集团公司制度文件管理办法.docx

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1、集团公司制度文件管理办法第一章总则第一条 为进一步提升集团公司制度管理水平，持续强化 对制度管理各环节的把控力度，按照集团公司全面合规风险防 控管理体系建设要求，将合规理念及管理原则融入集团公司制 度建设，加快提升党群制度建设和依法合规经营管理质量，切 实增强合规风险防范能力，保障持续稳定健康发展，特制订本 办法。第二条 本办法适用于集团公司制度文件的管理工作。所属各单位应依据本办法建立符合自身实际的承接制度。第三条名词解释制度文件：包括两个文件来源，即外部监管要求和内部规 章制度。外部监管要求：指集团公司应遵照执行的与企业党群工作开展、经营管理行为和员工履职行为密切相关的法律法规、监 管规定

2、、行业准则和国际条约、规则、商业惯例等。内部规章制度：指集团公司各部门依据其职能及具体工作 内容，结合外部监管要求制定的管理规范性文件，包括公司章 程及各类规章制度等。内部规章制度按其管理归口可分为经营 管理类制度和党群类制度。第二十七条对于修订的制度，附则中应明确前一版本制 度废止要求，确保制度文件有效衔接、管理严谨。第二十八条完成制度初稿后，拟稿主体要充分征求相关 部门意见，评价新制度是否与其他相关制度要求一致，工作流 程是否适宜落实等。相关部门提出修改意见时，拟稿部门应与 该部门进行充分沟通。如按照意见对制度进行调整，则要对调 整后的制度再次征求意见；如决定不采纳意见，则要向该部门 说明

3、原因并协商，达成一致后进行后续流程。第二十九条征求意见后，起草主体应将制度提交合规审计 部及法律事务部进行合规、合法审查，沟通审查意见，审查主 要涵盖制度内容是否符合外部监管要求、是否贯彻内控管理标 准、是否有效防控风险等方面。各党群部门应将制度提交党委 办公室进行审核，主要内容包括：是否与其他相关制度对同一 事项的规定相冲突；是否就涉及跨部室管理事项征询相关部室 意见；是否符合规定程序。第三十条完成制度审查后，起草主体应按照制度类别与 党委办公室、合规审计部确认制度定级情况。对于新增制度， 严格按照制度分级要求进行定级；对于修订制度，制度级别原 则上应与修订前保持一致。第三十一条制度级别确定

4、后，由起草主体按级别将制度 提报初步审批，其中基本管理制度、具体规章由分管领导审批, 一般制度由拟稿部门主要负责人审批。初步审批通过后，依据制度级别向相关决策机构提交制度审议申请，履行发文审议程 序。第三十二条党群制度中，重要制度需提交集团公司党委 会研究审议；经营管理制度中，基本管理制度（一级核心及二级 核心）应依次提交集团公司党委会、董事会研究审议；具体规章 应提交集团公司总裁办公会审议。以上级别制度经集体决策会 议审议通过后，由拟稿主体按照集团公司发文流程，分别请相 关领导签署后代表集团公司各治理层级管理意志进行发布。一 般制度经拟稿部门主要负责人审定后，按照部室发文流程，由 部门主要负

5、责人签署发布。凡直接涉及职工切身利益的制度文 件，除履行上述集体决策会议审定程序外，须经职工代表大会 讨论通过后发布。第三十三条起草主体履行发文流程时，党群制度必须会 签相关部门及党委办公室；经营管理制度必须会签相关部门及 法律事务部、合规审计部意见，留有会签痕迹后才可下发执行。 对于履行集体决策的制度，各部门会签意见应与对应集体决策 会议的会议纪要保持一致。第三十四条制度发布时应按照制度类别抄送党委办公室、合规审计部，以便于制度文件的综合统计管理。第三十五条 对于保密制度，征求意见、审查、决策审议 以及发布等流程均应以纸质线下流转形式进行，严格控制传阅 范围。第三十六条 制度发布后，拟稿主体

