2023年档案管理管理制度(篇).docx

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1、2023年档案管理管理制度(篇) 书目 房地产股份公司会计档案管理制度 房地产股份有限公司会计档案管理制度 为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,符合会计基础规范化的要求,公司依据中华人民共和国国会计法和中华人民共和国国档案法的规定,特制定本制度。 一、会计档案立卷管理方法 1、会计凭证:每月做好的会计凭证必需在下月5日内进行顺号、查对、清点,检查凭证是否都符合规定,然后按每本50号装订成册,凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号,再将装订成册的凭证按依次立案存档,使查找凭证便利、快速、一目了然。 2、会计报表:每月做好的会计报表必需依次编定页码,加具封面,装订成册,加盖公章。封面上应当

2、注明:单位名称、单位地址,财务报告所属年度、季度、月度,送出日期,并由单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份依次存放,立案归档,以便查找。 3、会计帐本:每月结帐后,将打印出来的会计帐簿加具封面,装订成册,标明帐户名称、依次号、标上标签,将会计帐簿按年份依次存放,立案归档,以便查找。 4、财务文件:财务文件、审计报告等按文件内容进行分类,按立案时间打出文件清单,标上标签、编上编号,便于查阅。 二、会计档案调阅管理方法 借阅档案必需按正常手续进行,财务部查阅档案资料,要求当天查阅当天归放原处;审计人员查阅档案要有借阅手续;外调档案,必需经财务部主管批准,并付上借阅

3、档案借据,写明借调日期、用途、档案名称、份数、归还时间等,方可借出档案。档案管理人员要依据借调档案规定,到期刚好催收归还档案,确保档案完整无缺。 三、会计档案保管期限 1、会计凭证: 原始凭证、记帐凭证保管期限为15年; 银行存款余额调整表保管期限为3年; 2、会计帐簿: 现金和银行存款日记帐保管期限为25年; 明细帐保管期限为15年; 总帐保管期限为15年; 协助帐簿保管期限为15年; 固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。 3、会计报表: 月、季度会计报表保管期限为15年; 年度会计报表保管期限为永久。 4、其他: 会计移交清册保管期限为15年 会计档案保管清册保管期为永久 会计档案销

4、毁清册保管期为永久 银行存款对帐单保管期限为5年 四、会计档案销毁 依据会计档案保管期限,销毁会计档案时,到期限的档案必需列出具体的会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,并有档案管理人员签名、财务部主管签名、单位负责人在会计档案销毁清册上签署看法。会计档案销毁时应由上级主管部门派员监销。 正大房地产公司档案管理制度 河口房地产公司档案管理制度 一、总则 第一条依据档案法及其实施方法的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。 其次条归档的文件材料必需按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要

5、根据本制度的规定,分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后刚好交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应刚好通知综合管理部档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。 第六条一项工作由几

6、个部门参加办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 (一)公司工作人员外出学习、考察、调查探讨、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必需将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才赐予核报差旅费。 (二)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。 第七条各部门兼职文书的职责: (一)了解本部门的工作业务,驾驭本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 (二)仔细执行平常归档制度,对本部门承办的文件材料刚好收集归卷每

7、年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。 (三)承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。 三、归档范围 第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的确定、决议、指示、吩咐、条例、规定、安排等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条本公司的历史沿革、大事记

8、及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条 其它应当纳入档案管理的材料。 四、平常归档 第十九条各部门都要建立健全平常归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。 其次十条各部门应依据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平常文件材料归卷运用的“案卷类目”的条款必需简明准确,并编上条款号。 其次十一条公文承办人员应刚好将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部

9、门专(兼)职文书归卷。 其次十二条专(兼)职文书人员应刚好将已归卷的文件材料,根据“案卷类目”条款,放入平常保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。 五、立卷(案卷质量要求) 其次十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员协作,档案室文书档案员负责组卷、编目。 其次十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 其次十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 其次十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分

10、别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数一般文电假如与绝密文电有亲密联系,也可伴同绝密文电立卷。 其次十七条不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷根据有关规定执行。 其次十八条卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 其次十九条卷内文件材

11、料应按依次排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。 第三十条永久、长期的短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件书目。填写字迹要工整。卷内书目放在卷首。 第三十一条有关卷内文件材料的状况说明,都应逐项填写在备考表内。若无状况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。 第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清楚。 第三十三条案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第三十四条案卷各部分

