电子档案单套管理一般要求.docx

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1、电子档案单套管理一般要求1范围本文件确立了电子档案单套管理的基本原贝, 规定了实现单套管理需要在制度建设、系统建 设、资源建设与管理、安全管理等方面达到的 要求，提出了可行性评估的方式、方法。本文件适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织对电子档案单套管理，以及对本单位实行 电子档案单套管理的可行性评价。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而 构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引 用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不 注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修 改单）适用于本文件。GB/T8567计算机软件文档编制规范GB/T18894 2016电子文件归档与电子档

2、 案管理规范GB/T22240 2020信息安全技术网络安全 等级保护定级指南GB/T26163. 12010信息与文献文件管理 过程文件元数据第1部分：原则GB/T29194 2012电子文件管理系统通用 功能要求完成，由电子档案管理系统完成登记并赋予档 号。除不经业务系统形成的照片、录音录像等 电子文件外，不应通过介质拷贝等进行离线归档。涉密电子文件的 归档应符合相关保密规定要求。8. 2电子档案管理要求8. 2. 1电子档案应以档号为基础命名，并按照档 号构成项逐级建立文件夹进行存储。电子档案 元数据应转化为XML等文件并与电子档案统一 存放。8. 2. 2应建立电子档案目录，与电子档案

3、建立关 联关系，保持 对应。8. 2. 3电子档案应严格按照电子档案管理权限 和工作程序进行管理、利用，采取措施保证无非 法访问和超越权限的访问，保证电子档案不被非 法篡改。8. 2. 4电子档案保管期限届满，应由系统自动提 示并按照流程开展鉴定。鉴定后需要销毁的，应 履行审批手续后由授权用户手工确认删除，并以 电子形式保存销毁清单及记录；需要续存的，应 履行审批手续后修改其保管期限及相关元数 据。9. 2. 5电子档案达到移交期限，应按照电子档案 移交与接收的相关规定向档案馆移交。9安全管理要求10. 1系统安全9. 1. 1电子档案管理系统应满足网络安全等级 保护要求或涉密信息系统安全分级

4、保护要求。 电子档案管理系统等级保护要求按照 GB/T22240 2020执行，进一步的指南见档 案信息系统安全等级保护定级工作指南。涉 密电子档案管理系统分级保护要求按BMB17 一 2006、 BMB20 2007 和 BMB232008 执行。9. 1. 2办公自动化系统、业务系统和电子档案 管理系统均应采取相应技术手段，确保电子文 件、电子档案的安全、可靠。电子文件归档、 电子档案移交等管理权转移过程应进行在线互 信签名，确保程序规范。9. 1. 3应明确电子档案管理系统管理员、安全 （保密）管理员和安全审计员的授权和职责，并实 施三员管理。9. 1. 4应按照电子档案管理应急预案或处

5、置方 案定期进行演练。9. 2存储与备份9. 2. 1应建立电子档案存储与备份规划，规划时 限不低于档案保管期限。电子档案存储与备份 规划应随技术发展定期更新。9. 2. 2应为电子档案安全存储配置专用在线存 储设备或虚拟云存储空间。电子档案存储设备 （空间）应配置在具有必要安全措施的局域网或 电子政务网。9. 2. 3应以独立的方式存储电子档案，在不依赖 特定管理系统前提下实现归档电子文件的自包 含、自描述和自证明。9. 2. 4应将电子档案及其元数据、电子档案管 理系统及其配置数据、日志数据纳入备份管理 范围，制定科学合理的电子档案备份策略，根据 实际情况在离线、近线或在线备份中选择两种

6、以上方式进行备份，有条件的还应采取异质异地 备份。9. 2. 5应具备电子档案及其目录数据库备份与 恢复能力，对备份数据和介质进行登记、检测与 管理，使用备份数据进行恢复处理时应记录备份 恢复过程信息，并在恢复前后校验数据一致性。9. 3转换与迁移应制定、评估电子档案数据转换与迁移 策略，确保转换与迁移后电子档案各组件、元数 据、审计日志、配置信息之间关联关系，保持上 述内容的完整性、可用性。9. 3. 2电子档案保存格式不能满足长期保存需 要时，应对电子档案进行格式转换。电子档案格 式转换时，应自动采集相关元数据。9. 3. 3在电子档案的存储设备更新、系统扩 充、应用软件升级、存储载体改变

