学士学位论文—-炼油工程合同管理程序.doc
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1、项目管理手册第八部分 合同管理程序大炼油工程 大炼油工程项目管理手册文件编号:MA-PM0-PM-PM-0001 第八部分合同管理程序项目经理部版本日期说 明编制审核批准78 目 录1 目的22 适用范围23 职责23.1 IPMT23.2 项目经理部控制部23.3 项目经理部综合管理部33.4 项目经理部项目财务部33.5 项目经理部项目资源部33.6 项目经理部采购管理部33.7 项目经理部生产准备部34 合同管理程序34.1 合同准备44.2 合同立项44.3 合同起草44.4 合同评审44.5 合同谈判44.6 合同审查与会签54.7项目审批64.8 合同盖章生效64.9 合同发放与存
2、档64.10 合同签订流程图74.11 合同履行管理84.12 合同跟踪94.13 合同变更、纠纷和索赔处理134.14 对ECP服务承包商工程分包活动管理165 合同控制台帐与报告176 合同风险管理196.1合同风险196.2合同风险的处理20附件1:ECP服务承包商合同示范文本20附件2:建设工程委托监理合同示范文本29附件3:施工合同示范文本44附件4:详勘合同示范文本70附件5:ECP服务承包商合同控制点报表79附件6:施工合同控制点报表80附件7:设计合同控制点报表81大炼油工程合同管理程序1 目的 为指导、规范大炼油工程的合同管理工作,确保本工程所涉及的各类合同的制定、谈判、签约
3、、履行直至合同完成的全过程合法有效,约束合同当事人履行合同,更好地完成大炼油工程特制订本程序。2 适用范围本程序适用于大炼油工程的所有工程合同控制活动。包括项目经理部对ECP服务承包商与分包商的设计、施工合同监督控制及项目经理部直接实施的ECP服务承包商承包、设计、施工、监理、第三方抽检、第三方设备及材料监造、造价咨询、工程勘察、环评安评、技术服务、外协劳务等合同的谈判、签订、实施等过程的监督和管理。与项目有关的重要设备、材料采购合同的管理和资金筹措合同的管理可比照此程序或按物资采购管理程序和投资控制管理程序执行。3 职责3.1 IPMT负责对合同的审批和签订。并对合同起草、谈判、签订、履行等
4、全过程监督控制提出指导性的意见。3.2 项目经理部控制部3.2.1对所有合同进行全面控制;3.2.2监督合同当事人对合同的履行情况;3.2.3审核合同内容及范围是否全面;3.2.4审核合同工期、进度、质量、投资、安全等是否满足总体要求;3.2.5审核合同订立依据是否真实、可靠;3.2.6审核合同价款或报酬是否正确合理,结算、酬金支付方式是否明确、具体;3.2.7提供合同标准文本及合同编号;3.2.8负责组织合同的起草、谈判、签订工作;3.2.9审核合同所涉及到的技术附件并组织签字确认;3.2.10建立合同台帐,合同存档,上报合同报表及总结;3.2.11对合同文本及时进行修订及补充;3.2.12
5、全过程提供技术、商务支持,及时组织有关部门协商解决合同签订及履行过程中出现的问题。3.3 项目经理部综合管理部3.3.1负责现场办公设施采购、绿化及后勤服务等方面合同的起草、谈判、签订及履行工作。3.3.2负责项目外事管理及外文资料翻译等方面合同的起草、谈判、签订及履行工作。3.4 项目经理部项目财务部3.4.1负责资金筹措方面合同的起草、谈判、签订及履行工作;对其它所有合同参与审查及合同履行的付款工作; 3.4.2审查资金来源是否有保障、资产所有权是否明确具体,资金和资产使用的审批手续是否齐备,资金、资产使用方式是否合理;3.4.3价款或报酬是否正确合理,资金结算、酬金支付方式是否明确、具体
6、。3.5 项目经理部项目资源部3.5.1对合同条款进行法律审查;3.5.2办理法人委托手续。3.6 项目经理部采购管理部负责物资采购方面合同的起草、谈判、签订及履行工作。3.7 项目经理部生产准备部负责装置人员培训方面合同的起草、谈判、签订及履行工作。4 合同管理程序 ECP服务承包商、监理、设计、施工、勘察等合同订立的程序如下,其它合同可参照执行。4.1 合同准备资料准备:包括经国家或集团公司主管部门批准的项目立项报告、项目建设有关批文、招标书、投标书及投标过程中有关资料、会议纪要、国家颁布的工程设计、采购、建筑安装等法律法规及专业技术标准、工程设备、材料价格或估价资料、标准合同文本等;4.
