企业财务制度费用管理办法.docx

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1、企业财务制度费用管理办法一、差旅费1、目的及适用范围1）明确公司员工出差手续及差旅费支付标准，受派遣暂时到外地办公事或 负担临时任务（不超过10天）；2）出差人员：即由公司派往惯常工作地点以外地区（不含境外）工作。3）调任的员工，经CEO审批后，最多报销10天的临时住宿费（按标准）， 无生活补贴。4）每月25-27日，各部门上报给本部门负责人下月需出差人员的出差计划及 预算额度，由本部门负责人上报CEO审批，报销时，对于超出预算及特殊出差， 需CEO邮件审批确认。2、申请及核销1）差旅申请适用于所有出差任务的事前申请，包括支持项目、拜访客户、 需求调研等一般出差任务，以及参加市场活动、会务等专

2、项任务。出差人员在接 到通知后应立即在金蝶系统中填写出差（借款）申请，填写内容要齐全，包 括出差事由、出差时间、出差起止地点、住宿标准、交通费；如遇有紧急且有同 行人员（原则上出差人员各自提交申请）共同出差时，需在出差申请中写明同行 人员姓名，以便审批后期的费用报销流程；出差申请默认为无需借款，且必须为 事前申请、不允许出差结束后补申请，按照制度标准在不超过上限范围内实报实 销。若因出差时间长或地域跨度大等特殊原因需事前借款者，则需在出差申请事 由中描述具体原因，借款时只考虑往返车费和住宿的合理费用，出差补贴及其他 零星费用不予借支，总计费用在2000元以下不予借款；建议提前三天提出出 差（借

3、款）申请，以保证有足够的审批时间。2）出差人员出差结束后五个工作日内须整理票据，在金蝶系统发起差旅费 用报销单并将出差申请源单引入，发起后打印出来，后附相关发票，提交到财务 费用组审核，按周报销。3、出差人员差旅费报销上限标准序列级别城市类别住宿标准（双人标 准间）交通费标准生活补贴（天/人）备注高管级高管级（副总裁以上）A类城市500100150B类城市45090120C类城市40080100总监级大区总经理、总部 各事业部总监、总 部各职能部门总 监A类城市40090100B类城市3508080C类城市3007070经理级区域经理、总部各 事业部经理、总部 各职能部门经理A类城市35080

4、80B类城市3007070主管级各城市销售总监、 总部各职能部门 主管A类城市3007070B类城市2806060C类城市2405050员工级普通员工（其余所有职位）A类城市2606060B类城市2205050C类城市2004040城市类别对照表:参见附件全国城市等级划分表。4、酒店住宿费用：1）必须有酒店打印出来的房费水单（无住宿流水单不予报销住宿费），和 发票一起同进作为报销附件，除住宿费用以外的其他费用均由个人承担。2）两人以上同性员工出差同一城市，只允许住宿标准间，且两人一个房间。3）公司统一组织的会议或培训，期间所产生的打车费用只限于往返酒店和车站的费用，其余情形均不在此报销范围。5

5、、所有人员往返机场的巴士费用或地铁费用可以列入差旅交通费支出而不 占用出差地市内交通费额度，所有人员往返机场的打车费及出差期间的打车费均 列入出差地市内交通范围，且在标准上限额度内实报实销。6、若两人出差，除生活补贴外，视情况可以采用从高原则，即下属享受与 之共同出差的上级的待遇。多人出差不适用上述规定。7、外出参加会议或公司安排员工统一培训，若住宿及用餐由公司或会议组 织单位统一安排，不再享受相应的生活补贴。8、出差往返地的交通工具上限标准:交通工具 人员级蓊级别交通工具CEO高管级（副总裁以上）飞机经济舱、动车、高铁总监级大区总经理、总部各事业部 总监、总部各职能部门总监动车，局铁经理级区