12、的排列格式:软卷封面(含卷内文件书目)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。 第三十五 房地产公司档案管理制度 一、基本要求 1、档案管理由办公室负责,本公司档案管理及日常业务由办公室专职档案员负责,人事档案的日常管理由人力资源部主管负责。财务档案的日常管理由财务审计部负责。 2、归档范围:公司正式的收文、发文(除公文正文外,还应包括它的附件)、公司的规划、年度安排、统计资料、财务审计、年度会计报表、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、决议、确定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有归档价值的文件材料。 3、对本公司规定的立卷归档材料,必需按规定定

13、期移交给办公室专职档案员集中管理,任何人不得据为已有。 4、办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必需保证平安 二、归档时间和份数 对公司需归楼的文件必需当天整理归档,并注明份数做好记录。 三、查(借)阅 1、公司部门经理以上员工(含部门经理)查阅非密级档案,副总经理以上员工查阅密级档案,可干脆向管理人员办理查阅手续; 2、公司部门经理以下员工查阅密级档案,需经办公室主任核准,并办理查阅手续; 3、查阅档案时必需爱惜档案,保持整齐,严禁涂改,留意平安和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、不得遗失,如确因工作须要必需摘录和复制,须经办公室主任批准。 房地产案场资料档案管理方法 案场资

14、料档案管理方法 1.案场资料按其保密性分为三个类别: a类为内部机密资料:包括销控、日报、周报、月报、售足签退文件夹、已购、未购表等,可阅范围为案场经理,销售主管; b类为内部资料:可阅范围为案场内工作人员。 c类为一般性资料。 2.未经允许,案场人员不得翻阅公司内部资料(包括公司书籍、培训资料)或复印、外泄内部资料。 3.个人销售夹需随身携带,外出时应把销售夹收好,不得出现销售桌无人而放有销售夹的状况。 4.不得随意将销售夹或销售夹内资料带出售楼处,以免造成资料外泄。 5.销售夹内的资料要封好,不给客户随意抽取的机会。 某设备公司档案管理规定 设备公司档案管理规定 第一章总则 第一条为保证公

15、司档案的完整、精确、系统,更好地为日后查考、利用服务,依据中华人民共和国国档案法,结合本公司实际状况,制订本规定。 其次条本规定适用于公司全部档案的管理,对于财务、人事档案、质量文件管理,国家和地方政府及公司质量管理体系有特地规定的,按特地规定办理。 其次章确定归档范围 第三条立卷归档的范围 (一)公司印发的各种文件、函件、简报、总结、请示、报告、资料(包括底稿及办文依据的有关附件)。 (二)公司召开的各种会议的文件资料,包括领导讲话、会议纪要、翻印文件、参阅文件、代表名单等。 (三)公司拟订的各种安排、规划。 (四)公司签订的合资、合作、中外合资和参股等合同和协议,包括可行性探讨、项目建设书

16、、初步设计、开工和竣工验收等报告及批复。是我方拟稿的,应连同底稿,由各部门负责内勤的员工收集整理齐全,定期移交办公室归档。 (五)公司参与上级或有关单位召开的会议带回来的文件资料。 (六)中心和国务院、政府机关的有关政策性文件。 (七)公司员工录用、转正定级、调资、退职、退休、离休、病残、抚恤、死亡等有关材料。 (八)公司党委、工会、团委在工作活动中形成的文件资料,包括年度安排、总结、工作的请示报告和批复,以及党员、团员、干部、工人名册、统计报表等材料。 (九)干部任免、人事调动、奖惩、福利和工资、行政、党、团组织关系介绍信及存根等材料。 (十)公司的财产、设备档案等交接凭证和清册。 (十一)

17、公司下属单位报送的工作安排、请示报告、工作总结、典型材料、统计报表等文件资料。 (十二)政府机关对公司请示、报告的批复文件。 第四条不归档的文件材料范围 (一)公司印发的无查考利用价值的临时性、事务性文件。 (二)重份文件。 (三)专项会议探讨,未经领导批阅签发的未生效文件、电报签证,一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外),铅印文件的各次核对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最终定稿除外)。 (四)无特别保存价值的一般性表态,提出一般性建议或看法的信函。 (五)公司负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。 (六)非下属单位抄送、不须要办理的文件材料。 (七)公司下属单位

