关于如何写报告、请示等几种公文.docx

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2、文种的角色定位问题，对于写好这两种公文很有必要。实际写作中，人们对此不够重视，随意为之，经常闹出很多笑话。大家知道，报告文是下级机关向上级机关汇报工作、反映状况、答复询问的文件，是下级机关将状况通报给上级机关的主要形式。（上情下达主要靠“通知”、“通报”，下情上达主要靠“报告”，此外，上下级之间还可以打电话、派人传达）。报告文的特点在于“重陈述”、“有主见”。“重陈述”是说，报告文以叙述事实为主，有条理地把状况叙述清晰，以供上级了解；“有主见”是说：报告文在陈述清晰事实的前提下，还要表明对所陈述的状况的看法或看法，以供上级参考。这两个特点，是从报告文的内容上看出来的。报告文在内容上是既说事，又

3、说理，说事为主，说理为辅。当然，这里的“理”，只是几句话交代出来的观点、看法，不是长篇争论的大道理。这在后面讲报告写作方法时还要具体介绍。而请示文则是下级机关向上级机关恳求指示、恳求批准的文件。下级机关不是什么问题都要向上级机关请示，在本机关职权范围内的工作都不要请示，照常规去做即可。只是当某项工作出离了本机关职权范围（或超出自身权力范围、或超出自身实力范围、或超出自身智力范围，换言之：出于自身权限不够、或实力不足、或相识不清）时，才要用请示行文，且必需用请示行文，而不能自以为是、自行其事。请示文有“超前性”和“说明性”两个特点。“超前性”说的是办事之前行文，办事之前呈送，恳求上级定夺，待上级

4、作出决断以后按上级意图行动，或办或不办，换句话说“先奏后斩”。“说明性”指的是请示文重在说明要办的理由、说明求助的内容即要求，通过说明，劝服上级、打动上级，使上级作出决断，对请示的事项赐予答复或批准。从上面的介绍中，我们不难看出，报告和请示是两个定义不同的文种，有着各自的特点。二者虽说都是上行文（都是顶脚的下级机关写给顶头的上级机关的），但它们的不同之处是非常明显的，归纳起来，至少有以下四点不同：1、行文时机不同：请示是事前行文；报告是事后行文。2、行文内容不同：请示是侧重说明理由、要求；报告是侧重陈述状况、问题。3、行文方式不同：请示是主要用说明的表达方式；报告是主要用叙述的表达方式。4、行

5、文目的不同：请示是要上级赐予答复；报告则是只诉状况，不求回复。报告和请示文的这四点区分，界定了二者的角色地位，分清了二者的性质特征，也限制了二者的适用范围。在写作方式和方法上给了人们以清楚的昭示。但是，很缺憾，实际写作中，许多人对此并不非常清晰，甚至还非常模糊。以至在行文中，造成了许多混乱，不是弄错行文时机，就是搞混行文内容，或者用错表达方式，甚至在报告中或文尾，写上要求上级答复和批示的话语，请示中大段大段的叙述事实等等。造成这种混乱现象，当然与写作者的学问储备不足、写作水平不高、或者责任心不强有关，也是上行文的历史状况影响所致。以前的上行文，笼统地叫“请示报告”，把对上级的行文确定为一个名称

6、，只要是上行文，写作时，都一律写成“请示报告”，文中既汇报工作、反映状况，又提出恳求。后来（也许是上个世纪50年头末60年头初），为了提高办事效率，把上行文一分为二，报告归报告，请示归请示，报告中只汇报工作、反映状况、答复询问，不再提恳求事项；请示中也只是恳求上级指示批准，而不再汇报工作等等。“请示报告”的混合名称从今不再运用。报告、请示这样分开的时间已经很久了，现在仍旧有人不知道这一点，还常用混合名称，进行混合写作。有些领导至今如此，一提到给上级行文，就满嘴都是“请示报告”。在座的挚友们，你们有没有这种状况？假如有，就要改过来，以后也不再这样做。假如看到别人这样做，就大胆、善意、刚好地指出来

7、，帮他改正。以使报告、请示文的角色地位更加确定、更加清楚，从而担当起各自应当担当的责任和职能。这对公文写作的规范化无疑是非常有益的。（13种行政公文的写作都存在须要进一步规范化的问题。）明确了报告、请示文的角色地位，再来讲这两个文种的格式和写作，就比较简单了。其次，讲讲报告、请示的文面格式。报告、请示都是上行文，都是下级机关写给干脆的上级机关的，它们文种体例一样，文面格式相同，都有：标题、主送机关、正文、结语；都要：落款、署时、盖章。在写法上，除了正文、结语有区分，其它各项也都相像。标题：既可以：发文机关+事由+文种（或报告、或请示），也可以实行省略式，通常省略发文机关，写成：事由+文种（报告

