2023年公司采购管理规定5篇.docx

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1、2023年公司采购管理规定5篇 书目 第1篇x公司选购管理规定 第2篇置业公司选购合同管理规定 第3篇物业公司选购管理规定（13） 第4篇分公司选购管理规定范例 第5篇某物业公司选购物资管理规定 分公司选购管理规定范例 分公司选购管理规定 分公司物资的选购,执行先申请后执行的原则,物资需求部门应事先填写选购申请单,报送公司分管部门审批后,转交选购部门选购。 一、商品选购 1、各营业终端依据销售、库存状况填写选购申请单,报送分公司领导审批,超过肯定金额的选购送总公司总裁审批; 2、选购部门依据审批后的选购申请单整理、汇总后选购; 3、选购部门联系供应商,进行询价、洽谈、签订选购合同,上报审批,最

2、终下单选购; 4、选购商品送到营业终端后,各营业终端仓管员应刚好依据供应商的随货同行单和分公司的发货单验收商品,并签字。直营店仓管员再依据随货同行单、分公司发货单、验收状况登记库存商品进销存表,而后将签字后的分公司发货单每周整理一次寄给选购部,加盟店将签字确认后的分公司发货单传真给选购部。选购部再依据直营店或加盟店签收的状况在供应商的送货单上签收,复印一份留存,一份传真给供应商,而后将原件转给财务入账; 5、各营业终端若发觉质量问题或供应商随货同行单、分公司发货单与实际商品不相符的,应刚好通知选购部门,得到处理看法后办理入库; 6、选购部门依据选购合同,填写付款申请单,报部门主管审核后,转给财

3、务审核,然后报送给有审批权限的公司领导审批; 7、选购部门负责取得供应商发票,并转交给财务。 二、其他物资选购 1、分公司购置固定资产(单价在2000以上或it设备单价在1000元以上)的选购申请单,应上报总公司领导审批方可选购。固定资产选购之后,分公司行政人员应验收、登记,收取保修卡等相关资料,并督促相关人员填写设备验收和领用单,附在报销或付款申请单后。固定资产领用人发生变更的,行政部门应负责监督固定资产移交,并填写移交单,报送一份给财务部备案; 2、其他零星的选购均需填写选购申请单,报送审批后方可选购; 3、全部的选购均要有相关人员的验收,并注明收到商品的名称、规格、数量、质量、日期等信息

4、,并签名; 4、选购人员依据手续完整的单据,填写费用报销单或付款申请单,办理报销或付款手续。 置业公司选购合同管理规定 置业集团公司选购合同管理规定 第一章总则 第一条为确保合同谈判、签订、评审、档案管理、分析评估的肃穆性、有效性及规范性,特制订本规定。 其次条本规定适用于选购管理中心。 其次章各业务阶段的合同管理 第三条合同谈判: (一)谈判人员必需通过公司组织的正规商务谈判和合同学问培训; (二)在和客户谈判之前,主谈人员必需用规范的表格做好详尽的谈判安排; (三)所谈物资为固定资产时,必需按公司相关文件的要求向请购部门索要董事长的批文; (四)所谈物资含有较强的专业性、技术性时,必需邀请

5、相关技术人员参加谈判,并对相关技术参数签字确认; (五)大型安装项目合同,除商务谈判外,还必需连同总经办、工程项目人员一起到供应商处实地考察,以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等。 (六)无论何种物资,原则上杜绝独家供货,必需找至少三家以上的客户进行投标、洽谈 (七)工程部等其他部门协作谈判的合同,选购人员须严格遵守公司的前后台管理,做好各方人员的协调工作。 (八)所谈供应商为新客户时,则其必需供应相关的证件(税务登记证、生产许可证、法人代表签字的托付书); (九)物资涨价时,必需有确凿的信息来源,并经部门经理批示后方有权涨价。 第四条合同签订 (一)全部进行洽谈的合同必需有需求部门正规的