18、送来参阅的简报、状况反映,不应抄报或不必备案的文件材料。 (八)公司下属单位抄报备案的一般性文件材料。 第三章管理方法 第五条立卷归档的方法 (一)为便利日常查阅,有利保密,凡当年度的文件资料在经办完毕后,应刚好交办公室档案人员保管。 (二)依据档案的机密程度,将档案分为绝密、隐私、保密、一般、其他五个级别,分类保存。 (三)参与上级组织召开的会议带回来的文件资料,由出席会议的员工交办公室档案人员归档。 (四)为便利工作,有的须要立卷归档的文件资料,可由本部门经办人短暂保管,但当年文件必需于其次年度一月移交办公室归档。 第六条档案借阅方法 (一)公司工作人员须要查阅与其业务有关的文件,可向档案

19、员干脆借阅,因工作须要外借时,要办理登记手续,限期三天。 (二)档案的原始稿件一般不予外借。 (三)外单位向本公司借阅档案,须凭介绍信,并须公司办公室主任批准。 (四)借阅档案人员要爱惜档案,留意平安和保密,禁止在文件上作标记、图点,折角;不准在档案室吸烟。 (五)摘抄档案文件资料,要经档案人员审核同意。如需加盖办公室印章,必需运用16开材料纸抄录,经档案人员签字,否则不予盖章。 (六)对于电子文档,借阅人员只能借阅电子文档的打印稿,不能借阅电子版本。 第七条档案鉴定小组 (一)公司成立档案鉴定小组,由分管副总经理、办公室主任、文秘专职人员及专职档案员组成,分管副总任组长。 (二)鉴定小组负责

20、公司档案的自查、鉴定和销毁等工作。 (三)协调各部门兼职或专职文书管理人员的档案事务。 第八条做好档案的平安防护工作,进行严格的防火、防盗、防潮、防鼠工作,保持档案管理场所整齐。 第九条档案的保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者,以下列规定办理: (一)永久保存:公司章程、股东名册、组织章程及办事规则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产全部权及其他债权凭证、重要的技术资料、其他经核定须永久保存的档案。 (二)10年保存:预决算书类、会计凭证、事业安排资料、重要合同文本、其他经核定须保存10年的档案。 (三)5年保存:期满或解除之和约、其他经核定须保存5年的档案。 (

21、四)1年保存:结案后无长期保存必要者。 第十条对于保存期限已满的档案,赐予销毁。销毁前应将销毁档案造册呈总经理核准,销毁工作在相应权责主管或档案评审小组的监督下由总经理办公室进行。 第十一条关于公司合同档案管理 (一)经济合同档案在公司档案中单独设置,集中管理。凡公司签订的合同、协议,统一由办公室编号立卷。 (二)职能部门起草的经济合同、协议的稿件(包括合同、协议要求的附件),在合同、协议生效后归档。 (三)合同协议文本在公司发放的范围和数量:档案室二份,营销副总一份,财务部一份。分送文本由办公室固定编号,便于查考,各部门要设专人负责管理。 (四)凡公司签订的合同、协议文本,盖有合同、协议双方

22、法人代表和单位印章的,不再以正本、副本区分,因工作须要印发副本的,应不盖法人代表和单位印章。 第四章附则 第十二条本规定由总经理办公室负责制订并说明,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。 第十三条本方法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。 地产公司会计档案管理细则方法 会计档案管理细则: 1、公司应作为会计档案保存的资料包括:各种会计凭证和账簿、财务收支预算、各种会计报表、与有关单位签订的合同或协议、会计人员交接清单、会计档案销毁清单等。 2、每个会计年度结束,会计人员应将上述会计资料进行系统整理、分类装订成册、编制会计档案保存清单,连同会计档案一并归档,并由专人负

23、责管理。 3、会计档案一律不得外借,切实防止丢失、毁损;内部调借会计档案,应由调借人出具借条,并经总经理同意;公安部门、司法部门等执法部门处理案件需查阅会计档案时,必需持具有县级以上主管部门的正式公文,并经总经理同意;查阅会计档案的介绍信,应由经办人签章,专人妥当保管,并登记“查阅会计档案登记簿”以备查考。 4、根据规定会计档案可以销毁,但必需填制会计档案销毁清单,经有关部门批准,由总经理或指定专人负责监销,严防散失。 5、会计档案保管期限附后。 农业合作社档案管理制度 农夫专业合作社档案管理制度 一、本合作社档案包括合作社文件、年度安排、发展规划、会议纪录、往来函件、购销合同及协议等各种文书