6、应于三个工作日内在 合规风控系统中填写制度文件信息并上传制度文本（涉密文件除 外）。第三十七条 制度发布后，拟稿主体应根据实际工作需要 制定制度宣贯培训计划，对相关部门、所属单位进行培训和工 作指导，确保文件正确解读、有效执行。第三十八条对于非修订而废止的制度，发文主体应征求 相关部门、单位意见，确认制度废止的可行性及对实际工作的 影响程度。经征求意见同意废止的制度，应依据制度签发记录, 由发文部门向签发人提交制度废止情况报告，说明废止原因、 废止后管理要求承接情况、征求意见情况等。签发人审批通过 后，由发文部门履行废止制度通知流程。第三十九条对于非修订而废止的制度，管理主体应在制 度正式废止

7、后的三个工作日内，从合规风控系统中将对应制度 作废止处理。十条集团公司于每年年初开展经营管理系统制度文件时效梳理，对超5年未作调整的制度，由发文部门做好评估调 整工作；对超10年未作调整的制度，由合规审计部向发文部门 做出限期调整更新提示，超期未调整的，发文部门应对制度进 行转版，按照制度级别重新履行发文程序。第四十一条各发文主体在制度发布后，要对制度执行落实情况进行检查监督，必要时应建立考核机制，强化责任落实,对于制度执行有困难的部门或单位提供指导或协助。同时应通 过制度执行过程充分开展自查，分析总结执行过程中存在的各 类问题，寻求解决措施并适时对制度进行修订调整。第四十二条合规审计部定期开

8、展全面或专项制度文件诊断工作，按照* （集团）有限公司合规审查管理办法的标准及 要求，分析既存制度中职能不匹配、内容不适用、风险未控制、 长期未调整等现状，形成制度文件专项诊断报告，并提出改进 建议。经全面风险防控领导小组审议通过后，分发至各相关部 门推动整改修订。十三条 各部门应将制度自查与制度诊断中发现的问题纳入部门年度制度立改废计划中，及时对存在问题的制度进行 修订调整，确保符合内外部管理要求。第六章制度查阅与信息化管理十四条集团公司收集整理的外部监管要求及发布的内部制度可通过合规风控系统进行查阅，所有文件均为集团公司内部使用资料，未经批准授权，任何人不得对外提供。第四十五条集团公司对内

9、部制度进行编号管理，编号由部门名称缩写/管理事项缩写、制度序号、版本号、修改次数四 部分构成。党群类制度编号以部门名称缩写起始，经营管理类 制度编号以管理事项缩写起始，编号规则参考部门名称/管理事 项清单（附件3）；制度顺序号为三位数字；版本号为一位大写英文字母；修改次数为数字。文件废止后，其编号将同步冻结。文件编号与公文文号通过合规风控系统实现一一对应。十六条 各部门负责职责范围内外部监管要求及内部制度在合规风控系统中的管理维护工作，及时更新废旧，确保实现平台实时动态管理。第四十七条为加强制度文件信息化管控力度，进一步提升内控管理效率，集团公司对合规风控系统的使用权限进行分 级管理，不同级别

10、用户在文件查阅方面权限不同，确保文件的 合理使用。第七章制度文件管理情况综合考评第四十八条党委办公室、合规审计部于每年年末根据集团公司绩效考核工作安排，以* （集团）有限公司制度文件管 理考核办法为标准，组织开展对各部门制度文件管理情况的综 合考评，考评内容包括外部监管要求管理、内部制度修编计划 完成情况、内部制度基本信息及立改废流程管理、制度文件执 行情况管控等。第四十九条党委办公室、合规审计部应按主管部门要求,将制度文件管理考核结果报送主管部门进行统一核定。第五十条 所属各单位应根据集团公司总体合规工作部署进度跟进合规体系建设工作，其中对于本单位制度文件的管理， 应在符合集团公司总体要求的

