办公室管理制度办公会议、公文处理、印章使用等规定.docx

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1、办公室管理制度受控状态：受控文件发放形式：书面成都众凯汽车零部件制造有限公司Chengdu Zhongka i Auto Parts Manufactur i ng Co.,Ltd.（二）费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要 向总经理提交请示，经总经理签署审核意见后报董事长审批。（三）财务报销流程1 .审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2 .签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。3 .付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规 范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签 字一审核人1 （会计）一报总经理

2、审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额 付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内 办理报销手续。第六部分附则第十六条本制度解释权归公司财务部。第十七条本制度经董事会会议讨论后通过并由董事长签字后生效。一、目 的为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调， 明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发 展，特制定本制度。二、适用范围适用于公司办公室各部门。三、职责公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督。四、内 容1、公司办公会议(1)每周的周三上午9： 30召开部门例会，由总经理(或指定人员)主持， 公司其他领导、

3、各部门负责人参加，必要时指定人员列席。部门例会内容 包括：上一次会议执行情况的检查，各部门上周期间工作的汇报总结，各 部门下周期间的工作计划与安排，工作上的疑问、公司执行会下达的工作 任务的分配等。(2)各部门需要提请公司办公会议研究的重大事项，应于会前认真准备，在 会议召开的前两天将相应的会议资料书面报公司办公室，办公室汇总筛选 后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会 前准备(包括会议材料等)。(3)办公室指定专人作好公司办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形 成会议纪要，印发有关部门或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催 办、督察并反馈情况。(4)公司领导会议由

4、总经理主持，公司其他领导参加，不定期召开，必要时由综 合办主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。2、公文处理(1)公司各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。(2)政府各部门来文(包括各部门收到或代领的)，均应交由办公室统一登 记、传阅和归档。有关文件经办公室同意，部门可复印留存。(3)凡以公司名义发出的公文、函件及用公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。(4)办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。(5)办公室负责制定公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。3、内部请示(1)公司各部门以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使

5、 用内部请示报告。(2)公司各部门的请示报告，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该 部门办理。属于分管领导权限之外的，必须由责任部门经主管领导批准 后交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退请示部门或根据 领导批示处理。(3)请示报告经公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报部门必要时 可留复印件。(4)办理请示报告必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报部门 负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一报。需要一事多批 的，第二次请示时应附上次批示意见。(5)承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐 备，应建立收发(6)各部门应指定一名正式职工作为联络

6、员，负责联络工作。包括签领文 件、接收通知并向本部门领导及人员传达、报送请示报告及其他相关事务。4、印章使用(1)凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律 文书及其他重要事由的文件并需要用公司印章的，由经办部门提出用印 申请，报总经理审核签批后使用。(2)呈送政府部门的文件，须由综合办公室核稿，报总经理签批后用印。(3)除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由综合办公室主任审 核，总经理批准后用印。5、文书管理(1)办公室主要负责公司文件和有关材料的打印。打印内容须经综合办公室管领导审核签字。(2)各部门需要经办公室发放的业务公文、函件及其他材料等均应提供电子 文档

7、，同时填写文书公布签发单，经本部门分管领导批准后，交办 公室办理。4 3） 一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由公司总经理 签字。（4）收到传真件应及时通知收件人签字领取。（5）各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于公司领导的，综合办公室负 责办理。6、接 待（1）凡客人来访的，门卫登记后与被访部门联系接待。（2）公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访部门 自行安排接待。（3）业务谈判需用会议室的，应提前与综合办公室联系，由接待员负责安 排。7、办公室不得随意接待客人。8、本制度由公司管理部负责解释。青岛XX创新投资有限公司财务报销管理制度第一部分总则第一

8、条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务 为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日 常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出及专项支出等，以下分别说明报销 相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条 本制度适用公司全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定（-）出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借 款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周 转金外其他借款原则上不允许跨月借支。（三）借款

9、销账规定：（1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报 销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销 帐；（2）借领支票者原则上应在10个工作日内办理销帐手续。（四）借款未还者原则上不得再次借款。第五条借款流程（一）借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。（二）审批流程：1、3000元以内，借款人一总经理一出纳；2、3000元以上，借款人f审核人（会计）f总经理f出纳（三）财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三部分日常费用报销制度及流程第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗 品、业

10、务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支 出原则上不得超出预算。第七条费用报销的一般规定（-）报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。（二）填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求 项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用 内容或事由。（三）按规定的审批程序报批。第八条 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单f审核人1 （会计）签字一审 核人2-总经理审批一到出纳处报销。第九条差旅费报销制度及流程。（一）费用标准：原则上以动车二等座出行为主，机票价格不高于同一目 的地动车二等座价格的可以选择乘

11、坐飞机，如机票价格高于动车二等座价格乘坐飞机的，需事先报批或电话申请。以下标准暂作参考使用。职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用一般员工动车二等座或同等 价格以下的飞机200元/天100元/天30元/天部门负责人300元/天100元/天40元/天总经理助理400元/天100元/天50元/天总经理及以上动车二等座或飞机实报实销实报实销实报实销（二）费用标准的补充说明:1 .住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不 予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。2 .实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12： 00 以后出发（或12： 00以前到达）以半

12、天计，12： 00以前出发（或12： 00以后 到达）以一天计。3 .伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上 采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。4 .宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐 20%、午餐或晚餐40%）扣减出差人当天的伙食补贴。5 .出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费 用。（三）报销流程1 .出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、 目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批 准。2 .借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部，按借款

13、管 理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3 .返回报销：出差人员应在回公司后十个工作日内办理报销事宜，根据差 旅费用标准填写差旅费报销单，审核人签字，审批人签字，原则上前款未 清者不予办理新的借支。第十条招待费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1 .招待费：为了规范招待费的支出，招待费应事前征得总经理的同意。2 .资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。3 .其他费用：根据实际需要据实支付。（二）报销流程：1 .招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2 .资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申 请表到财务处办理报

14、销手续。3 .其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程第十一条工薪福利等支出包括工资、交通费用、健康补贴、社会保险、业 务提成及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。第十二条工薪福利支付流程（一）工资支付流程：（1）每月8日由人力资源负责人将上月经公司总 经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房 公积金等信息）转交财务部；（2）总经理提供职工季度奖金分配表；（3）财 务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月10日由财务部通过银行代发形式支付工资；（6）每月末之前员 工到

15、财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。（二）其他福利费支出由公司人力资源负责人按审批后的支付标准填写报 销单一经部门经理签字确认一审核人1 （会计）一报总经理审批，审批后的报 销单及支付标准交财务部办理报销手续。第五部分专项支出财务报销制度及流程第十三条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用及其他专 项费用等。第十四条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。（一）填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置 申请单并报批。（二）报销标准：相关的合同协议（如有）、发票及批准生效的购置申 请。（三）结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭 发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附 出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的 报销单付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工 作日内办理报销手续。第十五条其他专项支出报销制度及流程（一）费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾 问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支 出。