公司档案的管理制度及流程.docx

《公司档案的管理制度及流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司档案的管理制度及流程.docx（24页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、一、目的公司档案治理制度及流程加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。供给符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供给利用等活动。四、职责1、综合部：1） 负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导

2、部门档案治理。2） 建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4） 负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作。5） 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6） 负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。2、其他各部门相关人员：1） 负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知综合部；2） 向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；3） 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档

3、案资料；3、各部门主管人员1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。4、各部门经理/副总1负责对档案治理监视检查报告的审批。五、工作程序1、档案资料的收集1） 各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门文件合同治理记录名目。2） 各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制移交名目每季度向综合部移交。a) 归档范围及移交时间b) 档案资料的标识综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规章见公司档案治理规定。c) 档案资料的日常治理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当准时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作特地光盘进展编号保存。文件、合同

4、资料要登记具体信息，并编制文件合同治理记录名目，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号挨次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。d) 档案借阅借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必需带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清楚，如觉察遗失或损坏，应马上报告直接上级；借阅档案用完后，应准时送还，如超过借阅时间，须重办理手续；借档人必需疼惜档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；e) 档案销毁

5、对已失去利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编制销毁名目，报部门经理和部门分管副总鉴定，最终报总经理的批准，方可销毁。执行销毁任务时，必需由综合部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁名目上签字。最终，把销毁名目和部门经理和总经理的批准手续文件， 一并存档永久保存。2、档案治理细则1档案资料的归档范围公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、打算、决议、指示、打算、核准文件、证书等文件；本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；公司领导的批示、指示等；重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言

6、、会议简报、会议记录等；反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；公司的各种工作打算、打算考核/总结、报告、统计报表及简报；本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；本公司公布的各类广告、宣传材料；本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；外出公务活动如学习、考察、调查争论、参与会议等所获得或形成的档案资料；财务档案资料；各种实物档案； 其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求归档的文件资料必需完整、真

7、实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必需齐全。一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以依据需要， 按二份原件存档。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥当保存，综合部以影印本归档。声像档案摄录必需具体记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件。子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。各种实物档案奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等必需原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间即时归档以下文件含

8、电子、声像资料等应在传阅、办理完毕或取得后即时归档：a) 公司规定的密级文件；b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c) 合同、协议书等正本及过程资料；d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料；e) 其他认为需要即时归档的资料。定期归档a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交综合部；b) 部门每年 3 月底前归档上年度文件与资料，并移交公司综合部；电子声像档案的归档a) 重要电子声像档案应实时进展、随办随归。b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c) 每年 3 月底前必需向综合部移交上一年度的全部归档电子文件数据

9、集， 综合部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、档案交接部门内档案交接部门档案治理人员兼工作变动或离职的，要填写档案移交清单， 由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，综合部见证。6、档案移交公司的流程a) 经办部门检查文件或档案，编制移交清单；b) 综合部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上一式两份 签字，双方各保存一份；7、档案保管档案编号a) 档案按类别应赐予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有确定范畴，不能笼统模糊。b) 档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将全局

10、部类各级名称及其代表数字编号，用确定挨次依次排列，以便查阅。c) 档案分类编号内应预留假设干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得任凭修改。e) 建立档案名目存于案卷盒内，便于查阅。8、附则：本方法由公司综合部制定并负责解释。公司图书资料治理制度备用1、工具资料书籍的购置，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由综合部统一订购。2、期刊、杂志等的订阅，由综合部汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。3、 购回的图书等资料由综合部专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管

11、。4、 凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。5、 期刊、杂志等图书资料由综合部安排专人治理，用完收存。6、 员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、 文件合同治理记录名目2、 文件档案移交名目3、 档案移交清单表4、 档案借阅审批单5、 档案分类编号表6、 受控文件清单表7、 档案名目文件合同治理记录名目序号文件合同编号标题需抄送的相关部接收记录编号:移交名目记录编号:日期：序号文件合同编标题名称页原/备注移交单收件单移交人日期日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号:日期：移交性质离职调岗归档档案所属年度档案保管期限数量类别永久长期短期合计移交

12、说明移交人：接收意见移交人部门接收人：接收人部门经办人：经办人：移交日期：年月日接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号:日期：借阅部借阅借阅部门经门人理总经理副总综合部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档 案 目 录卷宗号： 案卷挨次号名目号： 立卷类目号部门：日期：案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案分类编号表部门类别公司外发公文WF收到公文SD会议资料HY合同HT才子厦文部门+类别+年份+编号文件营销综合财务工程YSZHCWGCYSWFZHWFCWWFGCWFYSSDZHSDCWSDGCSDYSHYZHHYCW

