时间管理培训讲义3.ppt

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1、12 六月 2023时间管理培训讲义3n 供给毫无弹性n 无法蓄积n 无法替代 n 无法失而复得 n 公平性认识时间时间的特性体会时间你可以去问一个失败重修的学生；你可以去问一个不幸早产的母亲；你可以去问一个定期周刊的编辑；想要体会“一年”有多少价值，想要体会“一月”有多少价值想要体会“一周”有多少价值想要体会“一小时”有多少价值你可以去问一对等待相聚的恋人；想要体会“一分钟”有多少价值你可以去问一个死里逃生的幸存者；想要体会“一秒钟”有多少价值你可以去问一个错过火车的旅客；想要体会“一毫秒”有多少价值你可以去问一个错失金牌的运动员。n 你最近工作忙不忙？n 忙与盲n 你是不是每天都很忙，但却

2、没有显著的工作效果？n 你是不是终日繁忙，但你的主管还认为你没有尽力？n 你是不是经常将时间消耗被动做事，平均每天有多少时间可以有效支配？时间管理的效益n 知识及技能n 效益及发展n 时间可为我们积累财富n 幸福和快乐n 时间就是生命第一部分：时间管理概述 概 述n 时间不再生、是随时失去的公平资源n 时间管理实际是对自我的管理n 时间管理要立足于今天n 要找出浪费的时间、从节约时间开始时间管理的目的 帮助我们解决工作压力，提升工作效率和团队工作效果，改进我们的生活质量。时间价值分析n 对于每个人来讲，每天都只有24小时n 每天仅有1440分钟；86400秒n 有效的时间有多少？n 时间的价值

3、计算分析自己的时间-TimeAnalysisChartActivity/Task Total Time%of Time Objective 1 Objective 2 Objective 3 开会 等待 干扰 外出 帮助他人 吃饭（做饭）睡觉 看书 看电视 时 间 分 配 图假设一个人寿命为 假设一个人寿命为72 72岁 岁四代时间管理理论n 第一代时间管理-备忘录型n 第二代时间管理-事先规划安排行程n 第三代时间管理-规划、定优先顺序、操之在我n 第四代时间管理-创造高品质生活第一代时间管理备忘录型。顺其自然，不准确追求什么时间做什么事。随身携带，随时检查。未完成内容顺延。第二代时间管理规

4、划与准备。规定什么时间做什么事。讲究效率，责任。第三代时间管理以效率为中心。以效率为中心。制定短，中，长期目标。确立价值观。制定短，中，长期目标。确立价值观。编制优先顺序。编制优先顺序。利用计划，组织在最短的时间里做最多的事。利用计划，组织在最短的时间里做最多的事。第四代时间管理最重要的事先做。多方面平衡。改变思想而非行为。群策群力，平衡的自然原则。第二部分：时间管理的陷井 概 述1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”拖延4.不速之客5.会议病6.文件满桌病7.事必躬亲1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里n 没时间做计划n 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划n

5、 计划常常被打断n 不喜欢被计划束缚n“船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝3“反正时间还早”拖延帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷井隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4不速之客没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。5会议病n 基于合群的愿望而聚会倾谈n 为符合传统n 为推卸责任n 没有勇气，逃避指出个别员工之错误n 无效的会议不断重复6文件满桌病n 安全感n 犹豫的个性n

6、半途而废的工作习惯n 个人的喜好7事必躬亲n 担心部属做错n 安全感n 不愿放弃得心应手的工作n 找不到可授权的下属第三部分：时间管理的方法 概 述1.分析现有时间使用情况，找出浪费的时间2.明确你认为最重要的事情3.明确自己所扮演的角色4.对要做的事排列优先顺序方法一 时间情况记录n 每天将记录表放在身边n 开始前，记录时间n 完成此事时，记录下时间。n（分析完成事情所需的时间）时间记录表上午 下午时间 事项 时间 事项09:00-09:30 13:00-13:3009:30-10:00 13:30-14:0010:00-10:30 14:00-14:3010:30-11:00 14:30-