6、物资申购单,并经过本部门领导审核后方可进入选购程序; (二)属于招标选购的,必需严格根据部门的招标手册开展工作,开标、议标、谈判增值表等各项资料必需齐备。 (三)所用合同文本必需是我司法务人员颁布的标准版本,不得随意更改。 (四)在签订合同前,须要求供应商供应各项有效的证件,作为合同附件一起评审、存档。 (五)买卖双方单位名称要做到四一样(抬头、落尾、图章与营业执照),不行相差一厘一毫。 (六)若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清晰时,要单独以合同附件的形式签订,附件号可按签订合同时的日期编号,如:2023年12月2日签订合同的附件可编号为2023-12-02号附件。 (七)合同上全

7、部栏目都必需仔细填写,若有些栏目不需填写时可用/代替。 (八)标的中单位栏的填写应符合现行国家计量标准,不能以捆、扎、堆、斤等模糊或不规范词语填写;合计金额栏应用规范的大写文字填写。 (九)我方签约人员须向对方仔细讲解我公司合同文本的相关条款,特殊是保密、商品生产、变更、商业贿赂之禁止等。 (十)合同条款中原则上不允许出现笔误或删改,特别状况出现笔误或删改,应由双方当事人签字认可,并在笔误或删改处加盖双方的公章。(不准在合同文本上涂改任何文字) (十一)所谈对方是个体户时,则必需填写对方家庭住址,并附有身份证复印件。 (十二)除合同外,还须和供应商签订单独的廉政协议,作为合同附件一起评审、存档

8、。 第五条合同评审 (一)合同签订后,首先由供应商签字盖章,之后由我司的合同签订人员仔细填写合同评审表进行合同评审,合同评审表上各项内容必需完备、真实、精确。 (二)合同评审表上除中标单位外,还必需仔细填写各竞标单位的信息。原则上只找一家供应商洽谈合作的合同,拒绝评审。若是特别状况,须仔细在评审表上详尽说明。 (三)合同原件要求一式五份,并要求供应商在每份合同上盖骑缝章。一份档案室存档,一份财务部保存,一份部门留存,一份供应商,一份备用。 (四)合同签订人在填写好的合同评审表上签字确认后,根据如下流程进入评审程序:合同签订人 物业公司选购管理规定（13） 物业公司选购管理规定(十三) 1.0目

9、的 保证供方供应的物资和服务符合组织要求达到的规定标准,对产品服务的最终实现供应优质保障; 2.0适用范围 适用于公司对物资选购的限制及对评价、选择供方服务的管理; 3.0职责 3.1管理部依据实际状况,选择物资供应商和供方,并进行供方评审确定物资供应商和供方名单; 3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的选购,管理部负责其它物资的选购;并分别制定物资选购安排单; 3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方供应服务的限制; 3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理,仓管员负责各类已选购物资的质量、数量、验收及选购物资的保存; 3.5总经理负责审批物资选购安排单; 4.0程序 4.1供方评审 4.

10、1.1相关专业人员协作管理部选择物资供应商或服务供方,选择依据包括但不限于: a)公司现状及发展目标; b)供方基本状况,例如服务看法、营业执照及地理位置等,服务供方还应考察人员基本素养及服务水平是否能达到公司要求; 4.1.2管理部组织人员进行供方评审,评审内容包括但不限于: a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书; b)顾客满足率及行业中的声誉和口碑; c)有人员和设备能保证刚好供应配件和售后服务,从业人员的持证上岗率合格; d)评审时的物资样品质量达到100%,现场操作人员服务质量达到100%的合格; e)在保证质量的前提下考虑价格; f)评审完毕,管理部填写供方评审报告; 4.1

11、.3评审合格的物资供应商在合格物资供应商名单中登记,合格服务供方在合格供方名单中登记。不合格者,由管理部填写不合格报告不予登记,合格物资供应商名单和合格供方名单由管理部编制,总经理审批; 4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评,填写物资供应商评价报告和供方评价报告以保证其持续供应合格产品的实力,复评不合格者,应从合格物资供应商名单和合格供方名单中除名。 4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确: a)供应服务的范围、期限、质量要求; b)公司对供方所供应服务的监督方法和供方的保证措施; c)双方的权利和义务; d)违约责任,赔偿等事项; 4.3当合格