24、档案;包括会计凭证、会计账簿、财务报表等各种会计档案。 二、合作社会计负责对各种文书档案和会计档案的统一管理。会计账簿、收据存根、承包合同等资源共享资料要实行专柜存放。必需严格执行平安和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。 三、会计人员必需按季度对会计凭证整理、装订成册;年度终了,对会计账簿、财务报表及其它会计资料和文书档案进行分类整理装订、立卷归档,按年度分类编制档案书目。 四、查阅或调用档案资料,必需经合作社负责人同意,并建立档案查阅或调用登记簿,对查阅时间、内容、归还时间等作好记载。 五、销毁档案资料要严格按程序进行,属销毁范围的会计档案资料必需登记造册并报县有关部门批准后才能

25、销毁。 房地产企业档案管理制度 房地产企业档案管理制度 档案是公司在经营管理活动中形成的具有保存和利用价值的资料,对公司开展各项经营业务具有指导性、参考性和依据性。公司为加强对档案的收集、整理和管理,有效地爱护和利用档案资源,特制定本方法。 云鼎房地产发展有限公司档案是指政府与上级领导、公司领导和公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同形式的历史纪录资料或材料。 1、文书立卷 (1)、文书立卷归档是公司办公室和各职能部门的工作任务之一。立卷归档工作要求:文件收集完整,文件制成材料、书写材料符合要求,组卷合理,案卷标题、封面、卷内书目、备考表填写规范,装订牢固美

26、观,案卷排列有序。 (2)、办公室及各职能部门应随时或每年年底将办理完毕的归档文件,收集整理后移交给档案管理人员,移交的文件必需完整规范,符合归档质量要求。 (3)、文件组卷按年度并遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间有机联系、便于保管和利用的原则;组卷以问题为主,一个问题的请示、批复及联系亲密的文件组成一卷。 (4)、卷内文件按问题、时间、作者、单位等方法排列。文件排列:印本在前,签发稿在后;本单位的批复在前,下级单位的请示在后;本单位的请示在前,上级单位的批复在后;复制件在前,原件在后。 2、档案管理 (1)、公司办公室负责收集、整理、保管公司党、政、工、团、经营管理及一切经办公室收

27、发的文件、材料、信函等;各职能部门负责收集整理本部门的相关文件,年底将本年度案卷移交办公室保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度,维护档案完整与平安。 (2)、办公室接收归档文件时,要填写档案移交单,具体清点,并由双方经手人在单上签字,各执一份。 (3)、档案人员调离工作时,离职前需将本人保管的档案数量级状况交代清晰,并办理书面交接手续。 (4)、文书材料每年立卷归档一次,办公室和各职能部门将整理完整的前一年文件登记造册,于其次年第一季度末向档案部门移交。 (5)、档案管理员将文书档案按年头、组织机构整理,保持文件的历史联系,卷内文件按科目、时间、作者、问题、名称系统排列

28、并装订成册。 (6)、卷内文件按时间、重要程度、问题分类依次排列。具有保存价值的属于同一问题、同一时期的文件应尽量组织在一个保管单位里;某个问题向上级机关的请示、报告及上级机关对此文件的批复、通知应立卷在一起。 (7)、文件保管年限分为永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要职能活动,对公司工作有长远利用价值的档案列为永久保管;反映公司一般工作活动,在较长时间内对公司工作具有参考价值的文件列为长期保管;在较短时间内对公司有参考价值的文件材料列为短期保管。 (8)、对无保存价值需销毁的文件资料要登记造册,经公司主管领导批准后方可处理。 (9)、办公适应建立档案等绩、统计制度,

29、对收进、移出、销毁案卷必需在专设的账簿上登记,对保管、利用状况进行统计。 3、档案借阅 (1)、公司内部员工借阅公司重要、机密的文件资料,需经总经理或分管副总批准。 (2)、档案室档案原则上不借出室外,因工作须要,须借出档案,经档案部门主管领导批准后,可办理借出手续。借阅人应妥当保管档案资料,不得擅自复制、转借、涂改、拆卷、损坏和丢失,发生问题须报档案部门主管领导或公司领导。 (3)、借阅档案文件需仔细、逐项填写借阅登记表,写明借阅用途,用后刚好归还。 (4)、外单位人员利用档案资料,除遵守公司内部借阅制度外,只限在档案室内阅览,不得借出,特别状况须经公司领导批准。 (5)、本方法由办公室负责