13、HYGCHYYSHTZHHTCWHTGCHT任免考核RK企划资料QHYSRKZHRKYSQH档案治理流程： 相关部门/部门负责人综合部分管副总/总经理执行相关 档案治理制度建立、完善档案治理制度收集资料鉴定整理编目否立卷归档审核验收nshou是保管利用协作完成监视检查工作对不符合项进展整改监视检查完成检查报告否审核验收nshou是咖啡店创业打算书第一局部：背景在中国，人们越来越爱喝咖啡。随之而来的咖啡文化布满生活的每个时刻。无论在家里、还是在办公室或各种社交场合，人们都在品着咖啡。咖啡渐渐与时尚、现代生活联系在一齐。遍布各地的咖啡屋成为人们交谈、听音乐、休息的好地方，咖啡丰富着我们的生活， 也

14、缩短了你我之间的距离，咖啡渐渐进展为一种文化。随着咖啡这一有着悠久历史饮品的广为人知，咖啡正在被越来越多的中国人所理解。其次局部：工程介绍第三局部：创业优势目前大学校园的这片市场还是空白，竞争压力小。而且前期投资也不是很高，此刻国家鼓舞大学生毕业后自主创业，有一系列的优待政策以及贷款支持。再者大学生往往对将来布满期望，他们有着年轻的血液、蓬勃的朝气，以及初生牛犊不怕虎的精神，而这些都是一个创业者就应具备的素养。大学生在学校里学到了很多理论性的东西，有着较高层次的技术优势，现代大学生有创精神，有对传统观念和传统行业挑战的信念和欲望，而这种创精神也往往造就了大学生创业的动力源泉，成为成功创业的精神

15、根底。大学生创业的最大好处在于能提高自己的潜力、增长阅历，以及学以致用;最大的迷人之处是透过成功创业，能够实现自己的抱负，证明自己的价值。第四局部：预算1、咖啡店店面费用咖啡店店面是租赁建筑物。与建筑物业主经过协商，以合同形式达成房屋租赁协议。协议资料包括房屋地址、面积、构造、使用年限、租赁费用、支付费用方法等。租赁的优点是投资少、回收期限短。预算 10-15 平米店面，启动费用大约在 9-12 万元。2、装修设计费用咖啡店的满座率、桌面的周转率以及气候、节日等因素对收益影响较大。咖啡馆的消费却相对较高，主要针对的也是学生人群，咖啡店布局、风格及承受何种材料和咖啡店效果图、平面图、施工图的设计

16、费用，大约 6000 元左右3、装修、装饰费用具体费用包括以下几种。(1) 外墙装饰费用。包括招牌、墙面、装饰费用。(2) 店内装修费用。包括天花板、油漆、装饰费用，木工、等费用。 (3)其他装修材料的费用。玻璃、地板、灯具、人工费用也应计算在内。整体预算按标准装修费用为 360 元/平米，装修费用共 360*15=5400 元。4、设备设施购置费用具体设备主要有以下种类。(1)沙发、桌、椅、货架。共计 2250 元(2)音响系统。共计 450(3) 吧台所用的烹饪设备、储存设备、洗涤设备、加工保温设备。共计 600(4) 产品制造使用所需的吧台、咖啡杯、冲茶器、各种小碟等。共计 300净水机

17、，承受美的品牌，这种净水器每一天能生产 12l 纯洁水，每一天销售咖啡及其他饮料 100 至 200 杯，价格大约在人民币 1200 元上下。咖啡机，咖啡机选取的是电控半自动咖啡机，咖啡机的报价此刻就应在人民币 350 元左右，加上另外的附件也不会超过 1200 元。磨豆机，价格在 330480 元之间。冰砂机，价格大约是 400 元一台，有点要说明的是，最好是买两台，不然夏天或许会不够用。制冰机，从制冰量上来说，一般是要留有充裕。款制冰机每一天的制冰量是12kg。价格稍高 550 元，质量较好，所以能够用很多年，这么算来也是比较合算的。5、首次备货费用包括购置常用物品及低值易耗品，吧台用各种

18、咖啡豆、奶、茶、水果、冰淇淋等的费用。大约 1000 元6、开业费用开业费用主要包括以下几种。(1) 营业执照办理费、登记费、保险费;估量 3000 元(2) 营销广告费用;估量 450 元7、周转金开业初期，咖啡店要预备必需量的流淌资金，主要用于咖啡店开业初期的正常运营。估量 2023 元共计：120230+6000+5400+2250+450+600+300+1200+1200+480+400+550+1000+3000+450+2023=145280 元第五局部：进展打算1、营业额打算那里的营业额是指咖啡店日常营业收入的多少。在拟定营业额目标时，必需要依据目前市场的状况，再思考到咖啡店的

19、经营方向以及当前的物价情形，予以综合衡量。依据目前流淌人口以及人们对咖啡的喜好估量每一天的营业额为 400-800，依据淡旺季的不同可能上下浮动2、选购打算依据拟订的商品打算，实际开放选购作业时，为使选购资金得到有效运用以及商品构成达成平衡，务必针对设定的商品资料排定选购打算。透过营业额打算、商品打算与选购打算确实立，我们不难了解，一家咖啡店为了营业目标的达成，同时有效地完成商品构成与灵敏地运用选购资金，各项根本的打算是不行或缺的。当一家咖啡店设定了营业打算、商品打算及选购打算之后，即可依照设定的选购金额进展商品的选购。经过进货手续检验、标价之后，即可写在菜单上。之后务必思考的事情，就是如何有

