6晋煤集团合成油示范工程项目管理手册6分册采购管理.doc

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1、晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册目 录1.目的12.适用范围13.工作内容14.管理模式及组织机构14.1管理模式14.2具体职责15. 采购程序的管理25.1采购管理的原则25.2设备的分类35.3供应商名单的管理35.4长周期关键设备的管理46.退税设备的管理5附1：采购设备的风险等级评价系统61.目的72.范围73.适用74.定义75.责任76.执行77.评价标准78.等级分类89.应用810.附件8附2：设备、材料管理规定111. 目的112. 适用范围113. 业主的职责114. 管理程序111.目的 为了能在计划的时间、地点获得满足工程质量及进度要求、且价格合理的设备材

2、料，结合晋煤集团合成油示范工程的项目管理模式，特制定本管理程序。2.适用范围本程序适用于晋煤集团合成油示范工程所有设备、材料的采购活动。3.工作内容采购管理的主要内容如下：3.1 对采购程序的管理；3.2 对供应商名单的管理；3.3 对质量的管理；3.4 对进度的管理；3.5 对包装运输的管理；3.6 对采购和施工界面的管理。4.管理模式及组织机构4.1管理模式采用业主与监理单位联合对总承包商采购行为进行监督管理的方式。4.2具体职责4.2.1 业主的具体职责（1）批准主要采购施工分包商名单，对制造厂资质、业绩进行审查并实地考察；（2）批准A、B类设备的短名单，A、B类的询价文件审查和参加技术

3、谈判；（3）批准A类监造大纲，进行监造检查；（4）监督或参加设备材料的出厂验收、开箱检验、采购进度、合同管理等。（5）负责对保护伞协议的确认（6）审批总承包商编制的采购管理程序。4.2.2监理单位的具体职责（1）协助业主完成资格预审、制造厂考察、询价文件的批准；（2）派员参加技术谈判并对总承包商的采购进度、监造大纲、监造计划进行检查；（3）参加货物的出厂验收和开箱检验。4.2.3 总承包商的具体职责（1）负责完成EPC合同范围内采购工作，对采购质量负责；（2）上报采购计划、采购工作程序；（3）编制A、B类订货询价文件、短名单；（4）组织对制造厂的考察、上报监造大纲、派出监造人员、负责出厂检验；

4、（5）组织设备的催交、催运；（6）组织现场的开箱检验。5. 采购程序的管理5.1采购管理的原则业主在项目初期制订项目采购策略，对涉及采购的各个方面提供指导性意见，根据项目采购策略指导总承包商制定有关供应商资格确定、采买过程、催交催运、检验、长周期设备采购、备品备件协议等各方面的程序，在总承包商谈判条款中贯彻采购策略及有关采购程序，并在实施过程中严格按照总承包合同进行管理。业主对承包（供应）商的管理不能减免总承包商的责任和义务，业主要对总承包商的相应采购程序、计划进行审批，并对总承包商的采购全过程进行监督和检查。5.2设备的分类设备分级一般由工艺上确定。总承包商根据设备的重要性（如发生故障时能否

5、切换、介质特性、设备位置、制造工艺及复杂程度、发生故障时后果等）进行评价、将设备进行分级后报业主。业主对总承包商上报的设备分级批准并下发总承包商执行。5.2.1 一般设备分类原则（1）如果设备发生故障，造成整个装置停车，检修后才能恢复生产，该设备定为最高级，即为A类。如：反应器、压缩机等长周期设备。（2）若该设备发生故障，可以短时间隔离，抢修，而生产流程不致中断，则为二级，即为B类。如：一般压力容器等。（3）某设备拥有备台，可以马上切换或即便出了故障，不影响工艺流程，则定为三级，即为C类。如：机泵等。5.2.2 总承包商根据采购的分类不同制定相应的管理办法报业主批准后实施。5.2.3 设备分类