7、等情况发生 时，应对电子档案管理系统及其数据进行相应迁 移和更新操作。服务器、网络设备、存储设备、安全管 理设备等基础设施应根据迁移和更新需求及时 调整、扩容、升级。9. 4安全检测9. 4. 1应对电子文件归档和电子档案移交接收 环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检 测，电子文件归档后，每年至少进行1次检测。9. 4. 2文书类电子文件、电子档案检测按照 DA/T70 2018进行，其他类型电子文件、电子 档案检测可参照执行。9. 4. 3应具备对在线电子档案存储状况进行监 控和警告的能力，对存储介质不稳定、存储空间 不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等 情况发出警告，跟踪和记录警告

8、事项处理过程。9. 4. 4应定期对电子档案管理系统、服务器、 网络设备、存储设备及安全管理设备等软硬件 有效性进行检测，确保电子档案保管环境无病毒 感染、无安全隐患。9. 5审计跟踪9. 5. 1应建立审计跟踪制度，对电子档案管理流 程操作行为、电子档案管理系统运维操作行为 实施审计跟踪。操作行为应包括但不限于行为 描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为 人员等。9. 5. 2应自动记录审计跟踪事件信息，并将有关 审计信息按元数据方案要求同时作为电子档案 的元数据加以管理。9. 5. 3应规范审计跟踪日志管理，在电子档案生 命周期内持续维护审计跟踪日志。审计跟踪日 志和重要操作日志可按日期

9、、人员等条件进行 检索查询，保存时间不应低于电子档案保管期限, 且应纳入备份恢复范围。10可行性评估10. 1电子档案单套管理可行性评估按照附录B 的评估指标组织开展。评估指标划分为5个一 级指标、13个二级指标、26个三级指标。10. 2评估应当先由本单位进行自评，通过后再 向同级档案主管部门提出评估申请。评估由档 案主管部门或档案主管部门认可的其他具备电 子档案管理评估能力的机构进行。10. 3评估指标所有三级指标评估结果为“通 过”视为通过可行性评估，可开展电子档案单套 管理。10. 4电子档案单套管理每三年至少进行一次复 评。电子档案单套管理系统环境或应用发生重 大改变，应当立即进行复

10、评。附录 A（资料性）电子档案管理制度、技术和工作规范A. 1管理制度表A.给出了推荐制定的管理制度的名称及主要内容.表A.1管理制度名称主要内容电子档案管理本制度电子档案效力、职击分工、基本管理要求.办公自动化系统、业务系统归档制度办公自动化系统、业务系统的归档流程、工作要求.电子档案管理系统运行维护制度系统操作规程、系统修改规程、系统定期维护要求、系统安全保密要 求、系统运h状态汜求和H志要求等.电子文件归档范围、电子档案分类方案与保管期限制度电子文件归档范闱、电子档案分类方案、保管期限与处置要求.电子文件整理与归档制度电F文件仃档格式、兀数据要求、整理要求.电子档案筌定、利用、疑计与移交

11、制度电子档案卷定程序、利用规则与权限设置、统计、移交要求.电子档案安全保密）管理制度电子档案备份、检测、审计、应急处就及涉密信息与载体管理要求.电子档案管理培训制度电子档案管理培训计划、安排A.2技术和工作规范表A. 2给出了推荐制定的技术和工作规范的名称及主要内容.表A.2技术和工作规范名称主要内容电子档案数据规范电子档案数据格式、内容及相关要求.电子档案管理系统接口规范向办公自动化系统和业务系统提供电子档案移交、利用等接口以及接口使用说 明，明确接口喝用方式、接口名称、接口参数.电子档案存储和备份策略电子档案存储要求、备份他国和方式.电子档案转换与迁移策略系统迁移、数据迁移、格式转换等情况

