第11章 Access 2003数据库管理.ppt

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1、ACCESS 数据库技术与应用第十一章Access 2003数据库管理 本章节目录本章节目录 11.1 数据的导出、导入及链接 11.2 Access 2003的新功能 11.3 数据库的安全机制11.1 数据的导出、导入及链接 在 在Access Access中，向表中输入数据可以用直接输入方法，也可以导 中，向表中输入数据可以用直接输入方法，也可以导入外部数据作为当前数据库的数据表对象。入外部数据作为当前数据库的数据表对象。从外部获取数据有导入和链接两种类型，导入的数据一旦操作 从外部获取数据有导入和链接两种类型，导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关，外部数据源发生变化不会影响已导 完

2、毕就与外部数据源无关，外部数据源发生变化不会影响已导入的数据。而链接的数据只在当前数据库形成一个链接表对象，入的数据。而链接的数据只在当前数据库形成一个链接表对象，其内容会随着数据源的变化而变化。其内容会随着数据源的变化而变化。Access Access也可以导出的数据库能够具有各种格式，例如 也可以导出的数据库能够具有各种格式，例如FoxPro FoxPro文 文件、件、dBASE dBASE、Excel Excel文件，可以用逗号 文件，可以用逗号“，”来分隔文本文件及 来分隔文本文件及固定宽度的文本文件。固定宽度的文本文件。Access Access可以导出任何数据库中的对象到另一个数据

3、库，但只有 可以导出任何数据库中的对象到另一个数据库，但只有两种对象才能够导出后转换为其他的格式出来，分别为：表和 两种对象才能够导出后转换为其他的格式出来，分别为：表和查询。表导出的方式可以选择只有导出 查询。表导出的方式可以选择只有导出“表的结构 表的结构”，或者连，或者连“记录 记录”都一起导出，而查询可以导出为查询或表。都一起导出，而查询可以导出为查询或表。Access不但能获取外部数据，还能将本身的数据表导出为外部数据，实现与其他应用项目的共享。文本文件和电子表格是最常见的需求。11.1.1 数据的导出【例11-1】导出数据表为文本文件和电子表格要求：将数据库中的“成绩表”数据表导出

4、为文本文件、电子表格。操作步骤：（1）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中选中“成绩表”数据表。（2）单击“文件”“导出”菜单项在打开的窗口中选择保存位置为桌面选择导出的文件类型为txt 将文件命名为“成绩表1”。文件名与保存类型如图11-1所示。（3）单击“导出”按钮，根据导出向导提示操作，在指定位置生成文件：成绩表1.txt。（4）再次做同样操作选择文件类型为“Excel”将文件命名为“成绩表2”单击“导出”按钮，根据导出向导提示操作，在指定位置生成文件：成绩表1.xls。图11-1 文件名与保存类型 11.1.2 数据的导入1 TXT文件导入到数据库2 Excel文件导入到数据库【例

5、11-2】将txt文件导入到数据库中作为表要求：导入txt文件到数据库中成为数据表。操作步骤：（1）在桌面新建文本文件cj.txt，输入4行数据，数据之间用西文逗号分隔，如图11-2所示。（2）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象单击数据库窗口“新建”按钮选择“导入表”单击“确定”按钮文件位置选择桌面文件类型选择“文本文件”文件选择cj.txt 单击“导入”按钮，显示导入文本向导内容界面，如图11-3所示。（3）单击“下一步”按钮勾选“第一行包含字段名称”单击“下一步”按钮选择“新表中”单击“下一步”按钮xh字段的数据类型选择“文本”单击“下一步”按钮选择“不要主键”单击“下一步

6、”按钮将表命名为“成绩”单击“完成”按钮。（4）查看“成绩”表的内容，如图11-4所示。图11-2 新建文本文件 cj.txt 图11-3 显示导入文本向导内容界面图11-4 查看“成绩”表的记录【例11-3】将xls文件导入到数据库中作为表要求：导入xls文件到数据库中成为数据表。操作步骤：（1）在桌面新建电子表格文件tj.xls，输入4行数据，如图11-5所示。（2）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象单击Access窗口“文件”菜单选择“获取外部数据”“导入”菜单项文件位置选择桌面文件类型选择“Microsoft Excel”文件选择tj.xls 单击“导入”按钮，显示导入

7、数据表向导内容界面，如图11-6所示。（3）单击“下一步”按钮勾选“第一行包含字段名称”单击“下一步”按钮选择“新表中”两次单击“下一步”按钮选择“不要主键”单击“下一步”按钮将表命名为“体检”单击“完成”按钮。（4）查看“体检”表的内容，如图11-7所示。图11-5 新建电子表格文件 tj.xls 图11-6 显示导入数据表向导内容界面图11-7“体检”表的内容 11.1.3 数据的链接在Access中可以把外部数据链接到当前数据库中，链接的外部数据通常是另一个数据库中的表、文本文件或电子表格。链接后的文件在当前数据库中像表一样显示，但不是数据库中真正的表。链接到当前数据库的外部数据不能与已

