2023年物业档案管理制度(篇).docx

《2023年物业档案管理制度(篇).docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年物业档案管理制度(篇).docx（54页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、2023年物业档案管理制度(篇) 书目 小区管理处物业档案建立管理规范 小区管理处物业档案的建立与管理 物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是修理、养护物业设施,还是了解业主及物业运用人状况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必定趋势。 物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时干脆形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的

2、历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。 一、档案管理运作环节 1、设立档案室,实行系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对全部档案资料进行严格管理。 2、资料的收集坚持内容真实的原则,依据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从须要动身,扩大资料的来源渠道。 二、资料分类整理 收集后的全部信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,依据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清楚、分类合理。 三、档案内容 范围分 类资 料 内 容 房产公司供应资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、

3、扩初会审文件、建设规划许可证 技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备运用技术资料 管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、消遣设施资料、路标、门牌、室号配置图 业主资料入住通知书、业主公约、业主状况登记表、装修申请表、房屋交接单 日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案 四、资料归档整理 1、根据资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。 2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。 3、档案的出室、

4、入室都有严格的规定:出室必需由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,马上修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需刚好收回在外文件,严防文件的流失。 4、档案的管理环境做到三防,即防火、防潮、防变质。 物业档案文件管理培训内容 物业档案文件管理培训 1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何运用 (1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间相互商洽和联系工作,询问和答复问题等用函。 (2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项须要外界协作等用通告。 (3)通知:是发觉行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所

5、属单位,要求属下单位输或须要周知和共同执行事项时所运用的下行文种。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议通知、任免通知。 (4)报告:向上级机关汇报工作,反映状况,提出建议,答复上级机关的询问等用报告。 (5)请示:恳求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用请示。 2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息 (1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集; (2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集; (3)从物业管理协会会刊中收集; (4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料; (5)常常了解物业管理专业书籍的出版状况; (6)保持与物业管理各政府业务主管部门的

6、联系,从中获得物业管理的有关文件法规; (7)可从报刊、杂志等资料中收集。 3、档案材料的收集和清理的详细要求是什么 (1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度; (2)刚好做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管; (3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料; (4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作; (5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用; (6)必需按档案分类项目进行档案的整理和归档; a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料

7、性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应依据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。 b、档案分类项目一旦确定,要执行究竟,不因易人而变更。 c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可依据材料与类目的亲密程度进行归类。 (7)档案材料的卷宗的处理: a、对无主题的材料应拟定准确的标题; b、全部归档材料均须编号,并按序号进行先后排列; c、填写材料书目表,其主要内容有:依次号、发文部门、标题、文号和日期; (8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。 (9)档案材料的保管。档案材料应集中

8、指定地点保存,并按类上架进柜,留意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事务的发生,要常常对档案材料进行检查。 4、物业管理应保存的基本材料有哪些 物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作安排、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事务和投诉;工作检查、评比记录;物业管理托付合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事务记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。 物业档案管理制度范本 1目的 为更好的驾驭物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物

9、业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。 2适用范围 适用于东莞市*物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。 3职责 3.1档案管理员干脆向行政主管负责。 3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。 3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。 3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。 4档案存放位置 4.1电脑保存一份电子文档。 4.2*四楼资料室。 5档案管理员 5.1行政人事部 6档案编号规则(见附件1) 7部门档案内容 7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。 7.2财务部:财务资料、合同。 7.3保安部

10、:警戒器材、合同。 7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。 7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。 7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。 8档案管理制度 8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。 8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。 8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。 8.4资料借阅必需是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必需经总经理批准同意。 8.5档案室必需保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。 8.6工作须要

11、复印资料的只可复印本部门资料,必需做好登记。 8.7档案管理员必需保证资料的完整及完好,如有损坏必需马上进行更新。 8.8档案管理员必需每月对资料进行一次更新,更新后的资料必需放于本文件的首页。 8.9档案管理员制定文件档案总书目,以及每个档案文件书目放于文件的首页便于查找。 8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。 9相关文档 9.1档案编号规则 10修订及实施 10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。 10.2本规定修订权在公司。 10.3本规定从二零零四年六月一日实行。 物业档案管理标准作业程序 一、目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围

