2023年雅居乐管理制度和方法(8篇).docx

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1、2023年雅居乐管理制度和方法(8篇) 书目 第1篇雅居乐物业管理服务公司简介材料 第2篇雅居乐物业印章管理规定 第3篇雅居乐物业行政公文管理规定 第4篇雅居乐物业图书资料管理规定 第5篇雅居乐物业工作环境管理规定 第6篇雅居乐物业工服管理制度 第7篇雅居乐物业办公用品管理规定 第8篇雅居乐物业档案管理实施细则 雅居乐物业管理服务公司简介材料 雅居乐物业管理服务有限公司简介 雅居乐物业管理服务有限公司成立于1993年,随着管理面积的日渐扩展,之后分别成立了包括雅莱格物业服务(上海)有限公司在内的7家独立物业公司及31家各地的分公司,迄今形成了六大管理区域,包括华南、华东、华北、江淮、西部和海南

2、云南区域,管理范围覆盖全国37座城市和地区,服务团队约1万人,管理各类物业的总建筑面约2300万平方米,总户数达16万户,服务业户约50万人。涵盖主流住宅、高端豪宅、旅游地产、商业、写字楼和房地产综合体等多种物业形态,形成了多元化的经营服务格局。 公司始终秉承着以人为本、以客为尊的服务理念,在沉淀了多年成熟丰富的物业管理阅历基础上,尤其注意服务团队的专业化管理和自身服务水准的提升,并在实践中不断摸索、不断总结积累出符合具有雅居乐物业服务特色的管理服务体系,全力保障优质的管理服务水平,维护小区平安、和谐、便捷、稳定的良好生活秩序,确保物业的保值、增值,细心为雅居乐业户打造人居和谐的小区生活。 伴

3、随20余载发展征程,雅居乐物业发展成为中国知名物业管理品牌企业,公司在市场上取得了骄人的业绩,为中国物业管理行业的健康发展、物业管理市场化作出了主动贡献,在物业管理行业中奠定了坚实的地位,成为国家建设部首批认定的物业管理一级资质企业之一,公司于1999年通过iso9000国际质量管理体系认证(认证机构为英国皇家bsi),自成立以来,公司及旗下项目多次被授予国家、省、市各级荣誉称号。包括“全国城市物业管理优秀示范住宅社区”;“全国首批40家物业管理一级资质企业”、“全国社区商业示范社区”、“省绿色社区”、“省社会治安综合治理先进集体”等各项荣誉,无一不凝合了社会各界对雅居乐品牌的充分信任。 紧随

4、雅居乐集团接连推出的顶尖高端产品及对高端物业服务水准提升的需求,发扬敢为天下先的精神,同时立足行业高度,雅莱格高端物业服务品牌应运而生。集雅居乐21年精华物业管理体系,引入国际级白金物业管家服务,以具有国际标准的顶级服务模式,精致到每一个服务细微环节,礼遇雅居乐顶级社区生活。先后在中山雅居乐熹 雅居乐物业印章管理规定 雅居物业印章管理规定 为了规范印章运用,建立严格的印章运用审批流程,避开给公司带来损失,特制定本规定。 一、公章类型: 1、公司公章、公司合同章、公司财务专用章、项目管理处章、部门用章 二、运用范围: 1、公司公章代表公司行为,具有最高效力;关于公司印章管理权在综合管理部,公司财

5、务专用章及合同章由财务部负责管理。 2、公司合同章用于公司对外签定合同运用,不得用于其他方面; 3、公司财务专用章用于财务票据签发和各种押金、收据用章; 4、项目管理处章代表项目管理处管理行为,只用于管理处日常管理和运做须要用章,不得随意用于其他方面; 5、部门用章代表公司职能部门行为,一般用在专业管理规定或者通知、工作联系函等方面。 三、印章的申请和运用: 1、由于工作须要,各部门(管理处)申请印章必需向公司申请,经总经理审批允许后,由综合管理部负责刻制,并予留印签式样(异地项目自行刻制,但需向综合管理部提交印签式样)。印章由专人管理,管理印章员由综合管理部经理指定,异地项目印章管理由综合管