7、2 合同立项项目经理部按项目编号编制建设工程合同编号。4.3 合同起草 项目经理部负责ECP服务承包商、监理、设计、施工、勘察等合同的起草工作,示范文本见附件1附件4。同时要根据大炼油工程项目特点,认真协商确定示范文本的补充条款。4.4 合同评审合同起草完成后,项目经理部负责组织相关部门工程师作为合同条款评审技术支持,召开合同评审会议,从HSE、费用、进度等方面讨论合同条款及附件内容,提出相关条款的修改意见,根据评审意见最终确定合同文本及附件。评审会议结束后,项目经理部合同管理工程师将编制的评审会议纪要、评审报告、及修改后的合同条款及其附件提交项目经理并报IPMT审阅批准后形成正式合同文本,为
8、合同谈判和签订做好准备。4.5 合同谈判由项目经理部负责组织成立由技术、财务、法律等人员组成的合同谈判小组,负责进行合同谈判。对谈判所需的费用及物质条件如:谈判场所、通讯、传真、交通、文件打印工具或业务、接待费用计划等要认真准备。合同谈判开始前,谈判小组应当及时组织拟定谈判方案: 专业技术方案; 经济商务方案; 法律事务方案; 其他谈判方案。合同谈判尽可能使用标准文本。谈判过程中应将已编制完成的合同及附件与承包商逐项逐条地进行会谈和确认。凡涉及标的和各条款主要内容更改时,应及时报告IPMT,取得处理意见,继续谈判;谈判小组应将双方谈判过程中初步取得的认可整理记录,并作书面报告进行二次评审。评审
9、会如果认为双方初步认可的标的和原则与原定方针不一致时,应提出评审意见并返回谈判小组予以纠正。4.6 合同审查与会签由项目经理部组织各相关专业部门对合同进行审查与会签。4.6.1 经济商务和专业技术审查(1) 合同的技术性:工程技术依据是否真实、可靠,技术措施是否完备、可行,技术标准和参数是否科学、真实、可行;(2) 资金、资产的可支配性:资金来源是否有保障、资产所有权是否明确具体,资金和资产使用的审批手续是否齐备,资金、资产使用方式是否合理;(3) 价款或报酬和结算的合理性:价款或报酬是否正确合理,结算、酬金支付方式是否明确、具体。4.6.2 法律审查(1) 合同主体是否具有民事行为能力及民事
10、权利能力;(2) 合同内容是否符合国家法律法规及其它规定;(3) 合同签订的程序和形式是否合法;(4) 签约各方意思表示是否真实有效;(5) 合同的免责、索赔条款是否合法;(6) 格式条款是否合法;(7) 对适用法律的选择是否符合国家强制性规定;(8) 对司法管辖权的选择是否符合专属管辖规定;(9) 合同的条款、内容等是否完备;(10) 是否充分考虑了合同履行过程中可能涉及的问题;(11) 合同用语是否清楚、完整、准确,不会引起歧义;(12) 双方的权利义务是否具体、明确,具有可执行性;(13) 合同所设定的担保、保证等条款是否切实、可靠;(14) 合同约定的争议解决地点和解决方式是否切实可行
11、;(15) 是否有会导致合同不能成立、无效或被撤销的情形;(16) 涉及知识产权的,是否采取了相应保密或限制措施;(17) 合同附件是否清楚完整,法律效力是否有明确规定;(18) 是否存在损害炼化公司的信誉、商业秘密及其他利益的情形;(19) 附生效条件的合同,所附条件、期限是否适当合法4.7项目审批报项目经理部经理或授权人审批4.8 合同盖章生效双方企业法人或企业法人的委托代理人签字,加盖工程合同专用章4.9 合同发放与存档签字、盖章生效后的合同,由项目经理部及项目财务部分别保管,项目经理部应分类建立合同汇总台帐。4.10 合同签订流程图项目立项 项目分解 是否招标 是招标否合同立项、准备草
