办公用品管理制度办公用品采购与保管领用规定与表格.docx

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1、题目办公用品的管理制度编号SMP-014- 01页数共5页第1页颁发部门行 政 部QA审核年 月日起草人年 月日批准人年 月日部门审核年 月日生效日期年月 日分发部门公司各部门、车间目的：为使公司办公用品管理合理化，满足工作需要及节约费用，本着“计划管理、 统一采购”的原则，特制订本规定。适用范围：所有办公用品。责任人：行政部经理、采购员、仓库管理员、行政部办公用品管理员。内容：1.本规定所指的办公文具分为消耗品、管理消耗品、管理品三类；办公设备是指用于 文件处理、财务管理、文件资料管理等事务的计算机设备、通信设备、资料保管设 备、会议室设备、办公区生活保障设备等；办公器材是指办公事务使用的各

2、种常用低 值易耗品和低值耐用品。1.2申购程序1.2. 1办公文具用品由行政部每月30日集中采购，各部门每月25日前提出下月办公用 品文具需求计划交至行政部。行政部根据库存量情况及正常消耗水平，确定订购数 量，编制采购计划及所购用品价格预算表，由行政部经理审核，常务副总经理审批后 方可购买。1.2. 2办公设备及器材采取定期计划与临时申请相结合。对于可预见的必须品，实行定 期计划采购；对于无法预见的、专项性的和临时应急使用的物品，可临时申请采购， 其申购程序与办公文具一致。1. 2. 3行政部将已批复的采购计划和预算原件交至财务部，复印件留底备查。1. 3.米购程序1.1.1 办公用品由行政部

3、派专人，根据公司领导批准的采购申请单统一采购，为了获取 折扣节约成本，在对价格和质量进行比较后，应固定在一、二家店购买。1.1.2 购买时，采购人员须对办公用品的质量认真挑选，如发现问题，应及时退货或更 换。附件2：精品文档精心整理办公用品报修单设备名称报修部门使用人设备编号故障 现象处理 结果 或建 议报修 部门 意见负责人签字：年 月日维护人员签 字备注或其 他综合部意见编号:报修时间:申请人：所属部门：年月日办公用品名称报废日期申请报废原因所属部门备注所属部门：分管副经理：综合部：经理：财务部：附件3：精品文档精心整理办公用品报废申请单L 3. 3行政部指定专人负责对采购的办公用品进行核

4、实清点，并在入库单上签字验 收，保留采购清单复印件备用。1. 3. 4采购人员应按照公司关于费用报销的规定及时报销。1. 4领用程序1.4. 1行政部应建立办公文具用品、办公设备及器材领用台帐，台帐应与采购入库单、 领用单和实际库存总额相符。1.5. 2员工统一在行政部领取办公用品，并在办公用品个人领用表上签字。新员工到职，由行政部负责发给常用办公用品一套（包括：笔筒、剪刀、圆珠 笔、书写笔、胶棒、回形针），并让新员工在办公用品个人领用表上签字。1.4. 4员工应在自己领取的办公用品上贴标识，以防混用或丢失。1.5. 5各部门应本着节约的原则，有计划地领取办公用品，杜绝浪费。L5管理L 5.1

5、办公用品须帐物数目一致，设立库存最高量和最低量，以避免出现领用不足或积 存的现象。同时办公用品管理员须定期进行库存盘点并填写办公用品盘存表。L 5. 2凡属各部门可共用或价格较高的大型办公用品应摆放在一固定地点，各部门用后 归放原处，以便其他员工使用，也利于统一管理。1.6. 3个人领用的办公文具用品每三个月进行核算一次，对于超出使用标准的，将从工 资中扣除所超出的费用。1. 5. 4办公用品仅供员工办公使用，不得另作他用或拿回家私用。1 .5. 5员工离职时，应将个人办公用品领用表上所列的办公用品一并退回（消耗品 除外）。2 .附则2. 1本规定自颁布之日起试行；2. 2本规定解释权归行政部