6、域经理、总部各事业部经理、总部各职能部门经理动车、高铁主管级各城市销售总监、总部各职 能部门主管动车、高铁普通员工普通员工（其余所职位）动车、高铁相关说明:1）、各级人员出差应尽可能乘坐夕发朝至火车，按标准出差只能乘坐火车 的员工，因距离过远（乘坐动车时间超过8小时的），可以申请乘坐飞机，在填 写出差审批单时填写关于乘坐飞机的申请理由，经CEO特别批准后方可执行。 报销时需将机票订单截图上传附件。2）、除CEO/SVP/VP级人员外，其余人员均按动车或高铁二等座票价进行报销。9、编制属于总部且非销售岗的员工、非公司会议或培训出差，可享有不超 过10天的生活补助，补助随差旅费一同提报，同时需提供

7、出差地及出差期间发 票，且在标准上限额度内实报实销。10、其他1）提倡出差人员采取各种措施节约开支；公司原则上不批准采用自驾车出 差，如遇有紧急或特殊情况确需自驾车出差的，经CEO审批后，按照公共交通 的费用标准报销。2）因特殊情况，出差实际天数超过原计划天数时，请及时补充申请出差 （借款）申请，出差（借款）申请与实际出差期间需相符。3）报销时，在金蝶系统发起差旅费用报销单，把出差申请“源单引入”， 发起后打印出来，后附相关发票及单据并上传差旅费报销汇总表、出差地 市内交通费用报销明细表，提交到财务费用组审核，保持“差旅支出、酒店费 用、异地生活补贴、出差交通费、异地招待费”五项费用发生的时间

8、段相符。如 果是连续出差者，请以其中一个城市为终点进行之前费用的报销，之后类同。附 上相关原始票据：飞机票、登机牌、火车票、动车票等。票据丢失不予报销。二、招待费1、目的及使用范围1）保证公司业务招待费的合理使用，提高效能，增加透明度，培养勤俭自 律的工作作风。2）公司为业务经营的需要而招待非本公司员工的各种交际应酬费。3） A类城市，单人单次最高招待上限100元。其他城市单人单次最高招待 上限80元。超过标准报销时需呈报CEO审批。2、招待费的申请流程：申请人必须事先在金蝶系统中填写公关招待费用申请表，经相关负责人 审批同意方可执行业务招待。申请时严格按照公关招待费用申请表将招待公 司名称、

9、招待人员名称、联系方式、招待日期（招待费申请日期必须早于招待发 生日期）、招待人数以及招待事由、招待金额，在金蝶系统填写完毕后提交。招 待费申请日期必须早于招待发生日期。3、招待费的报销：1）报销招待费时，发生一次招待提供多家餐饮公司发票的不予报销，只按其中一家餐饮公司发票的金额予以报销；2）报销时，在金蝶系统发起本地招待报销单，需把系统里的公关招待费 用申请表“源单引入”，发起后将本地招待报销单打印出来，后附相关正规餐 费发票及单据，部门负责人审批后交财务部费用组审核，按周报销。定额餐费发 票需要在发票上注明日期，应与实际费用发生日期一致；如购买礼品作为公关招 待，除附办公类发票（即发票内容

10、不可开礼品、可开办公用品等）外，还需附采购 原始小票；三、市场推广费1、市场推广费：各分站为了推广本站所发生的各项推广费用。如印刷费、 广告费、制作费、劳务费等。2、支付与报销：费用金额在1000元以上者，申请人在金蝶系统发起用款 申请单，费用金额在1000元以下者，且符合相关费用使用要求可由经办部门 在金蝶系统发起其他费用直接报销，涉及印刷费、广告费、制作费等费用申 请时需协同上传相关合同、订单协议、活动方案、预算明细及活动结案报告、宣 传品的验收确认单等附件；劳务费需协同兼职劳务人员协议、收据及劳务人员身 份证信息，报销时，打印出金蝶系统其他费用报销单，后附发票或劳务人员 身份证信息交财务