12、时.所应采取的策略.电子档案数据恢亚方案电子档案数据因系统软硬件故障、极端特殊情况等导致数据丢失后的数据恢复.电子档案管理应急处置方案电子档案管理突发事件应急准备、应急响应、应急如配质W册对帝MW率，川附录 A（资料性）电子档案管理制度、技术和工作规范A. 1管理制度表A. 1给出了推荐制定的管理制度的名称及主要内容.表A.1管理制度名称主要内容电子档案管理基本制度电子档案效力、职也分工、基本管理要求.办公自动化系统、业务系统归档制度办公自动化系统、业务系统的归档流程、工作要求.电子档案管理系统运行维护制度系统操作规程、系统修改规程、系统定期维护要求、系统安全保密要 求、系统运行状态记录和日志

13、归档要求等.电子文件归档范围、电子档案分类方案与保 管期限制度电子文件归档范闱、电子档案分类方案、保管期限与处置要求.电子文件整理与归档制度电子文件归档格式、元数据要求、整理要求.电子档案室定、利用、统计与移交制度电子档案筌定程序、利用规则与权限设武、统计、移交要求.电子档案安全（保密）管理制度电子档案备份、检测、审计、应急处进及涉密信息与载体管理要求.电子档案管理培训制度电子档案管理培训计划、安排.A.2技术和工作规范表A. 2给出了推荐制定的技术和工作规范的名称及主要内容.表A.2技术和工作规范名称主要内容电子档案数据规范电子档案数据格式、内容及相关要求.电子档案管理系统接口规他向办公自动

14、化系统和业务系统提供电子档案移交、利用等接口以及接口使用说 明明确接口调用方式、接口名称、接口参数.电子档案存储和备份策略电子档案存储要求、备份能围和方式.电子档案转换与迁移策略系统迁移、数据迁移、格式转换等情况时，所应采取的策略.电子档案数据恢史方案电子档案管理应急处置方案电子档案数据因系筑轨硬件故障、极端特殊情况等艮熨喈籍辰母遂呦隅用_ 电子档案管理突发事件应急准备、应急.响应、应急处at:应&恢一级指际二缓殆M三级始标畀的要点弊彷姑黑年既 健R 要求业干好 管k系统44功睢1 .支的从办公自动化系拢,业务系统中在缓技收存壮俏息包实戏日 四；支持李办公自动化系统hi亚务系统生成的各臭电予文

15、件放据等 AfiM；2 .具备零钱.松漏登记分吴,口“承电子笠2,修奇利用,整 定、统计姓员、楙式转捡、审计,移交等4点功能支杵咐多片“奥、 多片怖式电子质去进行柞线管嵬，3 .应R蓄电fHM存储与善份管内功能足保管期内电fhw 安全保管备费：4 .支持搐息遗5要未向6*m售交电子仁本口道过口未通过也过口卡过系场部又 加窗检某场陆x】电子6室管用系统与办公自动化系统、业务系境实戏互区互也.2.电子管乃系扰与办公自动化系统，业分系统直搐息 GB/T 31911-2015定的整合式或长交式系统关系模式遂行邮 W.采用般人式的.应R足本位K*究源境一管局要求.逋逋口未逋过上互逋信办公自动化系统曼苏系

16、统应与电子r*管段系统也过只有彳伉p 讨机的安全接口也口等方式殳互佻电不K*第源4窜.口通过口未逋过拉本大四 与绿代码向健C总佳售交蝮范的找卡Zrt.依泰文H应恢慝GHZT8567的 制并包含求畿格说叫、洋旗改计以数据咋姑府、电FK熊用文 存储班内间日汽修口说用等系域改计与开发桁关内容.如系统为我 成a软件还备槌供煤代码.道过口未通过健R 与管 灵我 求岐睥建n彬成与 备转1 .电子大件卷授权间确认的法定彬成科直接办彳彬成成年人办公 自动化系统,业务累拢并一 1!在系统空控不直转.不存在松河系境 位件的情祝，2 .保存电f文件美途节点（如电子公文应包括区，审修，冬发、收 发文办R.务内日色、管