11、前提下，根据自身特点构建符合 本单位经营管理需要的文件体系架构。集团公司不定期对所属 各单位的制度体系建设情况以及制度体系架构的合理性开展监 督评价。第八章附则第五十一条制度文件及制度管理体系建设档案属于公司 内部资料，未经制度发文部门同意严禁向外提供，违者按照员 工奖惩相关制度规定进行惩处。第五十二条 本办法自发布之日起实施。附件：1.内部制度管理流程2 .制度文件编写模板3 .部门名称/管理事项清单附件1内部制度管理流程I1- I -19 -（二，）附件2制度文件编写模板* （集团）有限公司XXXX管理办法（范本）第一章总则第一条目的 第二条适用范围 第三条名词解释（适用时） 第二章职责分

12、工第四条第五条第三章 具体内容（根据文件性质可设多个章节）第六条第七条第X章附则经营管理类制度：指业务经营、安全管理、财务管理、投 资管理、人力资源管理、法律管理、科信设施管理等涉及经营 管理事项的制度文件，经营管理类制度由合规审计部负责统筹 管理。党群类制度：指党建、党务、宣传、纪检、统战、工会、 团委等涉及党群管理事项的制度文件，党群类制度由党委办公 室负责统筹管理。第四条制度分级（一）党群类制度党群类制度按照管理内容及重要程度分为两个层级，即重 要制度和一般制度。具体分级标准如下：重要制度：党建、党务、宣传、纪检、统战、工会、团委 等涉及党群管理各领域综合性统筹指导的重要制度文件。一般制

13、度：针对某一方面工作或者事项制定的具体办法、 工作规范等。（二）经营管理类制度经营管理类制度按照管理内容及重要程度分为三个层级， 即基本管理制度、具体规章和一般制度。其中基本管理制度按 照所涉管理事项及重要程度不同，又细分为一级核心和二级核 心。具体分级标准如下：基本管理制度（一级核心）：内控环境建设、战略规划、重 大决策制定等与集团公司内控环境构建完善相关的制度；附件3部门名称/管理事项清单党群系统部门名称清单部门名称缩写规则党委办公室DWBGS党委组织部DWZZB党委宣传部DWXCB党风廉政室DFLZS工会办公室GHBGS团委办公室TWBGS经营管理系统管理事项清单管理事项名称缩写规则组织

14、架构ZZJG治理决策ZLJC授权管理SQGL监事会管理JSHGL分子公司管理控制FZGS制度管理ZDGL发展战略FZZL人力资源RLZY社会责任企业文化资金活动投资并购采购业务资产管理业务管理研究开发工程项目担保业务业务外包财务报告全面预算合同协议内部信息沟通传递信息系统法律管理内部审计风险管理行政后勤合规内控SHZRQYWHZJHDTZBGCGYWZCGLYWGLYJKFGCXMDBYWYWWBCWBGQMYSHTXYXXGTXXXTFLGLNBSJFXGLXZHQHGNK基本管理制度（二级核心）：财务管理、投资管理、资产管 理、设备管理、人力资源管理等各个职能领域的综合性统筹核 心管理制度

15、；具体规章：资金管理、投资企业管理、印信证照管理、人 员招聘管理等细分领域中围绕专业管理要求或高风险业务控制 措施等制定的专项管理制度；一般制度：针对一项具体工作或重点环节制定的操作规程、 操作细则、工作规范等。第五条管理原则（一）党的领导以*新时代中国特色社会主义思想为指导，始终牢记“国企 姓党“，坚定拥护“两个确立”，坚决做到“两个维护。持续健全 完善制度管理体系，强化制度建设保障，以工作实效践行“两个 一以贯之“，充分发挥国有企业党组织“把方向、管大局、保落 实领导作用，筑牢国有企业的根和魂”。（二）依法合规制度文件的内容、流程均应确保符合现行国家法律法规、 监管规定、行业准则和国际条约

16、、规则、对内对外的商业道德 承诺以及 公司章程、相关规章制度要求等，并随内外部相关管 理要求变化而及时调整更新，以助推实现企业合规管理，最大 程度上防止和遏制经营管理风险。（三）全面协调制度文件应覆盖经营管理各领域各环节，贯穿决策、执行、 监督全过程，辅助合规要求落实到各部门、各单位和全体员工。 文件间要保持良好的协调性，即从体系整体出发，着重厘清每 个制度在体系中的作用及与其他制度间的界面和接口，确保各 项制度内容互不矛盾、不重叠，且制度之间、制度与流程之间 关联统一、有效衔接，各自为实现集团公司总体合规义务承担 相应的职责和任务。（四）客观明确根据公司规模、业务特点、操作流程及管理沟通需求

