2023年投资公司档案管理制度5篇.docx

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1、2023年投资公司档案管理制度5篇 书目 第1篇某某城建投资公司档案管理制度 第2篇投资公司档案管理制度怎么写 第3篇投资公司档案管理制度 第4篇投资公司档案管理制度格式怎样的 第5篇投资公司文书档案管理制度 投资公司文书档案管理制度 投资开发公司文书档案管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和精确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。 其次条 归档的文书档案应字迹清楚、完整有效。 第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。 其次章 文书档案管理职责 第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。 第

2、五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。 第三章 文书档案文件材料归档范围 第六条文书档案文件材料的归档范围 1.会议类 1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料; 1.2董事会、股东会会议材料; 1.3总经理办公会议记录、纪要; 1.4党支部会议记录、纪要; 1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等; 1.6参与上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。 2.上级单位颁发的需公司执行的文件。 3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。 4.上级单位发来的与本公司有关的确定、

3、决议、指示、吩咐、条例、规定、安排等文件材料。 5.公司的请示与上级单位的批复文件。 6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。 7.公司反映主要职能活动的报告、总结。 8.公司的各种工作安排、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。 9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。 11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。 13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。 第四章 文书档案归档整理 第七条 归

4、档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。 第九条 归档文件整理的要求 1.归档文件要齐全完整,按年度组织机构进行分类。 2.对跨年度文件的处理:年度安排、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的安排,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最终一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。 3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。 3.1以公司名义发出的

5、文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作; 3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门特地人员负责整理工作。 4.归档文件整理时所运用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案爱护要求。 5.归档文件整理应根据文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 6.归档文件应严格根据件号的先后依次装入档案盒,与归档文件书目中相应条目依次相一样,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。 7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。 8.应运用规范的归档文件书目、备考表、档案盒。 第十条 归档文

6、件整理程序 1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。 1.1每份文件为一件; 1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列依次为:正文、发文稿纸、底稿; 1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列依次为:正文、附件、发文稿纸、底稿; 1.4原件与复制件为一件;排列依次为:原件、复制件; 1.5转发文与被转发文为一件;排列依次为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿; 1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件; 1.7来文与复文为一件;排列依次为:复文、发文稿纸、来文。 2.按归档文件质量要求对破损

7、的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2.1归档文件材料由于运用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱); 2.2对字迹模糊或易退变的文件,采纳复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档; 2.3纸张幅面大于a4纸时须要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。 3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避开对档案潜在的危害。 4.将归档文件按件装订,装订方式采纳左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。 5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。 6.按分类方案和件号依次填写归

8、档文件书目。归档文件书目设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 7.填写备考表,备考表放在盒内全部归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。 8.按件号依次装入统一规定的档案盒。 9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。 第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。 第五章 文书档案保管 第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。 第十三条 档案管理人员要熟识所负责的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。 第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久

9、保存。 第十五条 严格遵守档 案平安保密制度,做好档案流失的防护工作。 第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作,方可办理调动手续。 第六章 档案借阅制度 第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 第十八条 借阅档案,必需填写档案借阅登记表。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必需当天归还。过期由档案管理员催还。须要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。 第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。 其次十条 借阅档案者必需妥当保管档案,不

10、得随意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。 其次十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要刚好追查,并报告主管部门刚好处理。 第七章 其他 其次十二条 本制度自签发之日起执行。 投资公司档案管理制度 投资管理公司档案管理制度 第一条依据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 其次条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门依据工作须要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应根据明

11、确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作须要接着运用的文件资料,原件移交档案室,运用部门留存复印件。 第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理批阅后归档。 第四条一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第五条在切实遵循中国档案分类法前提下,依据公司实际状况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量平安管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。 第六条归档范围: (一)

12、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 (二)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 (三)本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 (四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (五)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 (六)本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第七条归档要求: (一)归档的文件材料要完整、系统、精确。 (二)归档的文件材料必需是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。 (三)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和

13、特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 (四)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (五)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 (六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 (七)档案文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 (八)案卷

14、封面,应逐项按规定一律运用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清楚。 第八条档案管理人员职责 (一)根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 (二)根据归档范围、要求,将文件材料按时归档。 (三)工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守,努力维护公司档案的完整与平安。 第九条档案的查阅和借阅 (一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。 (二)档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发觉损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理

15、处理。 (三)必需严格保密,不准泄露档案材料内容,如发觉遗失必需刚好汇报,追求责任。 (四)不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得随意摘抄或复制案卷内容,如确有须要,必需经领导批准才能摘抄或复制。 (五)必需爱惜档案,保持整齐,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 (六)不准转借,必需专人专用。 (七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案管理人员另行办理续借手续。 第十条档案的保管 (一)要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行平安检查,发觉问题要刚好向领导报告,并实行补救措施。对于不易接着保存的档案

16、资料,应刚好予以复制;对于已破损的档案资料应刚好予以修复。 (二)为做好档案的供应和利用工作,全部文件资料均应根据其分类组卷,并根据其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 (三)档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。 第十一条档案的销毁 公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理看法,报总经理批准后予以销毁。 第十二条奖惩 (一)公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,赐予负责人点名指责,并视情节轻重处以50-200元的罚款。 (二)经批准借出的档案资料,

17、无正值理由在借阅限期内不归还的,赐予责任人罚款100-200元的惩罚;档案管理人员未刚好催还的,每次赐予罚款10-50元的惩罚。 (三)有意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值赐予相应的惩罚;情节严峻的,予以辞退处理。 第十三条本制度说明权、修改权归公司,自公布之日起生效。 某某城建投资公司档案管理制度 某城建投资公司档案管理制度 为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格根据制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,仔细履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。 一、档案管理规范 (一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文