6、参照国外某大型工程公司的设备分类。（见附1：采购设备的风险等级评价系统）5.3供应商名单的管理5.3.1供应商名单原则上由业主与总承包商共同确定。总承包商从供应商长名单列出短名单后，报业主批准实施。对于长周期等关键设备（A类）的供应商名单必须报晋煤集团领导层批准后方可执行。批准后的供应商名单将列入EPC合同中。5.3.2 保护伞协议（无）5.4长周期关键设备的管理 5.4.1采买阶段：（1）总承包商提交询价文件及采购说明书报监理单位审查，业主审批。（2）总承包商推荐长名单报监理单位审查，业主审批。（3）总承包商组织技术评标和商务评标（总承包合同确定前要提交商务评标原则，技术评标文件提交监理单位

7、审查，业主审批后方可执行）。（4）在重要设备及大型机组订货后，制造厂商设计资料应及时返回，设计协调会应按期召开，以保证整个工程总体进度计划完成。5.4.2制造开始前：（1）制造厂提交质量计划、制造计划（含进度计划）、检验计划报总承包商，总承包商审核后编制监造管理大纲、监造计划一并提交监理单位，监理单位审查提出意见后报业主审批。（2）对总承包商提供的重要检验点，业主及监理单位要派员参加，对于重要设备（A类），总承包商必须进行全程驻厂监造。5.4.3制造开始后：（1）总承包商按已批准的监造计划、质量计划开展制造的检验活动。（2）检验工作应从原材料进货开始，包括材料检验、制造加工、工序检验、组装、中

8、间产品试验、强度试验、致密性试验、整机试验、表面处理检验、包装检验等直至运输包装检验。总承包商按计划定期提供进度报告和检验报告，对于业主参加的检验，总承包商在检验前及时通知业主参加。（3）业主和监理单位根据计划参加阶段性检验，并且也可以根据计划安排随时进入制造厂检查质量和进度，并对制造厂及总承包商的工作进行评估。5.4.4运输及现场开箱检验（1）总承包商全面负责运输管理，按要求及时、安全、经济地将货物运抵施工现场(或指定仓库)，并定期向业主提交设备、材料的运输报告。（2）对于重大设备（超重、超限设备）的运输，总承包商必须提前将运输方案报监理单位审查、业主批准后方可实施。（3）货到现场的开箱检验

9、必须以合同为依据进行。按实际情况决定开箱检验工作范围和检验深度。监理单位全面负责现场开箱检验和质量问题的处理，并将处理结果报业主。6.退税设备的管理6.1享受退税的企业，在投资总额内采购国产设备（属国家或地方免税目录范围的），可全额退还国产设备增值税。根据国家有关退税管理规定，退税设备必须直接与供货厂商签订订货合同及直接向供货厂商付款，供货厂商按照规定向业主提供增值税发票。总承包商受业主的委托，作为采购代表在合同上签字，总承包商担负订货、运输、监造、验收、质量保证的全部责任。6.2业主负责为总承包商开具相关办理退税证明的资料：（1）业主营业执照复印件；（2）报关登记手续；（3）国家经贸委的批文

10、；（4）企业税务登记证明；（5）出口退税证明。6.3供货厂商携相关资料到工厂所在地开具专用交款书（退税手续），交付业主增值税发票和退税证明后，由业主到当地税务部门办理退税。6.4业主拟定好EPC合同中关于出口退税设备的条款，并协助总承包商确定采购项目中的退税设备范围，并到当地海关进行及时的确认。6.5 有关退税设备材料的付款方式见投资控制程序中的“工程款支付”。附1：采购设备的风险等级评价系统目 录1.目的2.范围3.适用4.定义5.责任6.执行7.评价标准8.等级分类9.附件1.目的定义采购设备的风险等级测定系统。2.范围对于每件设备，都要进行风险等级的测定（CR）。3.适用这一规定适用于所