20、效地将这些商品销售出去。3、人员打算为了到达设定的经营目标，经营者务必对人员的任用与工作的分派有一个明确的打算。有效利用人力资源，开展人员培训，都是我们务必思考的。4、经费打算经营经费的分派是治理的重点工作。通常能够将咖啡店经营经费分为人事类费用(薪资、伙食费、奖金等)、设备类费用(修缮费、折旧、租金等)、维持类费用(水电费、消耗品费、事务费、杂费等)和营业类费用(广告宣传费、包装费、营业税等)。还能够依其性质划分成固定费用与变动费用。我们要针对过去的实际业绩设定可能增加的经费幅度。5、财务打算财务打算中的损益打算最能反映全店的经营成果。咖啡店经营者在营运资金的收支上要进展把握，以便做到经营资

21、金合理的调派与运用。总之，以上所列的六项根本打算(营业额、商品选购、销售促进、人员、经费、财务) 是咖啡店治理不行或缺的。固然，有一些咖啡店为求治理上更深入，也能够协作工作实际需要制订一些其他关心性打算。第六局部：市场分析2023-2023 年中国咖啡市场经受了高速增长的阶段，在此期间咖啡市场总体销售的复合增长率到达了 17%;高速增长的市场为咖啡生产企业带给了宽阔的市场空间，国外咖啡生产企业如雀巢、卡夫、ucc 等企业纷纷加大了在中国的投资力度，为争取将来中国咖啡市场的领先地位打下了良好的根底。咖啡饮料主要是指速溶咖啡和灌装即饮咖啡两大类咖啡饮品;在速溶咖啡方面， 2023-2023 年间中

22、国速溶咖啡市场规模年均增长率到达 16%，显示出还处于成长阶段的中国速溶咖啡市场的高增长性和投资空间;在灌装即饮咖啡方面，2023-2023 年间中国灌装即饮咖啡市场年均增长率也同样到达 15%;将来几年，中国咖啡饮料的前景仍将被看好。现今咖啡店主要是以连锁式经营，市场主要被几个集团垄断。但由于几个集团的咖啡店并没有共性主题，很难协作讲求特式的年青人。我们亦有思考到其他饮品店的市场竞争状况，但觉察这些类似行业多不是以自助形式经营，亦很难协作讲求效率的年青人。故我们认为开设自助式主题咖啡店能到达年青人的需要，尚有很多进展空间。有数据证明，中国的咖啡消费量正逐年上升，而有望成为世界重要的咖啡消费国

23、。第七局部：营销策略1、同行业竞争分析知己知彼，百战百胜。咖啡店经营者应随时关注竞争者的经营动态及其产品构成状况， 并进展深入的比较与分析，借以占据经营上的有利地位，保证明行比竞争对手更有效的销售策略。咖啡店经营者绝不能无视市场情报，必需要随时把握最的相关资料与信息。针对咖啡店地址的特点与顾客特征，不断地提高产品与效劳的质量，提高顾客来店的频率，进而提高咖啡店的业绩。2、销售促进打算咖啡店根本的特点是定点营业。但是目前市场竞争日益猛烈，为使业绩得到有力进展， 咖啡店已经不能被动地等顾客上门光临，而是务必主动地吸引顾客来店。因此销售促进活动的实施与宣传效果的诉求，同样不行或缺。一般，小型咖啡店无

24、法比照大型咖啡店投入巨额的广告促销费用，所以要做到花小钱做大广告。海报、传单、邮寄信函等促销手段都能够使用。3、日常运营打算如何拟订经营打算对咖啡店来说，在整个营运过程中最关切的问题，可能就是每一天的营业额了。每家咖啡店往往都定有营业目标，更具体者甚至还定了区位、商品的目标，以作为衡量每一天营业状况的基准。在拟订日常运营打算时，必需要依据设定的经营方针和营业额的推想、目标库存量的推算、损耗额的预估、选购预定额的估算，以及预定毛利的推算等，完成整体的运营打算。由于整个打算过程务必以数据为依据，所以数据库资料的建立，是进展销售打算拟订时必备的条件。即使是小型的咖啡屋也应以数据为根底，这样才有客观的衡量标准，而不是单凭印象、感觉和观看等。第八局部：成长与进展咖啡店目标消费群体多是大学生为主，选址在商业区、大学校区与路口交汇处，房租价格适中，装修要求较高，以致整体投资本钱加大。大学生创业最重要的是心态，准确定位的根底上要对进展前景有信念，不能焦急，盲目调整经营策略。经营咖啡店是个完善的愿望， 但要有充分的心理预备，才能一步步走向成功，因此要想有一个简洁的心态。