12、适用于物业部各类档案的管理。 三、职责 1、总经理审批档案的借阅申请及清单。 2、行政部经理监督档案管理的实施工作。 3、档案管理员负责档案的日常管理工作。 四、程序要点 1、档案的编号 (1)公司、物业部编号: 物业部 编号为:wy(英文缩写)。 (2)部门编号: 办公室 ; 财务部 ; 事务处 ; 工程处 ; 护卫处 ; (3)年份编号:引用年份序号2000、2023、2023。 (4)档案依次号:采纳阿拉伯数字取3位有效数字001、002、003。 (5)档案编号举例: 物业部编号: 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 物业部编号: 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档

13、案的分类 (1)区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类: 行政、人事类; 财务类; 公共事务类; 保洁类; 园林绿化类; 机电修理类; 经营类; 品质类。 (2)全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律动身,符合档案形成的实际状况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。依据物业管理的物性,我们采纳组织机构问题分类法,如: 收文类 发文类 合同类 办公室 员工人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同类 收文类 发文类 业主档案类 事务部 员工档案类 修理类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类

14、安排总结类 3、立卷与编制书目 (1)立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷: 依据档案(或文件夹)的规格打算相应的档案标准贴纸; 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: 物业行政部、人事部收文:*z收文; 物业财务部报表:cw报表; 物业部服务处业主档案: fw业主档案。 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中; 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹内)。 (2)编制书目: 档案管理

15、员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; 每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。 4、档案的保管期限 (1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 (2)各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注。 5、档案的保管 (1)档案保管的工作任务是: 便于查阅; 保证档案的平安; 防止档案的损坏; 实行修复技术,延长档案寿命。 (2)档案保管的责任部门: 财务部保管财务档案; 办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤

16、资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料; 工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及安排、总结及物业部各职能部门须要保管的其他档案; 各职能部门除常常运用的部分资料外,原则上不保管档案。 (3)档案的保管程序: 各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员; 档案管理员将该管理资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号; 档案管理员定期将档案书目输入电脑,以便查询; 档案原则上保管原则件。 6、档案的密级 (1)档案的密级

17、分为三级:绝密、机密、一般; 绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案; 机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、修理、回访记录、安排总结和其他属机密的档案; 一般档案包括: 公司的通知、通告等一般性文件。 7、档案的查阅权限 (1)总经理可查阅公司全部档案。 (2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。 (3)部门负责人可查阅该部门全部档案。 (4)其他人员依据审批查阅有关档案。 8、档案的查阅/借阅/复制 (1)查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/

18、借阅/复制登记表中登记。 (2)档案管理员审核其查(借)阅资格: 权限内(经授权/审批)的按正常手续办理; 权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续: 属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。 9、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 10、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;一般档案由部门负责人审批。 11、档案的销毁 (1)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁

19、安排及清单位,报行政部、人事部经理审核。 (2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。 (3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。 (4)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择平安地点销毁档案。 五、记录 1、档案书目 2、档案查阅/借阅/复制审批表 3、档案查阅/借阅/复制登记表 4、档案销毁清单 六、相关支持文件 1、文书管理标准作业程序 物业档案管理员岗位职责素养要求 物业档案管理员岗位职责及素养要求 岗位名称:档案管理员 干脆上级:客户服务中心主管 干脆下级:无 详细职责: 1、对客服中心主管负责,自觉遵

20、守公司及物业管理中心的各项管理规定。 2、做好物业档案管理工作,建立、建全档案管理制度,按类别标明,以便快速查找。 3、树立业主至上的服务意识,确保业主资料的完整、保密。 4、主动参与岗位学问学习,坚守岗位保证资料管理有序。 5、完成上级交办的其它工作。 任职要求: 具有良好的职业道德、身体健康、沟通实力强、有肯定的亲和力,具有高度的责任感、事业心强,具有肯定的物业管理阅历和丰富的专业学问。 管理处物业档案操作流程（10） 管理处物业档案操作流程(十) 收集资料(归档范围): 一、工程技术资料:1、项目取得资料(批文等);2、各类建筑许可证;3、各类图纸;4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议