12、物资供应商和供方在供应产品或服务中出现问题时,各责任部门应会同选购人员实行以下措施,以保证产品、服务符合要求: a)与供应商或供方沟通,要求其实行订正措施将出现不合格产品的机率降至最低,必要时向其供应肯定的帮助。 b)严密选购的验证或检验过程,严格监控供方供应服务的过程。 c)依据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务,并从合格物资供应商名单和合格供方名单中另选供应商或供方以保证产品实现。 4.4 选购 4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月物资需求安排交综合办; 4.4.2综合办依据各部门(管理处)的物资需求安排制定公司下月, 物资选购安排单,物资选购安排单应包括:选购物资的名称、型号、

13、规格、数量及所购物资的质量等级和要求; 4.4.3选购人员依据物资选购安排单内容在合格物资供应商名单中选购,假如该物资无法在合格的物资供应商中选购时,选购人员应上报综合办经理,由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审,临时评审准则依据实际状况而定,至少应包括供方评审内容中的a、d项; 4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月物资需求安排到公司仓库领取本月所需物资,如遇突发事务需另外购买时,部门(管理处)负责人可确定临时购买,但应向综合办经理说明,各小区管理处主任可确定单价在200元(含200元)以下物资的选购,大厦管理处主任可确定单价在500元(含500元)以下物资的选

14、购; 4.4.5服务供方项目应由相关部门依据顾客要求进行评审,并填写服务分包申请安排、服务分包申请安排单包括:服务项目范围、质量要求、期限等,经授权人审批后报管理部。 4.4.6综合办依据服务分包申请安排单内容在合格的供方名单中选择适当的供方。 4.5物资的验证与接收。 4.5.1全部选购的物资,由有关选购部门或申购部门依据详细产品验收的必要性和选购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证,并记录验证结果,刚好通知仓管员进行检验和入库,仓管员按选购物资检验规程进行验收。 4.5.2假如有必要在供方现场检验时,应检验合格后进行记录才赐予放行。 4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其

15、服务质量进行定期和不定期检查,其中属一次性分包服务项目如:外墙清洗,管理处必需加强过程的连续监控和实行竣工验收,明确其是否符合有关规定和合同的要求。 5.0相关文件 a)合格物资供应商名单qr-c b)合格供方名单qr-c c)服务分包合同 d)物资供应商评价报告qr-c e)供方评价报告qr-c f)物资选购安排单qr-c g)服务分包申请安排单qr-c h)选购物资检验规程 i) 供方评审报告qr-c x公司选购管理规定 公司比价选购管理制度 为了严格管理和限制公司选购物资的质量和价格,规范公司的选购管理行为,堵塞选购环节的漏洞,有效降低企业的经营成本,特制定本制度。 一、比价选购管理的实

16、施原则: 公司的比价选购管理要严格遵循以下原则: (1)决策民主化; (2)操作透亮化; (3)权力分散化; (4)选购规范化; (5)效益最大化。 在此基础上构筑全公司的比价选购管理体制。 2、公司实行集团公司和各分公司、子公司三级管理的比价选购管理模式。 详细分工方法如下:集团公司成立选购管理办公室,由公司总工程师分管领导,与各分公司的选购管理部门按选购效益最大化的原则进行分工管理。集团选购办公室详细负责经办由集团集中统一选购的材料物资如:各分公司、子公司共用的白糖、香精等大宗常用原辅材料。 (3)提出制定和调整选购物资限制价格的建议; (4)对供货单位和价格有推翻权; (5)检查处理违反