17、”等）修改痕迹加管更过程无效榭；3 .电子文件地件同构成要齐全完整电子文件与相关就数据保特 关京关系.逋过口未逋过怖式要求1. i H更电子H蓄正水，定精，公文处灵羊等以CFDTDF等8式 擀式日d保存修改过程借以WPS,RTF,D（r等络式日色保 存党政桃关电子公文楙式还应苻合GWT Nt76（所有部分）的要求， 2.用片类电子内案以TIFF JPEG擀式保存.箕彳交检网像文件 （EXIF）信息保存完整；3 . 要或珍It的承音类电干HMU WAV擀式保存兑他的口 Ml*3 锦式保存4 .承像类电子K*口 MPG.MPI.AVI,MF怖式佻存；5 .箕他电子/件、电声 N* 据 GWT 18

18、912016,I）,VT 17一 289的明司和相关行nK推选舞主曲.成具开放的修式.口逋过口未逋过tiz段1.电子之件快JWGB/1 18891236、DA/1 22-2015等为净遂行 足“装出或存K信息包.在K信息包不应包含拿汗放的乐事.他 密、笠名,印拿时阿就等代米折h2 .电子文件日K0过按门由办公自动化系统,业务系统加电子 KK管局系统线完成.的电f 管灵系统案此登记并/门?”3 .涉定电ft件的Hr苻合相关悠敏定要求.逋过口未通过哨柒招培训一缀 *二级始标三缰指馀科估要点畀彷蠕整资源 健改 与管 费 求俄曲首不爸司士.泰L电号为4域命名.井彼黑凶号构或“逐缎健克文件夹 进行存储3

19、2 .电子仁本无数据转化力ML等女件并与电子仁率统一存放；3 .鹿文电子若玄白承。电子抬*座史关区关系保特一一对应；4 .电子H*产怖彼息电子凶案管彳权*加工作程序进行管”,利 用采取措保济无手法访问H1超越权果的访问保ill电子气本不被5 .电子保管闲时甘系统自动提水并按用旅程开“霍定.蹩 定与需要留奴的K行事址手蝮百的授权用户手工除井以电 子彬式保存场奴清冷及记承;溢要域存的H行事前手绘百修改其保 管事及相关就数据；6 .电声KM达男称交期搐用电子移交与植收的桁关健定向 巧富m售充.通过口未逋过安全 管内我求累愫安全系统安全 他产士本电子室管内系统清足河络安全等缀保中要求成声密俏总系统安全

20、 分级保安要求.逋过口未通过互信箓*在办公自动化系统,业务系统用电子档率管网系扰中家取相应找本 手段保电子立件、电子瞥案的安全，拿电子文件日电子普 事移交等管用线转移技程进行在线互信笠名.口通过口未也送三出甘为明嘉电十七蜜甘”系扰着灵负、安全（保击）管及员和安全审计员的 授权和耽真井实庵三员管彳.；! 未通过应急演算搐息电子K案告”应2愤案成姓双力案定期进行M妹.口通过口未通过存储与 备份存X管开1 .建立电声质率存储战制嫌划时限不低于K本保管期HL电子内 案存储娓划磁拉卡发定期更新.2 .为电干凶案安全存储配*专用将线存储改各成期云存德空M. 电干仁本存储改备（室X）配置令J*有必发安全摘备

21、的男MM成电子 政务M3口独立的方式存德电子仁蜜在不依特定管彳系统前裸F寞戏 电子文件的向包含、自播逐利向if喇.口道过口未也越善份管舞1. 立电十方家备份战加嫌创时累不低于R家保管期事.电子H 案存的与今份爆创依本发定*1更新2. 将电子H*及其元敞据,电子H*管灵系统及真配置效据、H念 依据雄人蓄份管及范阳定科学合用的电子四*籥份施格并使用 片盘上的蓄份方式.3. R普电子K*及月门求数据库着份与慎女能力,对务份效据沏价 班进行登记、性漏与管理使用瞽份散树进行帙现姓灵时应可,*a 惊震KQ慕思弁在恰凝6修数布一次性.? CH,通过口未逋过国察百典培训一级指标二级指标三级指标评估要点评估结果