21、纪要;5、物业接管验收记录;6、其他合同、资料。 二、客户资料: 1、前期服务协议;2、交房清单;3、业主(客户)入住验房表; 4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、改建、增设申请、人员出入登记、装修违规记录);5、家庭状况登记;6、租户资料。 三、修理资料: 1、任务单;2、报修、约修记录。 四、平安维护管理资料: 1、值勤记录;2、交接班记录;3、物品出入登记;4、外来人员出入登记5、车辆管理资料(包括状况、出入登记)。 五、设施、设备管理资料(包括消防): 1、购销合同;2、安装图纸;3、说明书;4、养护安排;5、运行、修理、养护、巡查记录。 六、绿化管理资料: 1、图纸;2、承包合

22、同;3、养护工作安排;4、检查记录。 七、环境卫生管理资料: 1、工作安排;2、检查记录。 八、社区文化资料: 1、活动安排;2、活动通知;3、活动图片。 九、业主反馈资料:回访记录、投诉记录、修理回访记录。 十、行政文件资料: 1、规章制度;2、总结、通知、通报、确定等相关文件资料。 十一、业主委员会资料: 1、筹备、成立等文件资料;2、会议纪要、决议等。 十二、财务管理资料: 各种收费资料(包括综合服务费、日常修理费、车辆管理费等报表、单)。 资料整理、归档: 根据市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。 档案借阅: 文档查阅须经档案管理部门

23、负责人批准。 范王码档案的销毁: 依据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料积累和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。 某某商业物业档案建立与管理 某商业物业档案建立与管理 科学的、规范化的档案管理能有效地为m*y商业物业公共设施的运用、修理、改建和各项管理工作供应指引和服务。我们拟实行系统化、科学化、电脑化的手段,配备专职档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对现有档案资料进行严格、科学、集中的管理。 1、档案资料的分类简索 1)开发建设单位移交档案资料 产权资料 a、项目批准文件 b、用地批准

24、文件 c、投资许可证 d、规划许可证 e、开工许可证 f、拆迁安置资料 技术资料 a、物业规划图 b、建筑施工图 c、竣工图 a)总平面图 b)单体建筑、结构、设备竣工图 c)消防、附属工程及地下管网竣工图 d、地质勘测报告 e、工程合同 f、开、竣工报告 g、工程预决算 h、图纸会审记录 i、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录) j、隐藏工程验收签证 k、沉降视察验收签证 l、竣工验收证明书 m、钢材、水泥等主要材料的质量保证书 n、新材料、构配件的鉴定合格证书 o、水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书 p、砂浆、混凝土试块试压报告 q、供水的试压报告 r、绿化工程竣工图

25、纸及相关资料 s、消防系统验收证明 t、房地产权属关系的有关资料 u、公共设施检查验收证明 v、机电设备运用说明书 w、用水、用电、用气指标批文 *、水、电、气表、校验报告 y、智能系统、通讯、电视等交验证明及相关资料 物业资料 a、大厦基本资料 b、分区资料 2)管理单位自建档案资料 (1)顾客资料 a、入住业主资料 a)入住业主通知书 b)入住业主协议书 c)顾客公约 d)其它 b、人员档案 a)企业状况登记表 b)身份证 (2)日常管理资料 a、环境管理记录 a)日常巡查记录 b)垃圾清运记录 c)消杀记录 d)噪音检测记录 b、保安管理记录 a)日常巡查记录 b)交接班记录 c)值班记