6、理部业务归口管理人员负责保管。 2、各分公司、部门、项目公章应设专人管理。 3、加盖公章应由经手人填写用用印审批表,并由公司或各部门(项目)负责人审核需盖章的文件内容。 4、加盖公司或分公司公章需经公司或分公司总经理批准,加盖各部门、各项目印章需经部门及项目经理批准,加盖会馆印章应由主管经理批准。 5、各项目人员出入证、车辆出入证、装修许可证等需加盖公章时必需在结款后用印,并进行具体登记。 四、印章的管理: 1、印章不得随意由他人运用。印章运用人领用运用完毕后马上归还。 2、不根据公司印章管理规定私自用章者予以辞退。 3、由于印章管理不善印章流失到外部,造成公司名誉损失或经济损失,印章管理员予

7、以辞退;或领用人运用后未归还造成公司名誉损失或经济损失,领用人予以辞退。 4、管理处筹建完毕后,起用新管理用章,须经过公司综合管理部下发关于启用*物业管理中心印章的通知后方可正式运用。 五、印章的销毁: 1、分公司或者项目(部门)撤消,全部用章统一由综合管理部收取并销毁,任何人不得私自保留公司用章或者项目用章。违反规定,将追究相关人员责任。 六、支持性表格: 用印审批表wh-zh-b-009 印签式样wh-zh-b-010 雅居乐物业行政公文管理规定 雅居物业行政公文管理规定 一、管理范围: 1、外来公文一般分为两大类:正式公文-包括上级单位及兄弟单位来文;便函。 2、内部公文以公司名义发至上

8、级或兄弟单位、政府机关、相关单位或发至公司各部门红头文件,包括一些请示、重要通知、公司的重大确定、规章制度的颁布等。 3、各部门下发至物业管理中心的有关通告等规定性文件。 4、各部门、物业管理中心的会议纪要、通知等。 二、管理程序: 1、公文接收 2、登记 1)综合管理部收到公文由综合管理部文员进行拆封。 2)按来文机关进行分组编号,填写公文阅办单,附在公文前面,并检查来文的页数、附件是否齐全,如不全应提出索补的建议,根据来文的急缓程度分急件和慢件,急件需特殊说明。 3、拟办 全部公文登记后报送综合管理部负责人检阅,提出拟办看法,拟办看法要简明详细,对有必需在短期内办完的公文,应注明催办及检查

9、时间。 4、批示 由综合管理部文员将批注拟办公文上报总经理进行批示,总经理同意综合管理部拟办看法时,可在公文阅办单批示栏内签字,如认为不妥可重新批示或加注明。 5、分办及传阅 1)综合管理部文员将经过批示的公文(附文件阅办单)送承办部门办理或送有关人员和部门传阅。 2)传阅时各部门应在公文阅办单内签字并注明接件日期,文员应在传阅登记表上进行登记,以便查阅传阅进展状况。急件,先办理后传阅,慢件可先传阅,后办理。 3)传阅文件时,传阅人如发觉有必要补充和订正事项应通知综合管理部。 6、传阅后的落实。 1)承办部门在接到公文后,马上组织对公文的处理,并在规定时间内完成。 2)对于不属于本部门所承办时

10、,应马上将公文退回综合管理部要求重批,凡不进行处理又不退回的,若延误工作由接文部门担当责任。 3)催办的公文,批示在公文阅办单上注明检查日期,综合管理部文员按检查日期到办文部门检查办文状况,并做好记录,发觉问题刚好向综合管理部负责人汇报。 7、回复、存档 1)办理完的公文,须要回复时,由承办部门起草回文,经审批后发出,并即时将办完的公文交综合管理部归档。 2)办理完的公文,不须要回复的,由承办部门在公文处理单上注明办理状况。办完后的公文应尽快交综合管理部归档,归档时间不得超过一周。 8、拟稿 1)公司名义发文(红头文件)应在文稿前用公文稿纸,逐项填写清晰,公文稿纸的内容包括:标题、主送单位、抄

11、送单位、拟稿部门、拟稿人、部门审批、主管领导审批、签发人、会签等(见附表)。 2)拟稿内容应符合国家法律、法规、方针政策及已下发的各项规定,如与已发布规定不一样时,应声明原规定作废或失效。 3)拟稿要留意状况属实,观点明确,条理清晰,文字精炼,书写工整,标点精确。 4)公文的标题应与公文内容一样,人名、地名、数字、引文精确。 5)请示问题的公文应实行一文一事。 6)对内对外发放公文,由主管业务部门草拟,对外来公文的复文,由承办部门草拟。 7)草拟公文部门负责人应对所拟公文进行审核: 8)文中状况无虚假不实之词; 9)数字精确,人名、地名、专用术语正确并书写清晰; 10)公文中内容正确。 9、会