11、有要购置的设备，包括机械设备，HVAC，电气设备，装置、阀门等。4.定义风险测定是通过考虑设备在设计、采购、加工/制造方法、操作风险等环节因素来评价其重要性的方法。5.责任实施CR由总承包商的CR部来完成，业主和监理单位负责监督。6.执行总承包商在工程前期参照工艺流程图和其它工程信息准备设备清单。在设备确认时，CR部测定工程师与工艺工程师密切配合，对设备清单上的每台设备进行风险等级测定。特殊设备的等级测定工作要经过CR部专业工程师的校核。设备安装完成后或设备登记测定条件改变后，需要重新对它进行登记测定。7.评价标准评价系统的标准列在附件2（风险等级评价表）中。CR部测定工程师和工艺工程师要对测

12、定过程的谈话进行录音。8.等级分类CR1极其重要CR2重要CR3一般CR4不重要9.应用CR系统将会被普遍采用，但对于下列工作，可以不采用CR：（1） 检查/评价技术文件等级（2） 订货文件的要求和修订（3） 设备的询价、招标总结、合同授予、合同定单处理（4） 催货（5） 设备检测等级10.附件附件1 “工作程序”附件2 “风险等级评价表格”附件1序号工作内容负责人工作描述01风险等级测定 工艺工程师 CR部测定工程师 CR部专业工程师 CR部测定工程师与工艺工程师密切配合，对设备清单上的每台设备进行风险等级测定。 CR部专业工程师的校核。 在设备清单或其它文件中注明等级。02等级修订 工艺工

13、程师 CR部测定工程师 CR部专业工程师设备安装完成后或设备登记测定条件改变后，需要重新对它进行登记测定。03完成风险等级测定CR部测定工程师购置设备的风险等级测定结果要在质量计划中说明。04与其它部门的关系购置设备的风险等级测定与其它部门活动的关系04.1采购 采购工程师 CR部测定工程师 CR部专业工程师CR将影响采购的活动：低等级的设备采购程序简单，高等级的设备需要经过长期的招标过程和订单跟踪04.2技术文件控制部门 技术文件控制部门协调员 CR部测定工程师 CR部专业工程师CR和CR修订工作将影响技术文件的要求04.3检测 检测协调员 CR部测定工程师 CR部专业工程师 检测要求与设备

14、等级有关。 CR部专业工程师负责检测和试验活动。 CR部测定工程师决定检测等级04.4CR部 CR部测定工程师 CR部专业工程师 CR部负责人 CR会影响部门内与检查/批准、文件修订、人员组织等活动。 CR要在相关技术文件中表示。附件2：风险等级评价表日期设备名称版本设计单位设备编号工程编号适用领用编号设备特征 分值设计复杂程度l 设计量小且简单（4）l 设计量大但简单（3）l 设计量大且由一定复杂度（2）l 设计量巨大且复杂程度高（1）设计成熟度l 经常采用的设计（4）l 修改已有的设计（3）l 由原设计引申而来（2）l 创新设计（1）制造复杂程度l 少量、简单的加工程序（4）l 加工程序多

15、担简单（3）l 至少有一个复杂加工过程（2）l 复杂的加工程序多（1）设备特征分值使用特征 操作特征l 无害的（4）l 低伤害/毒性/温度/压力/电压/加仑（3）l 中等伤害/毒性/温度/压力/电压/加仑（2）l 高伤害/毒性/温度/压力/电压/加仑（1）安全性l 对操作人员无伤害（4）l 中等危险性（3）l 高危险性（2）l 极高危险（1）经济效果l 产生效益可忽略l 采购价格低，效益低l 采购价格中等，效益中等l 采购价格高，产生效益高使用特征分值总分值评价等级：1级（610） 2级（1115） 3级（1620） 4级（2124）批准姓名： 签章： 日期：附2：设备、材料管理规定1. 目的

