电子文件归档管理工作的现状及对策措施.docx

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1、电子文件归档管理工作的现状及对策措施【摘 要】在企业的日常办公中会产生大量的电子文件，使档案 管理面临许多新的课题，对企业的归档管理工作的要求也有所提高。 为此，本文结合笔者多年经验，对电子文件归档管理工作的现状进行 分析，并提出有效的处理措施，以期提高归档工作管理水平。【关键词】电子文件；归档管理；归档率；对策措施随着科学技术和计算机网络的快速发展，在企业的日常办公中产 生了大量的电子文件，对文件的归档管理工作提出更高的要求。电子 文件主要指在数字设备及环境下，以数码形式存储在磁带、磁盘和光 盘等载体中，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上 传送的文件，它具有与纸质档案相同的参考

2、和利用价值。但是，电子 文件的归档管理工作仍有一些未解决的问题，对文件的管理造成了一 定的影响。因此，档案管理中有必要针对电子文件归档管理的工作进 行分析，从中发现影响管理工作的因素，采取有效的处理措施以提高 归档管理工作的水平，从而确保电子文件的真实性、安全性和完整性。1电子文件归档工作的现状1.1 对电子文件的归档意识淡薄首先是对电子文件的归档工作档案管理部门宣传不到位。由于电 子文件是档案学领域里近几年来兴起与发展的新型“文件”，它有别 与传统文件。因此，在企业档案工作中无论是档案工作者还是非档案 工作者对企业工作中产生的电子文件的归档和管理还没有给予高度 的重视。对电子文件的归档工作，

3、既没有明确的要求，更没有切实可 行的归档和管理办法。其次是对电子文件归档的认识存在偏差。第一，不能正确认识电 子文件的归档。电子文件的归档就是归档电子文件，是指具有参考和 利用价值并作为档案保存的电子文件，目前各部门归档的电子文件主 要是文本文件、电子表格文件、图形文件、图像文件等而忽视了元数 据和背景信息的归档。背景信息描述生成电子文件的职能活动、电子 文件的作用、办理过程、结果、上下关系及对其产生影响的历史环境 等信息。元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、 编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、 字符集等数据。背景信息和元数据是电子文件产生不可或缺的

4、部分, 因此必须归档。第二，认为“档案数字化”可以代替电子文件的归档。 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字化摄影技 术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产 生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化 的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式相互连接，利用计 算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库及时提供利用, 实现资源共享。档案数字化是把各种传统载体的档案资源转化为数字 化的档案信息，是一种新型档案信息形态，这并不能代替电子文件的 归档。1.2 电子文件的即时归档率低从文件来源所占的比例来看，大约有80%的归档文件是来源于

5、本 单位，但电子文件的归档率依然非常低，没有一份文件的电子文件是 即时同步归档的，校外来文的文件里面就更没有电子文件的及时归档 了。但是在现有办公自动化环境下，不管是本单位形成的文件还是外 单位的来文一定都是有电子文档的，而文件的形成部门向归档文件的 保管部门移交文件时绝大部分却并未同步移交电子文件。1. 3相关工作人员的现有知识储备滞后于电子文件的发展水平电子文件的形成及其本身都是现代通讯技术、网络技术、计算机 技术等高度发展的产物。在计算机系统中，电子文件是以二进制代码 的形式存在，是一种纯粹的数字化信息，具有非人工识读性、对计算 机系统的依赖性、和信息的易更改性等特点。基于电子文件具有虚

6、拟 性、集成性、易变性、可分离性等特征，而且数量庞大，因此如果不 能够在电子文件形成之前就将未来文件是否需要归档、归档的保管期 限以及在归档过程中的系列相关问题诸如分类标准、鉴定标准、著录 格式、标引格式、提供利用等因素全面地纳入电子文件归档的全过程 之中通盘考虑，那么文件生命周期这个整体就会被肢解同时也就失去 了其存在的价值，电子文件全程管理的若干环节也就不能综合在一起 发挥更大的作用。但是目前大多数企业现有档案工作的管理模式基本 上还是沿用原有的工作模式，文件的形成者、文件的归档者、文件的 保管者和提供利用者是分开的。档案管理人员仍然用传统的档案工作 思想来指导当前的工作，他们的电子文件管

7、理水平、计算机技能远远 落后于电子文件和计算机技术的发展水平。大部分专职档案工作人员 的专业理论水平滞后于档案专业理论的发展前沿，对现代化的计算机 技术、通信技术掌握不够，有些人几乎没有受过档案信息化建设方面 的基本理论、基本知识、基本技能的培训；有部分人员虽然接受了现 代化技术、技能的教育和培训，但是并不能很好地将档案学的基础理 论与现代化的技术融合并指导当前的档案管理工作。加之有些企业对 档案工作并没有给予高度的支持和重视，忽视档案工作人员队伍建设。2做好企业电子文件归档工作的对策措施针对当前企业档案管理工作中对电子文件归档所存在的问题，应 采取以下措施做好高企业电子文件的归档工作。2.

8、1强化“文档一体化”的档案工作理念所谓的“文档一体化”，是将原纸质文件归档管理中的许多“后 控制”手段提到了前端，在电子文件生成之初采取行动，以保证其归 档质量，也就是将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件形 成过程的关注，重视文件内容、文件形成及其过程的有机联系，这种 管理模式又称“后管理模式”或“前端控制思想”。在电子文件管理过程中，这种一体化管理的要求应更加得到强化。 首先，文档一体化是保障电子文件法律证据价值的需要。电子文件具 有作为法律证据的资格，由于电子文件具有易删除、易更改等特性， 使得电子文件的法律证据力度只能由它的“内容、背景和结构”三大 要素给予支持，只有在文件生成之初采取技术与管理措施对文件的三 个基本要素予以采集、保存与控制，这样其法律价值才能得到保证。 其次是文档一体化有利于保障电子文件信息安全，电子文件是流动的 数据，随时有被更改或删除的可能，因此在电子文件产生之初就要确 定电子文件的归档范围、保存价值、采集的时间和采集的方式，以避 免文件可能会被非法修改或损毁。因此，电子文件更需要文档一体化 的管理，使文件从生成之初到其生命的终点，形成一个无缝管理系统。