公司行政工作手册.docx

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1、公司行政工作手册2023 年 1 月名目第一章 行政岗位职责第一节 行政主管岗位职责其次节 前台文员岗位职责其次章 行政治理制度第一节 办公区域治理规定其次节 公司印章治理方法第三节 公司本部员工手机话费报销治理规定第四节 公司各部门/工程印制名片治理方法第三章 行政工作流程第一节 办公用品选购流程其次节 公司本部会议室使用第三节 办公固定资产治理第四节 办公室饮水机/桶装水治理第四章 行政工作表格第一节 公司印章使用申请表其次节 名片印制申请表第三节 部门选购申请单第四节 会议室使用申请单第一章 行政岗位职责第一节 行政主管岗位职责1. 依据公司要求，负责各部门年度工作打算的催促、落实，并向

2、人力资源总监汇报。2. 负责公司各部门/工程员工劳动劳务合同签订工作。3. 协作人力资源部工会、培训方面的关心工作。4. 负责人力资源部部门文件的收发/存档工作。5. 负责公司本部办公区桶装水水票购置及更换工作。6. 负责公司本部人员门禁卡办理、注销治理工作。7. 负责公司各部门/工程员工商业保险补充医疗、意外损害投保/退保工作。8. 负责公司各部门/工程员工补充医疗报销、意外损害理赔事宜。9. 负责公司公章、合同章、董事长手签章的使用治理工作并做好使用记录工作。10. 行政各项治理制度的完善、制定工作。11. 办理公司营业执照等证照的年检、借用治理工作。12. 公布节假日放假通知及公司领导值

3、班表。13. 负责编写当年公司大事记工作。14. 年底进展公司各部门报刊杂志征订工作。15. 定期修订公司本部员工通信录。16. 负责公司办公设备复印机维护修理工作。17. 负责公司名片、信封、LOGO 等印刷品印制工作。18. 协作中心消防办的消防工作。19. 公司安排其他的行政事务性工作。20. 完成领导临时交办的事务。其次节 前台文员岗位职责1. 做好公司前台 接听，来访客人接待等工作。2. 负责公司会议室使用、登记治理、效劳工作，在会后进展会议室物品、卫生整理工作。3. 每月月底工程参谋费发票的邮寄。4. 半年一次固定资产统计。5. 公司内部各类通知的传达。6. 负责公司本部各部门报刊

4、杂志、信件的领取、分发工作。7. 负责效劳地产统计表工作。其次章 行政治理制度第一节 办公区域治理规定一、总则1.1 为维护正常的办公秩序，营造安康的办公环境，树立良好的企业形象，提高工作效率，特制定本规定。二、适用范围2.1 本治理规定适用于公司本部各办公区域。各治理处办公区域的治理可结合治理处的状况参照执行。三、职责3.1 人力资源部行政负责人负责公司办公区域的日常治理监视工作。3.2 各部门设专人负责本部门办公区域的日常监视治理工作。四、工作形象4.1 着装要求4.1.1 员工需按员工手册中“员工行为标准”标准着装，并在工装的左胸处佩戴公司司徽。4.1.2 工装需保持干净、干净；男员工领

5、带应保持干净，系戴端正；衬衫应常常更换， 保持平坦、洁白、无污渍。4.1.3 皮鞋应保持光亮，鞋袜整齐。女员工不得穿前后露脚的凉鞋或鱼嘴鞋。4.2 仪容仪表要求4.2.1 员工需保持良好的个人卫生。4.2.2 男员工需每天修面；女员工需着淡妆，并将头发梳理整齐。4.3 工作场所的行为标准4.3.1 员工应严格遵守工作时间：上班时间8:30 分，下班时间17:30 分，中午午餐时间为一个小时。午餐时间可依据部门状况安排 11:3012:30，或 12:0013:00， 或 12:3013:30。午餐时间应派人轮班留守。4.3.2 保持工作环境的干净，个人办公用品码放有序。4.3.3 个人办公用品

6、码放标准：在工作时间，办公桌上需放置 、电脑、水杯及需要处理的工作文件，并依照公司规定的位置摆放，尽量不放置与工作无关的个人用品。常常保持桌面的干净有序。4.3.4 下班时要清理好自己的办公桌及办公区域，除电脑、 和水杯等外，其他一切办公用品尤其是文件需全部入柜，并关闭电源。4.3.5 上班时间不得做与工作无关的事情，严禁扎堆谈天、吃零食、大声喧哗等。4.3.6 接听 尽量小声，避开对其他人产生干扰。4.3.7 办公室 铃声不应超过三下，如无人在 机旁，其他四周人员应尽俩帮助接听、转达。4.3.8 团结互助，同事间友好相处，虚心承受他人的意见、批判，日常行为讲究修养。五、安全治理5.1 全体员

