安排商务旅行-PPT.ppt

《安排商务旅行-PPT.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《安排商务旅行-PPT.ppt（15页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、湖湖 南南 商商 务务 职职 业业 技技 术术 学学 院院秘书实务秘书实务精品课程精品课程1模块二模块二 秘书办事模块秘书办事模块项目五 有效组织商务活动 任务四 安排商务旅行2知识目标知识目标1、了解旅行计划和旅程表的内容；、了解旅行计划和旅程表的内容；2、了解制定旅行计划的注意事项；、了解制定旅行计划的注意事项；3、掌握为上司做商务旅行的准备；、掌握为上司做商务旅行的准备；4、掌握商务费用报销预结算、掌握商务费用报销预结算能力目标能力目标能够安排商务旅行能够安排商务旅行教学重点教学重点能够安排商务旅行能够安排商务旅行3情景导入情景导入 天地公司经理张伟因公干需天地公司经理张伟因公干需去纽约

2、出差，请秘书高山安排相去纽约出差，请秘书高山安排相关事宜。关事宜。4任务分析任务分析 商务旅行商务旅行 business business traveltravel）又称）又称 公干、出差公干、出差 等。等。是旅游行业中细分出来的一个概是旅游行业中细分出来的一个概念。念。主要涉及到交通，迁移，住主要涉及到交通，迁移，住宿，体育赛事，文化或者饮食活宿，体育赛事，文化或者饮食活动和饭店行业的宴会。工作期间动和饭店行业的宴会。工作期间的程序是很明确的和会议室、商的程序是很明确的和会议室、商务中心的安排联系在一起的，比务中心的安排联系在一起的，比如一些必备设施：纸张，投影仪，如一些必备设施：纸张，投影

3、仪，屏幕，互联网接口等。屏幕，互联网接口等。5相关知识相关知识（一）为上司安排旅行（一）为上司安排旅行准备旅行计划和旅馆信息准备旅行计划和旅馆信息制定约会计划制定约会计划为商务洽谈收集资料为商务洽谈收集资料决定旅行用品决定旅行用品行李问题行李问题安排差旅费安排差旅费建立旅行建立旅行旅馆信息资料库旅馆信息资料库办理旅行保险办理旅行保险6（二）与上司一起旅行（二）与上司一起旅行 旅行安排旅行安排设备安排设备安排行为举止行为举止工作交代工作交代7（二）报销差旅费（二）报销差旅费报销差旅费应该符合国家和单位的报销规定，报销差旅费应该符合国家和单位的报销规定，并履行相关报销手续，一般应具备提前进行费并履

4、行相关报销手续，一般应具备提前进行费用预算审批、费用支出、获取发票、进行报销用预算审批、费用支出、获取发票、进行报销等环节。报销应及时规范、手续完备。报销差等环节。报销应及时规范、手续完备。报销差旅费的一般程序：旅费的一般程序：1、提交费用申请报告或费用申请表。、提交费用申请报告或费用申请表。2、授权人审核同意，并签名批准。、授权人审核同意，并签名批准。3、报告或申请表提交财务部门，领取现金或支、报告或申请表提交财务部门，领取现金或支票。票。4、商务活动中发生的费用，要向对方索取相应、商务活动中发生的费用，要向对方索取相应的发票。的发票。5、商务活动结束后，将发票附在、商务活动结束后，将发票附

5、在“出差报销单出差报销单”后，签名报销。后，签名报销。6、如商务活动中计划费用不足，应提前向有关、如商务活动中计划费用不足，应提前向有关领导报告，取得许可后，超出部分方可报销。领导报告，取得许可后，超出部分方可报销。8大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流可以互相讨论下，但要小声点可以互相讨论下，但要小声点可以互相讨论下，但要小声点可以互相讨论下，但要小声点9任务实施任务实施秘书高山应作以下秘书高山应作以下安排：安排：101、准备旅行计划表如下：、准备旅行计划表如下：张伟经理旅美日程表张伟经理旅美日程表广州广州一纽约一纽约 2008年年1月月7日日-9日日1月月7日日 星期日

6、星期日 上午上午9：15 乘中国民航乘中国民航302次班机离广州，乘次班机离广州，乘CA983次班次班机由北京至纽约。机由北京至纽约。下午下午19：45 抵纽约抵纽约(林敏小姐接林敏小姐接)，住，住Francis旅馆。旅馆。下午下午20：30 与格兰特与格兰特(Grant)先生在旅馆共进晚餐。先生在旅馆共进晚餐。111月月8日日 星期一星期一 上午上午9：30 与格兰特在公司会议室会谈与格兰特在公司会议室会谈(需用的需用的07号文件号文件在在文包内在在文包内)。中午中午11：lO 与格兰特先生共进午餐。与格兰特先生共进午餐。下午下午15：00 与格兰特先生继续会谈与格兰特先生继续会谈(需用的需

7、用的08号文件已备号文件已备于公文包于公文包)。下午下午18：30 在旅馆用晚餐。在旅馆用晚餐。下午下午19：30 拜访黄裕先生拜访黄裕先生(林敏陪同，礼品在手提箱内林敏陪同，礼品在手提箱内)。1月月9日日 星期二星期二 上午上午8：30 乘乘CA984次班机回京次班机回京(高山先生接高山先生接)。122 2、制定约会计划。、制定约会计划。3 3、为商务洽谈收集资料。、为商务洽谈收集资料。4 4、决定旅行用品。、决定旅行用品。5 5、托运行李。、托运行李。6 6、安排差旅费。、安排差旅费。7 7、办理旅行保险。、办理旅行保险。13案例分析案例分析 A A城光明公司经理李平与城光明公司经理李平与

8、B B城华新公司经理赵明就城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预订在某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预订在8 8月月8 8日下午日下午1 1：0000开始。李经理让秘书张兰帮他预订飞开始。李经理让秘书张兰帮他预订飞往往B B城的机票。张兰查了飞机班次，觉得城的机票。张兰查了飞机班次，觉得8 8日上午日上午8 8：0000的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达天气的原因，飞机误点，到达B B城时已是下午城时已是下午2 2点多，点多，再赶到华新公司已是再赶到华新公司已是3 3点多。由于迟到，华新

9、公司赵点多。由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。意。最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。此案例对你有什么启发？此案例对你有什么启发？14Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！15