18、件之间的有机联系,区分不同保管价值,根据便利保管和利用的原则管理。 (二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。 (三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。 (四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度安排放在安排的第一年立卷,跨年度总结放在总结最终一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。 (五)卷内文件排列要依据不怜悯况,根据文件形成的规律

19、和特点进行排列,密不行分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。 (六)卷内文件排列依次,要依次编写件号和页号。 (七)卷内文件要逐件填写卷内书目。 (八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,精确概括地反映卷内文件材料的内容。 (九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予供应档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应运用复印件,尽量不用原件,一般由运用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特别状况须要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥当保管,不得毁坏和遗

20、失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。 二、财务固定资产档案管理规范 (一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。 (二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应依据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费状况添置和更新。 (三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并刚好上报相关主管部门。 (四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。 三、工程项目档案管理规范 (一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批

21、文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他须要存档的文件等。 (二)资料管理人员建立文件接收登记表对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员依据审批权限送交领导审批。 (三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应依据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息刚好归档。

22、 (四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予供应档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应运用复印件,尽量不用原件,一般由运用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特别状况须要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。 (五)工程档案工作人员必需树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作隐私保管并严格限制查阅范围;凡作隐私和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司隐私;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批

23、后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。 投资公司档案管理制度格式怎样的 投资管理公司档案管理制度 第一条依据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 其次条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门依据工作须要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应根据明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作须要接着运用的文件资料,原件移交档案室,运用部门留存复印件。 第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常

24、务副总经理批阅后归档。 第四条一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第五条在切实遵循中国档案分类法前提下,依据公司实际状况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量平安管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。 第六条归档范围: (一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 (二)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 (三)本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复

25、、会议记录、统计报表及简报。 (四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (五)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 (六)本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第七条归档要求: (一)归档的文件材料要完整、系统、精确。 (二)归档的文件材料必需是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。 (三)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 (四)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (五)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与

26、 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 (六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 (七)档案文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 (八)案卷封面,应逐项按规定一律运用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清楚。 第八条档案管理人员职责 (一)根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 (二)根据归档范围、要求,

27、将文件材料按时归档。 (三)工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守,努力维护公司档案的完整与平安。 第九条档案的查阅和借阅 (一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。 (二)档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发觉损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。 (三)必需严格保密,不准泄露档案材料内容,如发觉遗失必需刚好汇报,追求责任。 (四)不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得随意摘抄或复制案卷内容,如确有须要

28、,必需经领导批准才能摘抄或复制。 (五)必需爱惜档案,保持整齐,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 (六)不准转借,必需专人专用。 (七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案管理人员另行办理续借手续。 第十条档案的保管 (一)要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行平安检查,发觉问题要刚好向领导报告,并实行补救措施。对于不易接着保存的档案资料,应刚好予以复制;对于已破损的档案资料应刚好予以修复。 (二)为做好档案的供应和利用工作,全部文件资料均应根据其分类组卷,并根据其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 (三

29、)档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。 第十一条档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理看法,报总经理批准后予以销毁。 第十二条奖惩 (一)公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,赐予负责人点名指责,并视情节轻重处以50-200元的罚款。 (二)经批准借出的档案资料,无正值理由在借阅限期内不归还的,赐予责任人罚款100-200元的惩罚;档案管理人员未刚好催还的,每次赐予罚款10-50元的惩罚。 (三)有意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值赐予

30、相应的惩罚;情节严峻的,予以辞退处理。 第十三条本制度说明权、修改权归公司,自公布之日起生效。 投资公司档案管理制度怎么写 投资管理公司档案管理制度 第一条依据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 其次条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门依据工作须要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应根据明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作须要接着运用的文件资料,原件移交档案室,运用部门留存复印件。

31、第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理批阅后归档。 第四条一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第五条在切实遵循中国档案分类法前提下,依据公司实际状况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量平安管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。 第六条归档范围: (一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 (二)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

32、 (三)本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 (四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (五)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 (六)本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第七条归档要求: (一)归档的文件材料要完整、系统、精确。 (二)归档的文件材料必需是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。 (三)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 (四)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完

33、整。 (五)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 (六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 (七)档案文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 (八)案卷封面,应逐项按规定一律运用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清楚。 第八条档案管理人员职责 (一)根据有关规定做好文件材料的收集、

34、整理、分类、归档等工作。 (二)根据归档范围、要求,将文件材料按时归档。 (三)工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守,努力维护公司档案的完整与平安。 第九条档案的查阅和借阅 (一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。 (二)档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发觉损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。 (三)必需严格保密,不准泄露档案材料内容,如发觉遗失必需刚好汇报,追求责任。 (四)不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴

35、涂改其字句等;不得随意摘抄或复制案卷内容,如确有须要,必需经领导批准才能摘抄或复制。 (五)必需爱惜档案,保持整齐,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 (六)不准转借,必需专人专用。 (七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案管理人员另行办理续借手续。 第十条档案的保管 (一)要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行平安检查,发觉问题要刚好向领导报告,并实行补救措施。对于不易接着保存的档案资料,应刚好予以复制;对于已破损的档案资料应刚好予以修复。 (二)为做好档案的供应和利用工作,全部文件资料均应根据其分类组卷,

36、并根据其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 (三)档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。 第十一条档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理看法,报总经理批准后予以销毁。 第十二条奖惩 (一)公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,赐予负责人点名指责,并视情节轻重处以50-200元的罚款。 (二)经批准借出的档案资料,无正值理由在借阅限期内不归还的,赐予责任人罚款100-200元的惩罚;档案管理人员未刚好催还的,每次赐予罚款10-50元的惩罚。 (三)有意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值赐予相应的惩罚;情节严峻的,予以辞退处理。 第十三条本制度说明权、修改权归公司,自公布之日起生效。