30、说明。 房地产公司档案管理制度范本-2 房地产开发公司档案管理制度范本2 一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

31、六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合下列要求: 文件材料齐全完整; 依据档案内容合并整理、立卷; 依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明准确,便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提

32、交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。 置业公司档案管理规定 置业公司档案管理规定 一、管理总则: 1、档案管理是公司的一项非常重要的基础工作,是公司的无形资产和信息资源,是有效开展工作、提高工作效率的重要工具和保障。 2、公司全部形成的档案归公司全部,公司对档案具有全部权、运用权、监督权和处置权。 3、公司实行人工档案、电脑档案和实物档案并行管理,相互补充。 4、实行分级管理制;内部按一级文档和二级文档分层管理;档案专管人员专管和部门内部分工管理; 全部档案分类管理的四分管理方式。在档案管理过程中要

33、求做到全面精确并确保运用管理过程中的平安和保密。 二、档案范围: 凡属下列对象均纳入公司档案管理范围,并按性质暂分为如下几大类: 1、公司档案:包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、重要 合同协议、制度文件、公司简报等。 2、财务档案:包括帐册、帐簿、原始凭证、报表、记帐凭证、合同协议、纳税资料、验资资料、审 计资料、银行资料、工商资料等。 3、人事档案:包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部聘请、应聘、入职、晋升、考 核、离职、作息、社保、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书、安排、总结、岗位说明书、目标责任及其相关资料和表单、报表。 4、行政档

34、案:包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记 台帐、工作表单、合同协议,以及相关收文、简报、审批文函等。 5、政策档案:包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文 件资料。 6、综合档案:包括以上未包含的其它文档资料。 公司档案按保存性质分为如下: 1、电子档案:包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式保存的全部文件档案资料。 2、实物档案:包括以非文件资料和电脑磁盘形式存在的其它实物档案,如各类电脑软件、照片、图 册、手册、样品、音像带等。 3、本文档案:以打印出来的有文字的纸张形式保存的档案。 三、档案分类 档案管理内容庞杂,

35、涉及各环节、各岗位工作的全方位和全过程,因此,必需建立和采纳一套较科学、适用、严谨、平安的管理方法,则首先应从实际动身对全部档案进行科学合理的分类,对其全程实施规范管理。 (一)管理范围分类:(见上述分类) (二)管理手段分类: 1、文本档案:即以文字资料形式保存的全部文档。 2、电脑档案:即以电脑磁盘形式保存的全部文档。 3、实物档案:即以其它实物形式保存的全部文档。 (三)管理责任分类: 1、分级管理:即各公司按本规范建立的档案管理体系。 2、分层管理:即各公司内部按一级档案和二级档案的管理。 (1)一级档案:即由各公司指定专人负责管理的全部原始文档。 (2)二级档案:即由各部门和各员工在

36、日常工作中配发、复制、备份、下载、转移以及从公司外部 收集、整理、积累、保存、形成的,并由其个人保管运用的、离职后须全部清退的全部文档资料。 3、分工管理:即由公司档案专管人员专管和部门内部分工管理。 4、分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。 (四)管理书目分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。公司人工档案、电脑档案和实物档案,均须由各公司统一编制审定公司档案分类书目进行分类和管理。各公司人工档案、电脑档案、实物档案的分类口径和书目必需保持一样,以便于检索。 四、管理程序 (一)文本档案的管理程序: 1、一级档案管理程序及说明(如图示): 2、二级档案管理程序及说

37、明(如图示): (二)电脑档案的管理程序及说明:(如图示) 五、职责分工 (一)人工档案管理分工: 1、公司人事档案和行政档案、实物档案由档案总务负责。 2、公司财务档案由公司财务部经理负责。 3、公司档案/综合档案/项目档案/政策档案由公司机要室负责。 (二)电脑档案管理分工: 1、各公司行政部门电脑中的档案,由行政助理负责。 2、各公司之各部门电脑中的档案,由各部门经理负责。 3、各公司副总经理人员电脑中的档案由其秘书负责;无秘书的由总经办主任负责。 六、管理要求 (一)领导责任: 1、各级负责人须强化档案管理观念,带头仔细执行有关文档管理规范,杜绝意识淡化、有章不循、重人轻已、作风粗疏等

