2023年商务规程6篇.docx

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1、2023年商务规程6篇 书目 第1篇某商务中心会议接待服务规程 第2篇某商务中心钥匙管理规程 第3篇某商务中心合同签署规程 第4篇某商务中心投诉处理规程 第5篇写字楼商务中心服务管理规程 第6篇商务中心客户入驻退租服务操作规程 商务中心客户入驻退租服务操作规程 商务中心客户入驻/退租服务操作规程 一.客户入驻服务规程 1.客户入驻打算 (1)服务部接到行政部客户入驻通知书,刚好书面通知工程部、保安部对入驻单元进行预检。 (2)服务部为客户入驻打算好单元验收整改单、单元钥匙交接单、电表读数确认单。 2.客户入驻交接验收手续 (1)服务部核室客户身份:客户身份证明(原件)。 (2)服务部依据有关收

2、费标准,收费项目向行政部发书面收费通知,有关与管理费用相关的收费标准详见管理协议。 3.管理协议的签署 (1)管理处与客户签订管理协议,管理协议文本由管理处与发展商共同拟定。 (2)服务部向客户递送用户手册、装修指南,用户签收。 4.单元的交付 (1)服务部陪伴客户验收交接房屋。 (2)交付房屋设备,客户签交单元验收整改单。 (3)交付单元钥匙,客户签交单元钥匙交接单。 (4)与客户确认电表初始读数,签交电表读数确认单,工程部做好记录。 (5)客户验收交接时,若有整改看法,请客户在单元验收整改单上填入看法,交工程部门处理。 5.向客户介绍物业服务项目和环境状况 (1)介绍管理处各部门主要负责人

3、及联系电话,递送联系卡。 (2)介绍商务中心服务项目 (3)介绍物业四周交通、医院、治安、消防、垃圾处理、空调、电梯运用等状况。 (4)在客户入驻验收,交接服务过程中,接受客户询问。 6.帮助客户办理入驻所需事项及二次装修手续。 (1)假如客户不进行二次装修,即可与客户约定搬家时间,支配好货梯的运用,并做好客户搬迁登记表记录。 (2)收到客户二次装修的申请,向客户介绍工程部装修管理负责人,并陪伴客户与该负责人进行首次接洽。 (3)负责建立客户档案:客户档案包括: a)客户身份资料(身份证明复印件和公司注册证明复印件) b)产权证复印件 c)管理协议 d)用客户联系通讯资料 e)其他相关文件,租

4、赁合同复印件,车位租用证明,电话线租用合同,钥匙领用文件等, 二.租户退租规程 1.退租打算 服务部必需随时驾驭物业内各客户租赁合同到期状况,在合同到期前两个月访问了解客户意向,以提示客户就续签或退租事项进行商谈。 2.现场清点 服务部会同工程部清点退租客户单元的设备、设施,填写单元整改验收单,工程部负责抄录退租单元的电表读数,一式二份,一份留工程部,一份留服务部。租赁期间单元设施部件损坏由客户予以赔偿。 3.整理退租客户档案 服务部在客户退租后进行客户档案管理,档案内容: (1)整理退租用户资料,做好归档工作。 (2)调整用户状况一览表及用户铭牌。 某商务中心会议接待服务规程 商务中心会议接

5、待服务规程 服务部门接到客户运用会议室通知后,应与客户保持不间断的联系并与其他部门协作,共同协作,直至会议结束。 一.会议前打算 1.服务清洁部:会议前2天确认会议,请客户填写会议接待托付服务表,书面通知公司其他部门。会议前1天布置会场,会务接待员做好引领工作。 2.工程部:会议前1天,确认会场全部设施、设备完好,包括灯光、音像、话筒、多媒体投影等。 3.保安部:会议前1小时,确保大厦道路畅通,支配好外来参与会议车辆的停放。 4.服务部:会议前1天清扫会场,并落实检查。 二.会议进行中 1.服务部:按要求不间断的茶水服务,随时处理睬议期间突发事务。 2.工程部:负责会议期间一切设施、设备完好工

6、作。依据会议进程,按要求播放音乐,调整灯光,限制气氛。 三.会议结束后 1.服务部:开门送客,整理睬场主席台,向客户开具发票。 2.工程部:收集齐会场运用设备上锁保管。 3.服务部:清扫会场。 某商务中心钥匙管理规程 商务中心由于其自身的营运性质,其房锁、家具锁都有别于大厦其他场所,所以保管及配置都需多加谨慎。 商务中心的门锁分为四大类:万能钥匙、各出租办公室门锁钥匙、家具钥匙、公共大门钥匙。 (1)万能钥匙 拥有万能钥匙者:部门经理、客服主管、清洁工 因商务中心的服务之一,即为客户递送留言条、邮件、物品等,要求我们工作人员在其外出时,将上述物品送至其房间并适时帮其收取传真以电告之,诸如此类的

