2023年文书工作管理制度4篇.docx

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1、2023年文书工作管理制度4篇 书目 第1篇j机关文书工作管理制度 第2篇文书档案管理工作制度 第3篇公司文书管理工作制度 第4篇公司文书管理工作制度-5 j机关文书工作管理制度 为充分发挥机关公文的效用,提高机关公文制发的质量,特制定本制度。 1、收发规范:收文发文按规定进行登记。对来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及本局的请示、汇报、通知等公文,均由办公室专人负责登记。做到收文登记齐全刚好;发放登记刚好、精确、保密、保证无积压、无遗漏、无差错、无遗失。 2、阅办高效:文件登记后,要刚好给领导批办,做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。 3、

2、归档科学:公文阅办完毕后,应主动、刚好退还文书保管归档,不得擅自存放,工作上须要的可保留复印件以备查。办公室收集整理后,对须要立卷的公文按规定时间和要求立卷归档。对须要销毁的文件,由办公室登记造册、到指定造纸厂监销。 4、公文拟稿:公文内容按政策规定,严谨明确,措施、方法切合实际,文字表达精确精练、文件格式规范。公文拟稿必需运用专用稿纸,用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写,字迹力求清楚。 5、公文审核、签发:凡以本局名义制发的公文(包括总结、信息、新闻报道、专题报告等),必需由职能科、所、中心负责人核稿,由分管局长审稿,主管局长签发。 6、公文打印、校对:打印的文件应符合公文的格式和用纸要求,各科、

3、所、中心拟稿的文件,清样稿由各科、所、中心负责校对,正确无误后印刷。文件版面要求整齐清楚,印刷份数按发文数量和发文范围确定,所发文件办公室存档二份,各科、所、中心各一份,正副局长室各一份。 公司文书管理工作制度-5 公司文书管理工作制度5 第一章目的 第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理精确、刚好,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本方法。 其次章组织管理 其次条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。 第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽

4、催、校对、监印、档案管理等事宜。 第三章文书的种类 第四条公司的通用文书有以下几种。 (1)请示:向上级部门恳求、请示、批准的事项。 (2)报告:向上级部门汇报工作、反映状况、提出建议、答复下级的请示事项。 (3)确定:对公司重要事项或重大活动作出支配。 (4)决议:经过会议探讨或议定,要求贯彻执行的事项。 (5)批复:上级答复下级的请示事项。 (6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。 (7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门帮助或须要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。 (8)通报:表彰先进,指责错误,传达重要状况。 (9)信函:对同级或不相

5、属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。 (10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。 第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。 第六条文书的类别。 (1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 (2)隐私:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。 (3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 (4)一般:指非机密文书。假如附有调查问卷之类的重要东西,则另当别论。 (5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。 第四章文书制作要领 第七条文

6、书内容(以公文为例)包括以下几方面。 (1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文依次号组成,位于文头与界栏线上。 (2)收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。 (3)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。 (4)正文:公文的主体部分。 (5)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。 (6)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。 (7)公文印章:加印在发文日期中间。 (8)密级:保密文件注明密级。 (9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注

7、明附件的序号、标题。 第八条用纸格式。 (1)国内公文用纸用16k型(26cm18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm21.0cm)。 (2)图文区:国内用16k型(23.3cm14.9cm),国际标准用a4型(27cm17.5cm)。 第九条印装格式。 (1)公文均采纳横书横排。 (2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。 (3)装订可用线装、钉装、胶粘方法。 第十条版面格式:首页采纳文头。 第十一条公文行文原则。 (1)上行文原则。 逐级行文,即下一级行文给干脆上级。 多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。 越级行文,遇特别、紧急状况,或对干脆上级的检举、控告。 (2)

8、下行文原则。 逐级行文。 多级同时行文。 直贯究竟行文。 (3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。 第十二条文书的署名。 (1)公司内文书,假如是一般往来文书,只需主管署名;假如是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;假如是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。 (2)对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。假如是总裁托付事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。 第十三条文书的盖章。 (1)在正本上必需加盖文书署名者的印