7、工须具有安全意识，随时觉察并消退工作区域内的安全隐患。5.2 公司员工需凭门禁卡进入公司。非本公司人员，需征得公司员工的同意，并在公司员工的伴随下进入公司。5.3 办公室严禁存放大额现金、有价证券及其他贵重物品；各有关部门保管的公章等重要物品需由专人进展保管，明确工作职责，责任到人；财务部关于支票与现金的管 理须严格执行有关财务规定。5.4 办公室严禁存放易燃易爆物品。5.5 办公室内要时刻留意用电的安全，不得私自使用大容量电器，要常常检查线路安全。要有掌握电源、火种的安全具体措施。5.6 公司员工在下班离开办公室时，需检查自己的电脑是否关闭、电源是否拔掉。同时留意将正在处理的文件尤其是涉密文

8、件锁入文件柜或办公桌抽屉内，不得随便放在办公桌上，严防失窃和泄密。5.7 办公区域的公共设施如复印机、 机和饮水机等落实专人负责关闭。5.8 公司员工最终离开办公室者，需查看整个办公室的窗户是否关闭，电灯、电脑是否关闭，空调是否关闭，饮水机是否关闭，电源是否拔掉等，最终关闭办公室大门。5.9 每个独立办公区域需设立两名安全员，统一治理本区域的安全工作，定期向本办公区 域人员进展安全宣传，增加安全防范意识，催促检查本区域人员的安全工作。同时， 每月进展例行检查及不定期抽查，觉察问题准时向公司安全领导小组报告。5.10 落实办公室安全责任制。室内觉察失盗案件或火灾事故要查明缘由，明确责任，并视情节

9、轻重赐予责任人相应处理。情节严峻者，交由公安司法机关处理。六、钥匙及门禁卡治理6.1 公司本部办公室大门钥匙由人力资源部统一配制并治理，因工作需要领取者需登记。6.2 办公桌、文件柜等钥匙由所属部门负责人指定专人负责配制、登记。6.3 员工在本部与工程之间、工程与工程之间调动或离职时，均须将办公室各类钥匙直接交给部门负责人，其中办公室钥匙由部门负责人交还人力资源部。6.4 办公室各类钥匙如有遗失，需书面写清遗失缘由，经批准前方可补办。6.5 门禁卡由公司人力资源部负责核发及登记。未经人力资源总监批准，任何人不得自行配置门禁卡。6.6 假设有公司客人需进入办公大楼时，员工需指引客人办理大厦临时出

10、入卡，不得用个人门禁卡引领客人进入大厦。6.7 员工假设发生门禁卡丧失状况，需在第一时间向人力资源部报告。由人力资源部在第 一时间进展销卡工作。员工遗失门禁卡未准时报告，并造成经济损失的，将追究其责任。因人力资源部未准时销卡而造成经济损失的，也将追究其责任。七、节能环保7.1 公司提倡建立节能环保意识。7.2 节约公司资源，不得铺张水、电、纸张及其他办公资源。7.3 离开办公区域时，在不影响工作的状况下，做到人走灯灭。7.4 公司内部文件的印发，可使用循环纸张；避开使用塑料胶皮分发文件，重复使用信封即可。7.5 提倡使用可替换笔芯的签字笔。其次节 公司印章治理方法印章是公司经营治理活动中行使职

11、权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。为了使公司经营治理活动有序、安全运行，特制定本方法：一、印章的类别本规定所称公司印章包括公司公章、合同专用章、法人名章、财务专用章、发票专用章、办公室章、托付工程治理处章。二、印章治理人2.1 经总经理授权由人力资源部负责公司公章、合同专用章、法人名章、办公室章的刻制、保管、使用、销毁。2.2 经总经理授权由企划财务部负责财务专用章、发票专用章的刻制、保管、使用、销毁。2.3 托付工程治理处章依据内部请示报告的批复由人力资源部负责刻制，在工程关闭后负责收回、销毁；托付工程综合部经理主管负责领取、保管、使用。三、印章的保存3.1 公司印章保存在公司办

12、公地点，需放置在固定的、可上锁的柜子或抽屉内。3.2 印章治理人离开办公室时，必需将印章归位、锁好，钥匙随身携带。3.3 一般状况下，不得将公司印章携带外出。如确需携带公司公章、合同专用章外出办事，须经总经理或总经理授权的副总经理批准；携带财务专用章外出办事，须由企划财务部总监批准；携带办公室章外出，须由人力资源部总监批准。经批准携带公司印章外出，应由两人负责监管。3.4 如公司印章丧失，由印章治理人马上办理挂失手续，并准时报告总经理。四、印章的更换由于公司工商登记事项变更，或印章磨损等缘由，需更换公司印章时，由印章治理人起草“内部请示报告”，经总经理批准后，方可刻制的印章，销毁旧的印章。五、