16、在工程项目的管理过程中，通过对设备材料的质量控制与采购控制，以实现在规定的时间内采购到质量合格的产品，运抵到施工现场，来保证工程建设的需要，特制定本管理规定。2. 适用范围本管理规定适用于晋煤集团合成油示范工程设备、材料的质量与进度管理。3. 业主的职责3.1审查总承包商设备、材料的质量控制体系及采购管理程序是否完备，并监督、检查总承包商采购计划的落实情况。3.2审查总承包商设备、材料的采购计划书，订货时间、交货时间是否满足工程建设的总体进度要求。3.3审查总承包商提交的设备、材料供货厂商的选择和招标工作。3.4参加国内外重要设备、材料采购的技术谈判，参加合同附件中规定的有业主相关部门参加的采

17、购商务谈判。3.5审查重要设备、材料的监造大纲，参加监造、检验工作。3.6检查工程的材料、设备质量，并进行必要的测试和监控。4. 管理程序4.1 总承包商应安排专业人员负责设备、材料的管理工作，并在工程开始前将人员名单报业主备案。4.2单项工程开工前，总承包商应建立设备、材料的质量控制体系和采购管理程序并报业主，监理单位在业主的监督下用3个工作日进行审查与确认,达到质量控制体系健全，采购管理程序完备可行的目的。4.3初步设计审查通过后，总承包商将采购计划书报监理单位，采购计划应满足工程进度需要。监理单位用7个工作日进行审核与确认，并将结果报业主备案。4.4业主监督总承包商对设备、材料采购工作计

18、划实施的全过程，并对到货进度计划进行跟踪检查，采取必要措施，以防止质量偏差及延期供货。业主相关部门参加监理单位组织的检查工作。4.5供货厂商的确认对于重要设备、大宗材料的供货厂商，总承包商应有选择地报出国内外厂商名单，并对特殊材料的选厂原因有所说明。由监理单位用5个工作日对供货商资质进行预审，将预审结果报业主审批后方可生效.供货厂商名单一经业主确认，总承包商及其施工分包商不能在名单外采购设备及大宗材料。4.6参加国内外重要设备采购的技术谈判与商务谈判业主将参加总承包商组织的对于技术复杂、质量要求高、加工难度大、制造周期长的重要设备、材料采购的技术谈判，总承包商应在谈判前7个工作日书面通知业主，

19、并附有与之相关的技术资料、厂商简介、近期业绩等。凡能通过技术谈判认可的厂商方能进入商务谈判,在同一产品的几家供货商中,应对各家的技术水平先进程度、能耗高低、制造周期长短、售后服务质量等进行综合对比，从中选出最佳的供货商，集中力量进行商务谈判。总承包商将中标厂商报业主，由业主批准。4.7审批总承包商的设备监造大纲对需要监造的设备，总承包商应在设备制造前编制监造大纲对设备进行监造控制，填写设备监造大纲报审表交监理单位和业主，业主在7个工作日内给予批复。4.8设备、材料、半成品进场报检 设备、材料、半成品进场前三天总承包商须填写“设备、材料到货计划表报监理单位，由监理单位在两天内对所报内容进行审查，

20、并根据工程进度、场地容纳情况综合平衡后批复。4.9设备、材料到货的开箱检验设备、材料到货的开箱检验工作由总承包商负责组织与实施。在开箱检验前48小时填写设备到货开箱检验通知单报监理单位、业主，监理单位、业主参加检验工作。对在国外采购的设备、材料还应符合国家有关进口商品检验管理的相关规定。开箱检验的工作内容：（1）开箱前应该熟悉订货文件、验收内容、检验标准等；了解待检物品的规格、型号、数量、物性；落实开箱机具及安全措施。（2）开箱后应核查物品的规格、型号、数量是否与装箱单相符，技术指标应与合同单一致，外观是否完好，有无受潮、损坏变形等。对随机带来的技术资料、产品合格证书、质量证书、安装维修手册、

21、专用工具等，清点后应妥善保管，并认真做好开箱记录，填写设备、材料到货检验表，由总承包商、监理单位、业主三方签字，各保存一份。验收中若发现有产品不合格或存在残、缺、损、坏的，应如实记录清楚，由总承包商联系供货商处理解决。（3）随机带来的资料及工具，由总承包商收管保存,分批移交给业主，总承包商应写清移交资料的名称，工具规格与数量清单，移交单位及时间等，一式三份：总承包商、监理单位、业主三方签字后各保留一份。（4） 随机带来的随机备件、两年备件经清点后，由总承包商写清备件的名称、规格、数量，清单一式三份：总承包商、监理单位、业主三方签字后各保留一份。随机备件暂由总承包商保管，中交时按清单数量转交给业