22、转换与 迁移转换与 迁移要求1 .制定、评估电子档案数据转换与迁移策略-确保找换与迁移后电 子档案各组件、元数据、审计日志、配置信息之间关联关系.保持上述 内容的完整性、可用性.2 .电子档案保存格式不能满足长期保存需要时,对电子档案进行格 式转换.电子档案格式转换时自动采篥相关元数据.工在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储载体 等情况发生时.对电子档案管理系统及其数据进行相应迁移和更新 操作.4 .服务器、网络设备、存储设备、安全管理设备等基础设瓶应根据迁 移和更新需求及时峋整、扩容、升级.口通过口未通过安全管理四性检测L在电子文件归档和电子档案移交接收环”对存档信息包进行

23、我 实性、完整性、可用性、安全性检消82.电子文件归档后，每年至少进行1次检制83,文书类电子文件、电子档案检消按照DA/T 70-2018进行,其他 类型电子文件、电子档案检测可参照执行.口通过口未通过要求安全检测环境检测L具备对在线电子档案存储状况进行监控和告警的能力对存储介 质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情 况发出警告跟踪和记录警告事项处理过程，2.定期对电子档案管理系统、服务器、网络设备、存停设备及安全管 理设务等软硬件行效性进行检消确保电子档案保管环境无病盘感 染、无安全晦思通过口未通过审计范围建立审计跟踪制度，对电子档案管理流程操作行为、电子档案管理系

24、统运维操作行为实施审计猥踪.操作行为应包括但不限于行为描 述、行为步骤、行为对蒙、行为日期、行为人员等.逋过口未通过审计跟踪日志管理L自动记录审计跟踪事件信息，并将有关审计信息按元数据方案要 求同时作为电子档案的元数据加以管理.2.在电子档案生命阖期内持续维护审计跟踪日志.审计跟踪日志 和重要掾作日志可按日期、人员等条件进行检索杳询.保存时间不应 低于电子档案保管期限.且应纳入备份恢复范围.Oifiil 口未通过WRWir琮合评估意她-参考文献1机关文件材料归档范围和保管期限规定.国家档案局令第8号.2机关档案管理规定.国家档案局令第13号.GB/T33190 2016电子文件存储与交换格 式

25、版式文档GB/T33476 （所有部分）党政机关电子公文格 式规范GB/T33480 2016党政机关电子公文元数 据规范DA/T22 2015归档文件整理规则DA/T46 2009文书类电子文件元数据方案DA/T54 2014照片类电子档案元数据方案DA/T63 2017录音录像类电子档案元数据 方案DA/T70 2018文书类电子档案检测一般要 求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3. 1电子文件electronicdocument国家机构、社会组织或个人在履行其法定职 责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形 成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息 记录。电子文件由内容、结构和

26、背景信息组O来源：GB/T18894 2016,3. 13. 2电子档案electronicrecord；archivalelectronicrec ord3档案信息系统安全等级保护定级工作指南.档办发(2013) 5号.4数字档案室建设指南.档办发f 2014) 4号.5数字档案室建设评价办法.档办发20163号.6电子档案管理系统基本功能规定.档办发 (2017) 3 号.7党政机关电子公文处理工作办法.厅字(2019) 7 号.8李明华主编.数字档案室建设概论M.北京: 中国文史出版社，2016.91GB/T5271. 27信息技术词汇101GB/T31914 2015电子文件管理系统建

27、设 指南111GB/T39362 2020党政机关电子公文归档 规范12DA/T58 2014电子档案管理基本术语131BMB17 2006涉及国家秘密的计算机信息系统分级保护技术要求14BMB20 2007涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范151BMB23 2008涉及国家秘密的信息系统分级保护方案设计指南具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电 子文件（3. 1）。来源：GB/T18894 2016,3. 23. 3电子档案单套管理singlesetfilingmanagementofelectronicr ecords仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的 方式。3. 4办公 自 动

