2023年监理信息资料管理制度(3篇).docx

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1、2023年监理信息资料管理制度(3篇) 书目 第1篇监理信息资料管理作业指导书（二） 第2篇监理信息资料管理作业指导书（一） 第3篇工程监理信息资料管理规程 监理信息资料管理作业指导书（二） 监理信息资料管理作业指导书(2) 2帮助做好工程档案资料的管理工作 2.1在业主与勘察、设计、施工单位签订合同时,明确对工程档案资料的套数、费用、质量要求和移交时间的要求; 2.2帮助业主监督和检查各单位收集和整理本单位形成的工程档案资料,并按要求完成立卷工作; 2.3工程档案验收的主要内容包括: 工程档案是否齐全、系统、完整; 工程档案是否整理立卷,立卷是否符合国家规范的相关规定; 工程档案的内容是否真

2、实,精确地反映工程建设活动和工程实际状况; 工程档案签章手续是否完备,竣工图编制是否符合要求。 2.4帮助业主在工程竣工验收前按城市建设档案管理规定刚好向城建档案管理部门报送工程档案。 2.5帮助业主刚好获得上海市建设项目(工程)档案验收合格证。 2.6做好监理资料管理及归档工作,施工阶段监理资料应包括下列内容: 施工合同文件及托付监理合同; 勘察设计文件; 监理规划; 监理实施细则; 分包单位资格报审表; 设计交底与图纸会审会议纪要;. 施工组织设计(方案)报审表; 工程开工/复工报审表及工程暂停令; 测量核验资料; 工程进度安排; 工程材料、构配件、设备的质量证明文件; 检查试验资料; 工

3、程变更资料; 隐藏工程验收资料; 工程计量单和工程款支付证书; 监理工程师通知单; 监理工作联系单; 报验申请表; 会议纪要; 来往函件; 监理日记; 监理月报; 质量缺陷与事故的处理文件; 分部工程、单位工程等验收资料; 索赔文件资料; 竣工结算审核看法书; 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告; 监理工作总结。 附录1监理信息分类编码体系表 文件夹号文件类号文件类名是否传阅及传阅范围 监a-01号a01工程开工/复工报审表总监、总监代表、各专业负责人 a02施工组织设计(方案)报审表全体人员(总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师) a03分包单位资质报审表总监、总监代表、相

4、应专业负责人、相应专业监理工程师 a06监理工程师通知单回复总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师 a16质量缺陷与事故处理文件全体人员 监a-02号a04a施工单位质保体系、施工人员报验申请表全体人员 a04b测量放线报验申请表否 a04c土建工程报验申请表否 a04d机电安装工程报验申请表否 监a-03号a05工程款支付报审表否 a07工程临时延期申请否 a08费用索赔申请表否 a10工程竣工报验表否 a11施工进度安排审表否 a12承包单位申请表否 监a-04号a09工程材料、构配件、设备报审表否 a13施工协作单位资质报审表总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师

5、 a19施工设备报审表全体人员 监a-05号a14工程变更单总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师 a15工程量签证单否 a16材料认证单否 监a-06号a17施工单位完成状况周报全体人员 a18施工单位完成状况月报全体人员 监b-07号b01监理工程师通知单总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师 b02工程暂停令全体人员 b03费用索赔审批表否 b04工程临时延期审批表否 b05工程最终延期审批表否 b06监理工作联系单全体人员 监b-08号b07监理工作专题/考察报告否 b08工程质量评估/考察报告否 b09监理单位工程质量合格证明书全体人员 监b-09 号b10监

6、理工作报告(月报、周报)全体人员 b11监理工作总结报告全体人员 监c-10 号c01巡察、旁站检查记录表否 c02实测、实量记录表否 c03监理日记否 c04工程照片及声像资料否 监d-12号d01监理规划全体人员 d02监理细则总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师 监d-13 号d03工程例会纪要全体人员 d04专题会议纪要总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师 监e-14 号e01工程施工招标文件、合同文件、工程预算书总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师 e02勘察文件、红线、水准点测绘及地下管线资料总监、总监代表、测量/土建专业负责人、测量/土建