17、等统 筹规划制度体系架构，融合相关现行合规要求，紧紧围绕公司 经营管理实际，明确规范部门岗位权责划分，确保制度文件充 分体现管理特点，管理要求严谨明确，具备可操作性。第二章职能分工第六条*集团制度文件按照“统筹结构、专业指导、分级 管理”的模式，由集团公司负责确定制度体系框架和总体工作目 标；各职能系统分别建立职责范围内的制度管理架构，健全完 善相关管理制度；各单位依据经营范畴及管理需要建立本单位 的制度体系，并对所属单位制度体系建设工作进行指导和管控O第七条党委办公室负责对集团本部党群类制度进行统筹 管理；负责汇总、复核党群类年度制度立改废计划，并对计划 执行情况进行监督；负责按照考核主管部

18、门要求开展集团党群制度管理情况考核；负责对各单位党群制度开展制度管理监督 考核及重要制度备案。第八条合规审计部负责对集团本部经营管理类制度进行 统筹管理；负责定期组织集团经营管理部门开展外部监管要求 搜集辨识及合规性评价工作；负责汇总、复核集团经营管理类 制度立改废计划，并对计划执行情况进行监督；负责对集团拟 发布或废止的内部制度进行合规性审查，出具审查意见；负责 与发文部门协商确定制度级别；负责定期开展集团经营管理类 制度检查诊断工作，推进各部门完善制度体系；负责按照考核 主管部门要求开展经营管理类制度管理情况考核；负责对各单 位开展制度管理监督考核及重要制度备案。第九条党委办公室、集团办公

19、室负责制度文件的发文复 核、公文考核，包括对文件发文格式、规格、流转程序等进行 审定；负责制度文件的归档管理及相关考核工作。第十条法律事务部负责对集团内部制度的合法性进行专 业审查，并出具审查意见。第十一条 各部门负责编制本部门年度制度立改废计划；负 责 本部门职责范围内制度文件的起草、修订、废止及管理工作; 负责会同相关部门对制度的合规性、适用性等进行评审；负责 会同相关部门确定制度级别，按级别履行集团公司制度审定及 发布程序；负责开展制度文件宣贯培训，并对实施情况进行跟 踪考核；负责开展所属职能系统外部监管要求的搜集、识别、适用性评价及更新等工作；负责按需对外部监管要求进行内部 转化；负责

20、在合规风控系统中维护本部门相关制度信息。第十二条所属各单位应根据集团公司确立的制度管理基 本框架，建立符合本单位实际的制度文件管理体系；负责根据 上级单位相关要求对制度文件管理体系进行必要的调整和完善; 负责对再投资企业的制度体系建设工作提出管理要求，并监督 落实。第三章外部监管要求管理第十三条各部门负责管理自身工作范畴需遵照执行的外部 监管要求，包括对外部监管要求进行搜集、辨识、适用性评价、 上传以及动态更新等。按照发文单位及约束力的不同，外部监 管要求可分为法律法规、监管规定、行业准则、国际条约、通 用标准、商业惯例、道德规范等。第十四条 各经营管理部门应随时关注与工作内容相关的外部监管要

21、求发布、更新情况，充分利用OA系统、工作会议、专 业期刊、官方网站等多种渠道进行文件搜集与识别，及时更新 部门外部监管要求清单，辨识应执行落实的具体文件条款，并 在合规风控系统中上传完善相应文件信息。各党群部门应随时 关注与自身职能相关的外部文件发布、更新情况，汇总整理形 成适用外来文件清单。第十五条各部门在完成外部监管要求清单更新及文件上 传后，应立即开展合规性评价工作。依据辨识出的适用条款，对相关制度、规范性文件及工作要求进行梳理记录，评价文件 及具体工作对监管要求的遵循情况。合规性评价结果应逐条记 录到监管外规清单当中，为内部制度的调整完善提供参考依据O第十六条合规审计部以年度为单位组织