12、签 公文中的内容涉及其它部门时,由公文草拟部门组织各部门会签。 10、核稿 公文草拟部门将经部门经理审查签字的或经会签部门签字的公文草稿送综合管理部审稿。 11、综合管理部审核公文草稿是否达到公文的基本要求,并着重审查下列问题: 1)公文的政策性; 2)有关部门是否协商一样,与已发布的规定是否冲突; 3)无错别字、语法上的病句等。 12、审核及签发 1)公司名义下放的内容重要,涉及面广,对公司工作有指导意义的公文由公司总经理签发。 2)以公司名义发出属公司某方面工作的文件,由主管总经理签发。 3)业务部门代替主管领导起草的发文稿,应由主管总经理审核后由主管总经理签发。 4)各职能部门或项目物业

13、处自行发文(非红头文件),经分管总经理审批后由部门负责人签发。 5)签发公文应留意以下几方面: a、签发人对文件在政策、指导思想等方面负有完全责任,因此,必需对文稿从内容到文字进行严格的审核、修改,确保精确无误; 发看法明确、详细,如签署发、同意、速印发等; 修改签发文稿应力求字迹清晰; 13、印制、发送、登记、存档 1)经签发的文件,如属红头文件,由综合管理部负责打印,首页用专用公文纸,续页用a4复印纸打印,在综合管理部用印。综合管理部应在发文簿上登记按编号存档。 2)签发的文件,公司名文发文及部门发的规定性文件,应将草稿及原件一份填写发文记录并在综合管理部存档。 3)各部门所发非红头文件为

14、便于归档,可在文件上附页眉,页眉右上角注年度发文序列号如:03-行(01)(详见附表)。 三、支持性表格: 1、公文阅办单(wh-zh-*-001) 2、发文记录(wh-zh-*-002) 3、行政公文稿纸(wh-zh-*-003) 4、资料存档登记表(wh-zh-*-004) 雅居乐物业图书资料管理规定 雅居物业图书资料管理规定 为有效地利用公司的图书资料,加强图书资料的管理,结合公司实际状况,制定本管理规定。 一、图书资料的管理: 1、公司全部图书资料统一由综合管理部负责管理,综合管理部应指定一名管理员负责该项工作。 2、公司图书及报刊杂志由综合管理部统一购买、管理;公司各部门所购图书、订

15、阅刊物应在综合管理部进行登记、编号、办理借阅手续后方可借出。 3、管理员负责建立图书资料登记簿(含电子版),刚好补充更新,并且每年定期(7月、12月下旬)清点公司全部的图书资料。 二、图书资料的选购: 1、各类新购图书必需在综合管理部办理图书入库手续,出库手续由综合管理部统一办理并保管,各部门需用时干脆到综合管理部办理借阅手续。异地项目由综合管理部业务归口部门管理; 2、管理员应对图书进行统一登记,将书名、出版社名称、出版日期、购买日期、金额及其他资料具体登记于图书资料登记簿内,并填制图书卡插放于图书之末页。 3、各部门、个人如因工作须要购买图书资料的,应事先查询公司图书资料登记簿,避开重复购

16、买。确有必要的,必需先经所在部门负责人签批,报综合管理部审核批准。事先未经批准购买的图书资料一律不予报销。 4、图书购回后,购书人应到综合管理部门办理图书入库手续,办理图书报销手续时,必需供应图书发票单、入库单及有关负责人签字方可办理。 借书人仅限于本公司员工。 三、图书资料的运用: 1、借阅对象:物业公司全体员工。 2、员工欲借书可先查阅公司图书资料登记簿,再填写借阅单向管理员取书。管理员将图书交予借书人时,应先抽出图书卡,由借书人签字后,一并与借阅单妥为保管。 3、员工还书时应将所借图书交予管理员收讫,管理员除将借阅单归还借书人作废外,并应将图书卡放回书内。借书时间限于办公时间内上午11点