7、15:0011:00-11:30 15:00-15:3011:30-12:00 15:30-16:0012:00-12:30 16:00-16:3012:30-13:00 16:30-17:00方法二 有效地使用你的高峰时间上午型。下午型。晚间型。方法三 划分事件的四个象限重 重 要 要 性 性急 急 迫 迫 性 性重 重 要 要不紧急 不紧急不重要 不重要不紧急 不紧急重 重 要 要紧 紧 急 急不重要 不重要紧 紧 急 急 举 例 说 明紧 急 不紧急重 要不重要 干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力

8、 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议办事的次序应该是重 要 性急 迫 性重 重 要 要不紧急 不紧急（做）（做）不重要 不重要不紧急 不紧急（不做）（不做）重 重 要 要紧 紧 急 急（快做）（快做）不重要 不重要紧 紧 急 急（做）（做）1324重要性、紧急性工作分析表样例大石头小石头游戏。n 如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去，你也许以後永远没机会把它们再放进去了。方法四 二八（80/20）原则80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。-意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图此原则决定事情

9、的重要程度20%80%二八原则80%20%举 例 说 明n 80%的结果来自投入的20%的时间n 80%的价值集中在20%的项目上n 80%的销售额是源自20%的顾客n 80%的工作失误来自20%的管理不当n 80%的看报时间都花在20%的版面n 80%的病假来自20%的员工如 何 处 理 高 价 值 活 动n 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。n 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。n 设定最后期限，合理安排事情的进展。n 将大项目分解，逐步完成。n 高效运用自己的黄金时段n 奖励自己，始终保持积极进取的态度。如 何 处 理 低 价 值 的 活 动n 授权或分

10、派出这些活动，节约自己的时间。n 降低自己的标准，不要追求完美。n 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。n 将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要方法五 填写每日时间待办单的步骤n 列出计划中要完成的工作（分A，B，C三类）n 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等n 列出昨日遗留的未完成的工作n 排出优先顺序时间管理：ABC法则n“A”必须在几小时内完成n“B”必须在24小时内完成n“C”可以在几天内完成 待 办 单 样 例_年 月 日顺序 序号 事项 完成人 确认时间管理的几个工具1每月行事月历2工作目标计划分解3效率手册4商务通与订房卡6闹钟7.其它工具n 工作待办单(

11、Todolist)n 日计划表n 周计划表n 月计划表n 季度计划表Microsoft Outlook Microsoft Outlook 工作目标计划分解充分利 用 效 率 手 册方法六 解决常见时间浪费现象n 不会拒绝n 习惯拖延n 不速之客干扰n 电话干扰n 杂乱的办公环境n 缺乏计划及条理问 题 一：不 会 拒 绝n 耐心听完对方的要求,表示对其尊重,了解内涵n 不能回答时，说明需要考虑及所需时间n 拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性n 和颜悦色地略表歉意n 拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。n 明确说明拒绝的理由。n 如可能向对方提出别的替代解决方式问 题 二：习 惯

12、拖 延n 切香肠法，各个击破，逐步解决n 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。n 改变自己爱拖延的思维方式n 避免过分的追求完美问题三：不速之客的干扰n 不要采取无条件的“门户开放政策”n 规定对外交流的时间n 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间n 站着解决问题n 让他人帮助控制会谈时间n 谈话前限定会谈的时间问 题 四：电 话 干 扰n 事后回复电话n 集中打电话的时间n 避免以题外话作为开场白n 打好腹稿再打电话问 题 五：文 件 满 桌n 整理废纸篓的作用n 文件存档系统n“各就各位”的摆置n 集中精力做一件事n 不要总是重复处理同一文件n 不要为了表面的整洁而塞入一处n 下班前的清理n 整理整顿清扫清洁修养造成办公桌凌乱的原因n 无条理的思路n 犹豫不决n 半途而废的工作习惯n 故意纵容文件的堆积n 担心遗忘文件的心理如何取得效果 任何技能只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。什么是习惯 逐渐养成的，一时不容易改变的行为，倾向。是对思维和性格的写照。如何改变旧的习惯写下想改变的习惯。写下你的目标。列出习惯带来的问题。列出改变习惯的好处。奖励自己。坚持21天。回顾新的习惯行为。