7、专业监理工程师 e03设计文件、施工图纸、设计修改通知单总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师 e05环境监测、沉降测量否 监f-15 号f01监理项目部函件全体人员 f02建设单位函件总监/总监代表指定 f03承包单位函件总监/总监代表指定 f04质量监督部门函件总监/总监代表指定 f05相关单位召开的会议纪要总监/总监代表指定 监g-16 号g01公司贯标工作文件全体人员 g02公司技术性文件全体人员 g03公司法规性文件全体人员 g04公司管理性文件全体人员 g05监理项目部内部管理文件全 体人员 h01工程外部文件总监/总监代表指定 注:本信息分类表适用于一般项目,特别项目

8、可以以上述分类为依据,作更适应于项目的增减和变更。 附录2监理项目部监理工作台帐书目 一、监理项目部监理工作依据: 1.公司企业法人营业执照复印件 2.公司监理单位资质等级证书复印件 3.托付监理合同复印件 4.监理项目登记表复印件 二、监理项目部质量保证体系: 1.监理项目部组织机构图 2.总监理工程师任命书 3.总监理工程师授权书 三、监理项目部资料管理工作 1.本监理项目部监理信息分类编码系统 2.文件发放登记表 3.文件借阅登记表 4.文件更改通知单 5.文件销毁登记表 6.文件归档登记表 7.质量记录借阅登记表 8.收发文登记簿 四、监理项目部资源管理工作 1.监理人员状况一览表 2

9、.监理人员资质、资格、专业培训证书 3.监理人员考勤表 4.监理项目部设施清单 五、监理项目部监理服务工作 1.联合监理服务验证报告 2.建设单位供应财产登记表 六、监理项目部监理服务质量分析和改进工作 1.不合格服务评审处置表 监理信息资料管理作业指导书（一） 监理信息资料管理作业指导书(1) 监理信息资料管理的好坏干脆反映项目部的信息化水平,是项目管理胜利与否的关键之一,公司在总结1998年以来贯标管理积累的阅历,于2023年颁布的监理信息管理作业指导书,规范了监理信息管理工作。为了做好项目部信息管理工作,首先必需依据业主托付的监理工作范围和内容,建立以监理项目部为处理核心的信息资料管理中

10、心,协调项目业主、承建商,监理三者之间信息流通,收集来自外部环境各类信息,全面、系统处理后,供参建各方处理造价、进度、质量事务时运用,为整个项目建设服务。 信息资料管理的日常工作包括:负责规划建立项目信息资料管理系统,收集信息、信息加工整理和储存,信息资料检索和传递,实现监理工作本身的自动化,标准化,规范化,系统化的管理,并推动整个项目信息资料收集、处理效率。同时上海市建筑科学探讨院研制开发了已在全国范围推广运用的工程项目监理软件系统,能最大限度利用先进的管理工具-计算机来完成信息管理各个环节工作。 1规划建立项目信息资料管理系统 信息是不断流淌的,在建设过程中各个环节都有参建各方处理事务的信

11、息产生,只建立监理内部的信息流程是没有效率的,也不行能收集和处理好监理工作所须要信息,因此必需规划整个项目信息资料管理系统,确定监理信息分类编码体系表(详见附1),对业主、承包商、监理、外部信息进行统一分类,明确各方在信息资料收集方面的职责,同时满意各方在信息资料运用方面要求。 1.1信息收集 1.1.1收集项目决策文件及有关资料 项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资限制基本要求等基础性依据,是监理和参建各方对工程实施限制的重要文件,其中包含了很多设计文件的重要依据,指导着整个项目运作方向。 1.1.2设计文件及有关资料的收集 工程设计文件不仅是施工的依据,而且是监理进行质量

12、、进度、投资限制的重要依据,设计过程中所收集到一些基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助。在收集工程设计文件的同时,应收集: 初步设计资料。收集初步设计资料重点在:工程项目目的和任务,工程的规模,总体规划,主要建筑物位置,结构形式和设计尺寸,各种建筑物材料用量,主要技术经济指标; 技术设计资料。技术设计是对初步设计更进一步深化,其中很多资料是对初步设计资料补充和修正。因此重点收集和核对这些修正和补充资料; 施工图设计资料:施工图作为设计单位最终输出产品,干脆指导项目施工。对施工图及其有关文件收集和管理,是设计资料信息管理的工作重点。所收集信息包括:施工总平面图,建筑物施工平面图