8、或请示）。但不能只用文种做标题，写成“报告”或“请示”。主送机关（收文单位）：“肯定有”（即不能省略），“有肯定”（即写动身文机关的顶头上级机关）（叙述）状况正文：报告正文通常写两部分内容（表明）看法（讲）理由；请示正文通常也写两部分内容（提）要求“特此报告”结语：报告结语常写（但不写要求性结语）“专此报告”；请示结语常写：“以上要求当否，请批示（批复）”落款：“肯定有”（即不能省略），“有肯定”（即写动身文机关）署时：都要写出年、月、日。行政公文落款处的年、月、日都要用汉字小写数字，不能用阿拉伯数字，报告、请示当然不例外。盖章：报告、请示与其它行政公文一样，都必需加盖发文机关的公章，盖章才能

9、生效，才有肃穆性。以上说的是报告、请示的文面格式和各个项目的写作方式、方法。第三，讲讲报告、请示的写作要领。全面驾驭报告、请示的构成体例，严格根据报告、请示的文面格式和详细项目去写，这是写作报告、请示的基本要求。但仅仅符合这些基本要求，还不肯定能够写好报告、请示。要真正写好这两种公文，还必需驾驭这两种公文各自的类型及写作要领，留意吸取他人写作这两种公文的阅历教训。工作报告简洁地说，报告从写作目的上分有三种类型：状况报告、答复报告、综合报告；从写作容量上分有两种类型：专项报告、请准类请示。请示文的类型比较少，只有两个，前者是恳求上级机关批请帮类请示准办理某件事；后者是恳求上级机关赐予精神上、物质

10、上的帮助，比如给权力、给精神、给政策，给人、财、物等等。在写作报告、请示的时候，要依据这些类型的不同，实行一些不同的方式，要依据内容、目的的不同，有针对性地写，有重点地写。总而言之，不同类型的报告、请示，担当的写作任务不同，因此在写法上有明显差异，写作时要详细对待。但是，不管报告、请示这两个文种的类型有多么困难，写作的任务有多么不同，详细的方法有多么纷繁，每个文种的写作总有些共性的要求值得留意。就报告文而言，写作时必需留意以下几点：（一）陈述事实要完整清晰。所谓“完整”，是事实要写得有头有尾，说清来龙去脉，交代出事实（工作、状况、问题）的起因、经过、结果、影响；所谓“清晰”是事实脉络清楚，一件

11、事可按时间先后依次来写，多件事可按性质分类叙述。（二）分析要精炼，观点要显明。分析状况，阐述看法，理性表达不能缺，但不必详尽，也就是不像写争论文那样在摆出论点以后加以具体缜密的论证，而是只讲观点、结论，免去论证过程。这在前面已经提及，此处再作说明。而为使报告的主见突出，观点、结论显明，实行“分点列举”方法，运用数字序码。（三）语言要朴实，格式要正确。格式要正确，前面已经讲过，这里不再重复。关键是语言要朴实，要实话实说。少用花哨的形容词，少作长篇大段的争论，不用模糊不清或过于敏捷的概念。因为报告是写给自己的上级机构和顶头上司的，只能实话实说，只能用敬重、虚心的看法和语气，不能夸夸其谈、虚张声势，

12、当然也不必讨好卖乖、阿谀奉承。就请示文而言，写作时必需留意三个方面：一是遵循请示规则，二是讲清理由要求，三是行文得体对路。请示规则有六条：一文一事，单头请示（只写一个主送机关），不同时抄送下级；一般不直送领导者个人（除非是领导者个人关注、交办的事情），一般不越级请示（除非时间紧迫，关系惊慌）；受双重领导的机关写请示文，要分清主送、抄报，由主送机关负责办理。比如深圳高校是受深圳市政府的行政领导和广东省高教厅的业务领导，写请示文就要分清主送一个上级、抄报另一个上级。请示文要讲清理由要求。这是写作请示文的重点，也是写好请示文的关键。向上级写请示文，无非是要求上级作出指示，或批准自己作某事，或为帮助自