22、主；两年备品备件由业主保管。4.10 材料使用前的各种检测、检验和试验材料在使用前，应进行认真检验，审查出厂合格证，制造批号，产品检测报告等，以保证材料的真实性，防止错用或误用其它材质的材料，造成用料错误。材料组份不详的，可进行全面的或有选择的检验与试验项目，验证其质量是否合格，防止不合格材料用到工程中。材料使用前的检测、检验和试验工作，由总承包商组织实施。监理单位对总承包商采取不定期的抽查，并填写材料检验情况记录表。业主监督监理单位的执行情况。4.11设备制造的中间验收、检查及出厂验收设备制造的中间验收、检查及出厂验收，是在设备制造的不同阶段进行质量控制的重要环节，总承包商应负责编制检查、验

23、收计划及组织工作，在验收前7个工作日填写设备验收计划报审表报监理单位，监理单位在2个工作日内给予审批。业主相关部门和监理单位参加检查、验收工作。4.12质量控制点分类与工作程序（1）质量控制点分类A级：重要质量控制点，是确保设备质量的关键。由业主、监理单位、总承包商、供货商四方共同检查、确认、签字。B级：次要质量控制点。由监理单位、总承包商、供货商三方共同检查、确认、签字，业主认为有必要时可参加检查或抽检。 C级：一般质量控制，由总承包商自行检查。（2）质量控制点的工作程序A级：总承包商提前48小时填写质量控制点检查通知单HX-025通知业主/监理单位（留出路途时间），需注明检查项目、时间及地

24、点。如业主/监理单位需要更改时间，应在24小时内通知总承包商。业主/监理单位参加检查、确认,并签字。B级：总承包商提前48小时填写质量控制点检查通知单通知业主/监理单位（留出路途时间），需注明检查项目、时间及地点。业主根据控制点的重要性决定是否参加检查。C级：由总承包商自行检查。4.13设备、材料的现场检验业主/监理单位随时对总承包商及施工分包商在工程现场中使用的设备、材料进行检查：(1) 设备、材料的标识管理的执行情况。(2) 参照设计图纸检查设备、材料的品种、规格、型号、尺寸、数量是否与设计相符。(3) 设备、材料的现场保管、运输、处置与施工方案是否相符。(4) 设备、材料的质量是否合格，

25、当有疑点时，可采取必要的检验方法给以验证。总承包商及施工分包商应保证设备、材料的质量合格，做到保管得当，处置正确，符合施工方案要求。对不符合设计要求和合同约定及国家质量标准的设备、材料，业主/监理单位有权通知总承包商及施工分包商停止使用。对存在的问题，业主/监理单位向总承包商及施工分包商发出整改通知单，由总承包商及施工分包商进行整改，并将整改结果报业主/监理单位，业主/监理单位跟踪整改过程。业主/监理单位填写工程设备、材料现场检验表4.14审批设备、材料的标识管理规定工程项目开工前，总承包商应制定设备、材料的标识管理规定，其包含范围有：（1）设备、材料的出厂标识 容器设备出厂标识、铭牌标识、现

26、场组装的压力容器预制件标识、备品备件标识。 机械设备出厂标识、铭牌标识、表面色及标志色、备品备件的标识。 电气、仪表、设备表面色和标志色。 阀门类产品的表面色及标识。 原材料标识各种管材、配件、紧固件、密封件均应有唯一性永久标识。 （2）包装标识 不同运输要求的包装标识。 超大、超重设备包装应准确标出中心位置和起吊点。（3）验收标识待验收品、合格品、不合格品、修复品、降级品、退货品、更换品等标识。（4）仓储标识业主/监理单位在收到总承包商的标识管理规定的20个工作日内，给予统一汇编成册，供总承包商使用。业主/监理单位对总承包商采取不定期的抽查，并填写设备材料标识情况检查记录表。4.15 不合格

