定范本 办公自动化系统网络管理规定 为有效利用我矿办公网络资源,保障矿井办公网络系统正常、平安、牢靠运行,实现办公网络管理规范化、制度化,最大程度地发挥办公系统的作用,切实提高办公效率,更好地为矿井平安生产经营管理中供应服务和保障。经探讨,特制定办公自动化系统网络管理规定。 一、管理要求 (一)网络系统管理 由通讯计算机中心负责办公网络的管理和日常维护,主要负责系统硬件和软件的维护以及服务器数据的备份

2、工作;对全矿办公自动化运用人员的培训;用户账号的申请和用户账号的管理工作。 (二)用户账号的申请程序 全矿各单位依据本单位的工作须要,以书面形式申请办公网络用户账号,报分管矿领导签字批准后交通计中心。通讯计算机中心依据各单位的申请报告统一安排安排用户账号,对账号进行实名登记,并建立用户档案。办公网络用户必需与企管科签订保密协议。 (三)用户账号的撤销 办公网络用户岗位发生变动时,通讯计算机中心应刚好变更或者撤销用户账户及相关信息。 (四)用户账号密码的管理 办公自动化系统用户必需妥当保管好账号和密码,不得运用原始密码,并定期对密码进行修改,若遗忘密码应报通讯计算机中心进行处理。如因用户运用初始

3、密码、密码简洁或者密码外泄等缘由造成不良后果的,要追究账号全部人及运用人员的责任。 (五)用户账号的运用 用户账号一旦建立,在办公自动化上发布的一切文件均视本人发布。严禁运用他人用户账号收发文件,或把账号转借给他人收发文件,如因上述状况造成资料和信息泄漏或不当信息发布的,追究账号全部人的责任。 (六)文件的传阅 在办公系统上发布文件及其他信息必需要经过发送单位负责人审核后方可发布;办公网只限于正常工作文件的发布和接收,不能在办公自动化上发布与工作无关的数据,严禁在办公自动化上发布违反国家法律法规的信息和内容,给国家、集体或者他人合法权益造成损失的应担当相应的法律责任。 (七)专用账号的管理 各

4、单位要明确隐患排查专用账号的负责人。 (八)系统平安 为了保证文件的正常接收发布和系统的正常运行,办公网络用户应定期对运用的电脑进行查杀病毒处理,不能将带有病毒的文件和资料在办公自动化上发布,严禁利用各种黑客软件攻击办公自动化服务器,如造成局域网络瘫痪要追究账号全部人的责任。 (九)系统要求 该系统支持windows自带的internet e*plorer阅读器,不支持运用360、qq、百度、搜狐等阅读器。 二、考核规定 (一)通讯计算机中心要明确系统维护责任人,要定期对系统硬件和软件进行维护检修,对出现的问题必需刚好进行处理。凡是因系统出现问题未能刚好处理而影响办公的,对维护责任人及通计中心

5、负责人每次惩罚50元。 (二)因未按规定对办公网络账号进行登记、变更、撤销管理的,对通讯计算机中心负责人及办公网络管理员每次惩罚50元。 (三)如因密码保管不善,造成不良后果的对账号全部人及所在单位的负责人每次惩罚200元。 (四)对运用他人账号发布文件或者转借给给他人账号发布文件,未造成后果的,一经发觉,赐予账号全部人就所在单位的负责人罚款100元/次。 (五)对没有经过审核随意发布文件的或者发布违反法律法规规定的信息和内容的,依据所造成后果追究账号全部人相应的责任,并对账号全部人及所在单位负责人分别赐予罚款200-1000元。 (六)对在网上发布病毒文件或者利用黑客软件对办公系统进行攻击造

6、成网络瘫痪等后果的,一经查实,注销该运用人的账号,依据所造成后果追究当事人相应的责任并惩罚2000元。 (七)各单位对专用账号因管理不善造成后果的,视情节轻重赐予责任人及所在单位负责人分别赐予罚款200元。 (八) 出现本规定以及其它情形,给矿井造成损失及后果的,根据过错责任追究方法追究相应责任,情节严峻,触犯法律的,移交司法机关依法追究其相应责任。 三、本规定自下发之日起执行。 a公司办公自动化管理规定 1 目的 为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息刚好处理和反馈。对电子公文精确、规范、平安、刚好地进行处理,提高工作效率。 2 适用范围 本规定适用公司内部各单位、解放

7、经销商、服务站办公自动化系统的管理。 3 术语和定义 电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(确定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。文秘资源网 4 职责 4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的运用、运转、保密状况。 4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。 4.3人力资源开