17、30分至12点,下午5点至5点30分。 4、杂志借阅3天之内(包括3天)归还;图书借阅7天之内(包括7天)归还。到期应马上归还,倘有特别事由需续借者,务必办理续借手续,但以续借二次为限。 5、杂志每次限借一册;图书每次限借两册。 6、辞典、宝贵图书或被指定为公共参考图书,原则上不外借,但确因工作须要必需阅览者限于当日归还。 7、员工所借之图书,如遇清点或公司业务急需时,应立刻归还,借书人不得拒绝。 8、员工应疼惜图书资料,不得在所借图书上圈点、折角。如有破损或遗失,一律按原图书版本购价的两倍赔偿。 9、员工借书期限届满或遇清点期,经通知仍不还书者,停止其借书权三个月,并按一天10元进行惩罚。

18、10、人员调出或离职时必需将所借图书归还,否则按规定扣薪。 3、借阅时间:杂志借阅3天之内(包括3天)归还;图书借阅7天之内(包括7天)归还。 本规定所指的图书资料包括图书、期刊杂志、公司购买设备、软件、系统的说明书、培训资料、操作手册,管理文本等。 四、支持性表格: 图书资料登记薄wh-zh-t-001 图书资料借用登记表wh-zh-t-002 雅居乐物业工作环境管理规定 雅居物业工作环境管理规定 为了保证本公司良好的办公环境,形成一个主动向上的工作氛围,创建更加舒适、整齐的工作环境,提高工作效率,特制定本规定。 一、环境管理规定 1.综合管理部前台文员(或前一晚值班人员)应在上班前10分钟

19、打开办公区公共区域内必要照明设备及空调通风设备,检查公共区域物品摆放是否整齐、有序及破损状况。 2.公司职能部门员工接听电话规范:你好,顺驰物业部。项目服务中心员工接听电话规范:你好,顺驰物业为您服务! 3.会议室、会客室等公共区域,在运用后应刚好更换引用水和纸杯,室内桌椅摆放整齐,烟灰缸要刚好清倒,保持桌面清洁,不得摆放非工作相关物品。 4.常用办公设备(包括:电脑、打印机、复印机、传真机、电话及其他设备)的运用,应根据其正确运用程序和有关操作说明书进行操作,并按时依据正常程序对设备进行维护,不得用于与工作无关的事务。 5.办公区墙壁张贴的各类标识(如核心价值观、获奖证书、业主锦旗等)应统一

20、设置于接待大厅内。 6.各部门、物业处每日应支配卫生值班人员,保持墙面、门、窗的清洁,物品摆放整齐,接待大厅不得堆放任何杂物。 7.各岗位员工不得在办公室内吃零食、早饭、午饭等,不得将与工作无关的物品摆放在办公桌上,不得做与工作无关的事(打私人电话、上网闲聊等),不得在办公区域大声喧哗、打闹,保持办公区的宁静。 8.非主管领导同意,非在岗员工或来访人员,不得进入办公区,应在接待区等候。等候时间超过20分钟的,前台接待员应主动为其供应饮用水。 9.遇到雨、雪等特别天气,前一晚值班人员应提前在办公区门前惹眼位置放置防滑设施及标识,以提示来往人员留意防滑。 二、物品摆放规定 1.办公区的桌、台、椅均

21、需按公司统一规定位置放置,电脑、饮水机、档案柜等设施应放在适当位置(以有效利用办公空间为准),不得随意摆放,全部物品位置经公司相关部门审定后,不得随意调整。 2.上班前,应规整当天所需用品,将全部用品统一摆放到桌(台)一侧,并做好其他班前打算工作。 3.上班时,应保持桌面整齐、有序,不允许摆放任何与工作无关的用品,仅可摆放办公用品(仅含笔筒、文件架、水杯),留意桌面物品摆放有序。员工需离开座位时,必需将桌面清理干净。 4.下班前,将桌面物品适当入柜,将桌(台)面清理干净,将重要文件入柜上锁,不得留在外面或带走,将办公椅放在办公桌前的恰当位置。 三、平安管理规定 1.修理部应定期检查办公区的水、