27、品的处置当设备、材料出现不合格品时，应按合同有关条款处理，严格执行不合格品的控制程序。当需要业主/监理单位确认处置方案时，总承包商应填写不合格品的处置报审表，经总承包商项目经理签字认可后报业主审批。对采购材料不合格品一律采用退货、更换处理的方式，不允许返工、修复、降级使用。经过评定的不合格产品不能验收入库，应另行存放，并做好不合格品标识。4.16 设备、材料的现场运输和防护措施为了确保设备、材料能安全无损运抵指定地点，总承包商做好以下工作：（1）制定装卸方案：根据设备、材料外形、包装尺寸和重量，选择合适的车型及装卸机械。确定摆放方位及合理的支承位置，尽量降低超限等级。（2）制定加固封车方案：根

28、据设备、材料装载的实际情况，应采取有效的加固措施，为了调整重心，可以配重或加长。（3）设备在装卸运输中，必须小心谨慎作业，不能碰撞，伸出体外的设备管口法兰等附属部件，必须有防损坏措施。（4）确定安全可靠的行车路线，减少行车风险。（5）对于超大、超重设备的吊装、搬运工作，应做出具体方案报业主/监理单位，由业主/监理单位组织专家评审确认。4.17 设备、材料现场保管业主/监理单位不定期的对总承包商的现场设备、材料的保管状况进行检查，检查内容如下：（1）保管场所应设置防火、防盗、防水、防晒、道路等。（2）物品摆放整齐、界区明显、标识清楚。（3）危险品、有毒有害品、易燃易爆品的分类分区隔离摆放，及安全

29、防护、保卫措施齐备。（4）露天料场堆放设备及材料应作到上盖下垫，应有防雨、防风和防水措施。（5） 库区内道路布局合理，便于收发材料作业，并保证在发生火情时，消防通道畅通无阻。（6）贵重物品的加强保管措施。（7）库用起吊机具、车辆、消防器具应完好可用。（8）根据物品的特性，配制适量的防护用具，保证人员的安全。当发现现场设备、材料保管不当或存在问题时，业主/监理单位向总承包商发出整改通知单，由总承包商进行整改，并将整改结果报业主/监理单位，业主/监理单位跟踪整改过程。4.18 每月23日，总承包商将材料控制月报上报业主相关部门/监理单位。月报内容:（1）项目材料的控制计划（2）材料采购计划与实施情

30、况（3）设备、材料的检验情况（4）设备、材料的现场交接情况（5）库存情况报告（6）剩余材料的处理情况（7）目前材料管理的问题及处理办法:填写：材料控制月报表、月份材料进料计划表、月份材料进场统计表、采购计划与实施情况表。4.19 每单项工程完成后，总承包商应对整个工程的材料采购工作做出全面总结，报业主/监理单位。4.20 每年12月20日总承包商应对全年的材料采购工作做出全面总结，报业主相关部门/监理单位。4.21 总承包商应对设备、材料的采购、运输、保管、发放负全面责任，业主/监理单位给予监督，并进行不定期检查，对存在问题业主/监理单位将以整改通知单形式反馈，总承包商进行整改后书面回复业主相关部门/监理单位。5. 本规定自下发之日起执行。6. 本规定解释权归业主。目 录1.目的12.适用范围13.工作内容14.管理模式及组织机构14.1管理模式14.2具体职责15. 采购程序的管理25.1采购管理的原则25.2设备的分类35.3供应商名单的管理35.4长周期关键设备的管理46.退税设备的管理5附1：采购设备的风险等级评价系统61.目的72.范围73.适用74.定义75.责任76.执行77.评价标准78.等级分类89.应用810.附件8附2：设备、材料管理规定111. 目的112. 适用范围113. 业主的职责114. 管理程序1118