28、化系统 office auto ma tionsystem 一种用于集成办公活动的信息处理系统。示例：电子政务系统等用于形成、处理和维 护电子文件（3. 1）的计算机信息系统。来源：GB/T527L 27 2001,27. 01. 02,有 修改3. 5业务系统businesssystem形成或管理机构活动数据的计算机信息统。示例：电子商务系统、财务系统、人力资源 管理系统、产品数据管理系统、网站系统、电 子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统，通 常这些系统内部设置相关子系统用于形成、处 理和维护电子文件（3. 1） o来源：DA/T58 2014,2. 3,有修改电子档案管理系统elect

29、ronicrecordsmanagementsystem对电子文件（3.1）、电子档案（3. 2）进行采 集、维护、利用和处置的计算机信息系统。注：电子档案管理系统通常用于电子档案 （3. 2）形成单位，更注重对电子档案（3. 2）的管 理。系统通过维护元数据（3. 7）及电子档案 （3. 2）之间的联系，支持电子档案（3. 2）作为证 据的价值。来源：DA/T58 2014,2. 5,有修改3. 7元数据 metadata描述电子文件（3.1）、电子档案（3.2）的内 容、结构、背景及其整个管理过程的数据。来源：DA/T58 2014,2. 16,有修改3. 8电子签名 electronic

30、signature以电子形式所含、所附用于识别签名人身份 并表明签名人认可其中内容的数据。来源：DA/T58 2014,2. 23,有修改4总体原则和要求4. 1整体系统原则电子档案单套管理是一项整体性、系统性工 作，实行电子档案单套管理应在达到前置性条件 （见第5章）的情况下，同时满足制度建设要求、 系统建设要求、资源建设与管理要求、安全管 理要求，并通过可行性评估。4. 2来源可靠原则实行单套管理的电子档案应由经过授权和确 认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定 的时间，通过安全可信的系统或电子设备形成。4. 3程序规范原则电子档案单套管理应明确管理和技术要求， 加强电子文件形成、归档

31、和电子档案保存、利 用、鉴定、销毁全过程规范化控制，确保各环节 程序规范，符合标准规范要求。4. 4要素合规原则电子档案的内容数据、元数据均应符合相关 标准要求，各组成要素齐全、完整、规范、可 读。4. 5安全管理原则电子档案单套管理应建立健全安全管理体系, 采取措施保证电子档案在安全可信环境下管理， 确保电子档案管理安全、过程可溯、长期可 用、风险可控。5前置性条件开展电子档案单套管理，应首先满足以下前 置性条件：a）电子文件形成、归档和电子档案管理均通 过安全可信的系统或电子设备实现；b）具备满足电子档案管理需要的信息化基础 设施和必要的管理制度与规范；c）经费和人员配备能够满足电子档案单

32、套管 理需要；d）档案、业务、信息化、安全保密等部门建 立工作协调机制，分工负责电子档案单套管理工 作；e）具备完善的培训机制，针对单位领导、档 案管理人员、业务人员、系统管理人员等分角 色进行充分培训。6制度建设要求6. 1应建立相应的管理制度、技术和工作规范体 系，保证办公自动化系统、业务系统和电子档案 管理系统相互衔接并实现预定功能，支持对电子 档案进行全过程管理的需要。管理制度、技术 和工作规范应当符合相关法律法规及行业标准， 充分发挥作用并被有效执行。6. 2管理制度名称及主要内容宜参照附录A的 表A.1制定。管理制度应规定或明确电子档案 效力和各部门职责分工，办公自动化系统、业务

33、系统、电子档案管理系统管理流程和运行维护 要求，电子文件归档范围，电子档案分类方案与 保管期限表，电子文件整理、归档要求，电子档 案鉴定、利用、统计与移交要求，电子档案安全 （保密）管理要求，电子档案管理培训要求等。管 理制度可以根据需要单独或合并制定。6. 3技术和工作规范名称及主要内容宜参照附录 A的表A. 2制定。技术和工作规范应与6. 2协 调配合，明确电子档案数据规范、电子档案管理 系统接口规范、电子档案存储和备份策略、电 子档案转换与迁移策略、电子档案数据恢复方 案、电子档案管理应急处置方案。7系统建设要求7. 1办公自动化系统、业务系统7. 1. 1应具备电子文件流转、电子签名、