13、己做好某事而给人、给钱、给物、给精神、给权力、给政策。目的既然如此明确，理由自然也就应当充分，要求自然也就应当合理。换言之，为了实现请示目的，写作请示时，就要力求把理由讲得更加充分，把要求提得更加合理。行文时，应当先陈述理由，后提出要求。要写好请示文，尤其要留意行文的得体对路。所谓得体，就是看法要得体，所谓对路，就是语气要对路。（敬重、虚心；亲切、关怀；敬重、谦让公文写作三种看法和语气）请示文的写作对象是上级，作为写作主体的下级当然要用敬重的看法和语气，这跟写报告时所持的看法没有什么两样，而且在某种程度上来说，应当比写报告所持的看法更加虚心，对上级更加敬重，语气上要更加讲究。因为你是求上级批准

14、、帮助，你就不能看法上太过仗义，语气上太过强硬。为此，在遣词造句时，就要做到语气委婉些，看法客气些。要用商议的口吻，探讨的口吻，切勿强词夺理、强人所难、逼人就范，那样的话，是不会有好效果的，当然也不必过于懦弱，可怜兮兮地像乞丐要饭似的。因为写请示文终归是为了处理公务，既然如此，就应当公事公办，只要公允、公正、公开、合法、合理、合情就行了。这才是真正的得体对路。以上说的是报告、请示文的的写作问题，是讲下级如何向上级行文。除了报告、请示这两种上行文，还有一种上行文就是议案。议案这种上行文比较特别。它是政府向同级人代会及其常委会呈送的公文，从发文的方向上看，好像应当是平行文。但由于它是执法机关的政府

15、呈送给立法机关的人大的公文，所以它具有下级向上级呈送公文的属性，因为在法的问法上，人大高于政府，因此议案就是上行文。十三种行政公文中，只有报告、请示是标准的上行文，议案是特别的上行文。因为讲到了报告、请示这两种上行文，连带着这里就不得不提到另一个上行文议案，至于议案的写作方法和留意事项，因为时间关系，就难以去说而不得不从免，请大家宽恕。十三种行政公文中大量的是下行文，包括吩咐、确定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要八种。函主要在平行机关、兄弟单位、友邻部门之间运用，即以平行为主，也可以上行、下行。列入行政公文行列为时不久的看法则是可上行、可下行、可平行、可斜行，即可朝多个方向行文，是多向

16、性行文。基层单位常用的除了报告、请示，还有通知、通报、函、会议纪要。它们的写作包含的内容很丰富，涉及的范围很广泛，短时间内是讲不完的，只好在下面简要提及。通知是公文中运用频率最高的文种，文种是公文总数的1/13，可运用量却占总量的1/2。行政机关可以用它转发上级、平级机关的来文，批转下级机关的来文；可以用它发布行政法规和规章；可以用它部署全面和重要工作；可以用它任免干部职务（多是基层单位干部）；而更多的是用来通知事务。它是下行文，多用来办理事务，好像相当于事务文书，但有些重要通知则份量很重，口气很硬，相当于确定、指示，甚至吩咐，下级接到后要不折不扣地贯彻执行。也就是说，在一般人眼里，通知不过就

17、是用来办理零头八碎事务的公文，事实上这是低看了通知这个文种在全部公文中的地位。至于通知的写作要看用于什么公务，作用不同，写法不同，头绪纷繁，一言难尽。通报是用来表彰先进、指责错误、传达重要状况或精神的公文，依据作用可以分为表彰性通报、指责性通报、状况通报（含事故通报），是行政机关为了推动自身工作而运用的。详细地讲，或通过树立先进典型，带动面上的工作；或通过供应反面教员，促进面上的工作；或介绍阅历教训，推动面上的工作，总之，通报出于推动自身工作的须要，用事例进行宣扬，让榜样出来说话的特点很突出。函这个文种在古代是私人用来沟通信息、沟通情感的工具，即所谓信函。后来被社会管理者借来用作办理公共事务的

18、手段，即所谓公函。这种公文适用面很广，事务性很强，体制短小，易于写作。会议纪要是记载、传达会议状况及议定事项的文件，是依据会议精神进行整理加工写成的。只要把住会议精神，依据传达须要组织支配材料，即可写好会议纪要。它也是由标题、正文和文尾构成的，标题有两种写法：会议名称+纪要；正、副标题：正标题体现会议精神，副标题反映会议议题。正文一般包含三方面内容；会议概况，简略写出会议时间、地点、名称、议题、出席者、主持人、基本过程；会议内容：主要介绍发言状况和会议决议内容，要写得充溢、完备、观点显明；结语：对会议代表提出关于传达、学习、贯彻、落实会议精神的希望和要求。文尾可署名、署时，也可不写，不盖章。13种行政公文只有会议纪要不盖章，因为会议不是常设机构，开过即罢，无章可盖。第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页