22、电设施设备运转状况,如有问题应刚好解决。 2.保安部应定期检查办公区消防设施的保管及灭火器材的摆放状况,保证其无损坏和丢失现象,并对全体员工进行消防平安培训。 3.各岗位员工应加强平安防患意识,下班时应将重要资料放入平安地点,关好电源,锁好抽屉、档案柜及门窗。 4.办公区夜间值班人员应对办公区内的各种设施设备进行平安检查,防止遗漏现象。 四、着装管理规定 1.公司全部当班人员应按公司工服管理规定着工作装,内着衬衣。暂没有工作装的人员着职业装,男士必需打领带,女士不得穿露脚趾的凉鞋。当班时必需按公司工服管理规定着装。 2.公司人员应保管好自己的工作装,不得有毁损。当班人员应整齐着装,以保持良好的

23、工作形象。 3.公司当班人员必需佩戴胸卡(胸卡上必需有本人1寸彩色照片;部门、岗位名称精确),非当班人员不得佩戴胸卡、不得在办公区内停留。 雅居乐物业工服管理制度 雅居物业工服管理制度 为了规范公司员工服装管理,建立完善的服装领用制度,特制定本规定。 一、工服的制作: 1、员工工服各项目应保持一样,假如依据项目品质须要或者项目特点另行制作服装,由项目筹备部门确定款式。 2、工服制作由综合管理部负责,根据季节变换统计服装需求,然后编制服装需求安排报总经理审批。综合管理部须要对工服统一发放。 二、工服的运用: 1、各部门(项目)依据所在部门岗位及工作须要制作相应的工作服装,上班时间一律统一着工装;

24、 2、工服不准穿出区外(外联部门及部门经理以上员工因工作须要除外); 3、工服有破损要刚好修补,保持其干净、整齐;因本人责任造成工服损坏、丢失应按原价赔偿; 4、项目离职人员应到项目综合管理部办理手续,将工服清洗干净后退回,否则按价扣薪;项目综合管理部统一对退回工服进行分类、编号,登记入库,定期整理,以便发放运用。 三、服装押金的相关规定: 1、保洁、修理人员:各季节服装押金均为100元,离职员工衣服无破损,则退还押金,否则根据破损程度扣除押金相应金额;每套服装运用期限为两年,员工两年后离职交回服装,退还押金。 2、保安人员 保安员服装押金为400元,每人发放统一服装,离职时根据破损程度收取折

25、旧费,无破损退还押金。 四、支持性表格: 服装领用登记表wh-zh-f-001 服装退还登记表wh-zh-f-002 雅居乐物业办公用品管理规定 雅居物业办公用品管理规定 为了规范办公用品管理,保证各部门(项目)办公设备及办公用品的运用,充分合理利用办公资源,特制定本规定。 一、管理职责: (一)、公司综合管理部 办公用品需求汇总,编制选购清单; 办公用品、办公设备的选购; 办公设备的管理、汇总以及编制台帐工作,报损审批。 (二)、各项目管理处及部门专人负责本部门办公设备的登记、建帐、具体记录领用领出及移交的状况;异地管理处的办公用品选购自行负责,但必需提交申购安排经综合管理部批准后方可选购(

26、选购价格由综合管理部供应指导价格)。 二、办公用品的选购: (一)、综合管理部经理每年年底对为公司供应办公用品供应商进行评估。评估后,建立办公用品合格供应商名录,由办公用品管理员根据经理供应名录进行办公用品的选购,遇到特别状况,不在名录内供商购买办公用品,办公用品管理员应向经理申请,经核准后可以执行选购。 (二)、新员工办公用品的领用 1、综合管理部为公司新员工(管理员以上)供应一套办公用品。 2、新员工办公用品:签字笔(1只)、笔芯(2只)、铅笔(1只)、橡皮(1只)、直别针(1盒)、曲别针(1盒)、笔筒(一个)、信签(一本)、笔记本(一本)、40页文件夹(一个)。新员工领取办公用品后,在办

27、公用品(临时)领用记录上签字。 (三)、日常办公用品的申领 1、各部门、各项目内勤人员每月25日之前依据办公用品定额制定本部门的办公用品及后勤用品领用安排上报综合管理部。如有超出额定安排应报请总经理批准。 2、本部门(项目)经理对本部门(项目)办公用品及后勤用品领用安排进行确认。 3、综合管理部依据各部门(项目)办公用品定额对部门上报办公用品及后勤用品领用安排进行审批。 4、综合管理部依据审批的办公用品及后勤用品领用安排为各部门、各项目(异地项目自行选购配备,但需提交安排审批)分发办公用品,在下月5日之前务必打算完毕。 5、各部门、各项目领用办公用品后,在办公用品及后勤用品领用安排上签字确认。

