档案管理办法面.pdf

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1、档案管理办法 FX/QG-XZ 200706-03 第一章 总 则 第一条 为提高档案管理水平，规范档案工作程序，系统保存企业资料，有效保守机密，提高档案利用效率，依据中华人民共和国档案法和相关法律法规，结合本企业工作实际，特制定本办法。第二条 档案管理，遵循“归口管理、分级负责”的原则，确保档案的完整与安全。本办法适用于集团及下属企业。第二章 档案范围 第三条 本办法所称的档案，是指集团及下属企业在行政管理和生产经营活动中形成的，记录并反映集团经营管理过程、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等资料。包括公文文书、人事、财务、审计、法律事务、技术、证照等。第三章 管理职责 第四条 集

2、团总裁办是全集团档案的管理部门。事业部、子公司综合部或办公室是本单位档案管理的责任部门。各单位、部门行政主要负责人是本单位、部门档案管理的第一责任人，对任期内本单位档案管理负总责，其间因为档案管理而发生的任何问题，均由其负领导责任。档案专管员负责按照本办法的规定具体管理本单位（部门）全部档案。第五条 集团及下属各单位均应设立档案室或档案柜，配备兼职或专职管理人员，分级负责档案的具体管理工作。第六条 集团总裁办负责集团机关档案管理，并对全集团档案工作进行规划、指导、检查、考核和培训等。第四章 资料点收和归档 第七条 工作职责（一）公文文书、综合性材料类：由综合部门点收；（二）人事劳资类：由人事或

3、综合部点收；（三）财务类：由财务部门点收；（四）工程、技术类：由专业部门点收；（五）法律、审计类：由法务、审计部门点收；（六）证照类：由综合部点收。第八条 资料点收及归档范围 凡属本办法涵盖范围内的所有文字、图表、声像、电子文档等资料，均须全部归档。（一）集团档案室归档目录清单 1、集团公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2、集团股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3、本集团历史沿革、大事记及反映集团重要活动的剪报、照片、录音、录像资料等；4、集团副职以上及集团总部人员人事档案资料；5、集团证照、印章；6、集团收购、变卖资产等重要文件资料；7、公司重要的会议

4、材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。8、集团制度体系、会议纪要、内部发文（包含总裁批示后的各项工作流程、决定等）、董事会会议记录、总裁办公会会议记录；9、项目批文、合同；10、集团下发文件。11、资金信贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；12、各相关业务单位往来函件；13、集团签定的各类合同（含商品房买卖合同）；14、重要项目招投标文件资料；15、审计报告；16、集团及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划。17、其他具有法律效力及保存价值的文件；（二）单位（部门或子公司）归档目录清单。1、集团下发文件及本单位（部门

5、）制发的文件。2、证照、印鉴。3、工程立项、报建、建设、竣工、质监、安监、权证办理等一系列资料文件（具体按照房地产事业部档案管理规定及附件目录进行整理）；4、单位实施或完成的项目资料（从谈判、接洽开始形成的文件开始到项目操作完成止，单项目进行归档）5、与当地政府职能部门往来函件；6、单位（部门）签订的经济合同；7、客户、特约商家资料及信息管理；8、公司的媒体宣传资料、销售报表；9、财务会计凭证、账册、月度、年度财务报表；10、各部门（单位）报请集团批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；11、人事劳资档案及信息管理；12、单位（部门）例会会议纪要；13、各部门与其相关业务单位函件；1

6、4、仪器、设备维修保养资料；15、其他具有法律效率或保存价值的文件资料。第九条 资料点收、归档的层级和权限：1、公文文书、财务、技术资料：按照权责属于集团的由集团归档，事业部的由事业部归档，子公司的由子公司归档。2、人事资料：集团副职(含)以上人员、集团总部、总部所在地事业部、子公司的行管人员、全集团财务和审计人员的档案，由集团归档；总部所在地以外的事业部、子公司的其他行管人员，根据管辖权自行管理。汽修行业师傅、学徒，旅游度假行业服务人员的档案由用人单位归档。归档内容、目录按照人力资源中心的统一要求办理。3、法律事务、审计类资料由职能部门整理，交集团档案室归档，每年六月前向档案室移交上年度资料

7、。4、证照类资料的归档，按证照管理办法执行。第十条 工作要求：（一）时限要求：1、工程、项目、课题等文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后向档案部门移交；3、公司领导、职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时移交；4、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档；5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；6、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。（二）资料点收工作要求：1、检查资料的文本及附件是否完整，如有短缺应

8、立即追查归入；2、文件或资料的处理手续必须完备，如有遗漏应立即退回经办部门补办；3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；4、所有资料办理完毕后，经办人应在规定时间内移交专(兼)职管理员统一归档，并附资料详细清单(附表一)。5、资料点收经办人调动或离职，应办理资料移交手续，主管领导负责监交。（三）资料归档工作要求：1、所有档案资料除依规定应提交有关职能中心外，均一律以原件存档。提交有关职能中心的档案资料，须以复印件存档。文件材料归档后，一律不得更改。2、所有文字资料原则上采用电脑打印件或复印件归档，须保存手写资料的，应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写；传真件须复印后合并归档。3、