13、印章的用途5.1 公司公章主要用于：5.1.1 向政府部门工商、税务、劳动保险、统计、行业治理报送有关文件、报表等；5.1.2 与诉讼、仲裁、公证有关的法律文件；5.1.3 向社会机构会计师事务所、保险公司供给的文件；5.1.4 招标、投标书等业务文件；5.1.5 以公司名义发出的各种外发文件；5.1.6 与员工治理合同签定、职称评定、社会保险等有关的文件。5.2 合同专用章主要用于：公司对外签定的合同、协议。5.3 办公室章主要用于：与一般行政事务有关的文件。5.4 财务专用章主要用于：5.4.1 报送政府税务部门的财务报表、文件；5.4.2 与银行往来的支票、凭单；5.4.3 摧款通知单。

14、5.5 支票专用章主要用于：对外开具的收据、发票。5.6 法人名章主要用途：银行预留印鉴。六、印章使用程序6.1 总经理亲笔签发的文件、报表等，由印章治理人负责盖章。6.2 无总经理亲笔签字的文件、报表等，业务经办人员须填写公司印章使用申请单，经审批后由印章治理人负责盖章。6.3 对外签定的与经营业务有关的合同、协议，应使用公司批准的格式文本。盖章前须完成合同审批程序。附有合同会签单的合同、协议，业务经办人员无须填写公司印章使用申请单。6.5 印章治理人盖章时须填写公司印章使用登记表，业务经办人员须在该表“经办人”一栏内签字。6.6 公司印章使用登记表和公司印章使用申请单由相关的印章治理人分别

15、保存、归档。6.7 经报批盖章后作废的文件，应由印章治理人负责收回并销毁。七、违纪处理7.1 未按本规定使用公司印章的，公司将赐予直接责任人及相关负责人纪律处分、经济惩罚或依法追究其法律责任。7.2 对利用公司印章进展违法经济活动或公章私用行为，将赐予纪律处分和经济惩罚；情节严峻触犯法律的，移交司法机关追究刑事责任。第三节 公司本部员工手机话费报销治理规定为标准公司本部员工手机话费报销标准及范围，本着掌握费用，提高效率，依据工作需要设定标准及范围的原则，特制定本规定。一、报销标准序 号岗 位标 准备注1公司总经理全额报销2公司副总经理/总经理助理、总工程师500 元/月3业务部门总经理/副总经

16、理、市场开发人员350 元/月业务部门副总监级别的专业总监含运营总监、工程总监4非驻场首席参谋300 元/月职能部门总监/副总监级别人员工程总经理人员合同中列明由甲方支付费用的除外5本部经理级别人员含专业经理260 元/月6本部其他人员200 元/月二、报销程序1. 申请手机话费报销，报销人应填写费用报销单并将报销单据贴好，经部门主管领导审批签字后，交到财务部。2. 财务部依据手机话费报销标准，审查核准后经财务总监签字批准赐予报销。三、报销要求1. 报销凭据需以写有员工本人姓名的手机话费正式发票为准，在标准范围内实报实销， 充值卡单据不赐予报销。2. 员工职位发生变动，于次月按变动后标准报销手

17、机话费。3. 担当两个职位含以上的员工，依据较高一级的标准执行。第四节 公司各部门/工程印制名片治理方法一、总则为标准公司名片治理，使公司名片统一标准化，特制定本方法。二、适用范围本治理方法适用于公司各部门、各工程。三、印制规定3.1 名片印制范围3.1.1 公司本部：总经理、副总经理、总工程师、部门总监、首席参谋、部门经理级别以及其他必要人员。3.1.2 各工程治理处：工程总经理、部门经理以及其他必要人员。3.2 名片印制要求3.2.1 印制标准3.2.1.1 各工程3.2.1.2 公司本部3.2.2 印制要求3.2.2.1 各部门/工程必需严格执行公司 VIS 手册要求标准印制，包括名片格

18、式、名片材质纸质颜色、名片内容、公司 LOGO。3.2.2.2 公司本部人员依据以上本部名片设计标准要求印制。3.2.2.3 各工程人员依据以上各工程名片设计标准要求印制。3.3 名片印制程序3.3.1 印制名片人员须填写名片印制申请表见附表，经部门总经理总监 /工程总经理审核批准后，由公司指定的名片印制商印制名片。3.3.2 各工程治理处人员名片由工程负责制作，公司本部由人力资源部统一负责制作。3.4 费用计入名片印制费计入员工所属部门/工程的办公费用。四、留意事项4.1 因公司业务拓展需要，公司本部、各工程职员名片设计格式与公司VIS 手册版本内容， 增加补充“专业职称”内容。4.3 任何

