政务服务窗口服务规范(DB3204-T 1045-2022).pdf
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1、ICS 01.040.03 CCS A12 DB3204常州市地方标准 DB 3204/T 10452022 政务服务窗口服务规范 Specification for Service and Management of Government Service Counters 2022-12-30 发布 2023-01-30 实施 常州市市场监督管理局 发 布 D B32 0 4DB 3204/T 10452022 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 大厅布局、设施与环境要求.2 5 人员要求.2 5.1 工作纪律.2 5.2 仪容仪表.3 5.3
2、 文明用语.3 5.4 行为举止.4 5.5 其他要求.5 6 服务制度.5 6.1 首问负责制度.5 6.2 一次性告知制度.5 6.3 限时办结制度.5 6.4 信息公开制度.5 7 服务方式及要求.6 7.1 综合咨询服务.6 7.2 窗口服务.6 7.3 专窗服务.7 7.4 “办不成事”反映服务.7 7.5 帮办代办服务.7 7.6 延时服务.8 7.7 自助服务.8 8 培训.8 9 监督.8 10 评价与改进.8 附录 A(资料性)常州市政务服务大厅一次性告知书.10 参考文献.11 D B32 0 4DB 3204/T 10452022 II 前言 本文件按照GB/T 1.12
3、020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由常州市政务服务管理办公室提出并归口。本文件起草单位:常州市政务服务管理办公室。本文件主要起草人:杨华、吴正康、宋知恒、张超群、徐红梅、郭万妮。本文件为首次发布。D B32 0 4DB 3204/T 10452022 1 政务服务窗口服务规范 1 范围 本文件规定了常州市政务服务窗口服务的大厅布局、设施与环境要求、人员要求、服务制度、服务方式及要求、培训、监督和评价与改进。本文件适用于常州市政务服务中心、各辖市(区)政务服务中心、政务服务中心分中心、乡镇(街道)便民服务中心的窗口服务,村(社区)便民服务站和各便民服务点
4、可根据实际情况参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 32169.1-2015 政务服务中心运行规范 第1部分:基本要求 GB/T 32169.3-2015 政务服务中心运行规范 第3部分:窗口服务提供要求 GB/T 32169.4-2015 政务服务中心运行规范 第4部分:窗口服务评价要求 GB/T 32618-2016 政务服务中心信息公开业务规范 GB/T 36113-2018 政务服务中心服务投诉处置规范
5、 GB/T 39734-2020 政务服务“一次一评”“一事一评”工作规范 GB/T 39735-2020 政务服务评价工作指南 GB/T 40762-2021 政务服务满意度评价规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 服务对象 Clients 在各级政务服务中心申请办理政务服务事项或其他相关服务的自然人、法人和其他组织。3.2 窗口工作人员 staff 在各级政务服务中心提供政务服务及其他相关服务的工作人员,包括咨询引导人员、前台服务人员、后台审批人员等。3.3 政务服务事项 Services 进驻政务服务中心办理的各类服务事项,包括依申请办理的行政权力事项、公共服务事项以
6、及其他关联事项。所涉及的行政权力事项包括行政许可、行政确认、行政裁决、行政给付、行政奖励、行政备案及其他行政权力事项。依申请办理的公共服务事项所涉及的领域包括公共教育、劳动就业、社会保险、医疗卫生、养老服务、社会服务、住房保障、文化体育、残疾人服务等。3.4 政务服务“一件事”One-Stop Service D B32 0 4DB 3204/T 10452022 2“一件事”是指企业群众需办理的一个事项,涉及两个及以上政务服务项目,需要跨部门、跨层级办理的“一揽子事”。3.5 政务服务“跨域通办”Cross-Region Service 指通过“全程网办”“异地代收代办”“多地联办”等方式,