8、发室负责人员流淌、用户变更信息的刚好供应。 4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的运用、运转、保密状况。 4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的运用、运转、保密状况。 5 管理要求 5.1 电子公文管理规定。 5.1.1 电子公文与纸质公文关系。 5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。 5.1.1.2电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。 5

9、.1.1.3除特别注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。 5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一样,包括:公文版头、隐私等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。 5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。 5.1.2上机操作人员必需熟记本人的用户代码和口令,并保守隐私,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应刚好退出该系统。上机人员调离工作岗位应刚好通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或阅读。 5.1.3 对机

10、密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。 5.1.4 运用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看待办事宜,并签署看法。 5.1.5国家隐私级以上(含隐私级)和集团公司机密级隐私公文不得以电子公文形式在网上传递。 5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后接着办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。 5.1.7 电子公文

11、处理和存储,必需采纳专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的平安。 5.1.8 电子公文介质硬(软)磁盘、磁带、光盘等应按下列要求管理: 5.1.8.1 电子公文介质的运用和保存,等同纸质公文的运用和保存。 5.1.8.2 电子公文介质的维护和修理,由公司电算室负责。 5.1.8.3 电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,须进行登记并由两人监销,确保不漏销、不丢失。 5.1.9用户认证管理。 5.1.9.1用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密码,日常要求每隔1个月修改用户密码。 5.1.9.2建议系统采纳电子身份认证卡确保系统的平安。 5.1.10用户管理。

12、 5.1.10.1用户重新审核:将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。 5.1.10.2新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变更)用户表(附后),本部门领导签字后,到人力资源开发室盖章确认,由电算室创建用户。 5.1.10.3用户权限变更:当对用户权限有特别须要时,请填写用户权限变更表(附后)。 5.1.10.4用户变更:人员流淌时,由人力资源开发室填写用户新增(变更)表(附后)供应给电算室,由电算室对这些用户变更所属部门。 5.1.10.5用户注销:人员调离,退休、退养、离职时,由人力资源开发室填写用户注销表(附后)供应给电算室,由电算室注销用户。 5.1.11用户组管理

13、。 5.1.11.1用户群组重新审核:将群组名称及群组成员列出后,由各主管部门重新审核。 5.1.11.2新用户组申请程序:由运用部门填写用户新增(变更)表(附后),与电算室协商创建。 5.1.11.3用户组的日常管理:用户组由电算室进行日常维护。 5.1.11.4用户组信息的发布:为便利查询各用户组包含的成员,电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。 5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。 5.1.13系统操作要求。 5.1.13.1要求每天早8:00打开oa办公系统,下班时触发按钮,形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。 5.1.13.2上班期

14、间每隔一个小时查看一次最新信息。 5.1.13.3各模块的主管理单位负责刚好更新信息。 5.1.14信息管理要求。 5.1.14.1电子邮件系统:要求常常清理,保证邮件占用空间小于100m。 5.1.14.2通知公告、留言板:文档保留一个月时间,超期后由电算室对文档进行删除。 5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理:由办公室对文档进行维护。 5.1.14.4政策法规、经济责任制:由企管办对文档进行定期维护。 5.1.14.5信息发布、信息收集:由指定部门的专人负责维护。 5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责怪份。 5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份 5.2经销商电子公

15、文管理规定。 5.2.1每家经销商一个用户名,由专人管理与运用,用户名和密码要有两人知晓,避开人员调动,其他人不能登录。 5.2.2上机人员调离工作岗位,新的操作人员应刚好更改用户设置。 5.2.3上机操作人员必需熟记用户名和密码,并保守隐私。 5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应刚好退出该系统。 5.2.5不许将ie阅读器设置成“表单自动提示密码”。 5.2.6上机人员不得在邮件系统中向全部用户群发邮件,一经发觉,作为劣迹记入经销商综合考评。 5.2.7运用人员要每日登录系统,至少保证早、晚各一次,并刚好将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。 5.3服务商电

16、子公文管理规定。 5.3.1外来公文进行登记、处理,在收文流程中处理,例如:一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。 5.3.2服务站内部制定的公文,需按流程办理且归档,在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。 5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息,经筛选整理编辑后形成各种主题刊物,进行发布。例如:质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。 5.3.4公共服务为各服务站供应资料和服务,资料内容由服务管理部整理更新后供查询、运用。 5.3.4.