12、拟、评审、谈判形成合同文本相关部门会签项目经理、IPMT批准公司法人或法人授权代表签字、盖合同章合同发放、存档并发相关单位监督执行4.11 合同履行管理4.11.1 对ECP服务承包商与分包商合同的履行管理以监理公司为主进行检查,监理公司应向项目经理部汇报合同履行情况,项目经理部起监督协调和宏观控制作用。项目经理部应为项目合同的履行创造必要的条件,尽量减少合同变更、纠纷、索赔的产生。4.11.2 项目经理部直接实施的ECP服务承包商承包、监理、质量监督、工程勘察、征地拆迁、技术服务、劳务等合同的履行管理由各部门按职能分工进行管理。4.11.3 项目经理部和监理公司相关工程师应认真研究合同所有文
13、件,熟悉合同谈判背景及相关资料;了解IPMT优先考虑和关心的事项,制定出合同管理主要控制点;研究制定执行合同的策略及潜在风险的可能性,制定出预防和避免风险的措施,需要的话向IPMT提出专题报告。4.11.4合同履行管理流程如图:合同生效了解合同背景研究合同内容研究、制定合同控制点处理合同变更对履约过程进行跟踪、管理和报告,处理有关合同事项处理合同纠纷处理合同索赔调整合同价款合同执行情况总结4.12 合同跟踪4.12.1 计划、进度跟踪控制承包方应按合同约定的进度控制计划和工程控制在项目执行过程中提出的其它要求组织施工,在合同规定的工期内完成施工任务,尤其要准点到达合同约定的里程碑控制点,监理工
14、程师和装置项目部按合同要求履行各项义务,为工程开工和施工的顺利进行创造条件,尽量减少施工承包方提出索赔的机会,促使其按计划完成施工任务。监理公司计划管理工程师负责ECP服务承包商与分包商合同的计划进度并向装置项目部汇报,项目经理部计划管理工程师对项目经理部直接实施的合同项目的计划进度负责。合同管理工程师依据各合同中关于计划与进度的内容要求,对合同控制点、总体计划的变更、里程碑计划的变更、工期索赔和其它影响合同履行的有关计划和进度的事件进行监控,以保证合同中有关计划和进度的目标按合同要求实现。计划管理工程师要向合同管理工程师提供以下有关信息:(1) 项目计划;(2) 定期的计划与实际进度的重大差
15、异;(3) 收到或发出的备忘录中有关信息;(4) 承包商提出的索赔意向通知书或备忘录;(5) 由于承包商的原因使进度延误,影响关键线路或严重影响非关键线路的事件(延误将影响项目一级、二级计划,或影响其它承包商的工作进度7 天以上时;虽未影响项目一级、二级计划或里程碑计划,但其工期延误超过14 天以上);(6) 向承包商发出备忘录或提出索赔意向通知书后承包方未予理睬两次以上或承包商未能采取实质性进展的事件;(7) 其它影响合同履行的有关计划与进度的事件。合同管理工程师应向计划管理工程师提供及反馈合同控制信息:(1) 有关计划与进度的合同控制点的设置;(2) 需向计划管理工程师提醒的当月有关计划与
16、进度的控制点信息,或对有关控制点的建议信息;(3) 合同管理工程师发出的合同备忘录中有关计划与进度的信息;(4) 工期索赔处理中合同管理工程师的意见及最终得到批准的索赔工期。合同管理与计划管理的接口流程如图:n ECP服务承包商计划进度管理工程师n 施工分包商计划管理工程师ECP服务承包商合同管理工程师监理公司合同管理工程师项目经理部合同管理工程师项目经理部IPMT提供有关信息监督控制汇报汇报监督控制指导汇报汇报发出指示直接委托:n 设计n 勘察n 施工n 采购计划管理工程师项目经理部计划管理工程师提供有关信息提供有关信息监督控制反馈 4.12.2 费用跟踪控制费用控制是合同控制的一个重要控制