26、录 d)物资搬运放行记录 e)紧急事务处理记录 f)车辆管理记录 g)夜间查岗记录 h)闭路监控系统录相带 b、出租档案 a)入住认定书 b)承租人员资料 d、车辆档案 a)车辆具体资料 b)车位运用协议 c、装修管理档案 a)装修申请表 b)装修工程队平安责任书 c)临时施工人员登记表 d)施工单位营业执照 e)消防审批资料 d、修理服务档案 a)修理托付单 b)修理服务回访记录 e、收费管理档案 a)月收费明细表及汇总表 b)管理费收支公布表 c)管理处与外单位签订的各类合同 d)其它 f、设备管理档案 a)公用设施保养修理记录 b)机电设备保养修理及运行记录 c)设备分承包方修理保养记录

27、 d)智能系统值班记录 e)设备设施巡察检查记录 f)水箱清洗记录 g)二次供水设施卫生合格证 h)水质抽样检查报告 i)设备台帐 g、大厦文化档案 a)各项活动安排及实施记录 b)图片及录像 c)新闻媒介报导剪集 d)大厦文化活动总结 h、顾客看法调查、统计记录 i、顾客访问记录 j、顾客投诉及处理记录 k、员工管理档案 a)员工个人具体资料 b)员工培训考核记录 c)员工业绩考核记录 d)员工内务管理检查记录 l、培训档案 a)培训安排及实施记录 b)培训考核及跟查记录 c)军事训练及消防演习记录 m、行政文件 a)政府部门文件 b)函件 c)物业公司及集团公司文件 d)管理处规章制度、通

28、知、通报等文件 e)管理处荣誉资料 n、其它 2、档案、资料的管理方法 1)档案、资料建立及管理运作流程示意图 2)档案资料收、发管理程序 a、管理处重要资料(如开发商供应的资料)接收必需经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。 b、管理处日常管理文件根据本公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。 3、档案资料管理要求 1)采纳各种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采纳相适应的保管、储存方法。 2)尽可能把其它形式的档案资料转 化为电脑储存,便于查找和利用。 3)电脑文件必需由专人根据规定设置子书目进行分类管理,并定期清除过期失

29、效文件。 4)原始文件根据文件运用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件书目。当文件状况有所变动时,应刚好调整书目的有关数据,以保证查阅者刚好找到有效的文件。 5)档案的鉴定必需由管理处主任或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出确定,其他未经授权人士无权确定。 6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑书目,最好按不同业务部门分柜保存。为工作便利可设置部门开架档案。 星城项目物业档案资料管理 新星城项目物业档案资料管理 随着物业现代化的不断发展,信息资源成为管理又一重要因素。档案、信息管理从物业管理的介入期起先,始终伴随着物业管理的进

30、程,从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。为此,我们对档案、信息资料采纳计算机管理,达到科学化、有序化、集中化管理目标。 管理的内容 1、资料的收集 资料的收集坚持来源多、内容广的原则。从物业管理的实际工作动身,扩大信息资料的来源,从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。 2、档案资料的分类 所收集的档案资料,依据其来源、内容、形式,进行集中整理和科学分类,做到条理清楚、分类合理,便于运用、查找、检索。 移交资料 项目资料名称 新星城项目规划资料 1、项

31、目批准文件 2、用地批准文件 3、规划证、建筑许可证、开工许可证 4、拆迁安置资料 5、房地产平面图 工程技术资料 1、竣工图、总平面图,建筑、结构、设备及附属工程及 隐藏工程的全套图纸 2、地质勘查报告、工程建设投标文件 3、工程合同及竣工报告 4、工程预决算 5、图纸会审记录 6、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录) 7、隐藏工程验收签证 8、沉降视察记录 9、竣工验收证明书 10、钢材、水泥等主要材料的质量保证书 11、新材料、构配件的鉴定合格证书 12、水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书 13、砂浆、混凝土试块试压报告 14、供水、供气、空调的试压报告 1

32、5、园林绿化图纸和清样 16、设备清单、设备供货合同,设备安装调试记录,运用留意事项、说明,质保书和保修单 17、工程监理报告 日常物业管理档案、信息资料 项目资料名称 物业资料物业基本资料、分区资料、商业网点资料、消遣设施资料等 业主资料业主须知、业主基本资料、物品出入登记等 装修资料装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工平安责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等 修理资料修缮安排与方案、修理申报表、修理服务派工单、修理回访记录、公共设施修理记录等 绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等 清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等