13、和剖面图、安装施工详图,各种特地工程的施工图以及各种设备和材料的明细表等。在收集设计资料时要收集与设计图纸和技术说明书同时输出的概预算资料。 1.1.3设备及材料选购工作信息收集 对设备及材料选购工作应事先明确其种类、数量、技术性能以及验收标准、交货时间、地点和方式等; 对设备及材料供应商应事先收集其资质状况、营业执照、生产许可证、生产实力和单位信誉,对特种设备的供应和安装单位还应收集和审查其设计资格证书或安装资格证书; 对关键设备的生产加工还应驾驭供应商的制造设备、检测设备、试验方法、标准和频率等制造信息,对上岗操作人员应收集和审查其技能、培训记录和相关证书以及制造和装配场所的时间、温度、湿

14、度、压力、清洁度等内容; 对涉及到高精确度安装的设备和材料,对零部件的定位质量及其连接和装配精度的设计要求、安装要求、成品爱护措施和专业工具等信息的收集和协调工作。 1.1.4招投标文件及其有关资料收集 工程监理合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协议书,招投标过程形成的一些文件同样对业主和承包商有约束力。其中大量有用信息,要在施工期间合同管理过程予以应用。所需收集的信息如下: 业主全部要约条件:业主所供应的材料供应、设备供应、水电供应、施工道路,临时房屋、征地状况、通讯条件等等; 承包商全部承诺条件:承包商投入人力、机械方面状况,工期保证,质量保证,投资保证,施工措施,平安保证等。

15、业主方施工过程信息资料收集 业主作为工程项目建设的组织者,在施工中要根据合同文件规定供应相应的条件,并要时常表达对工程各方面的看法和看法,下达某些指令; 业主负责部份材料的供应时,需供应材料的品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等信息; 业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的看法和看法,同时也应刚好供应甲方的上级单位对工程建设的各种看法和指令。 1.1.5承包商施工过程信息资料收集 承包商在施工中,现场所发生的各种状况均包含了大量的内容,承包商自身必需驾驭和收集这些内容。经收集和整理后,汇合成丰富的信息资料; 承包商在施工中必需常常向有关单位,包括上级部门、设计单位、监

16、理单位及其它方面发出某些文件,传达肯定的内容。如向监理单位报送施工组织设计,报送各种安排、单项工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的看法等等。 1.1.6监理单位施工过程信息资料收集 工地日记,主要包括:现场监理人员的日报表;现场每日的天气记录;监理工作记要;其它有关状况与说明等。现场每日的天气记录主要内容为:当天的最高、最低气温;当天的降雨、降雪量;当天的风力及天气状况;因气候缘由当天损失的工作时间等; 周报,总监理工程师应每周向工程项目业主负责人汇报一周内全部发生的重大事务; 月报,总监理工程师应每月向业主汇报下列状况:工程施工进度状况(与合同规定的进度作比

17、较);工程款支付状况;工程进度拖延的缘由分析;工程质量状况与工程进展中主要困难与问题;监理工作总结等; 总监理工程师对承包单位的指示,主要内容为:正式函件;日常指示,如在每日的工地协调会中发出的指示;在施工现场发出的指示等; 工程质量记录:主要包括试验结果记录及样本记录等。 1.1.7收集工地会议信息 工地会议是监理组织协调工作的一种重要方法,会议中包含着大量的监理信息。工地会议系属监理工程师行政管理的一部分,它包括开工前的第一次工地会议、工地例会、专题工地例会及现场协调会。 1.2信息资料的加工整理和储存 监理工程师在施工过程中,依据当时收集到的信息所作的决策或确定有如下几个方面: 1.2.