11、部，出纳执行付款。四、团队建设费1、各部门团队建设费标准，总部研发、产品版块80/人/月，其他版块30/ 人/月，城市按类别划分（A类城市30/人/月，B类城市25/人/月，C类城市20/ 人/月）2、支出项目规定：仅限于整个团队集体组织建设活动，如旅游、拓展、娱 乐、餐饮等。3、报销发票类型：餐费、旅游费（门票等）、娱乐费（电影票等）。4、当月额度不限当月使用，可以延续累积使用，按季度核销并清零。即可 跨月度不可跨季度（按自然月1-3月为第一季、4-6月为第二季、7-9月为第三 季、1072月为第四季）。5、报销时，在报销系统发起其他费用报销单之人力-团队建设，发起后打印 出来，后附相关正规

12、发票，并上传0A团队凝聚力建设申请表，提交至财务费 用组审核，按月或季报销。财务部会以城市为单位进行归集，并按季度核销。五、市内交通费与通讯费1、交通费1）交通费报销应填写市内交通费报销单，上传市内交通费报销明细表并 注明乘车时间（按顺序排列）、起止地点、交通工具、乘车事由等，部门负责人、 分管高管审批后交财务部2）员工因工作需要加班，21点以后（以出租车费发票上的开始时间为准） 可按人力资源部的福利标准上限额度（80元）内实报实销；报销时需考勤员签字 或邮件确认。3）各分站销售人员及总部各部门员工拜访客户发生的市内交通费不在此报 销范围内。4）员工因公外出时，提倡乘坐地铁、公交等，以减少公司

13、开支。如员工外 出携带证照印章类、贵重物品，及大件物品（例如台式电脑或一体机、打印机、 税控机等）可乘坐出租。5）交通费发票出现连号者视同舞弊，财务部将按违纪处理不予报销。2、通讯费1）员工通讯费按照人力资源部下发的福利制度规定，统一与工资一并发放， 不在报销范围内。2）享受通讯费的员工应保持手机正常开机，如出现工作日8:00-22:00及其 他公司规定的时间内无正当理由打不通手机的情况，由人力资源部（或其主管通 知人力资源部）每次扣发当月通讯费的10%,直至全部扣除为止。六、办公费1、办公费：是指办公用品、名片、行政印刷品及其他办公物料等项目的支 出，办公费统一由人力资源行政部指定专人进行购

14、买、控制与管理。2、支付与报销：人力资源行政部（或外派行政人员、备用金管理人员等） 在金蝶系统填写其他费用报销单，附相关正规发票，并上传办公用品（按照 品名、数量、单价、合计等字段进行统计明细表）、名片印刷明细表（按照姓名、 职务、单价、合计等字段进行统计）以及采购原始小票，按预算期间时效及时报 销。如确需购置资产类办公用品时，需严格按照公司制度要求，履行相关的资产 购入申请，报销时需有资产、物品申购单及入库单作为附件。3、打印机硒鼓由总部统一采购后下发各城市，各城市不再另行进行购买。4、单笔超过3000元的办公费用、超过一个月合作期限的办公用品或服务供 应商，应与公司签署合同，按照公司采购流

15、程由相关部门审批后方可执行；但是 采购渠道为国美、苏宁等大型连锁商场超市或京东等大型B2C网站可以不签合 同。七、办公房租及物业费1、办公房租费：公司经营而租赁的房屋租赁费及房租租赁税金；不包含房 屋的装修、房屋修理维护费，办公灯具、空调等维修维护费。2、办公物业费：为公司经营而租赁的房屋物业费。3、支付与报销：行政部（或外派行政人员、备用金管理人员等）在金蝶系 统填写用款申请单进行用款申请，协同上传相关合同，发票交财务部，出纳 执行付款。八、水电费1、水电费：公司经营而产生的水电费，不包含员工宿舍用水用电费。2、支付与报销：行政部（或外派行政人员、备用金管理人员等）在金蝶系 统填写用款申请单