17、公司比价选购管理制度和损害公司利益的行为。 3、集团公司选购管理办公室的主要职责是: (1)依据市场信息刚好供应价格建议; (2)严格限制和执行比价选购小组确定的选购价格; (3)自觉接受比价选购管理小组的监督,按程序开展工作; (4)建立价格信息网络及台账; (5)选购人员随时留意市场价格的改变,并刚好将信息反馈给比价选购管理小组。 4、特别状况的处理方法: 当比价选购管理在实施过程中,出现特别状况时,比价选购管理小组无法裁定的,上报公司总裁,由总裁依据公司比价选购管理的实施原则进行裁定。 四、比价选购管理程序 1、由各物资运用部门在保障生产经营和管理须要的前提条件下做好选购安排,并建立健全

18、安排管理工作,将物资选购安排与财务预算管理统一起来,以公司预算为前提和依据,按月制定选购明细安排,按比价选购的分工上报各级比价选购管理办公室,经比价选购管理小组批准后方可进行比价选购。 2、选购部门在选购前,必需先进行广泛的市场调查,然后由比价管理小组召集有关成员,集体探讨,对所选购的物资货比三家,进行综合评价,统一看法。坚决杜绝选购中的权力行为和个人行为。选购部门依据探讨的结果,在比价选购办公室审核备案,办理后详细执行。 3、各类物资选购不论签订合同与否,都按此程序办理。 4、对于价格低、选购量不大且不常常运用的物资,暂不按比价选购程序管理。但必需事先经过比价选购办公室确认。 5、在比价选购

19、工作中,要逐步实行公开招标选购,以降低选购成本。为此,公司要求,只要具备条件,各分、子公司对大宗物资的购置及其它经营活动所需物资都要进行公开招标,公司总部比价管理小组将指导和协作企业的招标活动。 6、对由集团公司进行统一选购的材料物资,分别付款的管理方法。由公司选购部门统一进行选购统筹管理,各分公司和子公司分别进行付款。对各分公司和子公司的物资选购安排实施网络化的适时管理,在保障生产经营前提条件下,以最近的距离和最短的选购时间统一要求供货商配送物资材料。由各运用单位根据约定的付款期限进行付款。 7、对集团所属分公司及集团总部所需办公设备、办公用品、清扫用品以及劳保用品,统一归口到公司选购办公室

20、进行集中选购,在货比三家的基础上实行定点选购,以取得规模选购效益,最大限度地降低选购成本。 五、选购部门要建立,具体记录供货单位的全称、商品名称、规格型号、质量标准、价格、付款条件、联系电话 及联系人等状况,随时备查。 六、违反比价选购管理惩罚规定: 1、不按比价选购程序进行选购的; 2、不按比价选购制度进行集体探讨探讨,私自进行选购的。 某物业公司选购物资管理规定 物业公司选购物资管理规定 1、各部门每周六上午把下周选购预算和工作快报一起上交总经理批准 2、按批准预算,由运用部门填写申购单,部门经理签字后,送选购部进行询价,原则上以货比三家及以最佳质量、最合理价格取舍,在可能范围内附上报价单

21、及说明书,然后送财务经理审核及总经理审批,以此作为选购依据,经财务经理和总经理批准后,购买入库; 3、未经批准的选购申请单一律不准选购,禁止先买后批; 4、如有预算之外的紧急选购或临时选购,需报总经理批准,如无总经理批准,选购部一概不予受理; 5、为提高选购工作效率和部门协调,各部门物资需求一般需提前3天报单; 6、每周一和每周三为选购申报日,各部门在此两天将申购单交选购部; 7、为便于选购工作流转,每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00拟定为请示财务经理和总经理审批申购单时间; 8、实行部门成本核算限制制度,即各部门购买、领用物资费用(单项、小额款)由各部门自行限制,如当月成本超出预算或规定标准将由责任人担当赔偿责任; 9、各部门申购单上需注明物资规格、数量、尺寸、用途、材质及特别要求等,以便利选购,如发生选购失误(重复购买、选购过剩、多余购买等),将由相应责任人赔偿。 签署人:*物业管理有限公司