9、电子文档、图片等资料须备份保存，必要时刻录成光盘进行归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。4、资料归档时，应认真核对是否完整，如有短缺，应立即追查归入。5、项目、工程等相关证照、文件在办理完成时，需先移交归档，不得私人存放保管。6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7、归档时，档案专管员须使用专门登记簿分门别类予以登记，建立目录表，便于查询。第五章 整理与立卷 第十一条 集团及下属企业应在次年第一季度末前，将上年度档案资料进行分类整理与立卷。第十二条 档案整理和立卷工作要求：(一)保证顺序、正反面正确

10、；(二)确保图纸清晰，字迹难辨认的，应附抄件；(三)及时修补残破档案资料，特殊情况下应附复印件；(四)材料过窄应加衬边，过宽应折叠整齐。第十三条 档案立卷要求：(一)分类准确，同一中心内容的档案资料须一起组卷；(二)卷宗标准，规范统一，编号连续；(三)案卷按序号、标题、文种类别、制发机关、编码页次、备注等进行目录编制；(四)编码页次要求连续，不增减页码；(五)案卷厚度应控制在 1-2 厘米之间；(六)每一案卷须端正书写标题和编号；(七)装订标准、整齐，装订线统一为文书页面左侧 2 公分处，用厚质牛皮纸作封皮，以细绳装订；(八)全集团应采用统一的档案袋(盒)封存。第六章 保管与使用 第十四条 档

11、案保存要求：（一）防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。（二）做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。第十五条 档案管理员应保持相对稳定，专兼职人员由基层各单位申报，集团审批，下发确认文件；其岗位调整需报集团总裁办同意后方可办理，岗位调整前，须办理档案交接手续，交接由档案管理员的直接上级监交，对重点单位总裁办可派人监交。档案移交时要认真对照移交人在上次接交时的档案清单，确保档案数量。第十六条 接交人员应对移交的所有档案资料的完整性负责。因监交人、接交人失职造成的责任由监交人、接交人承担。交接时，接交人、监交人要敦促移交人出示其上次接交时的清单，

12、本次交接内容不得比上次交接内容减少。第十七条 借阅、复制档案要求：(一)案卷原则上不许借出，只供在档案室查阅。未归档的文件及资料可借出。凡借阅、复制档案须填写档案使用申请表(见附表二)。(二)档案管理人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，严格履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。借阅、复制使用秘密级档案资料，须经档案主管领导批准；机密级档案资料须经使用单位第一负责人核准，报上一级分管领导审批；绝密级档案资料需报集团总裁审批。密级的划分见保密制度。（三）借出的档案材料不得转借他人，不得带入公共场所；借阅人不得撕毁、涂改档案；不得擅自摘录档案内容；任何人不许将档案内容泄露给

13、无关人员，如有泄露和公布档案内容者，视情节轻重予以处理。(四)复制档案资料需由档案员办理，并加盖“与原件无异”、“使用用途”和“有效期限”等内容的蓝色印章。第十八条 各单位应建立健全档案管理办法，添置保管设施，确保各类档案妥善保管。一旦发现被盗或丢失，应立即逐级报告。第七章 鉴定与销毁 第十九条 档案资料须每年综合鉴定一次：(一)从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。(二)依据价值确定各类档案的保存年限分为永久、长期、短期三种。第二十条 经鉴定已过保存年限、失去保存价值的档案，由档案员登记造册（见附表三），提出处理建议，经档案主管领导审核，报集团分管副总裁或事业部总经理

14、核准；重要资料销毁前须报集团总裁或总裁授权委托人审批。第二十一条 经批准销毁的档案资料销毁时由上一级领导和本单位档案主管领导监销。第八章 罚 则 第二十二条 凡违反本办法第七、九、十条第一、二款者，未造成损失的处责任人 10100 元罚款，造成损失的全额赔偿。第二十三条 凡违反本办法第十条第三款者，处责任人 50-200 元罚款。第二十四条 凡违反本办法第十二、十三条者，处责任人 50-200 元罚款。第二十五条 凡违反本办法第十四、十八条者，处责任人 100-400 元罚款。第二十六条 凡违反本办法第十五、十六条者，处责任人 10-100 元罚款。其中：擅自调整档案管理员岗位的，处单位第一负

15、责人 500 元罚款，未及时监督办理交接手续的处第一负责人 400 元罚款。造成损失的由责任人承担全部责任。第二十七条 凡违反本办法第十七条者，处责任人 20-100 元罚款，造成经济损失全额赔偿，并处 100-200 元罚款。第二十八条 凡违反本办法第十九、二十、二十一条者，处责任人 50-200元罚款。第九章 附 则 第二十九条 本办法由集团总裁办负责解释。第三十条 本制度自颁布之日起实行。附表一：湖南富兴集团档案资料移交清单 移交单位：接交单位：序档 案 资 料 内 容 单页附 件 备注 移交人：(签章)接交人：(签章)监交人：(签章)移交时间：年 月 日 附表二：湖南富兴集团档案使用申请表 申 请 人 申请时间 自 止 档案名称 档案密级 绝密 机密 秘密 使用方式 借阅 复印 档案使用原由:使用人所在单位(部门)意见:第一负责人签名:年 月 审批人意见:签名:备注 附表三：湖南富兴集团档案资料销毁清单 资料管理单位：序档 案 资 料 内 容 单页附 件 备注 销毁建议人：(签章)销毁实施人：(签章)销毁审核人：（签章）销毁审批人：（签章）销毁监督人：(签章)销毁方式：销毁时间：年 月 日 销毁地点：