9、章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。 (2)假如文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖详细执行者印章代替。但在这种状况下,文书存档前必需加盖署名者印章。 (3)以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。 第十四条文书制作留意事项。 (1)文书必需简明扼要,一事一议,语言措辞力求精确规范。 (2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。 (3)必需明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。 (4)对请示提案文书进行修改时,修改者必需仔细批阅原件,修改者须署名。 (5)可行可不行的坚决不行文,削减行文数量,提高行文权威性和质量。 (6)

10、削减联合行文,避开联合签审过程中时间延误和扯皮。 (7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。 (8)不轻易越级行文。 第五章文书制作流程 第十五条对外行文操作流程。 (1)拟稿。 由详细承办人员起草,并由部门负责人审核。 对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。 发文稿必需符合公文种类、格式运用规范。 (2)核稿。 拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。 审核有问题时与有关当事人沟通,统一看法后进行修改。 (3)签发。有关领导审核签发,明确签署看法、姓名、日期。 (4)编号。由行政部统一编排发文字号。 (5)缮印、校对。 急件

11、应先行处理。 保密件应由专人打印。 打印后的校样、废纸等应妥当处理。 应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。 打印、校对责任人签名。 (6)在无误、规范的文件上统一盖印章。 (7)填写登记簿。 (8)封发。 发文工作由行政部门负责。 查验无误后信件封口,填写精确,注明急件、密级。 第十六条对内行文处理程序。 (1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。 (2)特别状况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。 (3)对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。 第六章文书的发送 一些须要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本

12、条规定限制。 第十七条文书封面必需明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。 第十八条公司内部文书原则上不封缄。 第十九条各部门的邮寄文书,必需于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。 第七章文书的处理 其次十条一般文书的处理原则。 (1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行批阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行详细处理。 (2)假如遇到重要或异样事项,必需刚好与上级主管取得联系,按上级指示办理。 (3)各种有关联的事项,必需与各部门协商后方能予以处置。 其次十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 其次十

13、二条某文书被阅览后,阅览者必需签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的看法,并转给或交还文书的主管。 其次十三条有必要在各部门传阅的文书,必需附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。 第九章收文操作流程 其次十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。 其次十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。 其次十六条分发。 (1)行政部依据公文性质、要求,确定详细化在办和阅批对象,填写公文阅办单。 (2)分发去向。 重要来文

14、,由行政部长提出初步看法(拟办),再由公司领导批示(批办)。 一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。详细承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。 参阅性文件,干脆组织传阅。 范围不明的文件,送领导批阅。 其次十七条催办。 分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要运用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。 其次十八条结办。 文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理看法的文件,均视为结办。 第十章文书的整理与保存 其次十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年头立卷,分别按所属部门、文件机密程度、

15、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。 第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参与会议带回的文件,应刚好交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。 第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特殊重要的文书,干脆交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。 第十一章文书的保存年限 第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。 第三十三条保存10年文书包括恳求审批提案文书;人

16、事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。 第三十四条保存5年文书指不须要保存10年的次重要文书。 第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。假如是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。 第十二章留意事项 第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。 第三十七条保存期满及没必要接着保存的文书,经主管确定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。 第三十八条销毁隐私级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不

17、丢失、不遗漏。 第三十九条必需做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必需出具借阅证。 第十三章附则 第四十条本方法适用于公司本部及下属企业的公文管理。 文书档案管理工作制度 1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。 2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料刚好做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。 3、起草、印发各种文件、资料，必需符合办文程序和质量要求。 4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。 5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，

18、任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。 6、年终对全部文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。 7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整齐卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要刚好实行补救措施，确保档案的完整与平安。 8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等状况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。 9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。 公司文书管理工作制度 第一章目的 第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理精确、刚好,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本方法。第,写在公

