2023年工程公司档案管理制度(3篇).docx

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1、2023年工程公司档案管理制度(3篇) 书目 第1篇工程公司档案管理岗位职责 第2篇工程公司档案管理方法 第3篇矿山工程公司档案管理制度 工程公司档案管理岗位职责 建筑工程公司档案管理岗位职责 岗位概述:负责公司文件、档案、资料的立卷、归档及管理工作。 岗位职责 1.负责公司档案的完整性、平安性和保密性; 2.负责公司档案的建立、整理、保管和借阅等有关事务; 3.负责文件与资料有效性的监控,负责公司过期无效文件的收回、作废、销毁及暂留文件的保管; 4.负责编制档案的各种检索工具; 5.负责公司工商登记、房产证及商标注册证等公司重要资料原件及复印件的保管和维护; 6.编制档案工作状况统计年报并报

2、送上级主管部门档案管理部门; 7.负责公司各类文件、资料、信函的登记、传阅、催办、整理和归档; 8.负责对公司其他部门的档案管理工作进行指导; 9.负责公司图书、杂志和有关技术资料的选购、登记、保管和借阅; 10.负责档案库房的日常管理工作,做到整齐、平安、保密; 11.仔细努力、如期完成领导交办的其他工作。 工程公司档案管理方法 *工程有限公司档案管理方法 第一章总则 第一条为了规范和肃穆公司档案管理,依据国家档案法有关规定结合公司的详细状况,制定本规章制度。 其次条档案工作的宗旨:收集齐全、刚好归档、完好保存,便利利用。 第三条档案管理的基本原则及要求: 一、归档原则 1.集中保管:公司各

3、档案材料由办公室集中保管。 2.主动上交和主动催收相结合:各部门主动上交和办公室主动催收相结合。 3.具体登记:各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好,4.标5.着清晰,6.以便分类归档。 二、交接原则 员工离职或请假超过15个工作日,当事人必需主动将经办的档案材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的,依据档案材料的重要性,每损坏或缺失一份,在考核结果中对相关责任人进行责任处理; 档案材料交接单是员工办理离职或请假时必需具备的文件,没有合法的档案材料交接单,公司不予办理相关手续。(档案交接单见附表六) 第四条档案管理的组织机构及责任划分 档案管理实行集中管理。

4、办公室集中统一管理,各部门负责部门档案工作,维护档案的完整与平安。 一、办公室 办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括: 收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。 档案材料的保管和销毁; 档案材料的借阅、催还; 指导部门档案管理人员的工作; 领导交办的其他档案管理工作。 二、部门档案管理人员 各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。 部门档案管理人员在办公室的业务指导下,负责本部门档案材料的详细管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。 第五条档案管理分类 对档案的管理,根据载体分为纸质档案、声像档案。 其次章纸质档案管理 第六条纸质档案的内容 纸质档案指一切以纸质

5、形式存在的档案资料,对应于声像档案资料。 第七条档案的收集 档案的收集根据以下两种状况执行: 1、须要经办公室流转的文件资料收集,正式文件一经产生,在流出办公室之前,先交办公室归档(详细见“发文管理方法”和“收文管理方法”)。 2、公司各部门在工作中形成后,不须要行文,不经办公室流转文件、档案(如工程图纸、技术资料等)的收集,采到以下方法收集: 事先登记 a.部门在每年制定工作安排时均要同b.时注明各项任务要产生的档案书目清单,c.并不d.得出现明显漏报,e.在制定完工作安排3天内必需报送办公室,f.办公室秘书依据部门上报的状况,g.结合以往工程或工作状况和历史阅历,h.编制当年各部门应当上交

6、的档案材料书目并确定上交时间,i.下发各部门执行; j.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料; k.对于公司部门会议文件,l.各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记,m.办公室根据登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书依据会议登记表向各部门催收文件; 事后查收 办公室秘书依据各部门上报的档案书目清单和既定时间,刚好向相关部门催收档案; 各部门须严格按规定主动、刚好向办公室上交档案材料; 对不按要求刚好提交资料或提交资料不齐全的,除要求限时补齐外,依据资料重要性,在考核结果中对相关部门经理进行责任处理; 对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核结果中对办公

7、室秘书进行责任处理。 第八条档案的立卷、整理和归档,详细见附件二,“档案资料立卷归档规则”。 第三章声像档案管理 第九条 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。 第十条 声像档案资料的收集 一、收集范围 反映公司主要职能活动,业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料; 各级领导人参与的与公司有关的重大活动的声像资料; 公司有关人员组织或参与的重要会议、会见以及外事活动的声像资料; 其它单位形成的与公司有关的重要声像资料; 其它具有保存价值的声像资料。 二、收集方法及要求 事先确认 制作、运用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部

