2023年物业档案管理规程3篇.docx

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1、2023年物业档案管理规程3篇 书目 第1篇住宅物业档案资料建立管理规程 第2篇某物业档案管理规程 第3篇办公大楼物业档案管理规程 办公大楼物业档案管理规程 办公大楼项目档案管理规程 目的 规范管理处档案的收集、归档及借阅工作。 职责 a.资料档案管理员负责档案的保存、预立卷与保管工作。 b.管理处每月一次进行检查。 c.各部门主管负责部门内归档文件的收集、整理。 工作规程 a.范围 凡文书档案归档范围中所规定的内容均属收集和归档范围。 b.时间 各部门需归档材料必需于每月底收齐并交到资料档案管理员处。 c.要求 -上交文件必需完整、无空缺,不得运用铅笔填写。 -资料档案管理员将收集来的档案分

2、类插入有关的档案袋中妥当保管,以备年底一并装订归档。 a.上交档案要确保案卷质量方能接收。 b.接收的案卷,经复查后去掉卷内金属物并修补破损的文件。 a.调卷查阅者,应说明理由、要求及内容。 b.查阅档案前,必需于查阅、借阅登记簿上签字登记。 c.查阅的档案不得离开管理处,如有离开管理处的必要,须经管理处经理同意,方可实施。 d.非管理处人员借阅,凭单位介绍信,经管理处经理批准并办理借阅手续后,于管理处内借阅,不得外借。 e.借阅的档案不得转借他人。 f.阅后刚好归还,确有必要可借阅一星期。如接着借阅则另办续借手续。 g.借阅的档案不得涂划或拆卷。 h.复印(制)档案须经管理处经理同意方可。

3、住宅物业档案资料建立管理规程 住宅物业档案资料的建立与管理 (一)资料的收集 我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、精确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本状况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区修理档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。 (二)资料的整理和分类 在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清楚、分类合理、易于查找。 (三)资料的归档管理 1、在社区的档案

4、管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制,确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存,使抽象的档案资料详细化、形象化。 2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格限制借阅。 3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总书目,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类依次进行组卷、逐一编号,登记造册、编制书目、分柜保存。 4、为保证档案的平安和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地

5、点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。 档案室应避开无关人员随意进出,档案室钥匙交由档案管理员特地保管。 (四)档案的运用 物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的运用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。 (五)档案的销毁 依据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的积累和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。 (六)档案资料的分类管理 1、工程技术资料 (1)项目规划图纸、项目批文、用地批文 (2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证 (3)拆迁安置资料 (4)

6、红线图、竣工总平面图 (5)地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 (6)工程合同、工程预决算 (7)工程设计变更通知 (8)竣工图:单体建筑、结构及隐藏工程竣工图,消防、燃气等工程及地下管网竣工图 (9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书 (10)主要材料质量保证书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料 (11)浆、混凝土块试压报告 (12)绿化工程竣工图 (13)其他工程技术档案 2、业主居住档案 (1)业主具体资料登记表 (2)业主的修理档案 (3)业主装修巡察记录 3、修理资料 (1)修理申请记录、回访记录 (2)修理派工单 (3)设备、设施巡检记录

7、 4、公共秩序维护资料 (1)日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路途 (2)日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带 (3)搬入/出记录、突发事务处理记录 (4)车辆进出记录、车辆具体资料 5、设备设施管理资料(包括消防) (1)设备设施运用安排 (2)设备运用申请、运用状况记录 (3)设备、设施修理保养安排 (4)设备、设施修理保养记录 (5)机电设备运行、巡查记录 (6)设备分承包档案 (7)设备、设施台帐及更新记录 6、绿化清洁资料 (1)清洁班检记录、清洁周检记录 (2)绿化工作记录、绿化周检记录 (3)消杀记录、绿化病虫害检查记录 (4)水体巡检记录 (5)水体养护记录 (

8、6)水体注水记录 7、社区文化资料 (1)文化活动安排及实施状况记录 (2)文化活动图片及录像记录 (3)传媒报导资料 (4)文化活动场所、设施台帐及运用记录 8、员工管理资料 (1)员工个人资料、聘用记录 (2)员工考核及奖罚记录 (3)员工培训安排、培训档案、考核记录 (4)员工晋升、薪金变动及内务管理记录 9、反馈资料 (1)服务质量回访记录 (2)业办法见调查、统计记录 (3)业主投诉及处理记录 10、行政文件资料 (1)项目值班及检查记录 (2)有关财务记录(由财务人员专职保管) (3)公司下发文件 (4)内部管理规章制度、通知、通报等文件 某物业档案管理规程 f物业档案管理规程 1

9、.0目的 确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效限制。 2.0资料档案 2.1归档范围 文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等; 2.2建立 2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。 2.2.2组卷 2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档,归档要留意整齐,归档前要把资料进行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,全部材料都能顺手可得,避开盲目查找。 2.2.2.2按年度、题目分类,查找快速便利,在档案书目里清晰的标明并与档案保存好,对每一份文件都要清晰的注明其归入的档案类目。 2.2.2

10、.3立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。 2.2.3装订 2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以分辨的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明作者,问题或名称,文字要简练,准确,用毛笔或铅笔,字迹端正。 2.2.3.2依据卷内文件之间的联系,进行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷书目。 2.3管理 2.3.1档案管理人员要

11、定时检查专柜,核对件数,防遗失,发觉异样或被盗、丢失等状况,刚好向领导反映,妥当处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任; 2.3.2留意做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。 2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量,保管等状况进行肯定检查,发觉问题刚好实行补救措施,确保档案的平安。 2.4更新 2.4.1需更新资料时,须经部门经理批准后,方可执行,做更新记录; 2.4.2业主资料发生变动时,刚好更新业主档案。 2.5调阅 2.5.1因工作须要调阅有关文件资料须提出书面申请,经部门主管批准后方可调阅,调阅重要密件需经管理处经理批准; 2.5.2本部门档案资料原则上不外借,如有借动身生时,须经部门主管书面批准; 2.5.3档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料刚好返还; 2.5.4未经批准,调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印; 2.6销毁 2.6.1对于已无作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理,销毁档案材料要经过仔细鉴定,确定销毁的档案材料必需登记,报管理处经理批准后销毁。 3.6.2销毁档案材料时,必需指派专人进行,防止失密。 4.0相关记录: 档案调阅登记表 档案调阅登记表 调阅时间调阅人文件名称负责人归还时间经手人备注