28、 6、如需购置固定资产、办公家俱、办公设备(200元以上)或非安排内办公用品,应填写办公及后勤用品申请特批单,项目或部门经理签字后报请总经理批准。 7、综合管理部或异地项目应配备肯定数量的低值易耗品及后勤用品以备临时领用,临时领用需填写办公用品临时领用单,由部门(项目)经理签字确认,综合管理部或异地项目内勤人员留存备案。 三、固定资产的管理 (一)、部门/项目固定资产的配备。(价值在200元以上的单件物品或者运用年限在2年以上的物品) 1、各项目负责本部门办公设备、用具的配备、登记及管理,并填写固定资产统计表; 2、综合管理部负责公司职能部门的固定资产选购,并依据部门(项目)办公设备、用具统计

29、状况汇总编制公司固定资产台帐。 (二)、固定资产报损管理 1、部门(项目)依据固定资产报废年限表上报办公设备及办公家具的破损状况,如提前报损需说明报损缘由,综合管理部核实后报经总经理审批。正常报废程序为:部门(项目)填写固定资产报损、报废单上报综合管理部,综合管理部对部门(项目)上报状况进行实际勘察落实上报状况是否属实。对于勘察属实状况,综合管理部经理赐予确认。在固定资产报损、报废单上签署看法。 2、对于可以修理接着运用的物品,综合管理部负责支配修理。对于确不能接着运用物品,综合管理部上报总经理申请购买。如因保管或运用不当造成办公设备及办公家具的损坏或丢失的,追究当事人的责任,并照价赔偿。 3

30、、综合管理部每季度对办公设备及家具进行清查盘点。市内项目需现场盘点,异地项目每半年现场盘点一次。 附:办公用品领用定额说明。(详细价目详见办公用品及后勤用品价目表) 1.低值易耗办公用品消耗定额: 部门经理及主管:4元/人月 经理及主管以下员工:3元/人月。 经理及经理助理:4元/人月。 经理及助理以下员工:3元/人月。 2.电脑及复印机打印机耗材定额: (1)软盘:5张/月。刻录光盘:2张/月。 (2)a4复印纸:依据耗材设备的不同配置,打印机:1包/月;复印机:2包/月(10万平米以下小区:1包/2月) (3)其余耗材:复印机墨粉:1支/2月;激光打印机硒鼓:1个/3月;针式打印机色带:1

31、个/月;喷墨打印机墨盒:1个/2月(10万平米以下小区墨盒及色带:1个/半年。) 3. 后勤用品定额: (1)一次性水杯(5元/50个):100个/月 (2)茶叶(30元/斤):一斤 附: 固定资产报废年限表 编号: 项目分类项目名称报废年限说明 办公设备装订机20年 摄像机15年 传真机10年 扫描仪10年 显示器防护屏10年 插座10年 ups电源10年 集线器10年 照相机10年 塑封机10年 复印机8年 电话机6年 计算机显示器6年 计算机主机6年 调制解调器6年 打印机6年 键盘6年 音箱6年 刻录机6年 幻灯机6年 验钞机6年 计算器6年 鼠标4年 办公家具文件柜10年 更衣柜10

32、年 保险柜8年 办公桌7年 办公椅7年 电镀椅7年 电脑椅6年 接待椅6年 饮水机6年 白板6年 四、支持性表格 办公用品合格供应商名录wh-zh-b-001 办公用品(临时)领用记录wh-zh-b-002 办公用品申购单wh -zh-b-003 办公用品申请特批单wh-zh-b-004 固定资产报损、报废单wh-zh-b-005 雅居乐物业档案管理实施细则 雅居物业档案管理实施细则 为了加强公司档案的综合管理,有效地爱护和利用档案,充分发挥档案资料的作用,为公司各项工作服务,依据中华人民共和国国档案法,特制定本实施细则。 一、公司档案的立卷和归档 1、公司接收或下发行政公文、以公司名义签属的