18、1依据进度限制信息,对施工进度状况的看法和指示。监理工程 师每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并作出综合评价,包括当月整个工程各方面实际量,实际完成数量与合同规定的安排数量之间的比较。假如某一部分拖后,应分析其缘由、存在的主要困难和问题,提出如何解决的看法。 1.2.2依据质量限制信息,对工程质量状况的看法和指示。监理工程师应当系统地将当月施工中的各种质量状况,包括现场检查监理中发觉的各种问题、施工中出现的重大事故,对各种状况、问题、事故的处理等状况,除在月报中进行阶段性的归纳和评价外,如有必要可进行特地的质量定期状况报告。 1.2.3依据造价限制信息,对工程结算状况的看法和指示。工程价款

19、结算一般按月进行,要对投资完成状况进行统计、分析,在统计分析的基础上作一些短期预料,以便对业主在组织资金方面提出询问看法。 1.2.4依据合同管理信息,对索赔的处理看法。在工程施工中,由于甲方的缘由或客观条件使乙方遭遇损失,乙方提出索赔要求;或乙方由于违约使工程遭遇损失,甲方提出索赔要求。监理工程师可对索赔提出处理看法。 1.2.5信息的储存是将信息保留进来以备将来应用。对有价值的原始资料、资料及经过加工整理的信息,要长期积累以备查阅。信息储存的方式主要有三种,纸、胶卷和软盘。 1.2.6建立监理工作台帐,做好监理工作台帐的管理和审核工作 1.3信息资料的检索和传递 无论是存入档案库还是存入计

20、算机内存的信息、资料,为了查找的便利,在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段,作好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好,又查找便利。否则会使资料杂乱无章,无法利用。 工程监理信息资料管理规程 一、资料类信息管理 施工阶段信息的管理可从施工打算阶段、施工期,竣工保修期三个子阶段分别进行。 (一)施工打算阶段 工程打算阶段文件,如立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件。 1、施工打算阶段即建设工程合同签定到项目开工前期这个阶段,应当组建工程信息合理的流程,确定合理的信息源,规范各方的信息行为,建立必要的信息秩序。 2、监理大纲、施工图设计及施工图

21、预算,特殊要重视结构特点、工程难度、要点、特点,驾驭工业工程的工艺流程特点、设备特点,了解工程预算体系(按单位工程、分部工程、分项工程分解);了解施工合同。 3、施工单位项目经理部组成,进场人员资质;进场设备的规格型号、保修记录;施工场地的打算状况;施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计,特别工程的技术方案,施工进度网络安排图表;进场材料、构件管理制度;平安保安制度;数据和信息管理制度;检测和检验、试验程序和设备;施工单位和分包单位的资质等施工单位信息。 4、施工图的会审和交底记录;开工前的监理交底记录;对施工单位提交的施工组织设计根据项目监理部要求进行修改的状况;施工单位提交的动工报告

22、及实际打算状况。 5、本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程,有关质量检验、限制的方法法规和质量评定标准。 (二)施工期资料 工程施工期,信息来源比较稳定,主要是施工过程中随时产生的数据。 1、施工单位动态信息。包括人员、设备、水、电、气等能源的信息。 2、施工期气象信息。每天不同时段动态信息,特殊在气候对施工质量影响较大的状况下,更要收集气象数据。 3、建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、运用等信息。 4、施工单位管理信息。项目经理部管理程序;质量、进度、投资的事前、事中、事后限制措施;数据采集来源及采集、处理、储存、传递方式;工序间交接制度;事故处理制度;施

23、工组织设计和技术方案执行状况;工地文明施工及平安措施状况。 5、施工中须要执行的国家和地方规范、规程、标准;施工合同执行状况。 6、工程数据信息。如地基验槽及处理记录,工序间交接记录,隐藏工程验收记录等。 7、建筑材料必试项目有关信息。如水泥、砂石、钢筋、外加剂、砼、防水材料、回填土、饰面板等执行建筑资料管理规程相应条款。 8、设备安装的试运和测试项目有关信息。如电气接地电阻、绝缘电阻测试,管道通水、通风试验,消防警报等。 9、施工索赔相关信息。索赔程序、索赔依据、索赔证据、索赔处理看法等。 10、各种监理文件资料类信息。如监理规划;监理月报;监理睬议纪要;监理工程师签发、签署、签批的各类表格