38、现象。 2、各级负责人均对所属部门、人员和所分管工作中的档案管理负有管理、指导、监督、检查的职责,不行推诿。 3、各级负责人的日常档案管理必需纳入公司统一管理,并主动接受公司的检查、监督和指导。 (二)日常运用管理: 1、制作: (1)各文案写作人和文印制作人,必需按文件处理规范要求写作和制作。命名要精确,以便存查;时间、作者、落款要明确,以明确责任和功劳;制作排版要规范。 (2)对有特别背景、特别状况的存档文件,必需在电脑文档上,或用铅笔在存档文件上做必要的备注,以备存查和备忘。 2、运用: (1)档案专管人员统一执行公司下发的公司档案分类书目和档案借调登记表,按此要求进行日常分类管理和运用

39、管理;全部员工一律配发公司统一制作的档案分类明细表供二级档案的有序管理;业务部门和人员由公司统一配发并执行外送文件资料签册。 (2)公司档案管理一律运用公司制订的规范表单,计有:公司档案分类书目、档案分类明细表、外送文件资料签收册、档案借调登记表。 (3)各公司一级档案一律装柜、装袋(盒),钥匙由机要室负责人管理;各部门档案尽量装柜、装袋(盒),钥匙由档案负责人管理。 (4)为保证文档平安守密,各员工须严格履行保密职责,特殊要严把制作、复制关,公司副总以下人员复印资料,必需由档案管理人员照实登记。载有重要内容的旧打印纸,应刚好销毁,禁止重复运用。 (5)各公司电脑(尤其是主电脑)必需安装并适时

40、更新杀毒软件,拒绝运用有毒软盘、移动硬盘,确保文档平安。 (6)仔细建立各自岗位和职能工作的文档管理体系,包括:档案分类明细表、分类建(归)档、分类建夹,并随时清整文件资料和抽屉、案头,杜绝乱丢乱放。 3、归档: (1)全部人员在工作中形成的文档要刚好归档;盖章后须留存一份给专管人员存档。 (2)公司定期对各子公司一、二级文档及部门电脑档案进行检查;每年底,公司将对各公司、部门、人员的人工、电脑和实物档案进行大检查(包括上交档案、电脑档案刻制光盘等)。 房地产工程技术档案管理 房地产公司工程技术档案管理 第一节目的 为了规范工程文件资料管理,明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档

41、的详细工作程序,划分各部门的职责,确保各有关方均能刚好获得,顺当进行工作,以利工程建设和竣工移交,特制定本资料管理制度。 其次节适用范围 本管理制度适用于房地产开发项目的全过程(前期、中期、后期)。 第三节职责 1、负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。 2、负责工程施工组织设计、施工方案、环境限制措施等文件的初审、督促实施,以及相关文件的归档管理。 3、负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、精确地驾驭工程施工的状况,以及竣工资料的收集、整理。 4、管理好领用的工程文件,回收、整理、移交文件。 5、负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件,进行回复、收集、归档。 6、负责

42、本公司总工办、施工单位等相关部门文件资料的收集、传递、回复、归档。 第四节管理内容及要求 一、文件资料的接收、分发 1、对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、归档。 2、将整理完毕的图纸资料,经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位,并做好发放记录。 二、标识、版本更新、设计变更 1、设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识,以确认是否为有效版本。 2、名称相同的改版文件,如是整卷册(整袋)改版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张(某几张、某一部分)进行改版的,要在文件袋上清晰的注明将前卷册文件哪一张(哪几张,哪一部分)作废更换。

43、3、对于发送至工程部的设计变更通知单,工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档,同时根据有关要求发放给有关单位,并做好收发记录。 三、图纸资料的补遗和索赔 1、图纸资料 如遇交付清单不符或短缺,难以辩认等问题时,工程部应马上通知总工办,由总工办函告设计方限期补齐和更换。 2、如图纸资料末按合同日期供应,工程部应刚好上报公司相关部门,督促落实。 四、图纸不符的处理 1、收到图纸资料,假如认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明缘由,刚好将图纸资料送还总工办。 2、如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部刚好督促总工办物资选购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。 五、对单位、分部(分项)工程的有关要求 1、工程部全部文件按单位工程或分部(分项)工程分类,并在工程的施工组织