7、秘书工作若要高效保密地进行,务必进入其房间,再就是每日清洁工作的须要,故万能钥匙由此而生。既然万能钥匙能开启商务中心:任何一间房间,它的重要性可见一斑。所以它的持有者必需具有高度责任感和道义感。按常规,只有商务中心的工作人员才可持有,并无条件规定一旦持有者丢失,其工作也将丢失。另外万能钥匙的数量要保持一个定数,任何人不能擅自多配,以保证它的严密性。 (2)出租办公室门锁钥匙 只能打开租户租赁房间的房门。只有当租户入驻后才可拥有。通常一间办公房只供应二把钥匙。若客户需多把,只能由我们配给,而不能自配,否则因自配钥匙而引起对我商务中心钥孔的任何损坏以及因此造成的一切后果将由此客户自负。此类门钥匙都

8、按房号保存在商务中心服务台的钥匙箱中作为后备,客户执有的应是再配过的钥匙,每配一把钥匙都要额外收费。但客户退租时,仍要收回其所持有的全部的门钥匙。如客户遗失应按规定赔偿。 (3)家具钥匙 客户家具钥匙 根据一件家具一把钥匙的原则配给租户,如需多配,根据其房门钥匙的做法收其费用,待其退租全部收回。客户家具钥匙分为桌子钥匙、文件柜钥匙,全部家具的钥匙也有相应的备用钥匙。 商务中心工作室钥匙 根据一名工作人员一把工作台钥匙的做法归人保管,若本人离职时务必将其工作台钥匙交至接任者手中。 (4)公共大门钥匙 大门为电子密码门锁。每扇门各有一把钥匙,由专人保管-客服主管。 某商务中心合同签署规程 营运招商

9、部操作送签的常规合同有:租赁合同、电话线转让协议、停车协议。详细操作流程如下。 一. 拟定合同; 原则:恪守格式合同。依据双方洽谈的租赁条件根据标准合同格式打印租赁合同样本若租户对合同条款有异议要求更改的,须得到相关部门的审核和确认。 二. 打算正式合同; 打印正式合同,一般一式四份,送租户签署盖章,同时要求租户:供应如下相关证明文件。 a)承租人是公司/公司代表处的,须由代表人签署盖公司章。 附:公司/代表处的营业执照/工商行政管理局签发的注册登记证复印件。 b)承租人是境外公司或正处于(即将)申办中的公司/代表处,须由代表人签署 附:代表人身份证或护照复印件 公司授权代表人签署合同的授权书

10、 (若代表人为公司负责人只需供应其作为负责人的证明文件复印件) 境外公司或代表处之母公司的注册文件复印件 (即所属国家签发的注册登记文件或税务登记文件等有效法律文件) c)承租人是个人的,须由承租人本人签署 附:承租人身份证或护照复印件 三. 收到租户签署的合同后,营运招商部经理在合同经办人一栏中签署,填写经济合同审核表,部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部、总办审核; 四. 总办签署下达,我方持有的二份由总办分别交行政部和财务部,二份由租户持有的由营运招商部交租户。营运招商部自行复印一份存入档案; 五. 营运招商部副主管依据租赁合同以及相关的其他合同如停车协议、电话协议制作付款通知,经

11、部门经理审核确认,财务部审核盖章后送租户签收; 营运招商部经理助理制作租户档案,存储租赁合同及其他相关合同的复印件。 写字楼商务中心服务管理规程 写字楼商务中心的服务与管理 大型写字楼办公机构集中,商务繁忙,一般会议主要供应各种商务服务项目的商务中心 (与大型酒店、宾馆类似)。 1.商务中心的设备配置 商务中心须配备的主要设备及用品有中英文处理机、打印机、传真机、电传机、打字机 、电脑、装订机、塑封机、口述录音机、电视、电话、影视设备、投影仪及屏幕、摄像机以及其他的办公用品等。商务中心设备的配备可依据服务项目的增设而添置。 商务中心设备的正常运用和保养,是供应良好服务的保证。商务中心人员在运用