24、、文件;分包资质;各类合同及管理文件;各类监理工作总结类文件等。 (三)竣工及保修期资料 1、监理文件:如监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种限制和审批文件等。 2、施工资料:按建筑安装工程归类。 3、竣工图:按建筑安装工程归类。 4、竣工验收资料:如工程竣工总结、竣工验收备案表、电子挡案等。 5、在竣工后保修期:监理单位根据建筑工程文件归档整理规范收集监理文件,并帮助业主督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。 (四)各类生产数据类信息的管理 此类信息主要指各类表格为主要体现形式的文件,包括对进度、投资、质量限制及合同管理等各种信息

25、,是监理工程师在施工阶段实施工程项目管理过程中产生的第一手资料,其内容干脆反映了监理的限制力度与深度。我公司对各种表格的填写与应用均有详细具体的要求,每位监理人员必需执行。 (五)各类协调、沟通类信息资料管理 监理工程师作为现场的唯一管理者,面对参建各方以及生产中的各个环节,必需随时、随地地进行各种协调与沟通,以便刚好解决各类问题、处理各种状况,保证项目按安排顺当实施。其结果必将产生大量的信息。而监理工程师在现场的常规并最有效的协调、沟通方式有监理例会、专题工地会议。 (六)规划、细则、总结、报告类资料管理 1、监理规划:指导性文件,应由时效性,编制后按公司要求审查、报建设单位。 2、监理实施

26、细则:详细指导工作性文件,应好用,由专业工程师编制,总监审批。 3、监理月报:监理月报为项目监理部每月向业主呈交的一份当月工作总结报告,将本工程项目进展状况及项目管理状况向业主做全面汇报。 4、各项监理工作总结:监理工作总结分为工程竣工总结、专题总结、月报总结三类。 (七)资料的日常管理 1、管理的主要内容 建立信息分类编码体系:监理文件档案资料分类存放;监理文件档案资料收、发文与登记;监理文件档案资料传阅;监理文件档案借阅、更改与作废。 2、主要管理方法 监理分类、编码体系的建立与运用。信息的统一分类编码对于项目管理意义重大。在整个项目实施过程中,会不断产生大量信息,假如不对它们进行分类、编

27、码,就无法运用它们,无法使这些信息发挥作用,尤其是有多个主体单位参与建设,这些单位之间的沟通就是信息传递的过程,统一的信息分类与编码就相当于参建单位拥有共同的语言,这样在信息处理工作量巨大的建设工程管理过程中,使参建各方都能将源自不同单位的信息干脆存储于本系统中,再在本系统中进行进一步的处理,达到快速、有效的交换、处理、储存、查询各类信息的目的。 (八)文件归档 应根据国家及北京市有关规定或要求进行监理文件的归档、组卷、验收、移交等;归档保存应严格根据保存原件为主、复印件为辅和根据肯定依次归档的原则。 更改、作废:原则上应由信息部门指定的责任人进行,涉及审批责任的,还需经相关审批责任人签子认可

28、,更改后的新文件刚好取代原文件,对于作废的文件应考虑日后的可追溯需求。 二、监理资料的归档管理 1、监理资料归档的内容 监理合同、项目监理规划及实施细则、监理月报及会议纪要、分部工程质量报验签认单、质量事故的处理资料、监理工作总结。 2、监理档案组卷方法 以单位工程按归档的内容进行组卷;卷内文件应按专业和形成资料的时间排序并编写卷内书目;封面、移交书目、审核备考表的格式见北京市资料管理规程附录c;档案的规格、图纸的折叠与装订应根据北京市城建档案馆的统一规定。 三、监理档案的验收、移交、管理 由总监理工程师负责,于工程竣工验收后三个月内将监理档案送公司总工程师批阅,并与档案管理人员办理移交手续。存档的监理资料须要借阅时,应办理借阅和归还手续。一般工程建设监理档案保存期至少为工程保修期结束后一年,超过保修期的监理档案,应经总监理工程师批准后销毁,但应有记录。 四、北京市建设档案馆有要求时,应按有关规定或要求执行。 施工单位和监理单位用表按工程建设监理规程dbj01-41-2023、建筑安装工程资料管理规