17、1服务系统通讯录,供服务站运用,主要由贸易公司电算室负责。 5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写,以供服务站查看。 5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料,例如:新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。 5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等,各服务站均可发布。 5.3.5干脆发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。 5.3.6关于磁盘上机运用的规定。 5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘,必需由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后,方可上机运用。 5.3.6.2外

18、单位人员来服务站上机时,所带磁盘必需由服务站站长同意,经作病毒检查确认无病毒后,方可上机运用。 5.3.6.3发觉病毒时,操作者不得擅自处理,须经服务站计算机管理负责人查明缘由后,责成专人处理。 6相关文件 (无) 7相关记录及保存期 7.1新增(变更)用户表 保存期限五年 7.2用户权限变更表 保存期限 五年 7.3用户注销表保存期限五年 办公自动化系统运行管理规定 办公自动化系统(oa)运行管理规定 1.目的 为了提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,依据公司的实际,制定本规定。 2.适用范围 2.1 本规定适用于集团各部门、各控参股企业

19、、各销售公司(物流中心)办公自动化的管理。 2.2 oa系统用户暂定为集团各部门、各销售公司(物流中心)工作人员和各控参股企业管理人员。 3.相关部门职责 3.1 集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必需具有符合规范的文件头和文件主体。 3.2集团人力资源部负责协作集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。 3.3 集团办公室信息技术处负责oa系统操作技术的培训,oa系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。 3.4各控参股企业、各销售公司(物流中心)的部门和人员职责可参照执行。 4.文件发送与接收 4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公

20、文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采纳办公自动化系统(oa)发送,特别状况须要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。 4.2 集团公司的正式文件及其他须要签发的公文,仍按原流程起草、审核、签发,统一由办公室编号、制作、扫描、运用oa发送至收文单位和个人,并依据实际须要打印若干份存档和上报。 4.3 电子公文应做好登记,并由起草、审核、签发人签名。 4.4 全部oa用户每天上、下午上班后都必需刚好登录oa系统查看文件,并始终使oa系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长,须指定授权的公文代办人代办。 4.5 电子文件发送后,工作人员应依据公文的缓急程度

21、对所发公文的接收状况进行检查,催办、督办,发觉问题刚好与有关人员联系。 4.6 集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)要建立oa系统管理体制,指定专人负责oa系统文件的管理。 5. 用户注册和注销 5.1总部新进符合运用oa系统的人员,由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处,信息技术处应在一周内完成电脑配置和oa用户注册。总部oa用户离职前,须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oa注销手续后,方可办理离职手续。 5.2各控参股企业、各销售公司(物流中心)新进符合运用oa系统的人员,由控参股企业、各销售公司(物流中心)在两个工作日内将人员

22、的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部,人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司(物流中心)oa用户离职前,需报集团人力资源部备案,并由集团办公室信息技术处办理oa注销手续后,方可办理离职手续。 5.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)对没配置专用电脑的oa用户,要合理支配电脑共用。 6.系统平安与维护 6.1 集团公司和各控参股企业、各销售公司(物流中心)的网络服务器在工作时间内必需始终保持在线,oa系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志,并保存30天以上。 6.2 集团办公室信息技术处须指定管理员特地负责文件上传及系统维护。全部配

23、置信息要由专人保管,留意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒,建立防火墙,防止黑客侵入,确保系统平安。 6.3 密级的文件不入oa系统,根据现有公文流转方式处理;电子文件严格按发文范围发送,发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。 6.4全部oa系统应保管好用户密码口令,不得随意泄漏给无关人员。 7. 文件共享与归档 7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理,剔除密级和失效文件外,将全部的好用文件在oa系统上发布,供用户学习、运用。 7.2集团办公室对oa系统上电子公文每年整理一次,刻录成光盘,存入集团档案室。 8. 附则 8.1 本规定自2023年1月1日起试行,原有关规定

24、同时废止。 8.2 在试运行期间,公司除利用oa系统处理文件发送、信息沟通外,还将逐步推行自动化办公流程,以期实现真正意义上的无纸办公,加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。 8.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和看法、建议,请刚好向集团办公室反映,以便对本规定进行修改。 某公司办公自动化管理规定 公司办公自动化管理规定 1 目的 为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息刚好处理和反馈。对电子公文精确、规范、平安、刚好地进行处理,提高工作效率。 2 适用范围 本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。 3 术语和定义 电

25、子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(确定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。文秘资源网 4 职责 4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的运用、运转、保密状况。 4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。 4.3人力资源开发室负责人员流淌、用户变更信息的刚好供应。 4.4网络室

26、是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的运用、运转、保密状况。 4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的运用、运转、保密状况。 5 管理要求 5.1 电子公文管理规定。 5.1.1 电子公文与纸质公文关系。 5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。 5.1.1.2电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。 5.1.1.3除特别注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行

27、政效力。电子公文不加印鉴。 5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一样,包括:公文版头、隐私等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。 5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。 5.1.2上机操作人员必需熟记本人的用户代码和口令,并保守隐私,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应刚好退出该系统。上机人员调离工作岗位应刚好通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或阅读。 5.1.3 对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质