7、实现政务服务事项跨省通办、省内通办等跨区域办理的一种政务服务模式。3.6 帮办代办服务 Agency Service 帮办服务是指为服务对象提供事项办理协助、辅导的服务。代办服务是指接受服务对象的委托,代理服务对象办理事项的服务。4 大厅布局、设施与环境要求 4.1 各级政务服务中心应设置服务大厅和服务窗口,满足服务对象咨询、办理政务服务事项需求。4.2 大厅功能区域设置合理,应统筹设置窗口服务区、咨询引导服务区、自助服务区、政务公开区、等待区、填单区、投诉受理区等功能区域。4.3 大厅设施设备应符合 GB/T 32169.1-2015 第 5 章相关要求,应配备母婴专用、适老专用、无障碍、应
8、急、评价、电子屏、自助服务等设施设备。4.4 大厅地面、墙面、窗口、办公桌面和柜台台面、电脑显示屏等应保持干净、整洁,无水渍、污迹、灰尘。4.5 大厅应设置“一米线”。4.6 大厅办公桌面和柜台台面办公用品应定位摆放,除水杯外,不应放置与工作无关的物品。工作椅背不应摆放衣物和其他物品,垃圾桶及时清理。离开工位时,办公椅归位。4.7 大厅电脑显示器屏保统一设置为“常州市 XXX 政务服务中心/分中心/便民服务中心欢迎您”,屏幕保护程序为三维文字,字体为宋体,字号设置为大,字形为常规白色,等待时间为 1 分钟;电脑显示器桌面所列图标整齐有序;应对电脑显示器桌面背景图进行规范,应采用系统自带经典背景
9、;应设置电脑锁屏密码,宜使用英文字母、数字和符号的组合。4.8 各窗口需要在大厅摆放宣传物品、设施设备的,或者在墙面张贴有关材料的,应当经过政务服务管理机构同意,由管理机构结合大厅实际统一规划实施。4.9 各窗口宜利用信息化终端发布相关信息。4.10 疫情期间,大厅应按照疫情防护要求,落实各项防控措施。5 人员要求 5.1 工作纪律 5.1.1 工作时间,必须在职在岗提供服务。因故请假的,应严格遵守请销假制度,履行请销假手续。5.1.2 应当提前 5 分钟到岗,按规定进行考勤,不应无故迟到、早退、空岗。5.1.3 离开窗口的,应安排人员补岗。特殊情况短暂(15 分钟以内)离开窗口且无法及时补岗
10、的,在窗口摆放“临时离开,请稍候”提示牌或者通过信息化终端方式进行离岗提示,并留下联系方式。5.1.4 因业务调整或阶段性办理等特殊原因,需要临时关闭窗口的,应提前一天向政务服务管理机构备案,说明关闭理由、关闭期限以及人员流向,并在窗口放置“暂停服务”提示牌或者通过信息化终端方式进行暂停提示。D B32 0 4DB 3204/T 10452022 3 5.2 仪容仪表 5.2.1 通用要求 5.2.1.1 应按要求配套穿着工作服或行业制服,应佩戴统一制作的工作牌。不应将工作服或行业制服与个人便装搭配混穿。5.2.1.2 着工作服时衬衣衣扣应扣至领下第二颗;着行业制服时,扣好领钩、衣扣,扎好制式
11、领带(夏装除外)。5.2.1.3 应保持工作服平整干净,不应披衣、敞怀、挽袖、卷裤腿。5.2.1.4 应保持手部清洁,不留长指甲。5.2.1.5 宜穿着深色袜子和深色鞋子,不应穿拖鞋。5.2.1.6 未统一制作工作服的,应穿着与工作服款式、颜色相近的衣服。5.2.1.7 工作服换季时间以大厅通知为准。5.2.2 男士 5.2.2.1 应保持面部清洁,不应留胡须和鬓角,平视时鼻毛不应露于鼻孔外。5.2.2.2 应保持头发清爽、整洁,不应涂染黑色以外的发色、剃光头及留长发。5.2.3 女士 5.2.3.1 应保持面部清洁,可淡妆,不应当众化妆或补妆。5.2.3.2 应保持头发整洁,不应披头散发,不