8、门和人员,在借用声像器材时,经办人仔细填写声像器材借用申请表,具体说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容,数量和质量要求,完成时间。(见附表八、声像器材借用申请表) 严格审核 经办人经部门经理审核后,交办公室主任审批后,办公室即转交声像器材借用申请表至办公室秘书,办公室秘书登记后借出器材; 主动催收、严格检查、验收 对到期未刚好交还器材并同时上交所制作的声像档案的,办公室秘书主动催收。 办公室原则上只接收原版、原件。 经办人按规定上交的归还器材时,必需同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案,凡涉及公司重大事务的,相关部门和人员应向办公室报送书目和必要的文字说明。 办公室秘书严格按规

9、定检查经办人员上交的声像资料,声像资料要齐全,文字说明内容要真实;底片、原件与影像、复制品要相符。 假如因特别缘由未能按规定提交声像资料,除非经部门经理、办公室主任审核,总经理审批,否则视为私用公司财物,其形成费用不予报销,在考核结果中对相关责任人进行处理。 第十一条 声像档案的整理和保管(见附件三、声像档案整理、保管规则) 第四章档案查借阅管理制度 第十二条 公司员工可以依据公司确定的查阅权限,查阅有关文件。 第十三条 由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行,如需越权查阅,需上一级主管领导批准。 序号 职位 查阅权限 (a级绝密,b级机密,c级隐私,d级公开) 1 董事长、总经理 a、b、c

10、、d级文件资料 2 公司高层管理人员 b级(含)以下文件资料 3 部门经理 c级(含)以下文件资料 4 一般员工 d级文件资料 a级文件(绝密):指最重要的公司隐私,一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料,包括:财务分析报告、工程决算材料;合同、协议文本;对高层管理者的考核报告、评议等;对工资安排方案及所属文件;涉及项目成本、利润的报告或论证材料;如投资安排与分析、项目可研报告等;公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料;公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。 b级文件(机密):指重要的公司文件,一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料,包括:公司注册及相关文

11、件;技术资料、工程建设的重要图纸;立项报告、业务进度分析报告;各种末正式批复或实行的安排、方案;涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书,政府部门对公司的惩罚确定等;公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。 c级文件(隐私),包括:各种证明材料;工程方面的洽商等;公司其它应列为隐私的文件资料及声像材料,如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。 d级文件(一般):指一般性的,可以供应给全部的员工查考利用的文件资料,包括: 平常各种工作条例、规章制度;一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件);各类一般性的请示、通知、会议纪要,简报、状况反映等;行政管理工作

12、的安排、总结、报告;一般性的月、季工作安排与总结报告;有关干部任免、调配、定级等的文件;财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证,其它。 查(借)阅档案(包括资料、文件、光盘)必需在档案查(借)阅登记簿登记后方可查(借)阅; 密级档案在办公室查阅,不能带出,必需带出办公室查阅的,需办公室主任审核报总经理签字才可。 第十四条 档案原件一般不外借,如必需借阅,一般档案时间不超过十天,密级档案不超过一星期。并且必需得到办公室主任审批并办理相关手续(见附表二)。 第十五条 借阅档案的人必需爱惜档案,要爱护档案的平安与保密,不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。 第十六条 借

13、档人确因工作缘由须要打印、复印、摘抄文件,须经办公室主任批准并办理相关手续。(见附表四)并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理,保证复印件与原件有明显的区分,并且只复印文件上相关的部分,其他与其查阅无关的内容在复印时必需进行遮挡处理; 第十七条 借用的档案,当事人必需在规定时间归还办公室;如确需延期,当事人必需提前一个工作日办理续借手续(见附表三)。否则视为无故不刚好归还,在考核结果中对责任人进行责任处理。 第十八条 借阅档案交还时,必需当面点交清除,与发觉遗失或损坏,应马上报告领导,并依据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。 第十九条 外部合作单位查阅档案,应持有单位介绍

14、信,并经总经理批准后方能查阅,但不能将档案带离办公室。 其次十条 外部合作单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的资料要进行审查、签章。 矿山工程公司档案管理制度 矿山工程有限公司档案管理制度 一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办

15、公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合下列要求: 文件材料齐全完整; 依据档案内容合并整理、立卷; 依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明准确,便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。