33、合同及协议等文件由综合管理部负责立卷、归档; 2、向各项目下发的各种规范、制度、流程等文件由品质部负责立卷、归档; 3、财务帐册、财务单据及有关文件资料由财务部负责归档; 4、各项目的主体及公共设施、配套设施的竣工图纸,验收材料、批文报件由技术部负责归档; 5、公司下发的各类公文及各项目向业主下发的各类通知等由各项目负责归档。 二、归档文件材料要求 1、文件纸质较好,纸大小规格统一,一般用标准的a4公文纸。 2、字迹端正、清晰。最好用打字油印件,抄写要用碳素墨水写,不能用圆珠笔、铅笔。 3、文件要有明确的标题、文号、主送、抄送、抄报、抄发单位。发文稿纸上各栏内容应填写清晰。领导签发文件要用黑墨

34、水或蓝黑墨水,不能用圆珠笔色墨水,文稿和正文同是存档。 4、材料齐全、精确。每项活动要从起先到结束所形成的全套完整材料,统计数字要精确。 三、案卷质量要求: 遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区分管理和利用。 1、内文件材料必需精确反映公司管理活动的真实内容,手续完善,利于长期保存。 2、管理内容的档案,按问题时间或重要程度排列。要留意密不行分的材料排列依次:定稿在前,历次修改稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后。 3、专题性:成套性档案(包括科研、基建、设备等)按阶段、结构、部分进行归档。 4、确定文件材料的保存价值,分为永久、长期、短期保存。 5、凡反映公司职能活动和基本历

35、史面貌,对公司、国家建设、历史探讨有长远利用价值的,列为永久保管。凡反映公司一般工作活动,在长期内对公司有查考利用价值的,列为长期保管,保管期为十五年至五十年。凡在较短时间内对公司工作有查考价值的,列为短期保管,短期保管年限为一至五年。 6、立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采纳硬卷或单份装订。问题单一,文件较少,又不便一起归类的,可立薄卷。 7、卷内文件材料按依次排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,应在装订线一侧下角编号,不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件数的受控章,并将档号、件数填写清晰。 8、每个案卷必需按规定格式逐件

36、填写卷内书目。对文件材料有题名不要随意更改或简化。题目无实质内容或无题的要重新拟定,并在前后加。没有责任者、年、月、日的文件,要考正清晰。会议纪要应概括出主要内容。 四、部门档案员工作职责 1、设立兼职档案员,根据公司的档案存放的详细规定履行好本部门档案工作。 2、依据本部门的归档内容,收集、积累、整理本部门应归档的文件材料。 五、归档时间及要求 (一)归档时间 1、各部门档案应在次年四月底前将文件材料整理归类后归档。 2、基建材料和专题性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月按要求进行立卷归档。 3、财会类档案,在会计年度终了后,由财务部门整理,立卷在本部门保管两年顺次年四月份归档。 4、声像

37、类档案,在声像制作,如照片、光碟、录音带、录像带完成后三个月整理好,将档案内容、时间、地点、人物和制作人标明,每张照片附上底片,登记造册后归档。 (二)归档要求 1、归档文件材料由归档部门兼职档案员按要求整理好后立卷,如档案不完整、不齐全、不符合归档要求,档案员有权拒绝签收,并限期改正补交。 2、档案管理人员调离时,应办理移交手续。 六、档案的借阅 1、公司各部门查阅或外借档案,必需履行借阅手续,公司外有关人员要查阅档案,需经分管总经理批准。对于重要、宝贵的档案和资料,一般不供应原件运用。 2、不属于原文件规定的阅读范围人员或查阅不属于本人承办工作范围的档案,须经分管领导批准。 3、档案管理人员应对档案的平安、保密和完整负责,不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人,否则,除负责赔偿损失外,应报请领导和相关部门处理。 七、档案的鉴定 1、为加强对有价值的文件材料的爱护和管理,对保管期限已满的各类档案,应进行相应的鉴定工作。 2、档案的鉴定工作,必需坚持全面的、历史的观点,仔细估计档案的价值程度,并依据保管期限的规定,对不再有保存价值的过期档案进行处理,原规定欠妥的,经仔细探讨后延长保存年限。 3、对某些档案材料是否销毁没有充分把握的,应作保存处理,不能仓促销毁。 4、鉴定时,应将处理看法报分管总经理审批,由两人或两人以上在指定地点销毁,并在销毁清册上登记,销毁清册应立卷长期保存。