28、方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。 5.1.4 运用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看待办事宜,并签署看法。 5.1.5国家隐私级以上(含隐私级)和集团公司机密级隐私公文不得以电子公文形式在网上传递。 5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后接着办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。 5.1.7 电子公文处理和存储,必需采纳专用的计算机和存储设备,由收到电子公

29、文的人员负责管理,确保有关设备的平安。 5.1.8 电子公文介质硬(软)磁盘、磁带、光盘等应按下列要求管理: 5.1.8.1 电子公文介质的运用和保存,等同纸质公文的运用和保存。 5.1.8.2 电子公文介质的维护和修理,由公司电算室负责。 5.1.8.3 电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,须进行登记并由两人监销,确保不漏销、不丢失。 5.1.9用户认证管理。 5.1.9.1用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密码,日常要求每隔1个月修改用户密码。 5.1.9.2建议系统采纳电子身份认证卡确保系统的平安。 5.1.10用户管理。 5.1.10.1用户重新审核:将现有的oa用户按部门列

30、表由用户所在部门领导签字确认。 5.1.10.2新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变更)用户表(附后),本部门领导签字后,到人力资源开发室盖章确认,由电算室创建用户。 5.1.10.3用户权限变更:当对用户权限有特别须要时,请填写用户权限变更表(附后)。 5.1.10.4用户变更:人员流淌时,由人力资源开发室填写用户新增(变更)表(附后)供应给电算室,由电算室对这些用户变更所属部门。 5.1.10.5用户注销:人员调离,退休、退养、离职时,由人力资源开发室填写用户注销表(附后)供应给电算室,由电算室注销用户。 5.1.11用户组管理。 5.1.11.1用户群组重新审核:将群组名称及群组成

31、员列出后,由各主管部门重新审核。 5.1.11.2新用户组申请程序:由运用部门填写用户新增(变更)表(附后),与电算室协商创建。 5.1.11.3用户组的日常管理:用户组由电算室进行日常维护。 5.1.11.4用户组信息的发布:为便利查询各用户组包含的成员,电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。 5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。 5.1.13系统操作要求。 5.1.13.1要求每天早8:00打开oa办公系统,下班时触发按钮,形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。 5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。 5.1.13.3各模块

32、的主管理单位负责刚好更新信息。 5.1.14信息管理要求。 5.1.14.1电子邮件系统:要求常常清理,保证邮件占用空间小于100m。 5.1.14.2通知公告、留言板:文档保留一个月时间,超期后由电算室对文档进行删除。 5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理:由办公室对文档进行维护。 5.1.14.4政策法规、经济责任制:由企管办对文档进行定期维护。 5.1.14.5信息发布、信息收集:由指定部门的专人负责维护。 5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责怪份。 5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份 5.2经销商电子公文管理规定。 5.2.1每家经销商一个用户名,由专人管理

33、与运用,用户名和密码要有两人知晓,避开人员调动,其他人不能登录。 5.2.2上机人员调离工作岗位,新的操作人员应刚好更改用户设置。 5.2.3上机操作人员必需熟记用户名和密码,并保守隐私。 5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应刚好退出该系统。 5.2.5不许将ie阅读器设置成“表单自动提示密码”。 5.2.6上机人员不得在邮件系统中向全部用户群发邮件,一经发觉,作为劣迹记入经销商综合考评。 5.2.7运用人员要每日登录系统,至少保证早、晚各一次,并刚好将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。 5.3服务商电子公文管理规定。 5.3.1外来公文进行登记、处理,在收

34、文流程中处理,例如:一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。 5.3.2服务站内部制定的公文,需按流程办理且归档,在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。 5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息,经筛选整理编辑后形成各种主题刊物,进行发布。例如:质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。 5.3.4公共服务为各服务站供应资料和服务,资料内容由服务管理部整理更新后供查询、运用。 5.3.4.1服务系统通讯录,供服务站运用,主要由贸易公司电算室负责

35、。 5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写,以供服务站查看。 5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料,例如:新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。 5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等,各服务站均可发布。 5.3.5干脆发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。 5.3.6关于磁盘上机运用的规定。 5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘,必需由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后,方可上机运用。 5.3.6.2外单位人员来服务站上机时,所带磁盘必需由服务站站长同意,经作病毒检查确认无病毒后,方可上机运用。 5.3.6.3发觉病毒时,操作者不得擅自处理,须经服务站计算机管理负责人查明缘由后,责成专人处理。 6相关文件 (无) 7相关记录及保存期 7.1新增(变更)用户表 保存期限五年 7.2用户权限变更表 保存期限 五年 7.3用户注销表保存期限五年