19、人不得私自印制公司名片，不得随便转变公司名片的设计样式，排版等。4.4 名片的职务一般应与事实相符，假设因工作需要，可以使用比实际较高的职务头衔，但不享受此待遇。4.5 制作名片的邮箱地址，必需为公司统一企业邮箱地址，不得印制私人邮箱地址。4.6 名片应妥当保管，在使用中恰到好处，不行滥用，防止他人冒用。第三章行政工作流程第一节办公用品选购流程1. 对于部门日常办公易耗品的申请，直接由部门人员填写选购申请单，经部门主管领导签字审批后交到前台人员。2. 部门办公用品选购统一由前台人员负责，前台人员依据个人办公用品选购申请单，与供货商联系进展采买工作。3. 每月定期与供货商进展选购费用结款，并进展

20、报销工作。其次节 公司本部会议室使用治理一、目的为了加强对会议室的治理，标准各部门会议室的使用流程。二、适用范围公司本部各部门会议。三、职责人力资源部负责会议室统一预定、治理工作。四、会议室使用治理1. 公司本部各部门会议预定工作由前台人员负责。2. 各部门会前提出申请并填写会议室使用申请单，将申请单交到前台人员。3. 各部门召开会议如使用设备、茶歇等效劳，需在申请单中注明。4. 会议前预备工作，需由召开会议的部门人员协作前台人员进展会场布置工作。5. 会议期间请保持室内清洁卫生。6. 会议完毕后，可依据会议室使用状况，进展会议室清洁工作。7. 会议室要定期进展检查，检查会议室是否有工程问题、

21、会议室的保洁状况、设备是否完好等相关事项，以保证室内的卫生及设备的完好无损。8. 会议室在无人使用时一切机器设备、灯光音响处于关闭状态。9. 会议室使用完毕后，要准时检查设备设施是否完好、灯光音响是否已关闭。10. 检查中如觉察有机器设备消灭故障或室内设施消灭损坏，准时向三期保养部调度报修。四、使用人须知1. 提前与前台人员联系，依据会议所需，提出对会议室设备设施的使用要求。2. 会议室预订及批准依据“先预订先确认先使用”的原则，如因特别状况需使用会议室， 应与会议室申请人协商解决。3. 会议完毕后，准时关闭会议室设备设施。4. 会议室内配置的设备及物品未经许可，不得随便搬动挪作他用。第三节

22、办公固定资产治理1. 公司本部 7 层、B4 办公区域的复印机由人力资源部统一负责修理保养。2. 人力资源部与复印机厂家签署年度维保合同，维保费用由各部门进展分摊。3. 复印机维保厂家定期上门进展复印机维保工作，人力资源部做好维保记录。4. 复印机耗材不属于保养范围内，如需更换耗材所产生的费用由各部门进展分摊。第四节 办公室饮水机/桶装水治理1. 人力资源部负责公司本部办公室饮水机/桶装水的治理。2. 公司本部饮水机位置：7 层办公区域领导办公室2 个小桶、大会议室1 个小桶、小会议室/茶水间2 个大桶、财务室1 个大桶；B4 办公区域1 个大桶。3. 桶装水水票由人力资源部统一从屈臣氏水站购

23、置。4. 饮水机水票费用依据各部门实际办公人数进展分摊。第四章 行政工作表格1. 公司印章使用申请表公司印章使用申请表呈报部门/工程经办人部门/工程负责人签字会签部门日期:日期:日期:简 要 内 容说 明经总经理授权的副总经理审批总经理审批日期:日期:备注：1、重要文件在总经理出差、休假、病休期间，由经总经理授权的副总经理审批签字。 2、一般性文件由经总经理授权的副总经理审批签字。2. 名片印制申请表名片印制申请表部门/工程职 位专业职称手 机电子邮箱工程地址部门/工程负责人 部门主管领导审核 姓 名对外称谓虚拟职务/职称 座机 邮 编名片印制申请表部门/工程职 位专业职称手 机电子邮箱工程地址部门/工程负责人 部门主管领导审核 姓 名对外称谓虚拟职务/职称 座机 邮 编3. 部门选购申请单个人办公用品选购申请单签字品名品牌/型号数量单价金额供给商备注金额小计：审批：制表日期：4. 会议室使用申请单会议室使用申请单申请日期：年月日会议名称部门名称参会人数使用人联系 会议日期使用时间申请人填写使用会议室7 层会议室大 7 层会议室小 7 层茶水间PPT无线网络 会议使用设备其他设备：茶歇效劳倒水其他效劳：其他申请人签字备注：