33、 消防管理资料消防巡察记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等 治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事务处理记录、车辆管理记录、护卫巡逻签到表、平安隐患整改通知等 设备管理资料设备台帐、设备修理保养安排与申请报告、设备修理保养记录、设备运行记录、设备修理分包协议、设备检查记录等 社区文化活动资料活动实施方案、活动宣扬图片、录像记录、传媒报导、总结报告等 员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训安排、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等 服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员看法调查、

34、统计记录、业主子员投诉及处理记录等 行政文件资料政府相关文件、法规、法律;公司有关文件、通知、函件;商茂世纪广场物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等 3、档案资料管理的要点 (1)重要的档案资料(如竣工资料)的交接必需经过双方负责人或其指定责任人验收,完善交接手续后方能分卷立档。 (2)档案资料实行专人专职管理。 (3)档案资料实行严格的借阅登记制度,归还入档时,必需经过审核检查,如有稍微破损应马上修补,损坏严峻的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅状况,以便刚好收回在外文件,防止因管理疏忽导致文件流失。 (4)档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案

35、资料的鉴定必需由主要负责人或其指定的责任人负责,对档案是否有效、作废以及保存数量等做出确定。当文件状况有所变动时,应刚好调整书目的有关数据,以保证查阅者刚好找到有效文件。 (5)档案资料的管理必需做到七防,即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必需配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等防潮物,档案管理人员须定期检查和清理,保证档案资料管理环境条件符合要求。 4、档案资料管理制度 (1)管理公司档案资料员负责整理收集各类档案资料。 (2)管理公司工作人员日常工作中必需完成工作范围内的各类文件、记录,以便档案员收集。 (3)管理公司资料室收档、存档的文件、批文必需是原始记录,其他资料

36、确没有原始记录,也可存复印件。 (4)档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。 (5)管理公司档案资料分类:用户档案资料、装修审批资料、修理保养资料、工程竣工资料及管理公司相关资料。 (6)已归档的资料,每月进行抽查,每季进行全面检查,年度进行清理、检查,对超期或已无保存价值的档案,严格按销毁规程进行。 (7)对外借阅 用户借阅或其他人有关档案资料,须向管理公司提出书面申请,经管理公司经理批准后,交档案员备案查找。全部借阅档案资料不得带出档案室,如遇特别状况需复印的,应交纳肯定的保证金。 (8)对内借阅。 管理公司内部工作人员查阅档案资料时,经管理公司经理批准

37、后,交档案室档案员查找,但不得随意复印 5、档案资料管理体系 6、档案资料销毁规程 (1)每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面仔细检查、整理,并提出超过期限或已无保存价值的档案。 (2)依据各类档案资料的保管期限,在确定该档案已超过保 存期限或已无保存价值时,由档案资料员填写销毁单并报经理鉴定。 (3)经理在接到销毁单10个工作日内,结合实际状况,并经管理公司办公会议进行鉴定,确认无误后,执行销毁。 某物业档案管理规程 f物业档案管理规程 1.0目的 确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效限制。 2.0资料档案 2.1归档范围 文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合

38、同等; 2.2建立 2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。 2.2.2组卷 2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档,归档要留意整齐,归档前要把资料进行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,全部材料都能顺手可得,避开盲目查找。 2.2.2.2按年度、题目分类,查找快速便利,在档案书目里清晰的标明并与档案保存好,对每一份文件都要清晰的注明其归入的档案类目。 2.2.2.3立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。 2.2.3装订 2.2.3.1案卷

39、厚度一般在1.5公分至2公分为度,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以分辨的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明作者,问题或名称,文字要简练,准确,用毛笔或铅笔,字迹端正。 2.2.3.2依据卷内文件之间的联系,进行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷书目。 2.3管理 2.3.1档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,防遗失,发觉异样或被盗、丢失等状况,刚好向领导反映,妥当处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任; 2.3.2留意做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。 2.3.3每年