19、文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。 (7)公文印章:加印在发文日期中间。 (8)密级:保密文件注明密级。 (9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。 第八条用纸格式。 (1)国内公文用纸用16k型(26cm_18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm_21.0cm)。 (2)图文区:国内用16k型(23.3cm_14.9cm),国际标准用a4型(27cm_17.5cm)。 第九条印装格式。 (1)公文均采纳横书横排。 (2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。 装订可用线装、钉装、胶粘方法。 第十条版面格式:首页采纳文头。 第十一条公文行文原则。

20、 (1)上行文原则。逐级行文,即下一级行文给干脆上级。多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。越级行文,遇特别、紧急状况,或对干脆上级的检举、控告。 (2)下行文原则。逐级行文。多级同时行文。直贯究竟行文。 平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。 第十二条文书的署名。 (1)公司内文书,假如是一般往来文书,只需主管署名;假如是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;假如是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。 (2)对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。假如是总

21、裁托付事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。 第十三条文书的盖章。 (1)在正本上必需加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。 (2)假如文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖详细执行者印章代替。但在这种状况下,文书存档前必需加盖署名者印章。 以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。 第十四条文书制作留意事项。 (1)文书必需简明扼要,一事一议,语言措辞力求精确规范。 (2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。 必需明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。 (4)对

22、请示提案文书进行修改时,修改者必需仔细批阅原件,修改者须署名。 (5)可行可不行的坚决不行文,削减行文数量,提高行文权威性和质量。 (6)削减联合行文,避开联合签审过程中时间延误和扯皮。 (7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。 (8)不轻易越级行文。第五章文书制作流程 第十五条对外行文操作流程。 (1)拟稿。由详细承办人员起草,并由部门负责人审核。对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。发文稿必需符合公文种类、格式运用规范。 (2)核稿。拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。审核有问题时与有关当事人沟通,统一看法后进行修改

23、。 签发。有关领导审核签发,明确签署看法、姓名、日期。 (4)编号。由行政部统一编排发文字号。 (5)缮印、校对。急件应先行处理。保密件应由专人打印。打印后的校样、废纸等应妥当处理。应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。打印、校对责任人签名。 (6)在无误、规范的文件上统一盖印章。 (7)填写登记簿。 (8)封发。发文工作由行政部门负责。查验无误后信件封口,填写精确,注明急件、密级。 第十六条对内行文处理程序。 (1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。 (2)特别状况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。 对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。第六章文书的发

24、送一些须要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。 第十七条文书封面必需明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。 第十八条公司内部文书原则上不封缄。 第十九条各部门的邮寄文书,必需于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。第七章文书的处理 其次十条一般文书的处理原则。 (1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行批阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行详细处理。 (2)假如遇到重要或异样事项,必需刚好与上级主管取得联系,按上级指示办理。 各种有关联的事项,必需

25、与各部门协商后方能予以处置。 其次十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。第八章文书的阅览原则; 其次十二条某文书被阅览后,阅览者必需签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的看法,并转给或交还文书的主管。 其次十三条有必要在各部门传阅的文书,必需附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。第九章收文操作流程 其次十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。 其次十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。 其次十六条分

26、发。 (1)行政部依据公文性质、要求,确定详细化在办和阅批对象,填写公文阅办单。 (2)分发去向。重要来文,由行政部长提出初步看法(拟办),再由公司领导批示(批办)。一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。详细承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。参阅性文件,干脆组织传阅。范围不明的文件,送领导批阅。 其次十七条催办。分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要运用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。 其次十八条结办。文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理看法的文件,均视为结办。第十章文书的整理与保存 其次十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管

27、归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年头立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。 第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参与会议带回的文件,应刚好交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。 第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特殊重要的文书,干脆交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。 第十一章文书的保存年限 第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;

28、有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。 第三十三条保存10年文书包括恳求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。 第三十四条保存5年文书指不须要保存10年的次重要文书。 第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。假如是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。 第十二章留意事项 第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。 第三十七条保存期满及没必要接着保存的文书,经主管确定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。 第三十八条销毁隐私级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。 第三十九条必需做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必需出具借阅证。 第十三章附则 第四十条本方法适用于公司本部及下属企业的公文管理。 第四十一条本方法由行政部说明、补充,由公司总经理批准颁行。