8、有的表重名。【例11-4】链接外部数据到当前数据库中要求：将文本文件、电子表格链接到当前数据库中。操作步骤：（1）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象单击Access窗口“文件”菜单选择“获取外部数据”“链接表”菜单项文件位置选择桌面文件类型选择“文本文件”文件选择cj.txt 单击“链接”按钮，显示链接文本向导内容界面，根据向导提示，完成文本文件的链接。（2）用同样的方式链接电子表格文件，链接时文件类型选择“Microsoft Excel”，链接后的数据图标不同，但图标钱都有链接标记，打开后显示的样式与数据表相同，如图11-8所示。图11-8 链接两种外部数据 11.2 Acc

9、ess 2003的新功能 1 不同数据源的访问（1）连接各种不同的商业数据系统：可以使用各种不同的方式连接表，然后使用在Access 2003的窗体、报表或数据访问页，一次可以从多种数据库来访问数据。（2）弹性应用企业数据：可以将不同的数据源合并到Access应用中。（3）合并广泛的数据源：Access 2003可以支持各种数据的格式。2 工具支持的分析 在Access 2003中对于错误的处理有较高级的功能，以便让用户能够获得更多的支持，主要说明包括：（1）迅速取得说明的帮助：通过“快速入门”和“说明”的任务窗格，可以通过Microsoft Office在Internet的网站上访问相关的说

10、明，以便取得进一步的支持组建，这些说明和帮助文件会定期的更新。（2）容易的备份数据：在Access 2003中，即使数据库正在使用中，也可以将数据库创建副本，并且放置到其他的位置。（“工具”菜单栏数据库实用工具备份数据库）（3）快速的压缩和修复数据库：在Access 2003中，提供快速压缩和修复数据库的功能。（“工具”菜单栏数据库实用工具压缩和修复数据库）（4）分析信息的工具：在窗体中可以创建分析信息的工具。（5）控件字段的自动更新：若表的字段设置更改，则在报表或窗体中的控件会自动的进行更新。（6）支持窗体设计的主题：Access 2003可以支持Windows XP的主题，让窗体的设计能够

11、一致。3 文件与组件的相容 关于数据库信息的有效运用，Access 2003可以保存或打开旧版的Access窗体或报表，让信息的技术延伸更容易。（1）文件格式的兼容性：Access 2003继续实用Access 2000作为默认的文件格式，Access 2003可以使用Access 2000等数据库来继续使用或修改。（2）具备功能强大的网页设计工具：可将窗体或报表发布在网站服务器上，并且可以将数据和记录的来源相整合，以便进一步的显示或更新来自数据库中的数据。11.3 数据库的安全机制为防止非法用户打开数据库，最简单的保护措施就是设置数据库密码，设置密码以后，只有正确输入数据库密码才能打开数据库

12、窗口。1设置密码 2.撤消数据库密码11.3.1 设置数据库密码【例11-5】设置数据库密码要求：给数据库“学生管理.mdb”设置密码。操作步骤：（1）在Access工作窗口单击“文件”菜单选择“打开”在“打开”对话框选择文件所在位置单击“学生管理.mdb”文件单击对话框“打开”按钮右方的下拉箭头选择“以独占方式打开”。如图11-9所示。（2）“工具”菜单“安全”“设置数据库密码”输入密码验证密码单击“确定”按钮。设置密码的对话框如图11-10所示。（3）关闭“学生管理.mdb”数据库再次打开“学生管理.mdb”数据库，显示“要求输入密码”对话框。如图11-11所示。图11-9 以独占方式打开

13、数据库 图11-10 设置密码和验证密码 图11-11“要求输入密码”对话框 2.撤消数据库密码 撤消数据库密码的操作步骤如下：（1）以独占方式打开数据库正确输入数据库密码，进入数据库窗口。（2）“工具”菜单“安全”“撤消数据库密码”，显示“撤消数据库密码”对话框。如图11-12所示。（3）在“密码”框内输入数据库密码“确定”，当前数据库的密码被撤消。图11-12“撤消数据库密码”对话框 11.3.2 加密数据库除了设置打开数据库文件的密码，还可以用加密数据库的方法，为数据库内容的安全再加一道防线。对于单机单用户的数据库来说，设置数据库密码和加密数据库两项安全措施已经足够了。加密数据库不会影响

14、合法用户在Access中的操作，加密的主要目的是防范非法用户通过字处理等其他软件打开数据库，查看其中的内容。如果用Word打开加密后的数据库，看到的将是乱码。1 对数据库内容加密【例11-6】加密数据库要求：给数据库“学生管理.mdb”进行加密。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单“安全”“编码/解码数据库”显示“数据库编码后另存为”对话框。如图11-13所示。（3）指定加密数据库的位置和名称单击“保存”按钮。说明：如果加密数据库文件的保存位置和文件名与原文件相同，则原文件被覆盖。图11-13 保存加密数据库 2 对数据库取消加密 取消数据库加密的步骤如下：打开需