22、各经营管理部门整 理汇总适用外部监管要求、适用条款及合规性评价结果等信息, 形成统一的监管外规清单，在集团范围内进行公示。党委办公 室以年度为单位组织各党群部门梳理报送外来文件清单，并在 集团范围内对清单进行公示。第十七条 合规审计部应关注与集团公司经营管理系统密 切相关的外部监管要求发布调整情况，为各部门外部监管要求 搜集辨识工作提供指导和支持，辅助做好外部监管要求的查缺 补漏。第十八条对于重点工作或上级明确要求转化文件的，各 部门应结合实际将外部监管要求转化进内部制度当中。转化上 级文件时，要杜绝只做加法、不做减法或层层“打补丁”，应首 先评审既存内部制度与外部监管要求的相关性，优先修订相

23、关 既存制度；当既存制度确实无法覆盖上级要求时，可编制新制 度以落实工作内容。转化时要避免不考虑本企业管理实际，照 搬照抄上级文件。第四章内部制度计划管理第十九条 在外部监管要求之下，集团公司对内部制度开 展管理工作，由党委办公室、合规审计部于每年年初组织各部 门开展内部制度梳理评审和立改废计划制定工作。评审的主要 依据为部门职能、外部监管要求辨识结果、年度重点工作任务 等。评审时应主要关注以下两个方面：一是针对既存文件，主 要评审文件内容的合法合规性、管理要求的适宜适用性以及文 件有效执行情况等；二是结合各部门管理职责调整及授权变更 等情况，对制度缺失或冗余进行评审。第二十条各系统应按照评审

24、结果制定年度经营管理类内部 制度立改废计划，计划内容应涵盖对不适用的制度进行修订或 废止，对超过三年未作调整的制度进行必要的更新，对缺失的 制度进行补充编制，对冗余制度进行整合，对上级文件进行必 要的内部转化等。要逐条明确计划完成时间及对应责任人员， 便于统筹部门后期跟进监督。第二十一条 在制定制度计划过程中，务必从体系化管理 角度出发，优先考虑修订既存制度，防止制度冗余重复，确保 制度体系结构严谨精简。第二十二条 党委办公室、合规审计部负责汇总各部门年 度内部制度立改废计划，从强化制度体系化管理、填补制度空 白等角度对计划内容进行复核并提出合理调整建议。各部门参 考建议对计划内容做出调整后，

25、将计划终稿分别报送至党委办 公室、合规审计部进行统一公示发布。第二十三条党委办公室、合规审计部定期对计划执行情 况进行跟进监督。对于计划落实存在困难的部门，应视情况予 以专项协助指导。第二十四条在执行制度计划过程中，如需对计划内容进行调整的，应按制度所属系统分别与党委办公室、合规审计部 协商一致后，出具计划调整说明并加盖部门印章，经分管领导 签字同意后，报合规审计部备案留档。第五章内部制度控制第二十五条 提出制度制定、修订申请的部室作为制度起草 部室，在起草制度文件时应当明确下列内容：名称、制定目的 和依据、适用范围、具体规范、解释机关、实施日期等。为规 范制度内容，便于文件执行和后期评审，各部门在新增或修订 制度时建议采用标准撰写模板（附件2）。第二十六条 在进行制度修编时，各经营管理部门要针对 制度所涉工作内容进行细致梳理，确保制度内容全面合理，与 相关制度有效衔接。对于指导具体工作运行的文件，应明确运 行流程中的各个环节，以及关键节点的管控要求及措施等，同 时应按照集团公司内控流程梳理构建要求绘制流程图，附在制 度文件后。各党群部门对于起草的党群制度，应当方向正确， 内容明确，逻辑严密，格式规范，表述准确，具有可操作性； 应当深入调查研究，全面掌握实际情况，认真总结历史经验和 新的实践经验，充分了解各方面意见和建议，并与现行党群制 度相衔接。