16、进行用款申请，协同上传水电缴费清单、发票交财务部, 出纳执行付款。3、提倡节约用水、用电，人走关空调、饮水机、电脑等除服务器外的用电 设备。九、电话费1、电话费：公司办公电话费、办公上网费。2、支付与报销：行政部（或外派行政人员、备用金管理人员等）在金蝶系 统填写用款申请单进行用款申请，协同上传电话、上网等相关清单，发票交 财务部，出纳执行付款。十、技术服务费1、技术服务费：自有或外租软件的技术维护费以及商家提供技术支持而需 支付的费用。2、支付与报销：经办部门在金蝶系统填写用款申请单进行用款申请， 协同上传相关合同，如申请后续款项时，需上传前期用款申请截图，并将金蝶系 统的用款申请单打印出后

17、，后附对应的正规发票交财务部，出纳执行付款。十一、服务器托管费1、服务器托管费：自有或外租服务器的维护费。2、支付与报销：系统运维部在金蝶系统填写用款申请单进行用款申请， 如申请后续款项时，需上传前期用款申请截图，协同上传相关合同，并将金蝶系 统的用款申请单打印出后，后附对应的正规发票交财务部，出纳执行付款。十二、广告宣传费1、广告宣传费：为业务推广产生的广告以及市场宣传费。2、支付与报销：经办部门在金蝶系统填写用款申请单进行用款申请， 协同上传相关合同、邮件或订单协议、预算明细及广告执行报告等附件；报销时 将K3中的用款申请单打印出后，后附对应的正规发票交财务部，出纳执行付款。十三、邮寄费邮

18、寄费：为公司而发生的实际邮寄费、托运费。原则：各部门将邮寄信件、包裹交前台统一安排派送，由行政部统一负责, 以确保服务质量，并优先控制成本。支付与报销：由行政部统一按月结算。行政部在金蝶系统上发起其他费用报 销单，发起后打印出来，附相关正规发票及原始邮寄的底单，上传快递明细（以 快递单号、用途、收件人、金额等字段统计明细表），交财务部审批，按月报销。 凡是超过1000元的，应与快递公司签订合同。十四、招聘费1、招聘费：为招聘人员而直接发生的招聘广告费、猎头服务费。2、支付与报销：人力资源部相关人员在金蝶系统填写用款申请单进行 用款申请，协同上传相关合同及0A中的非商家合作会签表，用款申请单打印

19、出 后，后附对应的正规发票交财务部，出纳执行付款。十五、培训费1、培训费：公司对内或对外培训而发生的直接费用，不含培训期间发生的差旅费、招待费等费用。2、支付与报销：相关部门人员在金蝶系统填写用款申请单进行用款申 请，协同上传相关合同，并将金蝶系统的用款申请单打印出后，后附对应的正规发票交财务部，出纳执行付款。十六、误餐费1、误餐费：员工加班误餐费。2、原则：员工晚上加班超过21:00以后，可以上报上级邮件申请报销误餐 费，但陪同宴请客户及市外出差人员不再报销。3、支付与报销：申请人在金蝶系统发起报销，注明加班时间，附相关正规 发票、由行政人员进行考勤签字确认，按人力资源部下发的福利制度相关规定的 上限额度（18元每人次）内实报实销。十七、其他费用指除以上各项费用外因公而发生的费用，视实际情况，由经办人在金蝶系统 中发起其他费用报销单或用款申请单，附相关正规发票及相关明细资料， 经审批人审批后交财务部审批，按周报销。十八、汇款手续费报销凡员工给公司账户打款（为准确登帐，最好用自己的名字打款；并要使用汇 款的方式，便于打印银行回单），手续费报销在K3中填写其他费用报销单 进行报销，如：房屋押金、退房租金、商家退款等发生的打款手续费，公司给予 报销（员工还借款，不在此范围）。打款后，需将打款凭证，打款摘要发邮件给 审核员、相关出纳及账务组人员。