12、过程中 应严格根据正常操作程序进行操作,定期对设备进行必要的保养,设备一旦发生故障,应由专业人员进行修理。 2.商务中心的工作要求和工作程序 商务中心的服务是小区域、多项目的干脆服务。客人对商务中心服务质量的评价是以服 务的周到与快捷为动身点的。要做到服务周到、快捷,必需依靠阅历丰富的工作人员和一套健全的工作程序。 (1)工作要求。对商务中心工作人员要求有:流利的外语听说读写实力;娴熟的中英文打字实力;娴熟操作各种设备的实力;熟识商务信息学问;熟识秘书工作学问; 具备基本的设备清洁保养学问。 (2)工作程序。服务前:了解客户所需服务项目、服务时间及服务要求;向客户讲明收费状况,开据收费通知单并

13、收肯定比例的押金。服务中:以精确、快捷为原则,按客人 服务要求准时、精确地完成服务。服务后:完成客人所需服务后,填写商务中心费用收据单,引导或陪伴客人到财务部结账。商务中心费用收据单一式三份,一联交给财务 部,一联交给客人,一联由商务中心存档。 商务中心的主要对象是客人,有时写字楼内部人员也因工作须要在商务中心运用设备, 为此制定商务中心签单程序; 写字楼内部人员到商务中心运用设备,必需是因工作须要;运用前,必需由该员工所在 部门经理的同意。须在商务中心设备运用申请单上填清缘由、内容、运用时间及批准人后,在不影响为客人供应服务的前提下运用。运用后须在费用结算单上签名。 3.商务中心的服务项目

14、写字楼客户业务类型不同,自身办公条件不同,对商务中心的服务范围要求不同。较齐 全的商务中心供应的服务项目包括: (1)翻译服务,包括文件、合同等; (2)秘书服务,包括各类文件处理; (3)办公系统自动化服务; (4)整套办公设备和人员配备服务; (5)临时办公室租用服务; (6)长话、传真、电信服务; (7)商务会谈、会议支配服务; (8)商务询问、商务信息查询服务; (9)客户外出期间保管、代转传真、信件等; (10)邮件、邮包、快递等邮政服务; (11)电脑、电视、录像、摄像、幻灯、bp机、手机租赁服务等; (12)报刊、杂志订阅服务; (13)客户电信设备代办、代装服务; (14)文件

15、、名片等印制服务; (15)成批发放商业信函服务; (16)报刊剪报服务; (17)秘书培训服务等。 某商务中心投诉处理规程 zz大厦管理处设有特地的客户投诉电话和投诉信箱,但由于营运部平常与客户接触较多,加上营运招商部干脆面对商务中心的租户,故有时客户会干脆打电话或发信件到营运部来投诉我司管理服务上的不足。因此,营运部应干脆或主动帮助管理部仔细处理好客户的投诉,详细步骤如下: (1)对投诉电话的处理过程 仔细听取投诉电话的内容,并笔录下投诉人姓名、公司,联系电话以便刚好取得联系。 若投诉内容在营运部可以解决的责任范围内 在电话中明确答复投诉人解决问题的详细方法; 待问题解决后,再去电话向投诉

16、人致歉,必要时以书面方式致歉。 若投诉内容不属营运部可以解决的职责范围内 在电话中明确答复投诉人我部将马上同有关部门:联系,并将解决方法刚好通知投诉人; 马上将投诉内容向有关部门反映,并了解有关部门将实行的处理方法; 再打电话通知投诉人,我部已将详细问题向有关部门反映,并告知将实行的处理方法以及解决人的姓名、联系电话等; 事后,要打电话询问投诉人问题是否已经得到解决。 若投诉问题较为麻烦,则营运部应去投诉公司询问并了解详细状况,与有关部门联系,上报公司总办,帮助处理和解决客户的投诉。 (2)对于投诉信件的处理过程 仔细阅读客户的投诉信件,并笔录下投诉人的姓名、公司名称,联系电话等。 若投诉内容在营运部可以解决的职责范围内 去电话明确答复投诉人解决问题的详细方法,并恳请对方谅解我部工作中的不足为其司带来的不必要麻烦。 待问题处理后,再向投诉客户书面说明并致歉。 将客户投诉信件和我部回函存档。 若投诉内容不属营运部可以解决的职责范围内 先去电话与有关部门说明投诉内容,并将客户的投诉信件复印件递交有关部门详细处理 去电话通知投诉客户我部已通知有关部门马上为其解决问题 事后,要打电话询问投诉人问题是否已经得到解决; 待问题最终解决后,要向投诉人作书面说明并致歉; 最终将客户投诉信件和我部回函存档。