17、内容,项目经理部预决算管理工程师对项目经理部直接实施的合同及ECP服务承包商与分包商合同项目的费用控制目标负责。依据各合同款项的支付条件、费用索赔及其它影响总承包合同目标实现的有关费用的事件进行监控,以保证合同中有关费用的目标按合同要求实现。预决算管理工程师定期向合同管理工程师提供如下信息:(1) 合同款项支付信息;(2) 各分包商累计发生的变更费用;(3) 费用控制目标是否正常的信息。合同管理工程师起草合同备忘录、处理承包商提出的索赔报告、提出索赔意向书及索赔报告时,预决算管理工程师提出费用测算,并将信息传递给合同管理工程师。合同管理工程师应向预决算管理工程师提供的信息:(1) 与费用控制有
18、关的合同控制点的设置;(2) 需向预决算管理工程师提醒的当月有关费用的控制信息,或对有关控制点的建议信息;(3) 合同管理工程师发出或收到的合同备忘录中有关费用的信息;(4) 索赔处理中合同管理工程师的意见及最终得到批准的索赔费用。合同管理与预决算管理的接口流程与合同管理与计划管理的接口流程类似, 4.12.3 质量跟踪控制项目质量控制是项目合同执行的重要控制内容,项目经理部质量管理部对项目的质量控制目标负责。对项目有关质量的事件进行监控,以保证合同中有关质量的目标按要求实现。 质量管理工程师应向合同管理工程师提供如下信息:(1) 质量控制点及完成情况的信息;(2) 重大质量问题及处理的信息;
19、(3) 质量工程师收到和发出的备忘录中有关合同的信息;(4) 质量计划及其重大变更;(5) 分承包方质量体系运行不正常的信息。合同管理工程师应向质量管理工程师提供的信息:(1) 与质量有关的合同控制点的设置;(2) 需向质量管理工程师提醒的当月有关控制信息,或对有关控制点 的建议信息;(3) 合同管理工程师发出或收到的合同备忘录中有关质量的信息;(4) 已发生的合同变更中有关质量的信息。合同管理与质量管理的接口流程与合同管理与计划管理的接口流程类似,4.12.4 HSE管理跟踪控制项目HSE管理和控制是项目合同执行的重要控制内容,项目经理部HSE管理工程师依据其岗位职责对项目合同的HSE目标负
20、责。对项目合同的HSE结果进行监控,以保证项目合同的HSE目标得到实现。HSE管理工程师应向合同管理工程师提供如下信息:(1) HSE控制点及完成情况的信息;(2) 重大HSE隐患问题及处理的信息;(3) HSE管理工程师收到和发出的备忘录中有关合同的信息;(4) HSE计划及其重大变更;(5) 分承包方HSE保障体系运行不正常的信息。合同管理工程师应向HSE管理工程师提供的信息:(1) 与HSE有关的合同控制点的设置;(2) 需向HSE管理工程师提醒的当月有关控制信息,或对有关控制点的建议信息;(3) 合同管理工程师发出或收到的合同备忘录中有关HSE的信息;(4) 己发生的合同变更中有关HS
21、E的信息。合同管理与HSE管理的接口流程同合同管理与计划管理的接口流程类似,4.13 合同变更、纠纷和索赔处理4.13.1 合同变更管理如在施工过程中发生合同变更,合同管理工程师应及时进行处理。在项目实施过程中,由于各方面的原因,工程变更是不可避免的,工程变更一般包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更、技术规范和标准变更、工程数量变更等,一切变更均应计算对工程进度、费用等的影响,取得一致意见后签订书面协议,作为合同的一部分。项目经理部合同管理工程师应参与合同变更过程的跟踪管理,准确及时地从项目经理部的计划管理工程师、预决算管理工程师、设计管理工程师以及装置项目部等处获得有关信息,分析合同变更
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