34、安全 认证等功能，具备电子文件在线归档基础条件。7. 1.2应具备完善的电子文件归档功能，支持在 线完成电子文件归档。电子文件归档功能至少 应包括以下内容：a）支持按照电子档案格式要求形成电子文件 及其组件；b）支持在电子文件形成和流转过程中自动采 集电子文件元数据，并形成规范的结构化数据；c）支持在电子文件办理完毕或业务流程结束 后，按照规范开展电子文件整理、检测工作；d）支持自动或半自动进行归档鉴定、划定分 类和保管期限；e）支持生成包含电子文件及其元数据的存档 信息包，按照程序要求向电子档案管理系统归档;f）支持电子签名图形化转化。7. 1. 3已运行的办公自动化系统或业务系统无 法满足

35、7. 1.1、7. 1. 2条件的，应予以改造。7. 2电子档案管理系统7. 2. 1应支持从办公自动化系统、业务系统中 在线接收存档信息包实现归档；支持非办公自动 化系统和业务系统生成的各类电子文件数据导 入归档。7. 2. 2应具备采集、检测、登记、分类、编 目、著录、电子签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、审计、移交等基本功能， 支持对多种门类、多种格式电子档案进行在线 管理。各项功能应按照GB/T29194 2012、 GB/T18894 2016的要求进行设置，相关要求 还可见数字档案室建设指南。7. 2. 3应具备电子档案存储与备份管理功能，满 足保管期限内电子档案安全保

36、管需要。7. 2. 4应支持按照进馆要求向档案馆移交电子 档案。7. 3系统部署和衔接7. 3. 1电子档案管理系统与办公自动化系统、 业务系统宜按照GB/T31914 2015定义的整合 式或独立式系统关系模式进行部署，实现互联互 通。采用嵌入式系统关系模式的，应当满足本单 位档案资源统一管理要求。7. 3. 2办公自动化系统、业务系统与电子档案 管理系统应通过具有可信验证机制的安全接口 通信等方式交互，确保电子档案来源可靠。7. 3. 3电子档案管理系统开发者应向建设单位 移交规范的技术文档。技术文档应按照 GB/T8567的规定编制，并包含需求规格说明 书、详细设计书、数据库结构、电子档

37、案原文 存储结构和归档接口说明等系统设计与开发相 关内容。如系统为非成品软件，还需提供源代 码。8资源建设与管理要求8. 1电子文件形成与归档要求8. 1. 1电子文件在形成和流转过程中，应满足以 下要求：a）电子文件经授权和确认的法定形成者直接 办理形成或导入办公自动化系统、业务系统，并 一直在系统监控下流转，不存在脱离系统监控的 情况；b）保存电子文件关键节点（如电子公文应包 括起草、审核、签发、收发文办理、整理归 档、管理等）修改痕迹和管理过程元数据；c）电子文件组件和构成要素齐全完整，电子 文件与相关元数据保持关联关系。文书、照 片、录音录像电子文件元数据项根据DA/T46 一 200

38、9、DA/T54 2014. DA/T63 2017 定义， 并确定其中约束性为“必选”的元数据项为必 备项。其他类型电子文件元数据应符合 GB/T26163. 12010的要求，党政机关电子公 文元数据还应符合GB/T33480 2016要求。8. 1. 2电子文件应以通用格式形成、收集，或在 归档前转换为通用格式。电子文件格式应符合 GB/T18894 2016 中 8.3、GB/T33190 2016 的要求，党政机关电子公文文件格式还应符合 GB/T33476 （所有部分）的要求。8. 1. 3电子文件应按照GB/T18894 2016. DA/T22 2015进行整理，封装形成存档信息 包。存档信息包不应包含非开放的压缩、加 密、签名、印章、时间戳等技术措施。8. 1. 4电子文件归档应通过归档接口由办公自 动化系统、业务系统和电子档案管理系统在线