6、。附件1：部分非消耗办公用品领用限额表2：入库单、出库单3：办公用品个人领用表附件1:部分非消耗办公用品领用限额表编号品名数量时间1圆珠笔5一年内2书写笔5一年内3笔筒1长期4打孔机1长期5订书机1长期6取钉器1长期7计算器1长期8尺子1长期9剪刀1长期10卷笔刀1长期11B生纸1一个月R(M)-AD-1014-02-01附件2：入库单交货单位:日产品名称规格批号单位数量单价总金额合计备注：部门主管：送货人：仓管员:出库单提货单位：年 月日产品名称规格批号单位数量单价总金额合计备注：部门主管：发货人：提货人：会计:办公用品个人领用表部门：岗位：姓名：领用日期:序号品名单位数量备注归还记录发货人

7、:领用人签名:办公用品管理制度第一章总则第一条 目的：为进一步规范项目办公用品的申购、入库、保 管、发放、使用、报废、盘点、交接程序和行为，提高办公用品使 用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪 费，特制定本制度。第二条 适用范围：XX项目部全体员工。第二章具体规定第三条 办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归口为 综合部。第四条办公用品分类办公用品按使用的性质分为易耗低值品和耐用办公品。1 .易耗低值品：主要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体 胶、透明胶、剪刀、A4纸、A3纸、笔记本、印油、文件夹、复写 纸、卷尺、长尾夹、便签本、笔筒、回形针、订书钉、钉书机、计 算

8、器、电话机等容易损耗的日常办公用品。2 .耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、 投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品。第五条办公用品的采购1 .办公用品由综合部统一采购。综合部要做好供应商的建档工 作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情， 做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。2 .综合部于每月底编制出当月各部门办公用品使用情况、费用 统计表和下月公司办公用品使用计划，报经理审核。3 .每月1日，综合部根据审批过的当月办公用品使用计划，结 合办公用品库存情况，提出书面采购建议（含库存情况）。4 .采购人员根据书面采购

9、建议，填写采购计划单（附件）。采 购固定资产办公用品时，要有分管领导审批意见。购买非常用或专 属办公用品时，由申购部门填写采购计划单，分管领导、项目经理 审批同意后，交由采购人员予以采购。5 .审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按 照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购 人员可凭审批后的采购申请单到财务部借支现金，进行采购。6 .常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存。7 .综合部要加强对办公用品采购、保管的监督和管理，对各部 门领用的办公用品要有一定的监管，防止出现重复领用和浪费现象.第六条办公用品的入库1 .采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方

10、出具的物 资清单、发票等到综合部处办理办公用品入库手续，未经入库不得 领用。2 .综合部办理入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致 后，方可办理入库手续，填写办公用品购进登记表（附件）。采购经 办人、综合部主管在购进登记表上签字。3 .综合部凭购进登记表登记存货数据和相关账目。第七条 办公用品的保管、申请、领用、使用及管理1 .备用的办公用品由综合部统一管理保存，并实行每月盘存 制。综合部于每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容包括库 存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况，并让相应的保 管人签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。2 .办公用品的领用由各部门统计本部门所需物品数量，

11、填写 办公用品领用登记表（附件）领用。3 .各部门领取人要在办公用品领用登记表上签署本人姓名 和领取日期，领用后归部门负责使用保管。涉及耐用高值品的，必须 是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。4 .已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责 任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常 损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（责任认定分3等， 含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%, 50%, 20%的损 失赔偿比例。损失由财务部计算计提折旧后得出。如存在产品更新 换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔 偿计算方式可以由赔偿人选择。）

12、第八条 办公用品的报废项目对耐用高值品的报废实行审批管理。各部门如有耐用高值 品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。L对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。5 .可维修品出现问题的应当提交办公用品报修单（附件 2）至综合部，由综合部联系专业维修人员统一处理。6 .对维修不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当是在对可 能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情况 下，或者是无条件维修的，或者维修所需人力物力金额折算接近物 品价值1/2的，经过综合部的故障认定，方可由该管理品的保管人 填写办公用品报废申请单（附件3）,经所属部门负责人、综 合部、财务部签字确认后，报废事项方为成立。报废品原购买价值 单件超过1000元的，须报请分管副经理批准；原购买价值单件超过 3000元的，须报请经理批准。7 .耐用高值品在经过报废审批后，由综合部进行回收处理，以 求尽可能的开源节流。8 .耐用高值品完成报废程序后，应当从耐用高值品登记表 内核销，核销时须附上办公用品报废申请单。第九条辞职清退情况处理对于辞职、离职或不在项目工作的员工，须在办理完办公用品 清退手续后方可办理工资领取.事项。第三章附则第十条本制度由综合部制定，并负责解释。第十一条 本制度自下发之日起执行。