12、应涂染黑色、棕色以外的发色。5.2.3.3 应保持整体形象得体大方,不应涂染有色指甲油,不应使用浓香型或刺鼻型香水,不应外露耳钉、戒指以外的其他首饰。5.2.3.4 特殊时期(如怀孕期间)体型发生显著变化的可不穿工作服,但应穿着与工作服颜色相近的衣服。5.3 文明用语 5.3.1 除服务对象有特殊要求外,与服务对象交谈应使用普通话。5.3.2 与服务对象面对面沟通,应口齿清楚、条理清晰、轻声细语,文明用语。不应说讽刺、挖苦、有损服务对象自尊心的话,不应说责备、埋怨、教训服务对象的话,不应说脏话、粗话。5.3.3 接待服务对象应使用“您好,您请坐”“您好,请问您办理什么业务”等用语。5.3.4
13、为服务对象办理业务应使用“请稍等”“请填写 XX”“请到 XX 窗口办理”等用语。5.3.5 如服务对象等待时间较长,应表明歉意“对不起,让您久等了”。5.3.6 办理结束,应明确告知服务对象“您的业务办理完毕”“请您对我的服务进行评价”,提醒服务对象“请您收好有关证件、材料,请带好您的随身物品”。5.3.7 服务对象离开时,应使用“请慢走”“再见”等用语。5.3.8 服务对象提出意见或建议时,应使用“谢谢您,欢迎您的监督和帮助”等用语。5.3.9 受到服务对象表扬时,应使用“谢谢您的肯定”等用语。5.3.10 接听服务对象电话应使用下列及其他文明用语:a)“您好,政务大厅 XX 窗口,请问有
14、什么可以帮您”;b)“请稍等”;c)“对不起,请稍候,待我问明情况或请示后向您回复,请留下您的姓名和联系号码”;d)“对不起,他现在不在,(他今天请假或开会),请在 XXX 时间再打来或留下您的联系方式,请他本人跟您联系”。D B32 0 4DB 3204/T 10452022 4 5.3.11 禁止出现以下“生、冷、硬、顶、横、推”等态度和用语:a)“不知道”“我不管”“少啰嗦”;b)“不行,我说不行就是不行”;c)“我不是说过了吗”“我说过多少遍了”;d)“急什么急,没看到我正忙着吗”;e)“怎么不早说清楚”;f)“自己看资料”“自己看清楚了再来”;g)“快点,我要下班了”“我下班了,明天
15、再来”;h)“你去问他们”;i)“没看我一直在忙吗”;j)其他。5.4 行为举止 5.4.1 基本要求 5.4.1.1 接待服务对象时,应做到“三心、三声”,即“热心”“耐心”“细心”;主动服务有“迎声”,等候服务有“歉声”,完成服务有“送声”。5.4.1.2 解答服务对象咨询时,应主动热情、耐心周到、全面准确。5.4.1.3 办理业务时,应认真细致审核材料,依法快速予以办理。业务办理过程中,不应从事与业务办理无关的行为,不应接听与工作无关的电话。5.4.1.4 接递材料时,应面带微笑、轻拿轻放,不应将办事材料抛、丢给服务对象。5.4.1.5 服务过程中,不应因任何原因与服务对象发生冲突。服务
16、对象出现出言不逊、情绪激动等情况时,窗口其他工作人员应迅速将服务对象引导至后台办公室或会客厅,认真倾听,耐心交流,妥善处置。出现较大冲突时,应同时报告政务服务管理机构。5.4.1.6 工作时间,窗口工作人员不应有以下行为:a)把玩核桃、玉件、手串等玩物;b)吃食物(如因身体原因确有需要的,应移到后台)、抽烟;c)佩戴耳机、玩游戏、看视频、玩手机、利用各种通讯工具闲聊;d)因私人原因会客;e)上网(浏览与工作有关内容除外);f)随意走动、串岗聊天、嬉闹喧哗、搭肩挽臂同行;g)托腮、打瞌睡、坐卧趴办公桌;h)在服务对象面前整理服饰、头发、掏耳垢、抠鼻孔、剔牙线、剪指甲;i)其他有损窗口形象的事。5
17、.4.2 站姿 站立时,应身正、肩平、背直、抬头、挺胸、收腹,双手自然相握于腹前或自然下垂。5.4.3 坐姿 工作时间应保持坐姿端正,不应有架腿、抖腿等不雅坐姿情况。5.4.4 行姿 行走时,应身体重心微向前倾,抬头挺胸,不应勾肩搭背。D B32 0 4DB 3204/T 10452022 5 5.4.5 手势 在做指引手势时,应五指并拢伸直,掌心稍稍向上指向目标位置。5.5 其他要求 大厅工作纪律规定严于本文件的,按更高文件要求执行。6 服务制度 6.1 首问负责制度 6.1.1 服务对象办理事项时,首位接待的窗口工作人员为首问负责人,应执行首问负责制,承担咨询解答、意见建议投诉受理、事项办
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