15、要解密的数据库“工具”菜单“安全”“编码/解码数据库”显示“数据库解码后另存为”对话框指定解密数据库的位置和名称单击“保存”按钮。说明：如果解密数据库文件的保存位置和文件名与原文件相同，则原文件被覆盖。11.3.3 设置数据库操作权限 1 设置管理员权限【例11-7】设置管理员权限要求：设置管理员权限，使管理员拥有对“学生信息”表的完全控制权。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单“安全”“用户与组权限”显示“用户与组权限”对话框。（3）选择“用户”单选项“对象类型”选择“表”“用户名/组名”中单击“管理员”“对象名称”选择“学生信息”勾选相应权限单击“确定”。如图

16、11-14所示。说明：“权限”选项组中列出的项目不是并列的，有联动性。例如，取消“读取设计”权限以后，所有其他权限均被取消。勾选“更新数据”权限以后，“读取设计”和“修改设计”权限也随之被勾选。图11-14 设置管理员权限 2 添加新用户【例11-8】添加新用户要求：新建“教务员”用户。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单“安全”“用户与组账户”显示“用户与组账户”对话框。如图11-15所示。（3）单击“用户”卡单击“新建”按钮在“新建用户/组”对话框中输入用户名：教务员输入个人ID：张三123“确定”，建立了一个新用户“教务员”。对话框如图11-16所示。（说明

17、：个人ID是由420个字符和数字组成的个人标识号，具有惟一性。）（4）“可用的组”列表中单击“用户组”单击“添加”按钮，把新建的用户“教务员”添加到用户组中。（5）在“名称”中选“教务员”，“隶属于”列表显示该用户所属的组为“用户组”。（6）打开“用户与组权限”对话框给“教务员”用户设置数据库使用权限，设置方法参照管理员权限的设置方法。图11-15“用户与组账户”对话框 图11-16 新建用户 3 添加新组【例11-9】添加新组要求：新建“检查组”。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单“安全”“用户与组账户”在“用户与组账户”对话框中单击“组”卡单击“新建”按钮，

18、显示“新建组/用户”对话框。（3）“名称”框中输入：检查员“个人ID”框中输入：李四123 单击“确定”按钮，如图11-17所示。（4）单击“名称”框的下拉按钮，可以看到“检查组”。如图11-18所示。（5）删除组的方法：在“名称”框选一个组，单击“删除”按钮，可以删除一个组。如图11-19所示。图11-17 新建用户组 图11-18 添加新的组图11-19 删除组11.3.4 使用设置安全机制向导使用“设置安全机制向导”也是针对多用户数据库的安全措施，它可以通过有限几个步骤为Access数据库设置安全功能。包括：给用户指定权限、创建用户账户和组账户等。还可以在工作组中修改或删除用户账户和组账

19、户的权限。【例11-10】使用“设置安全机制向导”要求：用向导为“学生管理.mdb”数据库建立安全机制。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单“安全”“设置安全机制向导”。打开了“设置安全机制向导”对话框。（3）选“新建工作组信息文件”“下一步”“文件名”取默认值WID（工作组ID）框输入：abcd1234 选“使这个文件成为所有数据库的默认工作组信息文件”，如图11-20所示。图11-20 新建工作组信息文件（4）单击“下一步”按钮在对话框中设置安全机制所保护的对象，默认情况下，全部数据库对象都受保护。（5）单击“下一步”按钮在对话框中勾选全部组，对话框中提供了7

20、个组供选择，以确定工作组信息文件中要包括的组。（6）单击“下一步”按钮，显示对话框给“用户”组设置权限，默认情况下“用户”组对数据库没有任何权限，此处用默认值。（7）单击“下一步”按钮在对话框中输入用户名、密码、个人ID 单击“将该用户添加到列表”按钮，添加的用户显示在对话框左边列表中。（8）同样方法再添加几个用户，并为管理员用户e设置密码。如图11-21所示。图11-21 添加用户（9）单击“下一步”按钮在对话框中给每个用户确定所属的组，如图11-22所示。（10）单击“下一步”按钮给无安全机制的数据库备份副本指定名称和存放位置单击“完成”按钮。说明：在完成“设置安全机制向导”之后，系统将显示一个存有安全信息的报表，该报表用来创建工作组信息文件中的组和用户，一定要保存好，如果需要重新创建工作组信息文件，报表中的信息是重要参照依据。（11）关闭Access 双击“学生管理.mdb”数据库文件系统弹出“登录”对话框在对话框中输入正确的密码单击“确定”按钮，安全进入数据库。对话框如图11-23所示。图11-22 给每个用户确定所属的组 图11-23“登录”对话框